Tool: Leitfaden Bildungscontrolling

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1 Tool: Leitfaden Bildungscontrolling Erfolg von beruflicher Bildung nachhaltig sichtbar machen und strategisch steuern

2 Wissen ist nicht gleich Können, Können ist nicht gleich Tun! Für ihren Erfolg benötigen Unternehmen nicht wissende sondern kompetente Beschäftigte. Deshalb ist es für ihr Bildungscontrolling in erster Linie maßgeblich, die Kompetenzentwicklung der Beschäftigten nachzuhalten und zu gewährleisten, dass die Maßnahmen, die sie im Rahmen der Personalentwicklung mit jedem ihrer Beschäftigten festlegen, ihren/seinen Entwicklungsprozess nachhaltig unterstützen. Das Tool Leitfaden Bildungscontrolling ermöglicht Führungskräften und Personalverantwortlichen Bildungsmaßnahmen: auf konkrete Bildungsziele zu fokussieren und deren Erreichung nachzuhalten, ziel- und bedarfsorientierter als bisher auszuwählen, ihren Beitrag zur Kompetenzentwicklung und zum Unternehmenserfolg zu sichern. Wir möchten Nutzer des Tools sensibilisieren, Bildungsbedarf reaktiv mit Bezug auf die aktuellen Anforderungen ihres Unternehmens und den vorhandenen Mitarbeiterkompetenzen sowie proaktiv mit dem Fokus auf zukünftige Anforderungen und die aktuell vorhandenen Kompetenzen zu ermitteln. Im zweiten Fall wird das zu schließende Delta zwischen den Anforderungen und Kompetenzen möglicherweise größer sein, so dass Sie für diesen Prozess einen längeren Zeitraum einplanen sollten. Die Abbildung 1 bildet den Prozess zur Ermittlung des Personalentwicklungsbedarfes schematisch ab. Dieses Schema ist die Grundlage, auf der die nachfolgend skizzierten Schritte und das auf den Seiten 5 und 6 zur Verfügung gestellte Formblatt beruhen. Anhand des 4- Abbildung 1: Schema zur Ermittlung des Personalentwicklungsbedarfes Ebenen-Modells nach Donald Kirkpatrick möchten wir in Abbildung 2 den Einsatzbereich unseres Leitfadens verdeutlichen. Um die Einsatzschritte nachvollziehen zu können, empfehlen wir Ihnen, zunächst das Formblatt Bildungscontrolling auszudrucken und dann der Beschreibung der Schritte 1. bis 4. zu folgen. Abbildung 2: Einsatzbereich des Tools anhand 4-Ebenen-Modell 2

3 Allgemeine Beschreibung der Vorgehensweise und Tipps 1. Anhand des identifizierten Bildungsbedarfs gemeinsam mit den Beschäftigten passende Weiterbildungsmaßnahmen auswählen! Prüfen Sie die Möglichkeit einer Kombination verschiedener Formen der Weiterbildung. Stimmen Sie, möglichst im Mitarbeitergespräch, den Zeitraum oder Zeitpunkt der Weiterbildungsmaßnahme ab. Bedenken Sie mögliche Arbeitsausfallzeiten! 2. Bildungsziele für die Ebenen Wissen, Anwendung und Transfer gemeinsam mit den Beschäftigten formulieren! Formulieren Sie für jede Weiterbildungsmaßnahme konkrete und kontrollierbare Zielstellungen, wenn sie einen konkreten Nutzenzuwachs für das Unternehmen haben soll! Weiterbildungen, die als Anreiz oder Auszeichnung für Mitarbeitende gedacht sind, können frei von spezifischen Zielen bleiben. Formulieren Sie die Bildungsziele nach der SMART-Regel! Vereinbaren Sie eine überschaubare Anzahl von Zielen! Stimmen Sie die Bildungsziele individuell mit den Betreffenden ab! Integrieren Sie Erfüllungszeiträume für jedes Ziel, die dann für die Zielkontrolle maßgebend sein werden. 3. Anteil der Ebenenziele am Gesamtbildungsziel festlegen! Setzten Sie Prioritäten, indem Sie den Ebenen Wissen, Anwendung und Transfer Prozentanteile an der Bedeutung zuordnen! Überlegen Sie sich Prüfkriterien und -methoden für die ebenenspezifischen Teilziele. 4. Bildungserfolg anhand der Erreichung der Bildungsziele feststellen Schätzen oder messen Sie den Erreichungsgrad der kriterienspezifischen Teilziele getrennt voneinander! Geben Sie in Bezug auf den Maximalwert 100 an, in welchem Maß das Teilziel erreicht werden konnte. Bilden Sie das Produkt aus dem jeweiligen prozentualen Anteil des Teilziels mit dem prozentualen Erreichungsgrad! Sie erhalten Wertangaben, die den gewichteten Zielerreichungsgrad der Teilziele widerspiegeln. Die Summe der Werte dient Ihnen abschließend als Maß für die Erreichung des Gesamtbildungsziels. Für die Einschätzung des Gesamtwertes, der die Erreichung des Gesamtzieles ausdrückt, benötigen Sie einen Maßstab. Anhand des Maßstabs können Sie den tatsächlichen Erfolg der Bildungsmaßnahme einschätzen. Ziehen Sie aus dem Controlling der Bildungsmaßnahme Rückschlüsse für weitere Bildungsaktivitäten. Wir haben für Sie die eben allgemein beschriebenen Schritte im nachfolgenden Formblatt (zwei Seiten) zusammengefasst. Nutzen Sie dieses für die Verbesserung Ihres Bildungscontrollings. Unser Beispiel im Anschluss hilft Ihnen bei den ersten Controllingprozessen. Wir möchten darauf hinweisen, dass ggf. eine Anpassung des Formblatts auf den Bedarf und Sprachgebrauch Ihres Unternehmens vorzunehmen ist. 3

4 Formblatt Bildungscontrolling Von der Personalabteilung für die Personalentwicklung anzulegen Von der Personalentwicklung mit MA festzulegen Von Vorgesetzter/m mit MA jährlich festzulegen Von Vorgesetzter/m mit MA zur Vorbereitung festzulegen Name, Vorname: Abteilung: Vorgesetze/r (kurz): Langfristiges Entwicklungsziel der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters: Zeitraum: Daraus resultierender Bildungs-/Qualifizierungsbedarf: I. Weiterbildungsmaßnahme: Name Art Dauer Inhalte II. Bildungsziele in Bezug auf: Wissen Anwendung Transfer II. Zeitraum III. Zielanteil (%) IV. Prüfmethode Erreichung auf 100% Bewertung Anteil x Erreichung Zeitraum: Bemerkungen 4

5 Formblatt Bildungscontrolling I. Weiterbildungsmaßnahme: II. Bildungsziele in Bezug auf: II. Zeitraum III. Zielanteil (%) IV. Prüfmethode Erreichung auf 100 Anteil x Erreichung Bemerkungen I.1 Name II.1 Wissen Von der Personalabteilung für die Personalentwicklung Von der Personalentwicklung mit MA auszuwerten Von Vorgesetzter/m mit MA jährlich auszuwerten I.2 Art I.3 Dauer II.2 Anwendung I.4 Inhalte II.3 Transfer Bewertung Bildungs-/Qualifizierungsbedarf wurde gedeckt: Mitarbeiter/in: JA Nein Bemerkungen: weitere Maßnahmen: Vorgesetzte/r JA Nein Bemerkungen: weitere Maßnahmen: Langfristiges Entwicklungsziel der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters: wurde erreicht neue Ziele festlegen? wird erreicht werden ist mit Hilfe weiterer PE-Maßnahmen erreichbar neue Maßnahmen festlegen? 5

6 Beschreibung der Verwendung des Formblatts Bildungscontrolling anhand des Beispiels Personalcontrollingseminar 1. Anhand des identifizierten Bildungsbedarfs mit den Beschäftigten passende Weiterbildungsmaßnahmen auswählen! Eine Geschäftsführerin erfasst gemeinsam mit dem betroffenen Personalleiter nach Feststellung seines Bildungsbedarfs zum Thema Personalcontrolling unter I. Weiterbildungsmaßnahme im Formblatt Bildungscontrolling die Weiterbildungsmaßnahme Personalcontrollingseminar. 2. Bildungsziele für die Ebenen Wissen, Anwendung und Transfer gemeinsam mit den Beschäftigten formulieren! Für die Ebenen Wissen, Anwendung und Transfer werden von beiden im Mitarbeitergespräch im Formblatt unter II. Bildungsziele und der Zeitraum der Zielerfüllung vereinbart. In unserem Beispiel haben wir pro Ebene ein Bildungsziel vereinbart. Ebene Erklärung Beispiel Erfüllungszeitraum Wissen Neue Kenntnisse, Erweiterung des bisherigen Wissensstandes nach Maß- Sofort der nahme Behalten Sie fünf grundlegende Kennzahlen zum Personalcontrolling. Anwendung Veränderung/Verbesserung der individuellen und/oder der organisationalen Arbeitsabläufe Führen Sie mindestens zwei noch nicht etablierte Personalkennzahlen ein. Nach sechs Monaten nach der Maßnahme Transfer Weitergabe des Wissens an andere bzw. Anwendung des Gelernten auf einen anderen Kontext Geben Sie Ihr Wissen an die Mitarbeitenden weiter, die zukünftig mit den neu eingeführten Personalkennzahlen Umgang haben werden. Nach acht Monaten nach der Maßnahme 3. Anteil der Ebenenziele am Gesamtbildungsziel festlegen! Für das Unternehmen ist der Nutzen der Anwendung neuer Personalkennzahlen durch den Personalleiter selbst am größten: Deshalb wurde diesem Ziel ein Anteil von 50 % an der Gesamtzielerreichung zugeordnet. Wissen erhält 20 %, weil der Nutzen für das Unternehmen im Vergleich zu den beiden anderen Zielebenen geringer ist. Die Ebene Transfer wurde mit 30 % bewertet, weil ein Nutzen für das Unternehmen entsteht, wenn der Personalleiter weiteren Beschäftigten der Personalabteilung sein Wissen vermittelt. Ebene Beispiel Zielanteil Wissen Anwendung Transfer Behalten und verstehen Sie fünf grundlegende Kennzahlen zum Personalcontrolling. Führen Sie mindestens zwei noch nicht etablierte Personalkennzahlen ein. Geben Sie Ihr Wissen an die Mitarbeitenden weiter, die zukünftig mit den neu eingeführten Personalkennzahlen Umgang haben werden. 20 % 50 % 30 %

7 Die Geschäftsführerin legt ebenfalls mit dem Personalleiter fest, anhand welcher Kriterien und mit Hilfe welcher Methoden die Zielerreichung der einzelnen Bildungsziele überprüft werden soll. Beide tragen dies unter IV. Prüfmethode ein. Anhand dieser festgelegten Prüfkriterien und methoden stellen beide gemeinsam nach Ablauf der Umsetzungsfristen den Zielerreichungsgrad für jedes Bildungsziel fest. Beispiel Prüfkriterium/ Prüfmethode(n) Zielanteil Erreichungsgrad auf 100 W Behalten und verstehen Sie fünf grundlegende Kennzahlen zum Personalcontrolling. 20 % Abfragen des Betreffenden 100 A Führen Sie mindestens zwei noch nicht etablierte Personalkennzahlen ein. 50 % Benutzungshäufigkeit durch andere; Integration ins bisherige Controllingsystem 30 T Geben Sie Ihr Wissen an die Mitarbeitenden weiter, die zukünftig mit den neu eingeführten Personalkennzahlen Umgang haben werden. 30 % Befragen der zukünftigen Nutzergruppe Bildungserfolg anhand der Erreichung der Bildungsziele feststellen Durch das Multiplizieren von dem jeweiligen Anteil des Teilziels mit dem Erreichungsgrad erhalten sie in unserem Beispiel drei Zahlen, die den gewichteten Zielerreichungsgrad der Teilziele widerspiegeln. Die Summe der drei Werte dient abschließend als Maß für die Erreichung des Gesamtbildungsziels. Beispiel Zielanteil Erreichungsgrad auf 100 Gewichteter Zielerreichungsgrad auf 100 Begründung W Fünf Kennzahlen behalten 20 % (keine) A Zwei Kennzahlen einführen 50 % Einführungsmöglichkeiten im Seminar nicht besprochen T Wissen weitergeben, auf anderen Kontext anwenden 30 % 10 3 Pädagogisch überfordert Erreichung des Gesamtbildungsziels: ergeben auf dem Maßstab zur Messung des Bildungserfolgs, der von dem Unternehmen selbst festgelegt wurde, dass die Weiterbildungsmaßnahme ein Teilerfolg war. Insbesondere auf den Ebenen Anwendung und Transfer" sollten weitere Maßnahmen zur Verbesserung des Bildungserfolgs von der Geschäftsführerin eingeleitet werden. 0 bis bis bis 100 Misserfolg Teilerfolg Erfolg 7

8 Maike Jacobsen, Oliver Lilie und Sarah Rögner wünschen Ihnen viel Erfolg beim Einsatz des Tools. Wir haben versucht viele interessante Informationen zum Thema zusammenzustellen und hoffen, Ihnen damit in Ihrem Bildungscontrolling neue Impulse geben zu können. Über ein kurzes Feedback von Ihnen würde sich unser Team sehr freuen. Mit freundlichen Grüßen Oliver Lilie Personalexperte MA&T Organisationsentwicklung GmbH PS: Haben Sie Anregungen zum Tool Leitfaden Bildungscontrolling oder Fragen zum Thema Personalmanagement in Ihrem Unternehmen, dann wenden Sie sich an Ihren Perwiss- Experten für Personalmanagement: Herrn Oliver Lilie Geschäftsführender Gesellschafter MA&T Organisationsentwicklung GmbH Telefon: Fax: www: 8

9 Gemeinsam werden Ideen zum Erfolg! Wir begleiten die Organisation Ihrer Veränderung und die Veränderung Ihrer Organisation! Entwicklung oder Neuausrichtung der Unternehmensstrategie Konzeption und Implementierung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses Strategische Personalentwicklung Identifikation von Innovationspotenzialen Einführung und Entwicklung von Teamarbeit Qualifizierung und Coaching von Fach- und Führungskräften Gestaltung und Organisation von Geschäftsprozessen Entwicklung von Werkzeugen und Hilfsmitteln für Geschäftsprozesse wenn Sie mehr wissen wollen