Finanzbuchhaltung. Portos Informatik GmbH Zürcherstrasse 59 CH-5400 Baden

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1 Finanzbuchhaltung Portos Informatik GmbH Zürcherstrasse 59 CH-5400 Baden

2 Aufbauschema Finanz Portos Lohn Faktura Debitoren Nebenbuch Kreditoren Nebenbuch Rechnungen Zahlungen Zahlungen Rechnungen Option Direkte Verbuchung der Debitoren und/ oder Kreditoren ins Journal Hauptbuch Portos (nicht Finanz verbucht) Belege erfassen (Kassabuch) Hauptbuch (verbucht) journalisierte Belege (nur Storno-Buchungen erlaubt) MWSt. Abrechnung (vereinbart, vereinnahmt, Saldosteuer) Bilanz, Erfolgsrechnung (+ / - nicht verbuchte Belege) Portos Kostenrechnung Seite 2

3 Die Finanzbuchhaltung für den KMU Betrieb Klar im Aufbau Integrierte (Nebenbücher) Debitoren & Kreditoren Einfach in der Handhabung Arbeits-Assistenten Professioneller Support Excel-Export Permanente Weiterentwicklung Die Portos Finanzbuchhaltung besticht durch einfache Handhabung und durch den modularen, einheitlichen Aufbau der Funktionalitäten. Das Drucken sämtlicher Auswertungen in MS Excel erleichtert formale Nachbearbeitung und lässt Arbeiten mit grafischen Elementen zu. Im Bereich der betriebswirtschaftlichen Analyse bieten wir Kennzahlen an, welche einen Vergleich mit Mitbewerbern der entsprechenden Branche zulassen und die mehrjährige Überwachung des Geschäftsganges wesentlich vereinfachen. Hilfreiche Assistenten führen Sie gekonnt durch die Buchhaltung. Zusätzliche Schnittstellen wie beispielsweise für den Einsatz eines Beleglesers, oder für das Andocken verschiedenster Branchen- Lösung ergänzen das Angebot der Nebenbücher. Die Mehrwertsteuer-Funktion, das Führen von Fremdwährungen und der weitestgehend automatisierte, wiederholbare Jahresabschluss mit Übertragungsfunktion ins nächste Geschäftsjahr machen die Portos Finanzbuchhaltung zum optimalen Werkzeug kaufmännischer Arbeit Seite 3

4 Die Stammdaten der Finanzbuchhaltung Das Erfassen und Pflegen von Stammdaten Stammdaten sind in der Regel in Tabellen organisiert. Die Details sind in Laschen untergebracht Die Tabelle Adressen umfasst sowohl die Kreditoren wie auch die Debitoren. Adressen können nach Umsatz ausgewertet, zusammengelegt oder mit einem Mahnstopp versehen werden. Kreditoren-Adressen werden mit einer Bank- / Postverbindung erfasst. Debitoren-Adressen können für das Mahnwesen mit einer alternativen Anschrift versehen werden. Debitorenadressen können gleichzeitig Kreditorenadressen sein; es müssen einer Adresse lediglich beide Sammelkonten (1100 / 2000) zugeordnet werden Seite 4

5 Beim Einrichten des Kontenplans kann die Standard-Vorgabe KMU Kontenplan übernommen und ergänzt werden. Der Kontenplan besteht aus Gruppen und Konten. Die Gruppen können nicht direkt bebucht werden. Jedem steuerrelevanten Konto kann ein Steuerschlüssel als Vorschlagswert zugeordnet werden. Beim täglichen Buchen kann dieser Schlüssel bestätigt oder mit einem anderen ersetzt werden. Jedes Konto erkennt die verschiedenen Steuerschlüssel und sortiert diese für die MWSt.-Abrechnung. Die Steuersätze sind beim Einrichten der Finanzbuchhaltung bereits vorhanden. Wo nötig, werden die Steuerkonten (Automatik- Konten) vorgegeben und beim Buchen automatisch mit dem Steuersatz-Wert und der entsprechenden Quote bestückt. Beispiel Umsatzsteuer: Konto 2200 Umsatzsteuer Fremdwährungskonten können eingerichtet und gepflegt werden Steuersätze werden im Bedarfsfall angepasst und die abgelaufenen Steuersatz- Werte werden datumsgerecht historisiert. Die erfassten Steuersätze können den Steuer relevanten Konten als Vorschlag zugeordnet werden Seite 5

6 Das Erfassen von Belegen Belege werden im Hauptbuch im Debitoren- und Kreditoren- Nebenbuch erfasst. Ist nur das Hauptbuch im Einsatz, so werden alle Belege hier erfasst. Im oberen Bereich der Eingabemaske werden die einzelnen Buchungssätze erfasst und mit der Taste F10 in der Tabelle des unteren Teils zwischengelagert. Erst wenn Buchung o.k. aktiviert ist, wird die gesamte Buchung gespeichert und eine Belegnummer automatisch gelöst. Optional können die Belegnummern manuell zugeteilt werden Die MWSt. Buchungszeile wird im Beispiel automatisch erstellt, ihren Wert dem Automatikkonto 1170 zugeordnet, da dem Konto 4005 der Schlüssel V2 hinterlegt wurde. In der Tabelle der Debitoren-Buchhaltung kann die Darstellung eingegrenzt werden. In der Regel werden nur die offenen Debitoren-Rechnungen angezeigt. In untenstehender Abbildung sind alle Debitoren-Rechnungen aufgelistet. Die untere Tabelle zeigt die Debitoren-Zahlungen. Es wird die Zahlung der markierten Rechnung angezeigt. Offene Debitoren-Rechnungen weisen den offenen Betrag in der Spalte Fehlbetrag aus. Dem Steuersatz V2 ist das Automatik-Konto 1170 zugewiesen. Steuer-relevante Einkäufe mit dem Steuersatz V2 erfasst, übergeben den Steuerbetrag dem Konto 1170 Seite 6

7 Der Debitoren-Buchhaltung ist in der Regel ein Warenwirtschafts-System vorgeschaltet. Dort werden die Rechnungen generiert und anschliessend in die Portos Debitoren-Buchhaltung übertragen. Zu diesem Zweck bieten wir Schnittstellen an. Für die Weiterverarbeitung der Debitoren-Rechnungen bieten wir folgende Funktionen: Zahlungen erfassen, manuelle Einzelerfassung oder Sammelzahlung BESR-Datei einlesen via online-banking (elektronisches Abholen der Zahlungen) über PostFinance oder via Bank 4-stufiges Mahnwesen mit Mahngebühren und -Zinsen Gutschriften erstellen und verrechnen Verrechnung mit Kreditoren-Rechnungen Lastschriftverfahren über PostFinance (Debi direct) oder via Bank (LSV) Offene Posten-Listen (verschiedene Modelle können erstellt werden) Verbuchen der Debitoren-Rechnungen und -Zahlungen Übertragungsprotokolle (Warenwirtschaft Debitoren Haupfbuch) Bei der Einzel-Zahlungserfassung wie auch bei der Sammelzahlung kann der vorgeschlagene Zahlbetrag abgeändert werden. Die Differenz wird entweder als Restbetrag stehen gelassen oder als Skonto verrechnet (siehe Beispiel). Mit der Option Restbetrag der Rechnung stornieren können kleinere Differenzen oder ganze Beträge ausgebucht werden. MWSt. - relevante Korrekturen werden automatisch generiert. Die Beleg-Nummer der Zahlung wird beim Speichern des Datensatzes generiert. Eine manuelle Vergabe kann parametriert werden Ein Assistent führt durch das 4-stufige Mahnwesen. Der Stichtag und die Folgekadenz der Mahnungen geben den Mahn-Rhythmus vor. Mahntexte werden mitgeliefert, können aber leicht abgeändert werden Seite 7

8 Die Kreditoren-Buchhaltung umfasst die folgenden Funktionen: Belegleser-Anschluss zur Rechnungs-Erfassung. Wir unterstützen die Belegleser der Firma crealogix Zahlungen erfassen, manuelle Einzelerfassung oder Sammelzahlung Zahlungsassistent für fristgerechtes Zahlen der Kreditoren-Rechnungen Gutschriften erstellen und verrechnen Assistent zur Aktualisierung von Fremdwährungen für bereits bezahlte Fremdwährungs- Rechnungen Offene Rechnungen-Listen (verschiedene Modelle können erstellt werden) Verbuchen der Kreditoren-Rechnungen und -Zahlungen Verrechnung mit Debitoren-Rechnungen Zahlsperre für einzelne Rechnung oder für eine Adresse Eine Kreditoren-Rechnung hat mindestens eine Position. In nebenstehendem Beispiel sind 2 Positionen erfasst, einmal mit dem Steuersatz von 8.0%, und einmal mit dem Satz von 3.8%. Die erfassten Teilbeträge werden addiert und als Netto- wie auch Bruttobetrag dargestellt. Beim Verbuchen dieser Rechnung werden die Beträge den einzelnen Konten zugewiesen 6640 = Reisen / Kundenbetreuung 1171 = Vorsteuer ü. Aufwand Mit dem Assistenten für den Zahlungsverkehr erstellen Sie die Zahlungsdatei zur elektronischen Übertragung einerseits und zur Zahlung der Kreditoren-Rechnung andererseits. Im Schritt 2 definieren Sie den Empfänger (DTA = Bank / EZAG = PostFinance) und welche Rechnungen bezahlt werden sollen Seite 8

9 Die Auswertungsvorlagen In den Auswertungsvorlagen werden verschiedene Formen von Bilanzen, Erfolgsrechnungen und Saldenlisten gepflegt. Vorlagen zur BWA (Betriebswirtschaftliche Analyse) oder eine Budget- Kontrollliste sind in der Grundversion vorhanden. Auswertungen können am Bildschirm betrachtet, auf Papier gedruckt oder ins MS-Excel überführt werden. Die dynamische Saldierung sorgt dafür, dass jederzeit eine Auswertung für einen eingegrenzten oder offenen Zeitraum erstellt werden kann. Die nicht verbuchten Hauptbuchbelege sind in der Auswertung integriert; mit einer manuellen Saldierung kann die Auswertung auf verbuchte Belege eingeschränkt werden. Die wichtigsten Vorlagen werden mitgeliefert. Individuelle Auswertungen können in der Vorlagen-Verwaltung erstellt werden. Prinzipiell können alle vorhandenen Auswertungen nach MS-Excel exportiert werden Für Auswertungen mit grafischen Elementen ist der Excel-Export vorgesehen. Entsprechende Makro- Aufzeichnungen lassen formale und grafische Anpassungen einfach wiederholen. Seite 9

10 Folgende Auswertungen sind vorhanden: Bilanz 1 Bilanz 2 Bilanz 3 Perioden-Bilanz Gewinn- und Verlustrechnung Gewinn- und Verlustrechnung Gewinn- und Verlustrechnung Summen- und Saldenliste Budget-Kontrollliste mit Saldo aktuell, Saldo Vorjahr und %-Abweichung mit Saldo aktuell, Saldo Fremdwährung, Saldo Vorjahr mit Soll, Haben, Saldo aktuell mit Aktiven und Passiven pro Periode (Monat) mit Saldo aktuell, Saldo Vorjahr und %-Abweichung mit Soll, Haben, Saldo aktuell in Staffelform, nach dem Gesamtkostenverfahren alle Kontengruppen mit Totalisierung Ertrag und Aufwand bis zum Datum, pro Monat, pro Jahr Abweichungen in % und effektiv Betriebswirtschaftliche Analyse mit Liquiditätsvergleich, Eigenfinanzierungs- und Verschuldungsgrad, Rentabilitäts- und Produktivitäts- Vergleiche über 3 Jahre Das Budget Für die Budget-Erfassung wird die bestehende Kontenplan-Struktur verwendet. Den einzelnen Konten kann ein Totalbetrag mit gleichmässiger Monats-Verteilung zugeordnet werden. Im anderen Fall wird für jede Periode und jedes Konto ein einzelner Betrag erfasst, welcher in der Totalspalte addiert wird. Beide Erfassungsarten können kombiniert werden. Die Budget-Kontrollliste Das vorliegende Beispiel zeigt im Bereich der Aufwände (Klasse 4,5,6) die Budgetwerte zum Datum, pro Jahr mit Abweichung in % und effektiv. Bei mehr als 3 Spalten wird die Auswertung automatisch auf A4quer gedruckt. Beim Excel-Export bestimmen Sie das Papierformat. Seite 10

11 Diverse Auswertungen und Berichte Kontoauszüge Seite 11

12 Bilanz mit Saldo, Vorjahr, und Abweichung Seite 12

13 Gewinn- und Verlustrechnung (Erfolgsrechnung) Seite 13