1 Einleitung. 2 Stammdaten Finanzbuchhaltung. 3 Stammdaten Kostenrechnung. 4 Planung Gemeinkosten. 5 Ist-Daten Finanzbuchhaltung

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1 1 Einleitung Einleitung - Allgemein Grundablauf des Rechnungswesens Musterfirma 2 Stammdaten Finanzbuchhaltung 3 Stammdaten Kostenrechnung 4 Planung Gemeinkosten 5 Ist-Daten Finanzbuchhaltung 6 Ist-Daten Kostenrechnung 7 Periodenabschluss file:///q /gkrewe/content/sap_rw_content_1.html [ :48:16]

2 Einleitung - Allgemein 1 / 2 Einleitung Hinweise Willkommen im webbasierten Kurs 'Integriertes Rechnungswesen am Beispiel SAP R/3'! Sie werden in diesem Kurs in 7 Kapiteln einen beispielhaften integrierten Geschäftsablauf aus den Bereichen internes und externes Rechnungswesen kennen lernen. Aufbauend auf dem einführenden Kapitel mit Erläuterungen zum Grundablauf und dem den Übungsaufgaben zugrunde liegenden Beispielunternehmen lernen Sie in den darauf folgenden Kapiteln verschiedene Teilbereiche des Rechnungswesens und ihre Umsetzung am Beispiel von SAP R/3 kennen. Bitte sehen Sie sich zunächst das einführende Video des Kursverantwortlichen, Herrn Kahlert, an. Einführungs-Video Sie benötigen den MS Internet Explorer 5.5 oder höher und den Windows Media Player 9, wenn Sie die Videos anschauen möchten. Für Ihre Orientierung sind Darstellungen von Prozessketten integriert, welche Ihnen sowohl eine Übersicht des gesamten Grundablaufs geben, als auch Unterstützung während der Übungen liefern. Nutzen Sie diese, um speziell bei der Aufgabenlösung den Überblick über die Reihenfolge der auszuführenden Schritte und alternative Handlungsabläufe zu behalten! Den Gesamtprozess des Kurses finden sie hier:..\epk\gesamt.pdf Alle Abschnitte bzw. Teilprozesse des Grundablaufs werden in einheitlicher Weise in drei Sichten zerlegt: 1. Die file:///q /gkrewe/content/sap_rw_01_1.html (1 von 3) [ :48:18]

3 BWL-Sicht erläutert anknüpfend an Inhalte aus betriebswirtschaftlichen Vorlesungen die wichtigsten für das Verständnis notwendigen betriebswirtschaftlichen Grundkenntnisse. 2. Die SAP-Theorie-Sicht erläutert das SAP-spezifische Basiswissen, indem sie eine Verbindung zwischen BWL und SAP-Anwendung herstellt, wichtige Begriffe definiert und damit alle zur Bewältigung der Übungsaufgaben notwendigen Kenntnisse vermittelt. 3. Die SAP-Anwendungs-Sicht nennt einerseits die in dem jeweiligen Bereich bzw. für die Übung wichtigsten Transaktionen und gibt andererseits ganz spezielle Hinweise zur Funktionsweise bzw. zu weiteren Handlungsabläufen. Sie beinhaltet auch die detaillierte Prozesskette für den jeweiligen Teilprozess. Hier schließt sich die Übung an, welche mit einer Komplexaufgabe schrittweise den Grundablauf illustriert und praktisch am SAP-System ausgeführt wird. Da die Teilprozesse und somit auch die Übungsaufgaben aufeinander aufbauen, ist die jeweils erfolgreiche Beendigung einer Teilaufgabe zwingende Voraussetzung für die weitere Arbeit! Es dürfen demzufolge auch keine Aufgaben ausgelassen werden! Welche Kenntnisse werden vorausgesetzt? Für die Bewältigung des Kurses, insbesondere der Übungsaufgaben am SAP- System, ist es notwendig 1. ein Grundverständnis für die Funktionsweise betrieblicher Informationssysteme zu besitzen, wie es beispielsweise in einführenden Vorlesungen zur Wirtschaftsinformatik vermittelt wird, 2. im allgemeinen Umgang mit dem PC und grafischen Benutzeroberflächen geübt zu sein, und 3. die grundlegende Bedienung des SAP-Systems kennen gelernt zu haben. (Navigation in den Menüs, Funktionsweise von Transaktionscodes, Umgang mit Matchcode-Suchhilfen, Starten und Ausführen von Transaktionen, Nutzung von Hilfefunktionen u.ä.) Sollten Sie diese Voraussetzungen nicht erfüllen, wird von der Absolvierung file:///q /gkrewe/content/sap_rw_01_1.html (2 von 3) [ :48:18]

4 des Kurses abgeraten! Setzen Sie sich gegebenenfalls mit Ihrem Betreuer diesbezüglich in Verbindung. SAP und R/3 sind eingetragende Warenzeichen der SAP AG. Alle Screenshots des SAP-Systems unterliegen dem Copyright der SAP AG. 1 / 2 [Impressum] file:///q /gkrewe/content/sap_rw_01_1.html (3 von 3) [ :48:18]

5 Einleitung - Allgemein 2 / 2 Einleitung Hinweise Welche weiteren Hinweise gibt es vor Kursbeginn? Der Zugriff auf das SAP-System erfolgt über den SAP-GUI, ein lokal zu installierendes Frontend-Programm. Sie benötigen Angaben zum anzusprechenden SAP-Server, die Nummer des für Sie bereitgestellten Übungsmandanten und Ihr persönliches Login (Name + Passwort). Die Logins sind im Normalfall mit zweistelligen Gruppennummern versehen, häufig symbolisiert im Kurs mit XX. Anstelle dieser beiden Rauten müssen Sie immer Ihre Gruppennummer verwenden! Lesen Sie zunächst immer erst die Theorieinhalte, bevor Sie die Aufgaben eines neuen Teilprozesses bearbeiten. Es lohnt sich! Greifen Sie auf die bereitgestellten Prozessketten und die SAPeigene Hilfe (insb. F1-Hilfe von Eingabefeldern und im Internet unter zurück, wenn Sie Schwierigkeiten haben bzw. lesen Sie die Aufgabenstellung nochmals genau und vollständig durch! Wenn Sie nicht weiterwissen, wenden Sie sich bitte ohne Scheu an Ihren verantwortlichen Betreuer! Ihre Berechtigungen sind genau an das zur Bewältigung der Aufgaben notwendige Profil angepasst. Dies erhöht die Sicherheit, verhindert andererseits leider eine weitergehende Eigenbeschäftigung bzw. -vertiefung ins System. Sollten Sie diesbezüglich Interesse haben, sind separate Absprachen zu treffen. I.d.R. sind bei allen angegebenen Transaktionen Kürzel in Klammern angegeben, die die zugehörigen Transaktionscodes (TC) repräsentieren und die sie im Kommandofeld in der Menüleiste eingeben können. Sie rufen damit die jeweilige Transaktion direkt auf. Das Controlling ist auf Geschäftsjahre ausgelegt, die dem Kalenderjahr (1.1. bis ) entsprechen. Bitte vermeiden Sie unbedingt einen Jahreswechsel in der Bearbeitung dieses Kurses (gilt bei der Bearbeitung in einem Wintersemester), da bei jahreswechselübergreifenden Buchungen Probleme auftreten können. Sollte es sich überhaupt nicht vermeiden lassen, geben file:///q /gkrewe/content/sap_rw_01_2.html (1 von 2) [ :48:19]

6 Sie dann (z.b. am 12.1.) in den Übungen als Buchungsdatum immer den letzten Werktag des vergangenen Jahres (31.12.) an! Entsprechende Warnungen können Sie mit Enter bestätigen. Betriebsabrechnungsbogen (BAB) Sie sollten die Möglichkeit nutzen, alle Werteflüsse, die Sie im Übungssystem pflegen, auf einem Betriebsabrechnungsbogen nachzuvollziehen, um die Übersicht über die sehr vielfältigen Transaktionen im Laufe des Kurses zu behalten. Sie können sich den BAB zum ausdrucken hier downloaden (BAB- Druckversion ). Im BAB sind die jährlichen Plankosten und die monatlichen Plan- und Ist- Kosten zu erfassen. Ebenso Schlüsselwerte für die Verrechnungen (sogenannte Statistische Kennzahlen, SKZ ). In diesem BAB sind links (Zeilen) die Kostenarten aufgeführt. Die Spalten beinhalten die Kostenstellen. Durch das Eintragen von entstandenen Kosten auf Kostenstellen und vor allem durch das Nachvollziehen nachträglicher Verrechnungen sollten die im Kurs geübten Verrechnungsverfahren transparenter werden. Z.B. stehen in der monatlichen Kostenerfassung für die Kostenart Telefoneinheiten drei Zeilen zur Verfügung. In Zeile 1 erfassen Sie die auf einer Sammelkostenstelle erfassten Kosten (z.b. 100 Euro). In Zeile 2 vollziehen Sie die verursachungsgerechte Umbuchung dieses Betrages von dieser Senderkostenstelle (minus 100 Euro) auf Empfängerkostenstellen (plus 50 und plus 50 Euro) nach. In Zeile 3 bilden Sie die Summen (0, 50, 50 Euro). Und nun: Viel Spaß und maximalen Wissenszuwachs! SAP und R/3 sind eingetragende Warenzeichen der SAP AG. Alle Screenshots des SAP-Systems unterliegen dem Copyright der SAP AG. 2 / 2 [Impressum] file:///q /gkrewe/content/sap_rw_01_2.html (2 von 2) [ :48:19]

7 Impressum zurück Inhalte Dr. Dirk Kahlert Professur Wirtschaftsinformatik I Technische Universität Chemnitz dikah@hrz.tu-chemnitz.de Umsetzung wi-medialab Professur Wirtschaftsinformatik I Technische Universität Chemnitz Chemnitz zurück file:///q /gkrewe/impressum.html [ :48:20]

8 Grundablauf des Rechnungswesens 1 / 3 BWL-Sicht SAP-Sicht Welche Prozesse werden in diesem Kurs betrachtet? Welche Aufgaben hat das Rechnungswesen? Das Rechnungswesen befasst sich mit der wertmäßigen Abbildung von betriebswirtschaftlichen Vorgängen und hat die Aufgabe diese Werte im Unternehmen zu planen, zu steuern und zu kontrollieren. Die Dokumentations- und Informationsfunktion des Rechnungswesens betrifft zum einen das Unternehmen selbst und zum anderen Interessenten außerhalb des Unternehmens. Internes Rechnungswesen ( Kostenrechnung) und externes Rechnungswesen ( Finanzbuchhaltung) stehen in engem Zusammenhang, verwenden aber dennoch teilweise unterschiedliche Wertansätze und Verrechnungsmethoden. SAP und R/3 sind eingetragende Warenzeichen der SAP AG. Alle Screenshots des SAP-Systems unterliegen dem Copyright der SAP AG. 1 / 3 [Impressum] file:///q /gkrewe/content/sap_rw_02_1.html [ :48:20]

9 Grundablauf des Rechnungswesens 2 / 3 BWL-Sicht SAP-Sicht Welche Prozesse werden in diesem Kurs betrachtet? Externes Rechnungswesen Der R/3 Systemteil Finanzwesen (FI) ist die Zusammenfassung von Komponenten, die inhaltlich dem externen Rechnungswesen zuzuordnen sind. Der Teil Finanzwesen ist jedoch nicht isoliert zu betrachten, sondern steht vielmehr in engem Zusammenhang mit anderen Komponenten des SAP R/3 Systems. Sie werden dies bemerken, wenn Sie bei Buchungen des externen Rechnungswesens gleichzeitig für die Kostenrechnung mitbuchen oder Rechnungen aus dem Menü der Logistik heraus erfassen. Die zentrale Aufgabe der Hauptbuchhaltung im System R/3 ist die Gesamtdarstellung des externen Rechnungswesens (und damit der Konten). Die Aufnahme und Sammlung aller Geschäftsvorfälle garantiert zu jedem Zeitpunkt, dass die Kontenführung vollständig und abgestimmt ist. Aus Gründen der Übersichtlichkeit sind bestimmte Buchhaltungsbereiche aus der Hauptbuchhaltung ausgegliedert. Wir unterscheiden hier Kreditoren-, Debitoren- und Anlagenbuchhaltung. Im Laufe des Kurses werden Sie verschiedene Stammdaten des externen Rechnungswesens kennen lernen, Geschäftsvorfälle in der Hauptbuchhaltung und Kreditoren- sowie Debitorenbuchhaltung bearbeiten, periodische Arbeiten des Rechnungswesens ausführen (z.b. file:///q /gkrewe/content/sap_rw_02_2.html (1 von 2) [ :48:22]

10 Mahnen). Internes Rechnungswesen Der R/3 Systemteil Controlling (CO) ist die Zusammenfassung von Komponenten, die inhaltlich dem internen Rechnungswesen zuzuordnen sind. Der Teil Controlling ist nicht isoliert zu betrachten, sondern steht vielmehr in engem Zusammenhang mit anderen Komponenten des SAP R/3 Systems. Mit dem SAP-System ist die Durchführung verschiedenster Verfahren der Kostenarten-, -stellen- und -trägerrechnung möglich. Eine Vielzahl von Auswertungen für Planung und Kontrolle werden angeboten. Die eigentliche Herausforderung für den,sap-anfänger' besteht darin, nicht den Überblick zu verlieren (dafür werden in unserem Schulungssystem auch die Menüpfade eingeschränkt und Sie üben nur einen Bruchteil der möglichen Funktionalität). Im Laufe des Kurses werden Sie verschiedene Stammdaten des internen Rechnungswesens kennen lernen, sich mit ausgewählten Funktionen der Kostenstellenrechnung auseinandersetzen. SAP und R/3 sind eingetragende Warenzeichen der SAP AG. Alle Screenshots des SAP-Systems unterliegen dem Copyright der SAP AG. 2 / 3 [Impressum] file:///q /gkrewe/content/sap_rw_02_2.html (2 von 2) [ :48:22]

11 Grundablauf des Rechnungswesens 3 / 3 BWL-Sicht SAP-Sicht Welche Prozesse werden in diesem Kurs betrachtet? Für einen Einblick in die betriebliche Anwendungssoftware SAP R/3 werden folgende konkrete Teilprozesse im Laufe des Kurses betrachtet: 1. Stammdaten Finanzbuchhaltung Sachkontenstammdaten Kreditoren-Stammdaten Debitoren-Stammdaten 2. Stammdaten Kostenrechnung Kosten- und Erlösartenbearbeitung Leistungsartenbearbeitung Kostenstellenbearbeitung Bearbeitung statistischer Kennzahlen Innenauftragsbearbeitung 3. Planung Gemeinkosten Planung leistungsunabhängiger Primärkosten Manuelle Leistungsplanung Maschinelle Planung fixer Tarife Manuelle Tarifermittlung Manuelle Leistungsaufnahmeplanung Manuelle Planung statistischer Kennzahlen Plan-Verteilung Plan-Umlage 4. Erfassung Ist-Daten Finanzbuchhaltung Sachkontenbuchung Warenausgangsbearbeitung für Lagermaterial file:///q /gkrewe/content/sap_rw_02_3.html (1 von 2) [ :48:23]

12 Kreditor-Rechnungsbearbeitung ohne Bezug Kreditoren-Rechnungsbearbeitung mit Bezug Debitoren-Rechnungsbearbeitung Manuelle Zahlung Debitor 5. Erfassung Ist-Daten Kostenrechnung Buchung statistischer Kennzahlen Kostenumbuchung Direkte innerbetriebliche Leistungsverrechnung Periodische Umbuchung Innenauftragsabrechnung Kostenverteilung IST Kostenumlage 6. Periodenabschluss Maschinelle Zahlung Kreditoren Maschinelle Mahnung Debitoren Bilanz erstellen Ziel dieses Kurses ist es, die wertmäßige Abbildung von Geschäftsprozessen in einem integrierten betrieblichen Informationssystem aufzuzeigen und am Beispiel SAP R/3 auch live zu erproben. Es geht dabei nicht darum, die Feinheiten des SAP-Systems kennen zu lernen! Customizing spielt überhaupt keine Rolle. Sie lernen vielmehr aus Anwendersicht die prinzipiellen Funktionsweisen und Unterstützungsmöglichkeiten einer modernen Anwendungssoftware illustriert anhand eines geschlossenen Prozessablaufs des Rechnungswesens in einem Musterunternehmen in einer Abrechnungsperiode kennen. SAP und R/3 sind eingetragende Warenzeichen der SAP AG. Alle Screenshots des SAP-Systems unterliegen dem Copyright der SAP AG. [Impressum] 3 / 3 file:///q /gkrewe/content/sap_rw_02_3.html (2 von 2) [ :48:23]

13 Musterfirma 1 / 1 Im Rahmen dieses Kurses werden Sie in einem Modellunternehmen arbeiten. Ihre Aufgabe wird es sein, sich um das Rechnungswesen der SK Furniture GmbH, einem mittelständigen Unternehmen der Metallbranche, zu kümmern. Um die internen Prozesse des Systems R/3 besser verstehen zu können, entstand an der Professur Wirtschaftsinformatik I der TU Chemnitz ein Modellunternehmen. Ziel des Projektes war eine in sich geschlossene Abbildung von innerbetrieblichen Leistungs- und Werteflüssen unter Beachtung der betriebswirtschaftlichen Realität mit dem Anspruch, die Strukturen auf einem relativ geringem Komplexitätsgrad zu halten, um das Verständnis nicht zu erschweren. Aus diesem Grund sind die Organisationsstrukturen des Modellunternehmens sehr einfach, ebenso wie nur ausgewählte Geschäftsprozesse (siehe Grundablauf Rechnungswesen) geübt werden. Die Übungsfirma ist im SAP-eigenen Modellunternehmen IDES integriert. Die Produktion erfolgt im Werk Hamburg (Werk 1000), die Buchhaltung ist in Frankfurt angesiedelt (Buchungskreis 1000). Wie ist das Unternehmen organisiert? Einen groben Überblick der Organisationsstrukturen zeigt folgendes Organigramm file:///q /gkrewe/content/sap_rw_03_1.html (1 von 2) [ :48:24]

14 Unter Organisationstrukturen versteht man die Organisationseinheiten des Unternehmens (z. B. Einkauf, Vertrieb) und deren Zusammenwirken. Eine schematische Darstellung dieser Strukturen nennt man auch Organigramm. In der Einführungsphase eines betrieblichen Informationssystems werden die unternehmensspezifischen Organisationseinheiten den Systemorganisationseinheiten des Systems R/3 zugeordnet. SAP und R/3 sind eingetragende Warenzeichen der SAP AG. Alle Screenshots des SAP-Systems unterliegen dem Copyright der SAP AG. 1 / 1 [Impressum] file:///q /gkrewe/content/sap_rw_03_1.html (2 von 2) [ :48:24]