Anlage des neuen Wirtschaftsjahres in SC-Line

Transkript

1 Anlage des neuen Wirtschaftsjahres in SC-Line Bevor das neue Jahr eröffnet wird, sollte eine Komplettsicherung der SC-Line erstellt werden. Dies kann mit der integrierten Datensicherung von SC-Line vorgenommen werden oder im Windows Explorer der gesamte SC-Line Ordner in einen Sicherungsordner kopiert werden oder mit der sonst üblichen eingesetzten Datensicherungsroutine durchgeführt werden. Das neue Jahr sollte mit dem ersten Tag des neuen Wirtschaftsjahres eröffnet werden (sofern an diesem Tag bereits in SC-Line Eingaben vorgenommen werden) oder sonst mit dem ersten Tag im neuen Wirtschaftsjahr, an dem gearbeitet wird. Mit dieser Anlage der neuen Jahresordner werden lediglich die nötigen Vorbereitungen für den Jahresabschluss eingeleitet und es wird dadurch möglich, dass in den einzelnen Programmen im neuen Jahr mit dem Arbeiten gestartet werden kann. Noch ganz unabhängig davon können in SC-Fibu die EB Übernahmen später vorgenommen werden (z.b., weil die Personenkonten noch nicht abgestimmt sind oder weil noch Belege des Vorjahres eingebucht werden. In SC-Ware kann die Inventur später erfasst werden, aber jetzt sollten die Artikeldaten des Vorjahres auf Null gesetzt werden, etc.) Mit der Anlage des neuen Jahres steht die Möglichkeit zur Verfügung, Rechnungen des neuen Jahres in SC-Ware zu erstellen, Buchungen in SC-Fibu durchzuführen, Anlagen im SC-Anbu zu erfassen, etc. Die nachfolgend beschriebenen Schritte 1 und 2 sind bei jedem Programm von SC-Line (Fibu, Ware, Kore, Anbu und Kassabuch) einmal durchzuführen. Das neue Wirtschaftsjahr kann nur der Benutzer ADMIN anlegen. Bei Mehrbenutzereinsatz sollten alle Zugriffe auf SC-Line beendet werden, sodass nur der eine ADMIN Benutzer SC-Line gestartet hat. Dezember

2 1. Eröffnung des neuen Wirtschaftsjahres Beim Logon-Dialog ist das neue Wirtschaftsjahr einzugeben und mit OK bestätigen. Beim ersten Programmstart in das neue Wirtschaftsjahr egal, welches Programm von SC-Line erstmalig gestartet wird muss die Meldung erscheinen: Daten für angegebene Firma sind nicht vorhanden, sollen sie angelegt werden? diese Meldung ist mit Ja zu bestätigen. Ist dies nicht der Fall, wurde bereits zu einem früheren Zeitpunkt (wahrscheinlich irrtümlich) das neue Jahr angelegt. Nun muss direkt im Windows Explorer dieser Ordner manuell gelöscht werden. Es handelt sich um den Mandantenordner in Verbindung mit dem neuen Jahr, z.b (Sollten Sie dafür Unterstützung benötigen, können Ihr Händlerbetreuer oder wir von Softcard diesen Ordner mit Fernwartungszugriff beseitigen). Dezember

3 2. Datenübernahme Die Datenübernahme ist UNBEDINGT in jedem Programm (Ware, Fibu, Anbu, Kore, Kabu) von SC-Line durchzuführen. Damit man darauf nicht vergisst, sollte sie gleich im Zuge der Anlage des neuen Jahres durchgeführt werden. Mit dem Menüpunkt Extras / Datenübernahme werden die Stammdaten und alle Einstellungen vom Vorjahr ins neue Wirtschaftsjahr übertragen. Die Markierungen sind wie vorgeschlagen zu übernehmen, die Mandantennummer und das Wirtschaftsjahr der Quelle dieser Daten ist unverändert zu lassen und mit der Schaltfläche OK zu bestätigen. 2.1 Datenübernahme Finanzbuchhaltun g In unserem Beispiel wird vom Wirtschaftsjahr 7/2015 auf das neue Wirtschaftsjahr 7/2016 die SC-Line Datenübernahme durchgeführt. Daher wird im Dialog unter von WS-Jahr 2015 vorgeschlagen (das bisherige Bearbeitungsjahr). 2.2 Datenübernahme Warenwirtschaft Jene angeführten Punkte im Dialog, die nicht markiert sind, werden nicht mit der Datenübernahme übernommen, weil diese Daten jahresübergreifend pro Mandant zur Verfügung stehen. In SC -Ware sind das die warenwirtschaftsbezogenen Stammdaten, wie Artikel, Warengruppen, etc. Dezember

4 2.3 Datenübernahme Kostenrechnung Wird übersehen die Datenübernahme der Kostenrechnung durchzuführen und soll in SC-Fibu erstmals verarbeitet werden, so scheitert das. Es ist zumindest dann nötig, dass die Datenübernahme von SC-Kore vorgenommen wird, um danach die Fibubuchungen auf das gültige Hauptbuch verarbeiten zu können. Dezember

5 Sofern die Budgetierungswerte Kostenstellen mit Kostenarten auch fürs neue Wirtschaftsjahr übernommen werden sollen, so ist diese Markierung in dem Dialog der Datenübernahme zu setzen. 2.4 Datenübernahme Anlagenbuchhaltung Die Währungs- und die Steuertabelle sind nicht markiert, weil diese im Zuge der Datenübernahme von SC-Fibu bereits angelegt werden. Sollte SC-Fibu nicht installiert sein, so sind diese beiden Markierungen hier zu setzen. Dezember

6 2.5 Datenübernahme Kassabuch Nach der Datenübernahme sind nun in den einzelnen Programmen diverse Schritte durchzuführen, die nachfolgend im Detail beschrieben werden. Dezember

7 3. Warenwirtschaft - Einstellungen 3.1 Optionen / Nummernkreise Nach erfolgtem Einstieg ins neue Wirtschaftsjahr und durchgeführter Datenübernahme sind unter Optionen die Nummernkreise neu zu erstellen. Die Nummern für die Verkaufsbelege des neuen Wirtschaftsjahres werden eingegeben. Z.B. für beginnen bei Nummer Es werden 1000 Nummern angelegt. (Dabei sind die beiden ersten Stellen als Jahreskürzel für die Dokumente vorgesehen und die restlichen Stellen bilden die laufenden Dokumentennummern). Diese Nummern sind bei allen Verkaufsbelegen, die eingesetzt werden, zu erstellen (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung). 3.2 Artikelsummen Nullsetzen Dieser Punkt löst aus, dass im Artikelstamm die Daten (EK Mengen und Werte, VK Mengen und Werte und durchschnittliche Werte) auf der Lasche Zusatz gelöscht werden. Mit den Ein- und Verkäufen des neuen Wirtschaftsjahres werden sie wieder neu ermittelt. Dezember

8 Will man diese Summen nicht mit jedem neuen Jahr löschen, wird dieser Punkt nicht durchgeführt. Dann werden die Werte weiter summiert. Dieser Punkt wurde auch im Inventurdokument der Ware beschrieben nicht mehrmals durchführen! Dezember

9 Die bisherigen Werte werden in den Vorjahresspeicher übertragen. Diese Vorjahreswerte können unter der Schaltfläche Werte VZ abgefragt werden. Zu beachten ist, dass dieser Punkt nur einmal nach der Anlage des neuen Jahres durchzuführen ist! Würde man diesen Punkt mehrmals vornehmen, so werden leere Werte des Artikelstammes in die Werte Vorzeit übertragen, sodass danach beide Dialoge ohne Werte vorliegen! Abhilfe könnte dann nur eine Datenrücksicherung bringen, falls unmittelbar vor der Durchführung dieses Punktes eine aktuelle Datensicherung angelegt wurde. Dezember

10 3.3 Inventurmanager Inventurdaten anlegen Lediglich die Anlage der gesamten Artikeldaten, die zur Inventur herangezogen werden sollen, ist wichtig. Bei mehreren Lagerorten ist je Lagerort die Inventur anzulegen. Wenn bereits feststeht, dass die Erfassung der Inventurwerte nach bestimmten ausgewählten Gruppen erfolgen wird (z.b. nach Regalnummern oder nach Warengruppen), können hier bereits die Daten dementsprechend angelegt werden. Wichtig ist, dass alle Artikelbereiche, die inventiert werden sollen, im Inventurmanager mit dem ersten Tag des neuen Wirtschaftsjahres angelegt worden sind. Dezember

11 Sofern keine gesamte Jahresinventur vorgenommen wird, sondern während des gesamten Jahres Bereich für Bereich inventiert wird, so ist im Inventurmanager jener Bereich anzulegen, der zu Beginn des neuen Jahres inventiert werden soll. 3.4 Allgemeine Daten SC -Ware / Einkauf Unter Optionen / Allgemeine Daten SC-Ware / Lasche Einkauf wird die nächste Lieferantenbestellnummer und die nächste Lieferanten-Lieferscheinnummer hinterlegt, sofern diese Werte auch jährlich neu nummeriert werden sollen. 3.5 Exportjournale (im alten Wirtschaftsjahr) verarbeiten Wenn auch SC-Fibu oder SC-Kore zum Überleiten der Belege (Extras Fibubuchungen / Korebuchungen) installiert ist, werden die Buchungen immer nur innerhalb des Wirtschaftsjahres-Zeitraums verarbeitet, entsprechend jenem Wirtschaftsjahr das gestartet ist. Daher ist in das bisherige Wirtschaftsjahr zu wechseln und sind die Journale zu verarbeiten. Dezember

12 3.5.1 Fibubuchungen Im dargestellten Dialog werden die Zeilen mit ER oder AR in das Fibu-Buchungsjournal verbucht. Jene Zeilen mit der Kennung AR KASSA werden als Kassabuchungen verbucht siehe Dezember

13 3.5.2 Kassa verbuchen Je nach Einstellungen werden die Buchungen des Barverkaufs verbucht. Entweder in die Finanzbuchhaltung SC- Fibu oder in das Kassabuch SC-Kabu. Ob die Buchungen gesammelt als Tageslosung oder im Detail pro Beleg exportiert werden, wird in den Allgemeinen Daten SC-Ware / Lasche Verkauf definiert Ankaufsrechnungen verbuchen Es kann nach Zeitraum eingeschränkt oder ohne Eingrenzung (dann wird der gesamte Zeitraum des Wirtschaftsjahres heranzogen) der Datenexport der Ankaufsrechnungen in eine Exportdatei vorgenommen werden. Die Ankaufsrechnungen werden unter dem Punkt Einkauf / Ankaufsrechnung erfasst. Dezember

14 3.5.4 Korebuchungen Die Buchungszeilen werden in das Journal von SC-Kore verarbeitet. Dezember

15 4. Finanzbuchhaltung Je nachdem, ob die Daten des bisherigen Wirtschaftsjahres bereits abgestimmt sind, wenn die Offenen Posten mit den Kontensalden verglichen wurden, könnte auch jetzt schon die EB Übernahme (der Jahresübertrag) vorgenommen werden. Dieser Jahresübertrag kann auch später durchgeführt werden, es stehen jedoch im neuen Wirtschaftsjahr keine Offenen Posten und keine Salden der Konten zur Verfügung. 4.1 Journalübersicht / Hauptbuch verarbeiten Mit dem Symbol der grünen Tonne kann kontrolliert werden, ob alle Buchungsjournale aufs gültige Hauptbuch verarbeitet sind. Ist dies nicht der Fall, sind alle noch vorhandenen Journale zu verarbeiten (Hauptbuch / Verarbeiten). Der Dialog zeigt, dass im Journal 98 noch Buchungen enthalten sind. Diese gehören aufs gültige Hauptbuch verarbeitet. Dezember

16 Nun befinden sich alle Buchungen im gültigen Hauptbuch. 4.2 Offene Posten Abstimmung (im bisherigen Wirtschaftsjahr) Unter OP / Offene Posten Saldencheck sollten keine Differenzen aufgelistet werden. Sofern dies der Fall ist, kann auch der Jahresübertrag durchgeführt werden. Nachdem dieser Punkt mehrmals durchgeführt werden kann, kann auch im Vorjahr noch immer weitergebucht werden, z.b. weil noch Eingangsrechnungen einlangen, die ins Vorjahr erfasst gehören. Dezember

17 Dies sollte auf keinen Fall durchgeführt werden, wenn die offenen Posten im Vorjahr NICHT mit den Kontensalden übereinstimmen. Wird dieser Schritt trotzdem ohne Abstimmung der OPs durchgeführt, so müssen diese zweimal bereinigt werden. Einmal im alten Jahr für die Bilanzerstellung und einmal im neuen Jahr, wegen Mahnwesen, Zahlungsautomatiken, etc. 4.3 Jahresübertrag (EB erstellen) Es wird ins neue Wirtschaftsjahr eingestiegen und unter Extras / Jahresübertrag (EB erstellen) gewählt. Dadurch werden im neuen Wirtschaftsjahr in SC-Fibu die Eröffnungsbuchungen der Endsalden der Konten (laut Hauptbuch) des Vorjahres erzeugt und die bestehenden Offenen Posten aus dem Vorjahr ins neue Wirtschaftsjahr übernommen. Die automatischen EB-Buchungen stehen direkt im Hauptbuch und sind mit der Hauptbuchzeile 0 gekennzeichnet. Erfolgt eine neuerliche EB-Übernahme so werden automatisch die bisherigen Hauptbuchzeilen (mit der Nummer 0) gelöscht und es erfolgen die neuerlichen Einträge im Hauptbuch mit den aktualisierten EB-Salden, wieder unter der Zeile 0. Sofern das korrekte EBK-Konto zugeordnet ist, wird die Kontenbezeichnung im Dialog dargestellt. Ab dem Zeitpunkt einer durchgeführten EB-Übernahme und bei noch nacherfassten Buchungen im alten Wirtschaftsjahr dürfen die offenen Posten im Vorjahr nicht mehr gelöscht werden. Diese Markierung findet sich unter Optionen / Allgemeine Daten SC-Fibu / Lasche Programmsteuerung. Dezember

18 Werden noch Belege im alten Jahr erfasst, werden diese (im Vorjahr) wieder aufs Hauptbuch verarbeitet und im neuen Jahr wird wieder der Punkt Extras / Jahresübertrag (EB erstellen) vorgenommen (alle drei Markierungen Sachkonten eröffnen, Personenkonten eröffnen, offene Posten übernehmen - bleiben immer gesetzt). Werden OP s manuell im alten Jahr bearbeitet oder beim Verarbeiten gelöscht (irrtümlich war die Markierung bezahlte OPs nach dem Verarbeiten löschen nicht deaktiviert), so müssen die OP s im neuen Wirtschaftsjahr manuell nachbearbeitet werden! Dezember

19 5. Kostenrechnung Im neuen Wirtschaftsjahr wird unter Extras der Punkt Jahresübertrag gewählt. Mit diesem Jahresübertrag werden nur dann Werte ins neue Jahr übernommen, wenn die Aufwandsdauer bis ins neue Wirtschaftsjahr hinein reicht. Beispiel: Es wurde bei einem Beleg im alten Wirtschaftsjahr als Aufwandsdauer ein anderer Wert als 1 eingegeben und dieser Zeitraum reicht nun bis ins neue Wirtschaftsjahr dies kann z.b. bei Versicherungsbelegen der Fall sein, die über mehrere Monate gelten. Die erstellten Jahresübertrag-Buchungen sind im Buchungsjournal mit erstem Tag des neuen Wirtschaftsjahres angelegt und tragen als Text EB. Werden im alten Jahr nachträglich Buchungen vorgenommen, so ist der Punkt Extras / Jahresübertrag im neuen Wirtschaftsjahr neuerlich vorzunehmen, um zu verhindern, dass Belege mit längerer Aufwandsdauer nicht im neuen Jahr aufscheinen. Dezember

20 6. Anlagenbuchhaltung Der Jahresübertrag im Programm SC-Anbu läuft nicht analog zu den anderen Programmen der SC-Line ab. Es wurde bereits die Datenübernahme vorgenommen siehe 2.4. Nun wird das bisherige (alte) Wirtschaftsjahr gestartet und der Punkt Extras / Jahresübertrag angewählt. Mit diesem Jahresübertrag werden die Anlagenwerte ins neue Wirtschaftsjahr übertragen und die Abschreibungswerte (AfA-Buchungen) für das alte Wirtschaftsjahr erstellt. 6.1 Fibubuchungen der Anlagen Im Zuge des Jahresübertrages können die Fibubuchungen erstellt werden und automatisiert in SC-Fibu übergeben werden. Dezember

21 6.1.1 Fibubuchungen drucken Fibubuchungen bearbeiten Solange kein Übertrag der Buchungszeilen in SC-Fibu vorgenommen wurde, können einzelne Zeilen hier korrigiert oder gelöscht werden Fibubuchungen verbuchen Als Buchungsdatum wird der erste Tag des neuen Wirtschaftsjahres vorgeschlagen. Die Fibubuchungen werden in das im Dialog vorgeschlagene bzw. eingegebene Buchungsjournal von SC-Fibu verbucht. Dezember

22 Wenn die Fibu-Buchungsliste in diesem Dialog nicht gelöscht wird, so stehen die Fibu-Buchungen weiterhin zur Verfügung. Werden Sie aber wie unter Punkt beschrieben, gedruckt, so steht in der letzten Spalte Fibu, bei jeder Zeile ein Ja, weil diese Fibubuchungen bereits in SC-Fibu übergeleitet wurden Fibubuchungen löschen Mit diesem Punkt können alle enthaltenen Fibuzeilen mit einem Befehl gelöscht werden. Sollte dieses Löschen irrtümlich erfolgen, so kann ein neuerlicher Jahresübertrag in SC-Anbu vorgenommen werden, damit werden diese Fibubuchungen wieder erzeugt. Soll ein neuerlicher Übertrag von SC-Anbu ins neue Wirtschaftsjahr vorgenommen werden und noch Fibu- Buchungszeilen vorhanden sein, so erscheint folgende Meldung: Dezember

23 6.2 Korebuchungen Wenn auch Kostenrechnungsdaten in SC-Anbu erfasst werden, so stehen diese Kore-Buchungen ebenfalls zur Überleitung zur Verfügung Korebuchungen drucken Korebuchungen bearbeiten Jede Zeile könnte bearbeitet oder gelöscht werden Korebuchungen übertragen Dezember

24 Wenn die Kore-Buchungsliste in diesem Dialog nicht gelöscht wird, so stehen die Kore-Buchungen weiterhin zur Verfügung. Werden Sie aber wie unter Punkt beschrieben, gedruckt, so steht in der letzten Spalte Kore, bei jeder Zeile ein Ja, weil diese Korebuchungen bereits in SC-Kore übergeleitet wurden Korebuchungen löschen Dezember

25 7. Kassabuch Das Kassabuch wird mit dem neuen Wirtschaftsjahr gestartet. Die Datenübernahme wurde bereits unter 2.5 Datenübernahme Kassabuch beschrieben. Wenn der Punkt Buchen angewählt wird, wird nach dem Anfangskassenstand des verwendeten Kassabuches gefragt. Dieser Anfangssaldo wird eingetragen und danach können die Belege erfasst werden. Dezember

26 Der Anfangskassastand wird unter Optionen / allgemeine Daten SC Kassa im Feld Anfangssaldo angezeigt. Dezember