WORD Merkur Verlag Rinteln. Einführungskurs. Szalies

Transkript

1 Szalies WORD 2010 Einführungskurs Merkur Verlag Rinteln

2 Wirtschaftswissenschaftliche Bücherei für Schule und Praxis Begründet von Handelsschul-Direktor Dipl.-Hdl. Friedrich Hutkap Verfasserin: Cornelia Szalies, Office-Dozentin Fast alle in diesem Buch erwähnten Hard- und Softwarebezeichnungen sind eingetragene Warenzeichen. Das Werk und seine Teile sind urheberrechtlich geschützt. Jede Nutzung in anderen als den gesetzlich zugelassenen Fällen bedarf der vorherigen schriftlichen Einwilligung des Verlages. Hinweis zu 52 a UrhG: Weder das Werk noch seine Teile dürfen ohne eine solche Einwilligung eingescannt und in ein Netzwerk gestellt werden. Dies gilt auch für Intranets von Schulen und sonstigen Bildungseinrichtungen. Coverfoto: lightpoet - Fotolia.com * * * * * 1. Auflage by MERKUR VERLAG RINTELN Gesamtherstellung: MERKUR VERLAG RINTELN Hutkap GmbH & Co. KG, Rinteln info@merkur-verlag.de lehrer-service@merkur-verlag.de Internet: ISBN

3 Erläuterung zur Oberfläche Die Oberfläche von WORD 2010 kann bei jedem Nutzer anders aussehen, je nachdem welche Grundeinstellungen und Veränderungen vorgenommen wurden. Ich möchte Ihnen kurz die Oberfläche erläutern und mit Ihnen ein paar Einstellungen vornehmen, damit wir die gleiche Ausgangslage haben. Nachdem Sie das Programm WORD gestartet haben gelangen Sie in das Anwendungsfenster. Symbolleiste für den Schnellzugriff Register Titelleiste Fenster verkleinern, vergrößern oder in die Taskleiste legen Menüband Gruppe Bildlaufleiste Ansichten Titelleiste Statuszeile Zoom In der Titelleiste sehen Sie den Namen des Dokuments. Haben Sie das Programm gerade erst geöffnet, so steht in der Titelleiste DOKUMENT1 und dahinter die Programmbezeichnung. Also Microsoft WORD. Leiste für den Schnellzugriff Standardmäßig sind in der Symbolleiste für den Schnellzugriff die Befehle SPEICHERN, RÜCKGÄNGIG und WIEDERHOLEN hinterlegt. Die Leiste kann individuell angepasst werden, sodass wir bei Bedarf schnell auf den gewünschten Befehl zugreifen können. 6

4 Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Pfeil neben der Leiste und wählen Sie den Befehl NEU mit einem Linksklick aus. Schon wird das Symbol zum Einfügen eines neuen Dokuments in der Leiste für den Schnellzugriff angezeigt. Aktivieren Sie nacheinander die Symbole für ÖFFNEN, SCHNELLDRUCK und SEITENANSICHT. Sie müssen jedes Mal wieder auf den Pfeil rechts neben der Leiste klicken. Die Symbolleiste sieht nun so aus wie in der Abbildung. Fenster verkleinern und vergrößern In der rechten oberen Ecke finden Sie die Symbole zum Anpassen des Fensters. Hier können Sie das Fenster verkleinern bzw. vergrößern. Zeigen Sie mit der Maus auf die Schaltfläche. WORD zeigt Ihnen in einem kleinen Dialogfenster an, was ein Linksklick auf den Befehl bewirkt. Dialogfenster Achten Sie bitte auch auf die Darstellung des Symbols. Sehen Sie zwei Rechtecke, so wird das Fenster mit einem Linksklick verkleinert. Sehen Sie ein Rechteck, so wird das Fenster vergrößert. Klicken Sie auf den Button minimieren, so wird das Fenster in der Taskleiste abgelegt. Viele denken an dieser Stelle, sie hätten das Fenster geschlossen! Bevor Sie das Programm WORD noch einmal öffnen, schauen Sie bitte in der Taskleiste, ob das Programm nicht dort liegt. Zeigen Sie einfach mit der Maus auf das WORD- Symbol. Microsoft zeigt Ihnen bei Windows 7 eine kleine Vorschau der geöffneten Dokumente. Klicken Sie das gewünschte Dokument einfach mit der linken Maustaste an. Taskleiste Das Menüband Das Menüband ist in verschiedene Register unterteilt, wie START, EINFÜGEN, SEITEN- LAYOUT, VERWEISE, SENDUNGEN, ÜBERPRÜFEN und ANSICHT. Wenn Sie das Programm gestartet haben ist immer das Register START aktiv. Ab und zu ist das Menüband einfach mal nicht sichtbar. Das passiert ganz schnell und häufig unbeabsichtigt. Mit der Tastenkombination STRG+F1 blenden Sie das Menüband ein und aus. Durch einen versehentlichen Klick auf das Häkchen wird das Menüband ebenfalls aus- bzw. eingeblendet. Das Menübandlässt sich ganz einfach erklären: Wenn Sie etwas einfügen möchten wie z.b. ein Bild oder ein Datum, klicken Sie auf das Register EINFÜGEN. Möchten Sie Einstellungen zur Seite vornehmen, also das Format von A4 auf A5 ändern, klicken Sie auf das Register SEITENLAYOUT. Serienbriefe und Etiketten erstellen Sie über das Register SENDUNGEN und das Dokument auf Fehler prüfen können Sie über ÜBERPRÜFEN. Aber mehr dazu in den nachfolgenden Kapiteln. 7

5 Die Register Im Register START befinden sich all die Befehle, die Sie am häufigsten während der Arbeit benötigen. Sie können die Register einfach mit einem linken Mausklick öffnen. Die Gruppen Jede Registerkarte ist in Gruppen eingeteilt. Schauen wir uns einmal das Register START an. Hier gibt es z.b. die Gruppe Zwischenablage, Schriftart, Absatz, Formatvorlagen und Bearbeiten. Wenn Sie sich die Gruppe SCHRIFTART einmal genauer ansehen, dann entdecken Sie unten rechts in der Gruppe einen kleinen Pfeil. Durch einen Klick auf diesen Pfeil öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie erweiterte Möglichkeiten zur Textgestaltung finden. Bildlaufleiste Mit der Bildlaufleiste können Sie den Text, wenn er über mehrere Seiten geht, nach unten oder oben schieben. Hierzu klicken Sie mit der linken Maustaste auf den entsprechenden Pfeil oder Sie wählen den Button in der Mitte der Bildlaufleiste und schieben ihn mit gedrückter, linker Maustaste in die gewünschte Richtung. Zoom Mit den Pfeilen verschieben. Mit dem Zoom unten rechts können Sie die Ansicht des Dokuments vergrößern oder verkleinern. Klicken Sie einfach mit der linken Maustaste auf das Plus- oder Minuszeichen oder schieben Sie den mittleren Button mit der linken, gedrückten Maustaste in die entsprechende Richtung. 8

6 Statuszeile In der Statuszeile wird uns angezeigt, auf welcher Seite wir im Dokument stehen und in welcher Sprache wir arbeiten. Wir können aber in der Statuszeile noch andere wichtige Punkte einblenden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Statuszeile und wählen Sie anschließend mit der linken Maustaste den Befehl VERTIKALE SEITENPOSITION und ZEILEN- NUMMER. Schließen Sie die Statuszeile, indem Sie einfach links daneben in das Dokument klicken. Die Statuszeile sollte jetzt so aussehen! Dokumenten-Ansichten Starten wir das Programm WORD, so ist bereits die Ansicht SEITENLAYOUT voreingestellt. Wir können die Ansichten durch einen einfachen linken Mausklick ändern und z.b. den VOLLBILD-LESEMODUS einstellen, WEB- LAYOUT, GLIEDERUNG oder ENTWURF. Zu Beginn ist es am Unten rechts im Fenster. sinnvollsten, die Einstellung auf SEITENLAYOUT zu lassen. Hinweis: Haben Sie den VOLLBILD-LESEMODUS eingestellt, können Sie diese Ansicht mit Drücken der ESC-Taste (oben links auf der Tastatur) oder durch einen Klick auf den Button SCHLIEßEN. Individuelle Einstellungen Lineal einblenden In der Voreinstellung ist das Lineal nicht aktiviert. Dieses benötigen wir aber dringend für unsere Arbeit. Klicken Sie bitte oberhalb der Bildlaufleiste (rechts, oben im Fenster) auf das Symbol für das Lineal, um dieses zu aktivieren. Sie können das Lineal aber auch über die Registerkarte ANSICHT, in der Gruppe EIN- BLENDEN/AUSBLENDEN aktivieren. 9

7 Formatvorlage Standard Leider hat Microsoft die Standardformatvorlagebei WORD 2010 mit einem Abstand nach dem Absatz und einem mehrfachen Zeilenabstand versehen. Wenn Sie beginnen Text zu erfassen, dann sind die Zeilenabstände zu groß. Sie können vor Beginn der Arbeit die Formatvorlage ändern und von STANDARD auf KEIN LEERRAUM wechseln. Allerdings müssen Sie das dann jedes Mal, in jedem Dokument wiederholen. Um die Formatvorlage dauerhaft zu ändern, also nicht jedes Mal auf die Vorlage KEIN LEERRAUM klicken zu müssen, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie in der Registerkarte START, in der Gruppe FORMATVORLAGEN mit der rechten Maustaste auf die Formatvorlage STANDARD und wählen Sie im geöffneten Menü (es heißt Kontextmenü) den Befehl ÄNDERN. In dem nun geöffneten Fenster können Sie die Schriftart, die Sie in Zukunft verwenden möchten, einstellen sowie die Schriftgröße und die Farbe anpassen. Schriftart Schriftgröße Schriftfarbe Die meisten Anwender verwenden gern die Schriftart ARIAL. Die Schriftgröße sollte zwischen 10 und 12 pt (Punkt) betragen. In dieser Schriftgröße werden Geschäftsbriefe erfasst. 10

8 Klicken Sie auf den Button FORMAT und wählen Sie den Befehl ABSATZ. Hier wählen Sie im Bereich ABSTAND NACH 0 pt und setzen den ZEILENAB- STAND auf EINFACH. Klicken Sie auf den Button OK und setzen Sie in dem noch geöffneten Fenster einen Kontrollpunkt in den Bereich NEUE AUF DIE- SER VORLAGE BASIERENDE DOKUMENTE. Nun können Sie das Fenster mit einem Klick auf den Button OK schließen. Texte erfassen Wenn Sie das Programm WORD geöffnet haben, erscheint eine weiße Seite und links blinkt der Cursor zur Texterfassung. Der Cursor wandert stets mit und steht immer rechts von dem gerade getippten Text. Wenn Sie am Ende einer Zeile angekommen sind, schreiben Sie bitte einfach weiter. WORD macht automatisch einen Zeilenumbruch und schreibt in der nächsten Zeile weiter. Wenn Sie einen Absatz erzeugen möchten oder Leerzeilen einfügen möchten, so drücken Sie einfach am Ende des Textes die ENTER-TASTE. Manchmal ist man sich gar nicht bewusst, dass man vielleicht die Leertaste zu oft gedrückt hat, auf die TAB-TASTE gekommen ist oder Ähnliches. Daher ist es sinnvoll, die Absatzmarken einzuschalten. Diese zeigen an, wann man die Leertaste, die Enter-Taste oder Tab-Taste gedrückt hat.klicken Sie in der Registerkarte START, in der Gruppe ABSATZ auf den Befehl ALLE ANZEIGEN. Texte eingeben und korrigieren Bitte schreiben Sie folgenden, fehlerhaften Satz: Ohne es könten Sie das hier nicht lessen! Mit den Pfeiltasten auf der Tastatur können Sie sich innerhalb des Textes bewegen. Drücken Sie die Pfeiltaste nach links und positionieren Sie den Cursor zwischen dem N und T vom Wort könten. Nun können Sie einfach über die Tastatur ein weiteres N eingeben. Der Text wird einfach weiter nach rechts geschoben. Sie können die Tippfehler von Hand korrigieren, indem Sie mit den Pfeiltasten zur jeweiligen Position gehen oder Sie können auch das Wörterbuch zu Rate ziehen. Klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste in das Wort lessen. Im nun geöffneten Kontextmenü werden Ihnen, soweit das Wörterbuch entsprechende Einträge hat, Vorschläge zur Korrektur angeboten. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Wort LESEN. 11

9 Schnell im Text bewegen Mit der Taste POS1 springen Sie an den Zeilenanfang,mit der Taste ENDE an das Zeilenende. Drücken Sie gleichzeitig die Taste POS1 + STRG oder ENDE + STRG, so springen Sie an den Textanfang bzw. an das Textende. Mit gedrückter STRG-Taste und den Pfeiltasten nach links und rechts auf der Tastatur können Sie wortweise springen. Drücken Sie die STRG-Taste und die Pfeiltasten nach oben oder unten, so springen Sie von Absatz zu Absatz bzw. von Wort zu Wort mit den Pfeiltasten nach links oder rechts. Entf Pos1 Ende Bild Bild Klicken Sie bitte hinter den bereits getippten Text oder drücken Sie auf der Tastatur die Taste ENDE, sodass der Cursor hinter das Ausrufezeichen springt. Drücken Sie nun zwei Mal die Taste ENTER, um einen Absatz zu erzeugen und schreiben Sie nachfolgenden Text: Wer erfand das Plastik? (Drücken Sie wieder 2 x ENTER und tippen Sie den nachfolgenden Text.) Die Chinesen. In einem Bericht aus dem Jahre 105 n. Chr. erläutert der chinesische Minister Cai Lun, wie Plastik aus Fasern des Maulbeerbaums, Hanfresten und Lumpen hergestellt wurde. (2 x ENTER) Anfang des 8. Jahrhunderts wurde die Kunst des Plastikmachens im arabischen Kulturkreis durch chinesische Kriegsgefangene in Samarkand bekannt. HINWEIS: Nach jedem Komma oder Punkt kommt eine Leerstelle! Texte formatieren, kopieren und verschieben Nun wollen wir den Text etwas in Form bringen. Klicken Sie bitte drei Mal (ohne Pause) mit der linken Maustaste in ein Wort aus der Zeile Ohne es könnten Sie das hier nicht lesen!. Die Zeile ist nun markiert, das heißt blau unterlegt. Wenn Sie Text verändern möchten, muss dieser erst markiert (ausgewählt) werden. In der Registerkarte START können wir nun in der Gruppe SCHRIFTART den Text verändern (formatieren). Schriftart verändern Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben der Schriftart (Calibri (Textkörper)). Nur dadurch, dass Sie mit der Maus auf eine Schriftart zeigen, sehen Sie in Ihrem Text schon, wie sich dieser verändert (Liveansicht). Mit dem kleinen Laufbalken können Sie weitere Schriften anzeigen. 12