Prozess- und Projektmanagement

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1 Prozess- und Projektmanagement 2011 Manfred Bauer

2 Projekte bestehen zwischen 20% und 90% der Projektzeit aus dem Erstellen von Unterlagen für Planung, Ausführung, Übergabe und sind ein wesentlicher Teil eines Projektes. Der Projektmanager bewertet den Projektfortschritt an dokumentierten Teilergebnissen. Dokumente beweisen die erreichte Richtigkeit und Vollständigkeit von Zieldefinitionen, Ausführungen und Leistungserbringungen. Dokumente unterstützen den Auftraggeber nach Projektübernahme in dem ordnungsgemäßen und sicheren Betrieb bzw. in der Nutzung des Projektgegenstandes. 2

3 Konfigurations-, Änderungs- und Stellen Sie sich vor, die Projektunterlagen (Zeichnungen, Schriftverkehr mit Kunden und Lieferanten, Berechnungen etc.) zweier Projekte werden gemischt und auf einen Stapel gelegt. Können Sie alle darin enthaltenen Dokumente eindeutig dem Projekt zuordnen? Steht fest, wer diese Unterlagen (extern und intern) erhalten hat? Ist der Verteiler klar? Ist erkennbar, welche Unterlagen noch gültig oder nicht mehr gültig sind? Sind die Fotos dem Projekt A oder B zuzuordnen, sind sie vom Juni oder Juli? Von welchem Unterlieferanten oder Konsorten habe ich diese Zeichnung, Unterlage erhalten und ist dies der gültige Stand? Die Anwendung des kann diese Fragen zur Zufriedenheit beantworten und auch Fragen, die sich auf das vorhandene Wissen abgewickelter und parallel laufender Projekte beziehen. 3

4 Konfigurations-, Änderungs- und Es ist von Bedeutung, gleich beim Projektstart die Regeln für Änderungen und deren Dokumentation festzulegen, damit die Ziele, Qualität, Kosten und Termine steuerbar bleiben. Zu den Regeln gehören auch die Festlegungen, wer welche Unterlagen erstellen, prüfen und freigeben darf. In vielen Fällen sind diese Abläufe unternehmensintern geregelt, es ist aber auch von Bedeutung, diesen Prozess für externe Projektbeteiligte auf das Projekt bezogen festzulegen. Das Projektmanagement-Handbuch gibt teilweise Festlegungen vor und es müssen projektbezogene Festlegungen ggf. aus dem Projektvertrag getroffen und im Projekt-Handbuch festgeschrieben werden. 4

5 hat die Aufgabe, jedes erforderliche Dokument zu jeder Fragestellung mit zumutbarem Aufwand bereitzustellen. 5

6 Zusammenspiel von Konfigurations-, Dokumenten- und Änderungsmanagement Was ist festgelegt? Passt das alles zusammen? = Konfigurationsmanagement Wo ist was mit welchem Stand dokumentiert? = Warum wird was geändert und wer hat/wie ist das dokumentiert? = Änderungsmanagement Was ist vereinbart? = Vertragsmanagement Welche Auswirkungen haben die Änderungen auf das Projektergebnis (Dreieck) = Projectcontrolling 6

7 Zusammenspiel von Konfigurations-, Dokumenten- und Änderungsmanagement Abstimmung von Daten und Fakten = Konfigurationsmanagement Verwaltung von Unterlagen = Aktualisieren von Daten/Fakten in Unterlagen = Änderungsmanagement Bereitstellung von Daten und Fakten Projektinformationsmanagement (nach alter DIN Pkt ) Projektteam Stakeholder 7

8 Dokumente und Unterlagen Inhalt der Dokumente: Für die Inhalte der Dokumente (Vollständigkeit & Richtigkeit) ist das DM nicht zuständig! Dokumente sind: Aufbewahrungswürdige Unterlagen auf Informationsträgern aller Art. Unterlagen beschreiben verschiedene Zwischenarbeitsstände und Dokumente den endgültigen Projektstand z.b. zur Übergabe. 8

9 Aufbewahrungswürdig sind Unterlagen wenn: sie Verbindlichkeiten für die Zukunft beschreiben, z.b. Verträge, Festlegungen für Arbeitsprozesse enthalten, z.b. Beauftragung. Zwischenergebnisse beinhalten, z.b. Statusberichte mit Freigaben, Montageberichte, etc. Erreichte Ergebnisse nachweisen, z.b. Abnahmeprotokolle, Messprotokolle, etc. 9

10 Aufbewahrungspflichten Im Handelsgesetzbuch (HGB) 257 ist die Aufbewahrungspflicht für bestimmte Unterlagen gesetzlich geregelt. Über die darin aufgeführten Unterlagen hinaus ist es wichtig, auch andere projektspezifische Unterlagen zu archivieren. Zum Beispiel werden aufgrund des Produkthaftungsrisikos in der Automobilindustrie für sicherheitsrelevante Teile Archivierungsfristen von bis zu 30 Jahren getätigt. Hintergrund ist der 823 BGB. Ein Projektplan ist hierbei natürlich wesentlich weniger wichtig als ein Prüfprotokoll zum Test der Teilesicherheit. 10

11 Aufbewahrungspflichten Beispiele: Verträge mit Kunden einschließlich Nachweise der Vertragserfüllung wie Übergabeprotokolle (PAC, FAC) und Nachweise der Dokumentationsübergabe, interne Briefe und interne Berichte mit technischem Inhalt (projektbezogen) werden 30 Jahre nach Ende der Gewährleistungs- oder Garantiezeit der Leistungserbringung aufbewahrt. Interne Briefe und interne Berichte mit technischem Inhalt (projektübergeordnet) werden bis 1 Jahr nach Erledigung der Vorgänge aufbewahrt. 11

12 Verbindlichkeit von Dokumenten Die Dokumente werden mit der Unterschrift des Erstellers verbindlich, gegebenenfalls auch mit der Unterschrift des Empfängers, der damit sein Einverständnis bestätigt. Die Festlegungen des Änderungsmanagements sind zu beachten: Wer darf, wann was, wie? Die Festlegungen des Qualitätsmanagements sind zu beachten: Wer erstellt, prüft, gibt frei? Thema Kick off 12

13 Verbindlichkeit von Dokumenten Das Vier-Augen-Prinzip - bei allem Schriftverkehr - Spezifikationen - Zeichnungen - Datenblätter -etc. Freigabe zur Verteilung intern/extern als Arbeitsgrundlage 13

14 Verbindlichkeit von Dokumenten 14

15 Verbindlichkeit von Dokumenten 15

16 Verbindlichkeit von Dokumenten 16

17 Dokumentenstelle Kleinprojekte: Verwaltung durch den Projektmanager. Großprojekte: Verwaltung durch eine projekteigene Dokumentenstelle. - mehr als 10 Teammitglieder - mehr als ein Jahr Laufzeit Sonstiges: Hat der Kunde eine separate Dokumentenstelle? Ist vertraglich eine spezielle Dokumentenverwaltung vereinbart, d.h. ein gemeinsamer Zugriff? Ist ein Dokumentations-Managementsystem vorhanden? 17

18 Dokumentenstelle Ziele der Dokumentenstelle: jederzeit aktuelle und vollständige Unterlagen in zumutbarer Zeit bereitzustellen, jederzeit einen Überblick zu geben über den Stand und den Verteiler der Unterlagen, personell unabhängig Unterlagen finden zu können, durch eine Ablageordnung Unterlagen finden zu können, die man nicht kennt. 18

19 Aufgaben der Dokumentenstelle Einheitliche, durchgängige Kennzeichnung aller projektverbindlichen Dokumente erstellen, einführen und anwenden. Alle Projektdokumente entsprechend registrieren, eventuell mit entsprechenden Softwareprogrammen. Einrichtung und Erhalten einer Ablageordnung. Dokumente sind nur projektverbindlich, wenn diese in der Dokumentenstelle vorhanden sind. Übergabedokumentation für Projektübernehmer 19

20 Registrierung von Unterlagen Information der Projektbeteiligten über: welche Unterlagen existieren bereits, welcher Status gilt und welche Version, wo ist das Original abgelegt, wer ist für das Dokument zuständig, an wen wurde das Dokument verteilt.. 20

21 Dokumenten-Management-System Nutzen von DMS: Gewährleistung der leichten Wiederauffindbarkeit von Dokumenten (Suchmaschine, Verschlagwortung, Vergabe eindeutiger Dokumentenidentifikation) Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten (durch automatische Konvertierung in aller Voraussicht nach zeitlose Dateiformate wie TIFF oder PDF/A) Gewährleistung der gesetzlichen Archivierungsfristen (teils bis zu 30 Jahren) Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionen) Unterstützung der Dokumentenerstellung (Vorlagenverwaltung, Dokumentbeauftragungs-Workflow, Lese-Schreib- Synchronisation bei Dokumentenerstellung im Team, Prüf-Workflow, Freigabe-Workflow, Verteil-Workflow, Archivierungs-Workflow) 21

22 Dokumenten-Management-System Nutzen von DMS: Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Dokumenten Gewährleistung eines Zugriffsberechtigungskonzeptes (Informationssicherheit und Datenschutz) Protokollieren sämtlicher Manipulationen an den Dokumenten und der Weiterleitungen der Dokumente (Audit Trail). Vermeiden von Speicherplatzkosten, die durch Mehrfachablage von Dokumenten entstehen (auf den -Servern, auf Projekt-, Abteilungs- und Benutzerlaufwerken) Verhindern von Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokumentenständen und Konflikten durch parallele Änderungen Verhindern von Doppelarbeit und Doppelablage agement, Stand

23 Identifikation von Unterlagen Die eindeutige Identifikation von Unterlagen ist wichtig: damit sie als Ergebnis einer Tätigkeit zugeordnet werden können. damit sie änderbar sind. da sie eine Grundvoraussetzung für das Konfigurationsmanagement sind. um erforderliche Unterlagen und Dokumente aufzufinden. 23

24 Dokumentenkennzeichnung Standardkennzeichnungssysteme in einzelnen Branchen z.b. DIN EN 6779ff Kennzeichen für technische Anlagen. Kraftwerk-Kennzeichnungssystem KKS bzw. RDS-PP Firmen internen Regelwerken Lenkung der Dokumente 24

25 KKS Kraftwerk-Kennzeichnungssystem MA Dampfturbinenanlage 25

26 KKS Kraftwerk-Kennzeichnungssystem KKS MAD Lagerung 26

27 KKS Kraftwerk-Kennzeichnungssystem KKS HD Segmentträger 27

28 KKS RDS-PP Reference Designation System for Power Plants RDS-PP 28

29 Historie Kennzeichnungssysteme DIN EN und 2 gültig bis IEC/ISO Seit Mai 2010 RDS-PP ISO/TS Erschienen KKS VGB B105 S_PP_Praesentation_Uebersicht-view_image-1- called_by-vgborg-original_site--original_page PDF, Stand

30 Projektdokumentation Wichtig für eine qualitativ hochwertige Projektarbeit ist, dass: jederzeit die Projektdokumente von den Projektmitarbeitern eingesehen werden können, die Dokumente den aktuell gültigen Stand wiedergeben, die Dokumente auffindbar sind, die Projektfortschritte und Projektergebnisse nachvollziehbar sind. Die Dokumente können als Papierform oder auf elektronischen Medien vorliegen (siehe auch Dokumentations- und Konfigurationsmanagement). 30

31 Projektdokumentation Beispiel: Projektablage, die identisch in Papierform, parallel zur elektronischen Projektdokumentation vorliegen kann. 31

32 Unterteilung der Projektdokumentation Projektdokumentation Objektdokumentation Was? Funktionsdokumentation Wie? Projektmanagement- Dokumentation Wann? Wie teuer? Leistungsdaten und Qualitätsmerkmale der Projektergebnisse 32

33 Unterteilung der Projektdokumentation Projektdokumentation Objektdokumentation Was? Lastenheft: Was/Wofür Objektdokumentation bezieht sich auf den Inhalt mit der Frage: Projektmanagement- Funktionsdokumentation Dokumentation Was wird mit Wie? welchen Leistungsdaten Wann? und Qualitätsmerkmalen verlangt? Wie teuer? Was wurde erreicht? Objektdokumentation = Projektdokumentation Leistungsdaten und Qualitätsmerkmale der Projektergebnisse 33

34 Unterteilung der Projektdokumentation Projektdokumentation Funktionsdokumentation Objektdokumentation Was? Wie? Pflichtenheft: Wie/Womit Funktionsdokumentation beinhaltet die dokumentierten Ergebnisse Projektmanagementder Fachabteilungen mit der Kernfrage: Dokumentation Wann? Wie sind die Leistungsdaten und Wie teuer? Qualitätsmerkmale zu erreichen? Beschreibung der Entstehung des Projektes mit dem Nachweis der ordnungsgemäßen Durchführung z.b. durch Einhaltung von Normen und Regeln. Leistungsdaten und Qualitätsmerkmale der Projektergebnisse 34

35 Unterteilung der Projektdokumentation Projektdokumentation Projektmanagement- Objektdokumentation Dokumentation Wann? Was? Wie teuer? Leistungsdaten und Qualitätsmerkmale der Projektergebnisse Projektmanagementdokumentation beschreibt die Projektmanagementfunktionen und beweist die auftragsgemäße Durchführung und Abrechnung. Durch wen, wann, wie teuer sind Leistungsdaten und Qualitätsmerkmale zu erreichen? Inhalt: z.b. Projektstrukturpläne, Terminpläne, Bestellungen, Verträge, Prüfungen, Abnahmen, Schriftverkehr 35

36 Unterteilung der Projektdokumentation Projektdokumentation Objektdokumentation Was? Funktionsdokumentation Wie? Projektmanagement- Dokumentation Wann? Wie teuer? Leistungsdaten und Qualitätsmerkmale der Projektergebnisse 36

37 Primärdaten und Sekundärdaten Primärdaten sind Leistungsdaten und Qualitätsmerkmale unabhängig vom Informationsträger. Daten in Unterlagen. Sekundärdaten sind Daten über Unterlagen. Ein Motor ist mit folgenden Primärdaten beschrieben: Leistung 110 KW, Drehzahl 4500 U/min Der gleiche Motor ist dokumentiert in folgenden Unterlagen: Motorkennblatt, Montageanweisung, Reparaturanleitung, Bestellung etc. Jede Unterlage ist mit Sekundärdaten wie Projekt-Nr.; Unterlagenart wie Zeichnung, Spezifikation etc. gekennzeichnet. Im Motorkennblatt sind die Primärdaten aufgeführt. 37

38 Bringschuld und Holschuld Bringschuld Der Informationsgeber ist verpflichtet, seine Informationen unaufgefordert an die notwendigen Empfänger zu verteilen. Er muß die Informationsnehmer kennen. Holschuld Der Informationsnehmer beschafft sich seine notwendigen Informationen bei Bedarf. Er muß die Informationsgeber kennen. Bringschuld und Holschuld ergänzen sich gegenseitig 38

39 Bringschuld und Holschuld Reine Bringschuld- oder Holschuld-Festlegungen sichern vielleicht den einzelnen Projektbeteiligten gegenüber seinem "Vorgänger" oder "Nachfolger" ab, fördern aber keinesfalls die reibungslose Zusammenarbeit und das Erreichen von Qualitäts-, Termin- und Kostenzielen. 39

40 Zusammenspiel von Konfigurations-, Dokumenten- und Änderungsmanagement Was ist festgelegt? Passt das alles zusammen? = Konfigurationsmanagement Wo ist was mit welchem Stand dokumentiert? = Warum wird was geändert und wer hat/wie ist das dokumentiert? = Änderungsmanagement Was ist vereinbart? = Vertragsmanagement Welche Auswirkungen haben die Änderungen auf das Projektergebnis (Dreieck) = Projectcontrolling 40

41 Zusammenspiel von Konfigurations-, Dokumenten- und Änderungsmanagement Abstimmung von Daten und Fakten = Konfigurationsmanagement Verwaltung von Unterlagen = Aktualisieren von Daten/Fakten in Unterlagen = Änderungsmanagement Bereitstellung von Daten und Fakten Projektinformationsmanagement (nach DIN 69905) Projektteam Stakeholder 41

42 Zusammenspiel von Konfigurations-, Dokumentenund Änderungsmanagement Änderungen Dokumentation Konfiguration Konfiguration Dokumentation Änderungen 42

43 Was du schwarz auf weiß besitzt, kannst du getrost nach Hause tragen! Goethe 43

44 . 1_4.pdf, Stand

45 Arbeitshilfen zur Vorlesung Prozess- und Projektmanagement Die zur Verfügung gestellten Dokumente/ Präsentationen lehnen sich weitgehend an das entsprechende Kapitel des PMF an. Es handelt sich um eine Arbeitshilfe für Studierende und nicht um ein zitierfähiges Werk mit entsprechendem Copyright. Büdingen Manfred Bauer 45