WBG: Betriebswirtschaftliche Gesamtlösung für KMU

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1 WBG: Betriebswirtschaftliche Gesamtlösung für KMU KW 14: Donnerstag, 3. April 2008 (Arbeitsanweisung W7) Ausgangslage: Öffnen Sie den Mandanten «Westlox06» Kreditorenbuchhaltung Buchen Rechnungen einbuchen Wählen Sie den Befehl «Buchen» aus dem Menü «Bearbeiten» und wechseln Sie in den Modus «Rechnung (Kredi)». Buchen Sie nun folgende Beispielrechnung: Von der Firma OHLSON&SÖHNE wurden für Franken Ersatzteile eingekauft. Der Aufwand soll auf das Konto 4201 «Einkauf Ersatzteile/Kleinmaterial» gebucht werden. Die OP-Nummer können Sie sich vom System automatisch zuteilen lassen. Da Sie die PK Nummer der irma OHLSON&SÖHNE nicht auswendig wissen, rufen Sie mit dem befehl «F5» aus dem Feld «Personenkonto» die Personenkontenliste auf. Wählen Sie das entsprechende Personenkonto aus der Liste und ergänzen Sie das Feld «Betrag» mit dem Rechungsbetrag von Franken. (Sollten für diese Rechnung andere Zahlungsbedingungen gelten als im Personenkonto hinterlegt, haben Sie die Möglichkeit diese zu übersteuern. Die Anpassung bezieht sich nur für diesen Offenen Posten.) Bestätigen Sie die Eingaben über die Schaltfläche «OK». Das zweite Register wird aktiv. Geben Sie das Konto 4201 als Kontonummer ein. (Im Register «Bank» haben Sie die Möglichkeit, die Zahlungsart zu übersteuern, falls die Angaben der Rechnung nicht mit den Angaben im Personenkonto übereinstimmen.) Wechseln Sie wieder ins Register «Beleg». Lösen Sie mit «Enter» den Befehl «Buchen» aus. Die Kreditorenbuchhaltung legt den Offenen Posten an, aktualisiert den Saldo des Personenkontos und führt eine Haben Buchung an dessen Kreditorensammelkonto sowie eine Soll-Buchung an das Aufwandkonto durch. Die Buchungen werden in der zentralen Buchungsliste abgelegt. In der Liste der letzten Buchungen sehen Sie beide Buchungen samt der dazu gehörenden Mehrwertsteuerbuchung. Buchen Sie drei weitere Rechnungen ein: Die Schuler Metall AG berechnet 1'000.- Franken für den Einkauf von Schliessanlagen (Konto 4200). Einkauf von Sensoren für Bewegungsmelder von der Fastpin Electronic AG im Wert von Franken (Konto 4200). Einkauf von Ersatzteilen für Franken bei der Metallag Handels AG (Konto 4201) - 1 -

2 Zahlungen verbuchen Aktivieren Sie den Modus «Zahlung (Kredi)». Rufen Sie mit dem Befehl «F5» aus dem Feld «OPNummer» eine Liste der Offenen Posten auf. Übernehmen Sie die Rechnung über Franken von der Firma Ohlson&Söhne mit einem Doppelklick. Geben Sie im Feld «Konto» die Nummer 1020 des Bankkontos ein, von dem die Rechnung gezahlt wurde. Speichern Sie den Beleg mit «Speichern». Aufgabe: Die Rechnung der Schuler Metall AG wird vom Postcheckkonto bezahlt. Als Zahlungsziel gilt hier «30 Tage netto». Verbuchen Sie die Zahlung! Rechnung als Sammelbeleg erfassen Wechseln Sie zum Modus «Rechnung (Kredi)». Tragen Sie im Feld «Personenkonto» die Personenkontonummer der Firma Fastpin Electronic ein. Ergänzen Sie das Feld «Betrag» mit dem Gesamtrechnungsbetrag 4'200.- Franken. Bestätigen Sie die Eingabe über die Schaltfläche «OK».Der Buchungsdialog wechselt automatisch in das Register «Beleg». Ergänzen Sie den vorhandenen Buchungstext mit dem Text «Alarmanlage». Als Konto geben Sie das Aufwandkonto 4200 «Einkauf Schliessanlagen» ein. Der Buchungstyp «Soll» ist bereits richtig vorgegeben. Geben Sie den Buchungsbetrag von 4'000.- Franken ein. Über die «Enter» Taste lösen Sie den befehl «Buchen» aus. Die erste Teilbuchung wird angelegt. Verbuchen Sie auch den Einkauf der Ersatzteile, indem Sie einen Buchungstext, das Konto 4201 und einen Betrag von 200. Franken eingeben. Betätigen Sie mit der Taste «Enter» oder über die Schaltfläche «Buchen». Speichern Sie den Sammelbeleg. Legen Sie die folgenden beiden Sammelbelege an: Die Metallag Handels AG erstellt eine Rechnung für die Herstellung von Bauteilen (Konto 4400) über Franken sowie für die Wartung einer Produktionsmaschine (Konto 6100) über Franken. Anstelle der Standard Zahlungsbedingung gilt für diese Rechnung 10 Tage 2% Skonto, 30 Tage netto. Von der Ohlson & Söhne Prozesscontrol AG erhalten wir eine Rechnung für eine Alarmanlage mit dem Nettobetrag von Franken. Zu dieser Alarmanlage erhalten wir noch einige Ersatzteile mit dem Nettobetrag Franken. Der Aufwand für den Wareneinkauf soll auf das (Konto 4200) gebucht werden, der Einkauf der Ersatzteile auf das (Konto 4201). Der Gesamtbetrag inkl. MWST beträgt Franken

3 Aufgabe zur Selbstkontrolle Sie haben die folgende Rechnung vor sich liegen: Es handelt sich um einen neuen Lieferanten, für den zunächst ein Personenkonto eröffnet werden muss. Die auf der Rechnung angegebene Zahlungsbedingung ist auch noch nicht vorhanden. Erfassen Sie die notwendigen Daten, und buchen Sie anschliessend die Rechnung ein. Übernehmen Sie auch die ESR Nummer aus dem Einzahlungsschein. SwissSOFT 8002 Zürich SwissSOFT 8002 Zürich > > Erfassen Sie eine Interne Bank, z.b. für ein Konto bei der Zürcher Kantonalbank, 8010 Zürich. Legen Sie die Zahlungsbedingung «14 Tage netto» an. Erstellen Sie ein neues Personenkonto Legen Sie folgenden Sammelbeleg an: Einkauf von Schliessanlagen Franken Einkauf von Kleinmaterial 200. Franken Fremdarbeiten 800. Franken - 3 -

4 Debitorenbuchhaltung Personenkonten anlegen Legen Sie nun ein Personenkonto an. Restaurant zum goldenen Stern Herr Walter Hugentobler Sternstrasse Baar Öffnen Sie das Menü «Nebenbücher«und wählen Sie den Befehl «Personenkonten Debitoren». Klicken Sie auf die Schaltfläche «Neu». Erfassen Sie einen Kurznamen, z.b. STERN und den Firmennamen. Im Feld «Zusatz 1» tragen Sie den Ansprechpartner ein. Danach füllen Sie noch die Felder «Strasse», «PLZ» und «Ort» aus. Betätigen Sie die Schaltfläche «Einfügen». Geben Sie im Feld «Fibu Konto» die Nummer «1100» ein. Mit der Taste «F5» öffnen Sie den Kontenplan. Geben Sie im Feld Gegenkonto die Nummer des Kontos «3200 Erlös Schliessanlagen» ein. Wählen Sie aus dem Listenfeld «Zahlungsbedingungen» die Option «10 Tage 2% Skonto, 30 Tage netto» aus. Geben Sie im Fenster «Personenkonten bearbeiten» den Befehl «Einfügen», um das Personenkonto anzulegen. Aufgabe Legen Sie ein weiteres Personenkonto an, z.b. die Firma Hans Holler AG, Bahnhofstrasse 7, 4023 Basel. Für diesen Kunden soll als Zahlungsziel «30 Tage netto» gelten. Verknüpfen Sie das Personenkonto wie in der vorherigen Übung mit dem Ertragskonto Sammelkonto für Direktbuchungen sperren Wählen Sie den Befehl Konten aus dem Menü «Bearbeiten» und wählen Sie mittels «F5» das Konto «1100» aus. Aktivieren Sie die Checkbox «Gesperrt für Direktbuchung». Klicken Sie auf die Schaltfläche «Ändern», damit die Mutation gespeichert wird. Anschliessend können Sie das Fenster schliessen. Rechnungen einbuchen Verbuchen Sie nun die folgende Beispielrechnung: An die Firma Ackermann AG wurde ein Safe im Wert von Franken geliefert. Der Ertrag soll auf das Konto 3200, Erlöse Schliessanlagen, gebucht werden. Wählen Sie den Befehl «Buchen» aus dem Menü «Bearbeiten» und wechseln Sie im Fenster «Beleg bearbeiten» in den Modus «Rechnung (Debi)». Da Sie die Personenkontonummer der Ackermann AG nicht auswendig kennen, rufen Sie mit dem Befehl «F5» aus dem Feld «P-Konto» die Personenkontenliste auf und übernehmen das Konto. Erfassen Sie das Rechnungsdatum sowie Sie den Betrag von Franken.. Lösen Sie mit «Enter» Taste den Befehl «Buchen» aus. Lösen Sie über die «Enter» Taste den Befehl «Buchen» aus. Ein wiederholtes Bedienen der Taste «Enter» speichert den Beleg

5 Aufgabe: Buchen Sie drei weitere Rechnungen ein: 1. Verkauf von Qualitätsschlössern im Wert von Franken an das Restaurant zum goldenen Stern (Konto 3200). 2. Der Firma Albiser AG wird ein Wartungsvertrag über Franken für ein Sicherheitssystem berechnet (Konto 3402). 3. Verkauf von Ersatzteilen über Franken an die Abegg Immobilien AG (Konto 3201). Mahnungen Einen Mahnvorschlag erstellen Bevor Sie die Mahnungen drucken, laden Sie alle überfälligen Rechnungen in eine Liste. Anhand dieses Vorschlags entscheiden Sie, welche Kunden tatsächlich angemahnt werden sollen. Öffnen Sie das Menü «Zahlungsverkehr» und wählen Sie aus dem Untermenü «Mahnungen» den Befehl «Mahnliste». Klicken Sie auf die Schaltfläche «Vorschlag», um einen neuen Mahnvorschlag zu erstellen. Geben Sie ein Stichdatum für die Mahnungen ein. Betätigen Sie die Schaltfläche «OK». Wünschen Sie eine Übersicht über Ihre Ausstände, drucken Sie die Mahnliste aus. Klicken Sie entweder im Fenster «Mahnliste bearbeiten» auf die Schaltfläche «Auszug», oder wählen Sie den Befehl «Mahnliste» aus dem Menü «Auswertung \ Debitoren \ Mahnungen / Mahnliste». Bestätigen Sie den Auswertungsdialog mit «OK», damit die Mahnliste am Bildschirm angezeigt wird. Mahnbriefe drucken Die Debitorenbuchhaltung erstellt automatisch Mahnbriefe für alle Kunden, deren Offene Posten sich aktuell in der Mahnliste befinden. Öffnen Sie das Fenster «Mahnungen» über «Zahlungsverkehr \ Mahnungen \ Erstellen/Drucken...»