Eine Datenbank in Avery Zweckform DesignPro über ODBC öffnen

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1 Eine Datenbank in Avery Zweckform DesignPro über ODBC öffnen Was ist ODBC? Warum sollte eine externe Datenbank über ODBC geöffnet werden? Wie wird eine Datenbank über ODBC geöffnet und mit einem DesignPro Projekt verknüpft? Fehlersuche Problem 1 - Fehlermeldung: Keine Spalten in der Datendatei Problem 2 - Das Einfügen einer.csv oder.txt Datendatei funktioniert nicht. Eine Fehlermeldung sagt, in der Datei gäbe es keine Spalten. Problem 3 - Die numerischen Strichcode-Daten einer.csv oder.txt Datei befinden sich dort als Feld. Sie erscheinen in dezimaler oder wissenschaftlicher Schreibweise und rufen daher Fehler für die Strichcodes hervor. Problem 4 - Beim Versuch, eine Datendatei in DesignPro einzufügen erscheinen Fehlermeldungen über ungültige Daten in Feldern oder Spalten. Problem 5 Wenn ein Microsoft Excel-Blatt über ODBC in DesignPro eingefügt wird, wird meinen Zahlen eine Dezimalstelle und eine Null hinzugefügt oder am Anfang von Codes stehende Nullen werden entfernt. Copyright 2013 Avery Zweckform Seite 1

2 Was ist ODBC? ODBC ist die Abkürzung von Open DataBase Connectivity. Mit diesem Werkzeug können Datenbanken von unterschiedlichen Programmen in ein Standardformat umgewandelt werden. Dies erfolgt über die Auswahl eines mit diesem speziellen Dateityp verbundenen Treibers. Damit die DesignPro - Option Eine externe Datenbank über ODBC öffnen funktioniert, muss auf Ihrem Computer ein geeigneter ODBC-Filter installiert sein. Wichtiger Hinweis: Die Installation eines ODBC-Filters erfolgt normalerweise bei der Installation von Microsoft Office. Informieren Sie sich in Ihrer Microsoft Office-Dokumentation oder wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator für weitere. Warum sollte eine externe Datenbank über ODBC geöffnet werden? Wenn Sie den Befehl Datenbank > Öffnen in DesignPro verwenden, haben Sie zwei Optionen - Eine dbase III Datenbank öffnen oder Eine externe Datenbank über ODBC öffnen. Benutzer sollten zur Verknüpfung ihrer Datenbank mit einem DesignPro - Projekt die ODBC-Option in den folgenden Fällen wählen: Ihre Datenbank wurde mit einem Programm erstellt, das bei Speichern unter keine dbase III - Option bietet. Die Datenbank soll in der Ursprungsanwendung aktualisiert werden, die die verknüpfte Datenbank in DesignPro automatisch aktualisiert. Wenn eine Datenbank in DesignPro über die ODBC-Option geöffnet wird, werden Dateninhalt und Feldnamen direkt mit der Ursprungsanwendung wie Excel oder Access verknüpft. Auf diese Weise werden Änderungen, die in der Ursprungsdatenbank erfolgen, in einem mit dieser Datenbank verknüpften DesignPro - Projekt automatisch aktualisiert. In diesem Dokument werden die zwei folgenden Punkte behandelt: Wie wird eine Datenbank über ODBC geöffnet und mit einem DesignPro Projekt verknüpft? Fehlersuche Wie wird eine Datenbank über ODBC geöffnet und mit einem DesignPro Projekt verknüpft? Der folgende Ablauf illustriert die Schritte für das Öffnen und Verknüpfen einer Datenbank über einen ODBC- Filter auf Ihrem Computer aus DesignPro heraus. In diesem Beispiel wird eine Microsoft Access Datenbank geöffnet. Hinweis: Mit der ODBC-Funktion können auch Microsoft Excel-Datenbanken wie beschrieben geöffnet werden. Copyright 2013 Avery Zweckform Seite 2

3 1. Wählen Sie Datenbank > Öffnen. 2. Das Dialogfeld Datenbank öffnen wird angezeigt. Klicken Sie auf Datenbank über ODBC verknüpfen. Hinweis: Die Ausführung der einzelnen Schritte ist für jede Datendatei nur einmal erforderlich, wenn Sie diese Einfügefunktion in DesignPro verwenden. 3. Wählen Sie das Register Computerdatenquelle. Wenn Sie zuvor einen hier aufgeführten Datenquellennamen erstellt haben, markieren Sie ihn und klicken Sie OK. Weiter mit Schritt 13. Wenn Sie noch keinen Datenquellennamen erstellt haben, klicken Sie auf Neu. Weiter mit Schritt Wählen Sie eine Systemdatenquelle. Klicken Sie auf Weiter. 5. Wählen Sie einen ODBC-Treiber für die einzufügende Datei. In diesem Beispiel wählen Sie Microsoft Access Driver, um eine Microsoft Access Datenbank (*.mdb) zu verknüpfen. Klicken Sie auf Weiter. Hinweis: Informieren Sie sich in Ihrer Microsoft Office- Dokumentation oder wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator für weitere. Copyright 2013 Avery Zweckform Seite 3

4 6. Das ODBC-System bestätigt Ihre Auswahl. Klicken Sie auf Fertigstellen, um die Datenquelle zu erstellen. Im nächsten Schritt definieren Sie die Details der Datenquelle. 7. Geben Sie einen Namen für Ihre Datenbank in das Feld Datenquellenname ein. Für die Verwendung mit künftigen DesignPro - Designs oder anderen Anwendungen lädt ODBC diese Datenbank in das Dialogfeld Datenquelle wählen. 8. Geben Sie eine Beschreibung für Ihre Datenbank in das Feld Beschreibung ein. 9. Klicken Sie auf Auswählen, um die Datenbankdatei mit der Datenquelle zu verknüpfen. 10. Suchen Sie Ihre Microsoft Access *.mdb - Datei und markieren Sie sie. Klicken Sie auf OK. 11. Klicken Sie auf OK, um die Definition Ihrer Datenquelle zu bestätigen. Die Definition der Datenquelle ist vollständig. Copyright 2013 Avery Zweckform Seite 4

5 12. Wählen Sie Ihre Datenbank und klicken Sie auf OK. Im Dialogfeld Tabelle/Datei auswählen verfügt eine Microsoft Access Datenbank über eine oder mehrere Datentabellen und eine Anzahl interner Systemtabellen. Hinweis: Bei der Arbeit mit einer Microsoft Excel - Datei werden ein oder mehrere Arbeitsblätter angezeigt. 13. Wählen Sie eine Tabelle aus dem Dialogfeld. Die Datenbank ist nun mit Ihrer aktuellen DesignPro Design- Datei verknüpft. Hinweis: Klicken Sie auf Optionen und markieren Sie als einziges Kontrollkästchen Tabellen, um nur die Datentabellen in diesem Dialogfeld anzuzeigen. 14. Klicken Sie auf OK. 15. Um ein Feld, oder auch mehrere in das Design, einzufügen, wählen Sie Datenbank > Feld einfügen. 16. Markieren Sie einen Feldnamen und klicken Sie auf Einfügen. Der Feldname wird in ein Textfeld Ihres Designs eingefügt. Sie können das Design wie gewohnt um Zeilenumbrüche und Formatierungen erweitern. 17. Um die Datenbankdaten im Entwurf anzuzeigen, wählen Sie Datenbank > Feldinhalte anzeigen. Mit der Schaltfläche Nächster Datensatz in der Werkzeugleiste können Sie einzelne Datensätze anzeigen. Hinweis: Wenn Sie die Verknüpfung Ihres Designs mit der Datenbank lösen wollen, wählen Sie Datenbank > Deaktivieren. Fehlersuche Wenn Sie mit Datenbankdateien arbeiten und aus Datenbanken importieren, müssen manche Einstellungen sehr exakt erfolgen, damit die Anbindung korrekt verläuft. Folgend einige Beispiele mit fehlerhaften Einstellungen oder ungültigen Daten und Lösungen für die Korrektur. Copyright 2013 Avery Zweckform Seite 5

6 Problem 1 - Fehlermeldung: Keine Spalten in Datendatei Wichtiger Hinweis: Bei ungewöhnlichen Fehlermeldungen sollten Sie zuerst überprüfen, ob der Dateiname Ihrer einzufügenden Datei keine Fehler aufweist: Einen zusätzlichen Punkt (.), außer dem Trennpunkt zwischen Name und Namenserweiterung. So ist mergefile.txt richtig, merge.file.txt wird nicht akzeptiert. Akzentuierte Buchstaben oder Sonderzeichen. Hier sind Besonderheiten mit Microsoft ODBC-Treibern im Spiel, die bei manchen ODBC- und Microsoft Windows - Versionen auftreten können. Sie können auch durch Änderungen in DesignPro nicht behoben werden. Problem 2 - Das Einfügen einer.csv oder.txt Datendatei funktioniert nicht. Eine Fehlermeldung sagt, in der Datei gäbe es keine Spalten. Diese Nachricht wird durch den ODBC-Treiber verursacht, der die einzufügende Datei interpretiert. DesignPro empfängt die Meldung über den Fehlerzustand und versteht das Dateiformat nicht. Das Problem kann gelöst werden, indem der ODBC Text Treiber der Datenquelle entsprechend konfiguriert wird. Der ODBC-Treiber kann Felder (Spalten) in der einzufügenden Datendatei nicht erkennen. Unter Umständen benutzt ODBC nicht das Standard-Listentrennzeichen von Windows, welches in der Regel ein Komma (,) für die USA, Kanada, und Großbritannien, Australien ist, oder ein Semikolon (;) für Kontinentaleuropa. Das Listentrennzeichen wird in den Regionaleinstellungen der Systemsteuerung von Microsoft Windows eingestellt. Als zweiter Grund für dieses Problem kann eine falsche Datentyperkennung gelten. Der ODBC-Treiber erkennt Daten als numerisch und ordnet einem Feld den Typ numerisch zu, während die Daten tatsächlich als Text- Zeichenkette gelesen werden müssen. Die Lösung: Um das erste Problem zu lösen, stellen Sie die fraglichen Optionen in der ODBC-Konfiguration wie folgt ein: Im Dialogfeld ODBC Text Setup, in der der Datenquellenname und die Beschreibung eingetragen werden, tun Sie folgendes: Hinweis: Beachten Sie, dass manche Betriebssysteme und ODBC-Versionen nicht über die gleichen Optionen verfügen, bzw. die nachstehenden Optionen unterschiedliche Namen tragen. Versuchen Sie in diesen Fällen, die Dialogtexte sinngemäß zu deuten.. 1. Klicken Sie auf Optionen. 2. Wählen Sie Aktuellen Ordner verwenden aus. 3. Klicken Sie auf Durchsuchen und begeben Sie sich in den Ordner, in dem sich die einzufügende Datei befindet. 4. Klicken Sie auf Format festlegen. 5. Wählen Sie Ihre Datei aus der Liste. 6. Wählen Sie Format > Benutzerdefiniert und geben Sie das Listentrennzeichen in das Feld ein (das Semikolon für Europa). 7. Bestätigen Sie mit OK. Wenn Sie eine Fehlermeldung erhalten wie etwa Fehler Speicherattribute von (null) zu (null), kann sie ignoriert werden. Klicken Sie auf OK und fahren Sie fort. Der ODBC-Texttreiber wird nun die Dateistruktur verstehen. Copyright 2013 Avery Zweckform Seite 6

7 Für die Korrektur einer fehlerhaften Datentyperkennung beschäftigen Sie sich mit dem nächsten Punkt. Beachten Sie, dass eine fehlerhafte Datenerkennung verschiedenste Fehlermeldungen auslösen kann, daher ist es immer sinnvoll, die Datentypen für alle Felder zu überprüfen. Strichcodes oder Postleitzahlen einer einzufügenden Textdatendatei werden fehlerhaft angezeigt Problem 3 - Die numerischen Strichcode-Daten einer.csv oder.txt Datei befinden sich dort als Feld. Sie erscheinen in dezimaler oder wissenschaftlicher Schreibweise und rufen daher Fehler für die Strichcodes hervor. Die Lösung: Arbeiten Sie bitte zunächst die Schritte des vorherigen Punkts ab. Außer dem Listentrennzeichen können Sie den Datentyp aller Felder Ihrer Liste definieren. Dies ist zum Beispiel dann wichtig, wenn Sie es mit numerischen Strichcodedaten oder Postleitzahlen zu tun haben, die der ODBC-Treiber normalerweise als numerisch interpretiert, aber wie Text zu verwenden sind. Stellen Sie dieses Feldformat für korrekte Ergebnisse in ODBC auf den Typ Char (Character) ein. Wenn Sie die Einstellungen für ein Feld geändert haben (Typ, Länge) vergessen Sie nicht, die Änderungen durch einen Klick auf Aktualisierung/Ändern, sonst werden Ihre Änderungen verworfen. Fehlermeldungen beim Einfügen von Microsoft Excel und Microsoft Access Dateien Problem 4 - Beim Versuch, eine Datendatei in DesignPro einzufügen erscheinen Fehlermeldungen über ungültige Daten in Feldern oder Spalten. Die Lösung: Einige Anwendungen erlauben die Definition von Feldnamen, die nicht mit den Anforderungen der Microsoft ODBC - Treiber übereinstimmen. Dazu gehören Microsoft Anwendungen wie Microsoft Excel und Microsoft Access. Typische Probleme sind Leerzeichen oder Sonderzeichen in Feldnamen. In Feldnamen von Microsoft Excel-Blättern dürfen keine Leerzeichen und auch keine Sonderzeichen verwendet werden. (Feldnamen stehen in der ersten Zeile des Arbeitsblatts.) In einigen Fällen ist es besser, mit Speichern unter eine CSV-Datei mit Semikolons als Listentrennzeichen zu erzeugen (in einigen Ländern wird das Komma verwendet), und diese dann Im Fenster Computerdatenquelle mit der Option Textdatei zu öffnen (statt der Option Microsoft Excel Datei). Eine Lösung für nicht dem Standard entsprechende Microsoft Access Feldnamen ist die Erstellung einer Microsoft Access Abfrage zur Neufestlegung der Feldnamen, danach wird die Abfrage eingefügt. Beispiel: In einer Microsoft Access Datenbank gibt es zwei Felder: Vorname Nachname Microsoft Access akzeptiert beide als gültige Feldnamen, sie bereiten aber dem Microsoft ODBC Treiber Probleme. Definieren Sie eine Abfrage im Microsoft Access Design Modus und definieren Sie die beiden Felder in der Feldspalte wie folgt: FirstName:[Vorname] LastName:[Nachname] Hinweis: Sie können Feldnamen ohne Leerzeichen, aber mit Unterstrich ( _ ) erstellen, zum Beispiel den Feldnamen First_Name. Copyright 2013 Avery Zweckform Seite 7

8 PLZ-Felder werden fehlerhaft eingefügt Problem 5 Wenn ein Microsoft Excel-Blatt über ODBC in DesignPro eingefügt wird, wird meinen Zahlen eine Dezimalstelle und eine Null hinzugefügt oder am Anfang von Codes stehende Nullen werden entfernt. Die Lösung: Eine mögliche Lösung ist die Einfügung eines Apostrophs vor jeder Zahl in allen Zellen von Microsoft Excel. Dann wird jede Zelle als Text behandelt. Leider können Sie die Zellen nicht einfach als Textfelder neu formatieren. In allen Zellen muss der Code-Zahl individuell ein Apostroph vorangestellt werden. Diese Apostrophe können in Microsoft Excel mit einem eigens geschriebenen Makro automatisch eingefügt werden. Lesen Sie im Microsoft Excel Benutzerhandbuch nach, wie solche Makros erstellt werden. Wichtiger Hinweis: Diese Lösung wird im Falle von Strichcodes nicht funktionieren. Da die Code-Felder nun als Text behandelt werden, können sie nicht als Zahlen verarbeitet werden, was aber für die Strichcode-Funktion in DesignPro erforderlich ist. Hier empfehlen wir, das Microsoft Excel Blatt als dbase III - Datei zu speichern und die Option eine dbase III-Datenbank öffnen in DesignPro zu verwenden. Avery, Zweckform und alle anderen Marken, Produktnamen und Codes von Avery sind Marken der CCL Industries Inc.,Toronto (Kanada). Alle anderen Marken und Produktnamen sind Marken der jeweiligen Unternehmen. Copyright 2013 Avery Zweckform Seite 8