Schulungsunterlagen Personalcontrolling mit RT-Time

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1 Personalamt Schulungsunterlagen Personalcontrolling mit RT-Time Dienstag, 10. Januar 2017 Seite 1 von 12

2 Personalamt Inhaltsverzeichnis 1. Zweck des Dokuments Einstieg Auswertungen Absenzen Zeit: WOV-Saldi Absenzen: Monatsstunden nach Absenz Absenzen: Monat nach Tagen Zeit: Monatlicher Zeitreport Geleistete Stunden L-Art: Stunden je Monat MitarbeiterIn: Detailrapportierungen nach Projekt Abbildungsverzeichnis Abbildung 1 - Einstieg RT-Time... 3 Abbildung 2 - Einstieg Auswertungen... 3 Abbildung 3 - Auswertungsstufen... 4 Abbildung 4 - Beispiel Übersicht Auswertungen nach Kostenstelle... 4 Abbildung 5 - WOV-Saldi - Report... 5 Abbildung 6 - WOV-Saldi - Auswertung... 5 Abbildung 7 - Monatsstunden nach Absenz - Report... 6 Abbildung 8 - Monatsstunden nach Absenz - Auswertung... 6 Abbildung 9 - Monat nach Tagen - Report... 7 Abbildung 10 - Monat nach Tagen - Auswertung... 7 Abbildung 11 - Monatlicher Zeitreport - Report... 8 Abbildung 12 - Monatlicher Zeitreport - Auswertung... 8 Abbildung 13 - Stunden je Monat - Report... 9 Abbildung 14 - Stunden je Monat Auswertung Abbildung 15 - Beispiel Export Pivot-Tabelle Abbildung 16 - Detailrapportierungen nach Projekt inkl. Text Report Abbildung 17 - Detailrapportierungen nach Projekt inkl. Text Auswertung H:\FPAMT\rt_time\40_Schulungsunterlagen\170110_Personalcontrolling mit RT-Time_Schulungsunterlagen.docx /12

3 1. Zweck des Dokuments Führungspersonen müssen die die geleisteten Stunden der Mitarbeitenden wie auch die Absenzen schnell und einfach analysieren können. Das Anwendungshandbuch beschreibt dazu ein paar mögliche Auswertungen, welche mit dem Programm RT-Time vorgenommen werden können. 2. Einstieg Unter Windows Start (Abbildung 1) können die Auswertungen (Abbildung 2) geöffnet werden. Abbildung 1 - Einstieg RT-Time 3. Auswertungen Abbildung 2 - Einstieg Auswertungen H:\FPAMT\rt_time\40_Schulungsunterlagen\170110_Personalcontrolling mit RT-Time_Schulungsunterlagen.docx /12

4 Je nach Berechtigung können unterschiedliche Auswertungen vorgenommen werden. Als Grundsatz gilt: Jede Führungsperson kann den eigenen Führungsbereich auswerten. Abbildung 3 - Auswertungsstufen Abbildung 4 - Beispiel Übersicht Auswertungen nach Kostenstelle H:\FPAMT\rt_time\40_Schulungsunterlagen\170110_Personalcontrolling mit RT-Time_Schulungsunterlagen.docx /12

5 4. Absenzen Die Auswertungen unterstützen ein objektives und datenbasiertes Absenzenmanagement Zeit: WOV-Saldi Die Auswertung Zeit: WOV-Saldi zeigt einen Überblick über alle Mitarbeitenden punkto Gleitzeitsaldo, Ferienguthaben und diverse Abwesenheiten (Unfallabsenzen sind nicht aufgeführt). gewünschte Periode auswählen Es stehen zwei Ausgabeformate PDF und CSV (Export ins Excel) zur Verfügung. Abbildung 5 - WOV-Saldi - Report Abbildung 6 - WOV-Saldi - Auswertung ) Gleitzeitsaldo pro Mitarbeitenden (ØStd = Hochrechnung 100%-Pensum) 2.) Ferienguthaben pro Mitarbeitenden (ØTg = Hochrechnung 100%-Pensum) 3.) Dienstaltersguthaben 4.) Absenzen in Stunden und % (% = Anteil zu den Soll-Std) - Krank+Az = Krankheit und Arztbesuche => überschreiten diese Fehlzeiten mehr als 4% - das sind ca. 2 Arbeitswochen empfiehlt sich ein genaues Hinsehen (Grund bekannt? Belastungsfaktoren?) - Kurs = Kursbesuche - MZ = Mittagszeit ohne Stempelung H:\FPAMT\rt_time\40_Schulungsunterlagen\170110_Personalcontrolling mit RT-Time_Schulungsunterlagen.docx /12

6 Sollarbeitszeit Effektiv geleistete Arbeitszeit Ferien Dienstaltergeschenk Feiertage Krank * Arzt bezahlt* Berufsschule Kurs Amt (GAV 126.3, 115) Nicht Berufsunfall* Berufsunfall* Urlaub bezahlt Urlaub unbezahlt Abwesenheit bezahlt Feuerwehr Militär Zivilschutz Aussendienst / Dienstreise Schwangerschaftsurlaub 4.2. Absenzen: Monatsstunden nach Absenz Die Auswertung Absenzen: Monatsstunden nach Absenz zeigt einen Überblick über diverse Absenzen aller Mitarbeitenden des eigenen Führungsbereichs pro Monat. gewünschte Periode auswählen Es stehen zwei Ausgabeformate PDF und CSV (Export ins Excel) zur Verfügung. Abbildung 7 - Monatsstunden nach Absenz - Report Abbildung 8 - Monatsstunden nach Absenz - Auswertung Angaben in Stunden * Total Stunden: Krank, Arzt bezahlt, Berufsunfall und Nicht-Berufsunfall können für die Kennzahl Krankheitsabsenzen im Geschäftsbericht verwendet werden. H:\FPAMT\rt_time\40_Schulungsunterlagen\170110_Personalcontrolling mit RT-Time_Schulungsunterlagen.docx /12

7 4.3. Absenzen: Monat nach Tagen Die Auswertung Absenzen: Monat nach Tagen zeigt an, welche Mitarbeitenden aus welchen Gründen fehlen. gewünschte Periode auswählen (es können auch mehrere Monate ausgewählt werden) Es stehen zwei Ausgabeformate PDF und CSV (Export ins Excel) zur Verfügung. Abbildung 9 - Monat nach Tagen - Report Abbildung 10 - Monat nach Tagen - Auswertung Diese Auswertung ist für den Export ins Excel geeignet und kann mit bedingten Formatierungen grafisch dargestellt werden. H:\FPAMT\rt_time\40_Schulungsunterlagen\170110_Personalcontrolling mit RT-Time_Schulungsunterlagen.docx /12

8 4.4. Zeit: Monatlicher Zeitreport Mit dem Report Zeit: Monatlicher Zeitreport kann der monatliche Zeitreport pro Mitarbeitenden ausgedruckt werden. Es können auch mehrere Monatsreporte angezeigt werden. gewünschte Periode auswählen (es können auch mehrere Monate ausgewählt werden) Abbildung 11 - Monatlicher Zeitreport - Report Abbildung 12 - Monatlicher Zeitreport - Auswertung H:\FPAMT\rt_time\40_Schulungsunterlagen\170110_Personalcontrolling mit RT-Time_Schulungsunterlagen.docx /12

9 5. Geleistete Stunden Die Auswertungen unterstützen eine objektive und datenbasierte Personal- und Aufgabenplanung L-Art: Stunden je Monat Mit dem Report L-Art: Stunden je Monat können die bebuchten Leistungsarten ausgewertet werden. Die Auflistung erfolgt nach Person, Leistungsart, Jahr und Monat. Diese Auswertung eignet sich für den Excel-Export und die Aufbereitung in eine Pivot-Tabelle (siehe Beispiel). Die Auswertung erfolgt jeweils über das ganze Jahr Eingrenzungen können vorgenommen werden (z.b. bei Lart: den Wert 901 hinterlegen) Es stehen zwei Ausgabeformate PDF und CSV (Export ins Excel) zur Verfügung. Abbildung 13 - Stunden je Monat - Report H:\FPAMT\rt_time\40_Schulungsunterlagen\170110_Personalcontrolling mit RT-Time_Schulungsunterlagen.docx /12

10 Abbildung 14 - Stunden je Monat Auswertung Abbildung 15 - Beispiel Export Pivot-Tabelle H:\FPAMT\rt_time\40_Schulungsunterlagen\170110_Personalcontrolling mit RT-Time_Schulungsunterlagen.docx /12

11 5.2. MitarbeiterIn: Detailrapportierungen nach Projekt Mit dem Report MitarbeiterIn: Detailrapportierung nach Projekt können die bebuchten Leistungsarten ausgewertet werden. Die Auflistung erfolgt nach Person, Auftrag, Datum, Stunden, Projekt, Leistungsart und Text. gewünschte Periode auswählen Es stehen zwei Ausgabeformate PDF und CSV (Export ins Excel) zur Verfügung. Abbildung 16 - Detailrapportierungen nach Projekt inkl. Text Report ** Mit dem Anzeigeformat DELIMITEDDATA können die Daten ins Excel exportiert werden. H:\FPAMT\rt_time\40_Schulungsunterlagen\170110_Personalcontrolling mit RT-Time_Schulungsunterlagen.docx /12

12 Abbildung 17 - Detailrapportierungen nach Projekt inkl. Text Auswertung H:\FPAMT\rt_time\40_Schulungsunterlagen\170110_Personalcontrolling mit RT-Time_Schulungsunterlagen.docx /12