Herrn RM Norbert Schilff Vorsitzender des Ausschusses für Personal und Organisation 17.11.2015 Erweiterung der Tagesordnung Gute Führung bei der Stadt Dortmund (DS-Nr.: 02481-15) Sehr geehrter Herr Vorsitzender, im Wege der Dringlichkeit wird vorgeschlagen, die Tagesordnung des Ausschusses für Personal und Organisation am 27.11.2015 um den Tagesordnungspunkt Gute Führung bei der Stadt Dortmund zu erweitern. Die Dringlichkeit begründet sich wie folgt: Der Leitfaden für Führungskräfte Gute Führung bei der Stadt Dortmund soll in den Ordner Gute Personalarbeit! aufgenommen werden und künftig als Grundlage für Fortbildungen von Führungskräften dienen. Es handelt sich inhaltlich um die strategische Ausrichtung verschiedener Führungsthemen (z. B. Ausbildung, demografischer Wandel und Wissensmanagement). Die Führungskräfte erhalten damit ein Grundsatzwerk als Orientierung zur strategischen Personalarbeit der Stadt Dortmund. Mit freundlichen Grüßen Jörg Stüdemann
Gute Führung bei der Stadt Dortmund Stand: 11.09.2015 Seite - 1 -
Inhaltsverzeichnis Präambel...3 1. Partnerschaftlicher Umgang, Vorbildfunktion, Respekt und kooperativer Führungsstil...6 2. Entscheidungen treffen, Verantwortung übernehmen und teilen...7 3. Personalverantwortung übernehmen und ausüben...8 4. Informieren und Kommunizieren...9 Seite - 2 -
Präambel Die Dortmunderinnen und Dortmunder haben eine klare Erwartungshaltung an die Stadtverwaltung. Sie erwarten ein modernes Dienstleistungsunternehmen, das eine gute Lebensqualität gewährleistet, den Wirtschaftsstandort Dortmund stärkt, die Schaffung von Arbeitsplätzen fördert und die soziale Balance in der Stadt hält. Dass wir diese hohen Anforderungen gemeinsam stemmen können, ist für jeden sichtbar. Unter anderem belegen dies diverse Preise, die unsere Stadtverwaltung, insbesondere durch den Verdienst ihrer motivierten Beschäftigten, erhalten hat. Zu nennen sind hier beispielsweise der im letzten Jahr gewonnene Nachhaltigkeitspreis, der Max-Spohr-Preis oder das Prädikat Total E-Quality. Wir praktizieren in vielen Bereichen Bürgerbeteiligung vor Ort, der Aktionsplan Soziale Stadt zeigt Wirkung, viele Arbeitsplätze wurden neu geschaffen und dienen dazu, den Lebensraum in Dortmund zu gestalten und damit auch die Zukunft unserer Stadt zu sichern. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadt Dortmund erbringen in den unterschiedlichsten Bereichen großartige Leistungen. Wir können stolz sein auf das, was wir in unserer Verwaltung jeden Tag auf die Beine stellen. Dafür bedanke ich mich ausdrücklich. Genau hier setzt Führungsverantwortung ein. Um weiterhin erfolgreich sein zu können, sind unsere Führungskräfte gefordert, Danke zu sagen. Denn sie vertreten die Stadt Dortmund als Arbeitsgeberin im täglichen Miteinander mit den Beschäftigten. Die Führungskräfte müssen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unserer Verwaltung ernst nehmen. Die ehrlich gemeinte Wertschätzung der Beschäftigten ist grundlegendes Prinzip des Führungsstils in unserer Verwaltung. Gut praktizierte Führung und damit gute Personalarbeit bewirkt in unserer Belegschaft eine hohe Gesundheitsquote. Nur mit engagierten Beschäftigten werden gute Ergebnisse im Dienstleistungsprozess erzielt. Viele Führungskräfte in unserer Verwaltung praktizieren bereits den auf Wertschätzung der Beschäftigten basierten Führungsstil. Uns ist bewusst, dass Führungskräfte, damit sie ihre Funktion verantwortungsvoll ausüben können und ihr Leistungsvermögen gerne einbringen, ebenfalls Unterstützung benötigen. Dazu ist erforderlich, dass sie regelmäßig über grundlegende Angelegenheiten und bedeutsame Einzelthemen informiert werden, Anerkennung für die vielseitigen an sie gerichteten Anforderungen erfahren, für ihre Leistungsbereitschaft honoriert werden sowie Perspektiven für ihre weitere Entwicklung erhalten und ihnen diese ermöglicht werden. Wir richten nicht nur Forderungen an unsere Führungskräfte, sondern schätzen ihre Arbeit auch wert. Gemeinsam mit dem Personalrat haben wir beschlossen, die bei der Stadt Dortmund seit dem Jahr 1997 geltenden Leitlinien zur Führung und Zusammenarbeit zu überarbeiten und den vorliegenden Leitfaden zu entwickeln. Dieser wird zum Inhalt verschiedener Führungskräfteschulungen. Nach einer zweijährigen Erprobungsphase soll eine Evaluation stattfinden. Seite - 3 -
Der vorliegende Leitfaden für gute Führung bietet (nicht nur) für alle Führungskräfte Orientierung und Unterstützung bei ihrer täglichen Arbeit und ist dazu bestimmt, sich selbst und die eigene Arbeit ab und an zu hinterfragen. Er wird künftig noch durch eine, vom Personal- und Organisationsamt erarbeitete, Hilfestellung für Führungskräfte erweitert, in der es um sachverhaltsbezogene konkrete Rechte und Pflichten von Führungskräften in einzelnen Führungssituation gehen wird. Dabei richtet sich dieser Leitfaden nicht nur an Führungskräfte, sondern an jede Kollegin und jeden Kollegen. Denn wir alle sind ein Teil der Stadtverwaltung Dortmund. Jede und jeder von uns ist wichtig, ganz gleich in welcher Funktion und in welchem Arbeitsbereich. Dabei ist uns wichtig, dass die Beschäftigten unserer Verwaltung die im Folgenden genannten Führungsgrundsätze auch einfordern können. Unterstützend wirkt dabei neben den Führungskräften der Personalrat. Es ist an uns allen, die vorliegende Richtschnur mit Leben zu füllen. Dabei setzen wir auf Ihre Mitwirkung: Seien Sie Vorbild, hinterfragen Sie die eigenen Einstellungen und Verhaltensweisen und setzen Sie die Führungsleitlinien überzeugend in Ihrem Arbeitsalltag um. Nutzen Sie u. a. das Mitarbeiter(innen)gespräch, um sich zu Themen auszutauschen. Tragen Sie dazu bei, dass Arbeitsergebnisse und Arbeitsklima in unserer Verwaltung noch besser werden. Dortmund, im September 2015 Ullrich Sierau Oberbürgermeister Seite - 4 -
Jörg Stüdemann Stadtdirektor Diane Jägers Stadträtin Daniela Schneckenburger Stadträtin Birgit Zoerner Stadträtin Ludger Wilde Stadtrat Martin Lürwer Stadtrat Thomas Westphal Geschäftsführer Wirtschaftsförderung Seite - 5 -
1. Partnerschaftlicher Umgang, Vorbildfunktion, Respekt und kooperativer Führungsstil Die Führung und der Umgang miteinander orientieren sich an Partnerschaftlichkeit. Das bedeutet, dass Sie als Führungskraft Partner/in sind. Ihr Verhalten bestimmt wesentlich die Arbeitszufriedenheit Ihrer Beschäftigten und damit die Arbeitsmotivation, das Arbeitsklima und das Arbeitsergebnis. Sie übernehmen eine Vorbildfunktion. Partnerschaftlich heißt: In Ihren Arbeitsbeziehungen gehen Sie in gegenseitiger Achtung, offen und ehrlich mit den Beschäftigten um und nehmen Ihre Beschäftigten ernst. Sie bringen ihnen Wertschätzung und Vertrauen entgegen. Sie sprechen angemessen und zeitnah Ihre Anerkennung aus. Sie treten für die Beschäftigten Ihres Arbeitsbereiches ein und geben ihnen die erforderliche Hilfestellung. Sie verhalten sich loyal gegenüber anderen Führungskräften und Hierarchieebenen. Bei unterschiedlichen Interessenlagen wirken Sie ausgleichend. Konflikte erkennen Sie und arbeiten an ihrer Lösung. Sie überdenken das eigene Rollenverständnis als Führungskraft und sind offen für konstruktive Kritik und Rückmeldungen. Sie führen mit den Beschäftigten Ihres Arbeitsbereiches regelmäßig das strukturierte Mitarbeiter(innen)gespräch. Alle Beschäftigten erkennen an, dass die Führungskräfte in bestimmten Situationen die Entscheidungen treffen müssen. Alle Beschäftigten überdenken ebenfalls ihr eigenes Rollenverständnis. Seite - 6 -
2. Entscheidungen treffen, Verantwortung übernehmen und teilen Als Führungskraft handeln Sie ziel- und ergebnisorientiert. Sie treffen selbst Entscheidungen und übertragen gleichzeitig, soweit wie möglich, Aufgaben und Verantwortung an Ihre Beschäftigten. Dabei berücksichtigen Sie das Wissen, die Erfahrungen und die Fähigkeiten Ihrer Beschäftigten. Sie achten darauf, dass Aufgaben, Entscheidungsbefugnisse und Verantwortung im Einklang miteinander stehen. Entscheiden und verantworten bedeutet: Entscheidungen treffen Sie rechtzeitig und entschlossen. Sie beteiligen Ihre Beschäftigten an der Entscheidungsfindung, insbesondere in Veränderungsprozessen und deren Umsetzung. Sie übertragen ihnen Aufgaben, die sie kompetent und eigenverantwortlich erledigen können. Dabei vereinbaren Sie konkrete Ziele und setzen soweit notwendig Prioritäten. Sie treffen klare Absprachen und geben, soweit notwendig, konkrete Arbeitsanweisungen. Sie tragen die Leistungsverantwortung und die Personalverantwortung als Gesamtverantwortung Ihres Arbeitsbereiches. Sie stellen kontinuierlich fest, inwieweit die vereinbarten Arbeitsziele erreicht wurden und ergreifen rechtzeitig Maßnahmen, falls die Zielerreichung gefährdet ist oder die Ziele zu korrigieren sind. Sie fördern sinnvolle Ideen und Verbesserungen, die Ihre Beschäftigten vorschlagen. Von allen Beschäftigten wird erwartet, dass sie im Rahmen ihrer Zuständigkeiten eigenständig entscheiden, zielorientiert handeln und Verantwortung für ihr Handeln übernehmen sowie konstruktive Ideen einbringen. Sie bringen sich selbstbewusst in Entwicklungen ein, gestalten Veränderungen und tragen diese mit. Seite - 7 -
3. Personalverantwortung übernehmen und ausüben Als Führungskraft sind Sie für die Menschen Ihres Arbeitsbereiches verantwortlich. Sie stehen ihnen hilfsbereit zur Seite, stärken ihre Eigenständigkeit, fördern ihr jeweiliges Leistungspotenzial und achten auf ihre Gesundheit. Personalverantwortung übernehmen und ausüben bedeutet: Sie fördern das Selbstvertrauen und die Motivation Ihrer Beschäftigten, indem Sie ihre Leistung anerkennen. Lob und angemessene Kritik sprechen Sie offen und zeitnah aus. Sie beurteilen die Menschen Ihres Arbeitsbereiches ohne Vorbehalte anhand ihres langfristig beobachteten Verhaltens und geben ihnen ein entsprechendes Feedback. Sie stellen die Stärken und Schwächen Ihrer Beschäftigten fest. Stärken nutzen Sie und bauen sie aus, Schwächen sprechen Sie an und helfen, diese abzubauen. Sie sind für die Personalentwicklung Ihrer Beschäftigten verantwortlich. Gemeinsam mit ihnen planen Sie bedarfsorientierte Qualifizierungsmaßnahmen. Sie zeigen Perspektiven auf und unterstützen Ihre Beschäftigten. Sie geben eigenes Wissen und eigene Erfahrungen an die Menschen Ihres Arbeitsbereiches weiter. Sie fördern die Qualität und, soweit notwendig, auch die Quantität von Ausbildung in Ihrem Arbeitsbereich. Sie übernehmen soziale Verantwortung, schützen Ihre Beschäftigten vor Diskriminierung und Benachteiligung und unterstützen aktiv Maßnahmen des Diversity-Ansatzes sowie der Gleichstellung. Sie bieten den Menschen Ihres Arbeitsbereiches Rückhalt und Schutz. Sie beteiligen Ihre Beschäftigten an Erfolgen. Sie organisieren ihren Arbeitsbereich so, dass die Beschäftigten gerne in diesem arbeiten wollen und unterstützen die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Sie setzen sich für gesundheitsförderliche und alternsgerechte Arbeitsbedingungen sowie für ein angenehmes Arbeitsumfeld ein und fördern ein Zusammenspiel von jüngeren und älteren Beschäftigten. Sie organisieren den Wissenstransfer bei Eintritt der Beschäftigten in den Ruhestand bzw. die Freistellungsphase der Altersteilzeit. Alle Beschäftigten sind auch selbst dafür verantwortlich, dass sie die erforderlichen Kompetenzen besitzen, um die an ihren Arbeitsplätzen anfallenden Arbeiten ausführen zu können. Es wird eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit den Führungskräften erwartet sowie die Bereitschaft, angemessene Kritik zu äußern und auch entgegenzunehmen. Seite - 8 -
4. Informieren und Kommunizieren Als Führungskraft informieren Sie Ihre Beschäftigten sachgerecht und zeitnah über die Maßnahmen, Ergebnisse und Entwicklungen, die für deren Aufgabengebiete von Bedeutung sind. Damit versetzen Sie diese in die Lage, ergebnis- und zielorientiert zu handeln und zu entscheiden. Informieren bedeutet: Sie geben alle für die Beschäftigten Ihres Arbeitsbereiches bedeutsamen Informationen rechtzeitig und auf angemessene Weise an diese weiter und schaffen so die erforderliche Transparenz. Sie informieren Ihre Beschäftigten auch über betriebliche Zusammenhänge und Hintergründe, damit sie Verständnis für übergeordnete Entscheidungen entwickeln. Sie fördern das persönliche Gespräch und klären Missverständnisse sofort. Gründe für die von Ihnen getroffenen Entscheidungen machen Sie Ihren Beschäftigten in nachvollziehbarer Weise deutlich. Sie erläutern etwaige Abweichungen von einer zuvor vereinbarten Arbeitsweise oder Zielvereinbarungen. Sie machen Ihren Beschäftigen deutlich, dass Sie sich mit der Stadtverwaltung Dortmund identifizieren und sind loyal gegenüber Entscheidungen der Verwaltungsleitung und der politischen Gremien. Angelegenheiten, die für alle Beschäftigten Ihres Arbeitsbereiches von Bedeutung sind, diskutieren Sie gemeinsam in möglichst regelmäßigen Teambesprechungen. Sie teilen Ihren Beschäftigten mit, worüber Sie von ihnen fallweise oder regelmäßig unterrichtet werden wollen. Alle Beschäftigten unterstützen die Arbeit durch einen angemessenen Informationsaustausch. Seite - 9 -