Anleitung Auswertung erstellen: Liste mit E-Mail-Adressen Auswertung erstellen: Liste mit E-Mail- Adressen Das Beispiel Sie möchten für den Versand eines Newletters per E-Mail eine Liste der in mention zu Ihren Kunden erfassten Ansprechpartner mit E-Mail-Adresse erzeugen. Die Liste soll nur diejenigen Ansprechpartner enthalten, die den Erhalt von Werbung nicht ausdrücklich untersagt haben. Hinweis: Zur Einführung in das Informationssystem können Sie das folgende Beispiel mit der Demoversion von mention nachvollziehen. Melden Sie sich als Benutzer MUSTER mit dem Kennwort kennwort an. Ablauf allgemein in mention Die Liste wird über das Informationssystem mention Distributed Information Manager erzeugt. Dazu wird eine neue Auswertung erstellt, ausgeführt und als Excel-Datei gespeichert. Ein neue Auswertung erstellen Öffnen Sie das Informationssystem über die Desktopverknüpfung oder über den Explorer mit dsinfo.exe. Wählen Sie den Menüpunkt Auswertung / Neu (bzw. Tastenkombination Strg+N). Es öffnet sich das Fenster Neue Auswertung. Abbildung: Auswahl der Oberbegriffe Zunächst ist nur die Registerkarte Auswahl aktiv. Hier werden alle (fest vorgegebenen) Oberbegriffe zur Auswahl angezeigt. 1
Auswertung erstellen: Liste mit E-Mail-Adressen Anleitung Wählen Sie den Oberbegriff Stammdaten. Mit einem doppeltem Mausklick auf diesen Oberbegriff wird der Ordner Stammdaten geöffnet. Es werden alle Kategorien angezeigt, die zum Oberbegriff Stammdaten ausgewertet werden können. Abbildung: Auswahl der Kategorie Kunden zum Oberbegriff Stammdaten Wählen Sie die Kategorie Kunden zum Oberbegriff Stammdaten aus. Ein Doppelklick mit der Maus auf die Kategorie Kunden aktiviert die Registerkarte Detail. Auswahl der Variablen Jetzt werden alle verfügbaren Variablen in alphabetischer Reihenfolge aufgelistet: Kategorie, der die Variable zugeordnet ist alle verfügbaren Variablen zur gewählten Kategorie Abbildung: Die Registerkarte Detail In der linken Spalte stehen die Variablen, in der rechten Spalte die jeweilige Kategorie, der die Variable zugeordnet ist. Es sind also nicht nur Variablen aus der Kategorie Kunden, sondern z. B. auch aus der Kategorie Adressen-Ansprechpartner verfügbar. Hinweis: Deaktivieren Sie die Option Alphabetische Reihenfolge, werden Ihnen links die verfügbaren Ordner und (nach dem Öffnen der Ordner) die zugeordneten Variablen in einer Baumstruktur angezeigt. Hier wählen Sie alle Variablen aus, die in den Spalten der Auswertung angezeigt werden sollen. 2
Anleitung Auswertung erstellen: Liste mit E-Mail-Adressen Die Variable wird in der linken Fensterhälfte markiert und mit doppeltem Mausklick oder Betätigen der Symbol-Schaltfläche in die rechte Fensterhälfte übernommen. In der Anzeige der Auswertung wird standardmäßig die Bezeichnung der Variablen übernommen. Sie können aber zu jeder Variablen eine eigene Bezeichnung der Spalte angeben. Diese tragen Sie für die in der rechten Fensterhälfte markierte Variable im darunter befindlichen Feld ein. bisher ausgewählte Variablen eigene Spaltenbezeichnung Abbildung: Die Spalte mit der Variablen Name 2 erhält die Bezeichnung Firma Für die E-Mail-Liste übernehmen Sie folgende Variablen und geben die abweichenden Spaltenbezeichnungen ein: Variable aus Kategorie abweichende Spaltenbezeichnung Kunden-Nr. Kunden Name 2 Adressen Firma Name 2 Adressen-Ansprechpartner Name Name 1 Adressen-Ansprechpartner Vorname E-Mail Adressen-Ansprechpartner Hinweis: Alle Variablen, denen Sie eine abweichende Spaltenbezeichnung zugeordnet haben, werden für die Erstellung dieser Auswertung (z. B. bei der Sortierung oder Festlegung von Filtern) mit der Bezeichnung [Variable] als [Spaltenbezeichnung] angezeigt. Abbildung: Ausgewählt für die Liste mit E-Mail-Adressen 3
Auswertung erstellen: Liste mit E-Mail-Adressen Anleitung Im unteren Fensterbereich sehen Sie die Anordnung der Auswertung. Hier können Sie durch Ziehen mit der Maus die Breite der Spalten ändern. Bei der Anzeige der Auswertung wird die hier festgelegte Breite übernommen. Spaltenbreite durch Ziehen mit der Maus ändern Abbildung: Verschieben der Spaltenköpfe in der Anordnung der Auswertung Sortierung festlegen Anschließend wird die Sortierung der Liste festgelegt. Dazu wechseln Sie auf die Registerkarte Sortierung. Wählen Sie Kunden-Nr. aus der Kategorie Kunden. Die Variable wird in der linken Fensterhälfte markiert und mit doppeltem Mausklick oder Betätigen der Symbol-Schaltfläche in die rechte Fensterhälfte übernommen. Abbildung: Sortierung nach Kundennummer Filter setzen Mit Filtern werden die in der Auswertung aufgelisteten Daten begrenzt. Im Beispiel sollen nur (a) Ansprechpartner aus dem Mandanten mit der Nummer 1 aufgelistet werden, die (b) den Erhalt von Werbung nicht ausdrücklich untersagt haben. (c) Darüber hinaus sollen nur die Ansprechpartner erfasst werden, zu denen eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Wechseln Sie auf die Registerkarte Filter. Die Filter sind als UND-Filter zu hinterlegen, da für jeden ermittelten Datensatz alle drei Bedingungen (a)-(c) erfüllt sein sollen. 4
Anleitung Auswertung erstellen: Liste mit E-Mail-Adressen (a) Markieren Sie in der Liste der Variablen Mandanten-Nr. aus der Kategorie Kunden. Anschließend wählen Sie die Symbol-Schaltfläche Filters. zum Einfügen eines neuen UND- Abbildung: Einen neuen UND-Filter einfügen Jetzt kann im unteren Fensterbereich der Filter eingegeben werden: Aus dem Listenfeld wird gleich ausgewählt, als Nummer wird 1 eingetragen: Abbildung: Die Ansprechpartner werden nur im Mandanten 1 ermittelt Mit der Symbol-Schaltfläche übernehmen Sie den ersten Filter. (b) Als Nächstes wählen Sie die Variable Keine Werbung aus der Kategorie Adressen- Ansprechpartner. Nach Betätigen der Symbol-Schaltfläche zum Einfügen eines neuen UND-Filters setzen Sie die Variable ungleich 1 und übernehmen diesen Filter mit der Symbol-Schaltfläche. Abbildung: Die Option Keine Werbung soll zum Ansprechpartner nicht aktiviert sein Hinweis: Die Liste der Auswertungsvariablen finden Sie in der Online-Hilfe zum Informationssystem (im Programm über F1 oder Schaltfläche Hilfe öffnen) im gleichnamigen Ordner (sortiert nach Oberbegriffen und Kategorien). Unter Adressen-Ansprechpartner (zum Oberbegriff Adressen) wird für die Variable Keine Werbung für Ja=1 ausgewiesen. Im Beispiel soll aber gerade dieser Wert nicht gesetzt sein (also wurde der Filter ungleich 1 festgelegt). (c) Für den dritten UND-Filter wählen Sie die Variable E-Mail aus der Kategorie Adressen- Ansprechpartner. Nach Betätigen der Symbol-Schaltfläche zum Einfügen eines neuen UND-Filters wählen Sie im Listenfeld ungleich und lassen die Wertangabe frei (also ungleich leer). Diesen Filter setzen Sie konstant (Häkchen setzen), damit nur Datensätze 5
Auswertung erstellen: Liste mit E-Mail-Adressen Anleitung ausgewiesen werden, die in diesem Feld einen Eintrag aufweisen. Übernehmen Sie den Filter mit der Symbol-Schaltfläche in die Auswertung. Damit sind alle erforderlichen Filter definiert: Abbildung: Die definierten Filter Hinweis: Soll zu jeder Firma nur der Hauptansprechpartner in der Liste aufgeführt werden, wählen Sie als weiteren UND-Filter Lfd.Nr. (aus der Kategorie Adressen-Ansprechpartner) gleich 1. Auswertung speichern Zum Speichern wechseln Sie auf die Registerkarte Beenden. Hier wird die Auswertung einer (selbst festgelegten) Kategorie zugeordnet und eine Bezeichnung hinterlegt: Über die Auswahl-Schaltfläche Kategorie für Auswertung wählen. zum Feld Zuordnung zu Kategorie öffnen Sie das Fenster Abbildung: Das Fenster Kategorie für Auswertung wählen Markieren Sie die Kategorie Kunden und übernehmen diese mit Betätigen der Schaltfläche OK. Ist noch keine passende Kategorie angelegt, betätigen Sie die Symbol-Schaltfläche (Neue Kategorie) und geben dem neuen Ordner die entsprechende Bezeichnung. Anschließend geben Sie im Feld Bezeichnung der Auswertung 'E-Mail-Adressen für Newsletter' ein. 6
Anleitung Auswertung erstellen: Liste mit E-Mail-Adressen Abbildung: Zuordnung zu Kategorie und Bezeichnung der Auswertung Hinweis: Ordnen Sie der Auswertung vor dem Speichern auf der Registerkarte Benutzer einen Benutzer zu, kann dieser die Auswertung nach dem Speichern in mention Warenwirtschaft oder mention Finance über das Menü Info unter der hier vergebenen Bezeichnung ausführen. Zum Speichern betätigen Sie die Schaltfläche OK. Beantworten Sie die folgende Programm-Meldung 'W1025: Auswertung speichern?' mit Ja. Anschließend bietet Ihnen mention sofort an, die Auswertung auszuführen. Auswertung ausführen Bestätigen Sie die Programm-Meldung 'W1027: Auswertung ausführen?' mit Ja, wird Ihnen die Liste mit den Ansprechpartnern und E-Mail-Adressen angezeigt. sortiert nach Kunden-Nr. nur Einträge mit hinterlegter E-Mail-Adresse Abbildung: Anzeige der durchgeführten Auswertung 7
Auswertung erstellen: Liste mit E-Mail-Adressen Anleitung Excel-Datei Exportieren Sie die Liste über die Schaltfläche Exportieren in eine Excel-Datei. Wählen Sie dazu im folgenden Windows-Fenster den Pfad und ändern ggf. den vorgeschlagenen Dateinamen. Öffnen einer gespeicherten Auswertung Wählen Sie nach dem Start von mention Distributed Information Manager den Menüpunkt Auswertung / Öffnen (bzw. Tastenkombination Strg+O). Es öffnet sich das Fenster Auswertung öffnen. Die Auswertung wurde zur Kategorie Kunden gespeichert. Mit doppeltem Mausklick auf den Ordner Kunden werden alle zur Kategorie gespeicherten Auswertungen angezeigt: Abbildung: Das Fenster Auswertung wählen Über die Symbol-Schaltflächen bzw. den Funktionen des Kontextmenüs (nach Markieren der Auswertung über die rechte Maustaste öffnen) können Sie die Auswertung z. B. ausführen oder zum Ändern öffnen. Abbildung: Die Funktionen des Kontextmenüs 8