armasuisse Consens 16. Facility Management Herbstseminar Knappe Ressourcen Outsourcing von FM-Aufgaben bei der armasuisse Immobilien Markus Klopfstein, Facility Manager, armasuisse Immobilien Ittigen, 28. Oktober 2010
Agenda Vorstellung armasuisse Immobilien Prozessarchitektur Portfolio des VBS Die Rollen im Facility Management Outsourcing FM-Aufgaben BeIMB - Aufgaben -Projekt - Hergang Ausschreibung - Access-Tool 2
V B S 3
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armasuisse 5
armasuisse Immobilien 6
Entwicklung zu armasuisse Immobilien Entwicklungsstand 343 Personalabbau - Immobilienverwaltung BAMF BAGF AFB GR Armeebauten GST AIM FWK Liegenschaftsdienst GR Bereich Bauten - Immobilienbewirtschaftung - Immobilienvermietung - Eigentümerstrategie - Portfoliomanagement armasuisse Bauten Entwicklung Vision armasuisse Immobilien Reo Bau Bund EMD 95 RVR SAP GR XXI Immo VBS XXI NRM / FLAG PFM 214 153 1990 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 7
Prozesse Immobilien VBS 8
Prozessarchitektur Supportprozesse Managementprozesse Operative Prozesse Strategieprozesse Steuerungsprozesse 9
Vielfalt der militärischen Immobilien Verwaltungs- & Betriebs- Infrastruktur Ausbildungs- Infrastruktur Verteidigungsinfrastruktur (Objekte für den Einsatz der Armee) Kampf- und Führungsinfrastruktur Logistik Infrastruktur Luftwaffen Infrastruktur Support- Infrastruktur 10
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Das Immobilienportfolio heute Aufteilung der Anzahl Immobilienobjekte insgesamt rund 26 000 Objekte Aufteilung der oberirdischen Landfläche insgesamt rund 25 000 ha 20% 6% 0% 0% 6% 5% 17% 56% 6% 1% 1% 83% Ausbildungsinfrastruktur Kampfinfrastruktur Führungs- und Übermittlungsanlagen Logistik-Infrastruktur Luftwaffen-Infrastruktur Verwaltungs- und Betriebsinfrastruktur 12
Portfolio-Segmentierung und -Entwicklung Portfolio-Segmentierung I Kernbestand Gegenwärtiger Bedarf von Armee und Verwaltung. VBS intern vermietet inkl. Objekte mit eingeschränkter Nutzung oder reduzierter Bereitschaft. II Dispobestand Objekte, die nicht zur Deckung von Aufgaben der Armee und Verwaltung gebraucht werden. Bestand, von dem sich das VBS kurz, mittel- oder langfristig nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen trennen möchte 30000 25000 20000 15000 10000 5000 3500 9500 19000 Objekte im Kernbestand 6600 11200 Portfolio-Entwicklung 14200 Objekte im Dispositionsbestand 9000 11000 12000 0 2000 2006 2011 Objekte verkauft oder zurückgebaut 13
Rollenmodell Immobilien VBS Departementsebene Mieterrolle (Kunden intern/extern) steuert / überwacht Immo-Management vermietet/verkauft Objekte formuliert Bedürfnisse Eigentümervertreter armasuisse Immobilien Studien, Projekte und Realisierung erteilt Aufträge steuert Projekte Aufträge für Betreiberleistung Leistung für Gebäudebetrieb Bauleistungsträger Bauwirtschaft Immobilienmarkt Betreiber LBA 14
Facility Management in Zahlen 5 Fachbereiche 62 Mitarbeitende (davon 26 Facility Manager) 7 000 000 m 2 Bruttogeschossfläche 8 000 000 CHF Beauftragung Planer 9 000 000 CHF Mieteinnahmen fw 12 000 000 CHF Instandsetzungen durch FM 45 000 000 CHF Aufwand in der Bewirtschaftung 100 000 000 CHF Jährliche Instandsetzungsplanung 220 000 000 CHF Betreiberleistungen LBA, BABS, Dritte 1 000 000 000 CHF interne Vermietung budgetrelevant 15
Rolle Facility Manager Berufsbild des Facility Manager Zu beziehen bei der IFMA-Schweiz www.ifma.ch 16
Rolle Facility Manager (IFMA / GEFMA) Kompetenzbereiche des Facility Managers Aus der Sicht IFMA umfassen die Fähigkeiten und Fertigkeiten des Facility Managers folgende neun Kompetenzbereiche 1. Betrieb und Instandhaltung 2. Immobilien 3. Mensch und Umwelt 4. Planung und Projektmanagement 5. Organisation der Facility Services 6. Finanzen 7. Qualitätsbewertung 8. Kommunikation 9. Technik 17
Rolle Facility Manager bei der armasuisse Immobilien Nimmt die Eigentümer Verantwortung wahr insbesondere die Werkeigentümerhaftung Erarbeitet in Zusammenarbeit mit dem Portfoliomanagement die Entwicklungspläne Erarbeitet Bewirtschaftungskonzepte in seinem Portefeuille Erstellt die Instandhaltungsplanung Definiert den Umfang und Inhalt der zu beschaffenden Leistungen in seinem Bereich für die Beauftragung der FM-Dienstleister. Ist verantwortlich für die Mandatsübergabe und führt die Betreiber, Dienstleister und Bewirtschafter Erstellt Nutzungsvereinbarungen und Mietkostenrechnungen Gewährleistet den rechtskonformen und störungsfreien Betrieb von Gebäuden und Anlagen Ist verantwortlich für die wirtschaftliche und termingerechte Durchführung von Instandsetzungsmassnahmen. Erstellt und überwacht das Budget, ist für die Bewirtschaftung der FM-Daten verantwortlich 26 Facility Manager für f r 26 000 Objekte = ca. 1000 Objekte pro FM 18
Rolle Facility Manager bei der armasuisse Immobilien Strategisch Entwicklung des Facility Managers bei der armasuisse Immobilien Ausbildungskonzept für den Facility Manager 19
Outsourcing von FM - Aufgaben Projekt BeIMB Strategie Portfoliomanager Steuerung Facility Manager BeIMB Projektleiter Bauherr Steuerung Umsetzung Bewirtschafter Externe Bauleistungsträger Umsetzung Umsetzung Betreiber = Portfolio und Umweltmanagement = Facility Management = Baumanagement = Betreiber (LBA) 20
Projekt BeIMB Notwendigkeit Eine der Kernaufgaben von armasuisse Immobilien ist die Bewirtschaftung des Immobilienportfolios des Departements für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport (VBS). Die armasuisse Immobilien trägt die wirtschaftliche, ökologische und technische Verantwortung für rund 26'000 Immobilien. Um die stark belasteten Facility Manager im Tagesgeschäft zu entlasten, sollen verschiedene Aufgaben an Beauftragte Immobilien mobilienbewirtschafter (BeIMB) vergeben werden. 21
Projekt BeIMB Hergang Ausschreibung Um die stark belasteten Facility Manager im Tagesgeschäft zu entlasten, wurden verschiedene Aufgaben an Beauftragte Immobilienbewirtschafter (BeIMB) vergeben. Die BeIMB s verfügen über genügend qualifizierte Ressourcen und können die Facility Manager rasch und gezielt unterstützen. Die BeIMB s kennen die regionalen Gegebenheiten. Delegierbare Aufgaben wurden in Modulen beschrieben 8 Module (Standard-Module) sind definiert, die dazugehörigen Leitfaden sind erstellt. Die nötigen Instrumente sind verfügbar. Dies beinhaltet nebst Formularen und Checklisten auch ein Zustandserfassungs- und Auswertungstool Projekt wurde vor 2006 gestartet, ist im Bereich Facility Management bei armasuisse Immobilien etabliert. 22
Projekt BeIMB BeIMB-Aufgaben Auftragsplanung Auftragserfüllung gem. Leitfaden pro Modul Regelmässiges Reporting an den FM Kapazitätsplanung der eigenen Ressourcen Information des FM Sichere und geordnete Datenlieferungen Vertretung des FM vor Ort Meldung an den FM bei ausserordentlichen Vorkommnissen Transparente Verrechnung seiner Leistungen 23
Projekt BeIMB Stand Auslagerung FM-Leistungen Je ein Hochbau-BeIMB (HB) und ein Tiefbau-BeIMB (TB) sind für sämtliche Einsatzgebiete der Schweiz ausgewählt worden (2006). Momentan sind rund 55 Architekten / Ingenieure in diesem Mandat für die armasuisse Immobilien tätig. Bis heute wurden ca. 2 600 Objekte erfasst / bewertet. Im 2010/11 werden Nachfolgemandate sowie neu definierte Mandate (Flugplatz HB / TB), Flugbetriebsflächen etc.) ausgeschrieben. 24
Projekt BeIMB Modul 1 Systematische Zustandserhebung Mit der systematischen Zustandserhebung wird die Informationsbasis der Instandhaltungsplanung geschaffen. Die Informationen ermöglichen den jeweiligen FMs eine risikoarme, wirtschaftliche und strategisch gezielte Instandhaltungsplanung über das Portfolio. Mit der Informationsbasis wird ein Quervergleich über alle verschiedenen Mieter bei allen Objekttypen in den geografischen Regionen der Schweiz geschaffen. 25
Projekt BeIMB Modul 2 Detaillierte Zustandsbeurteilung Mit der vertieften Zustandsuntersuchung bekommt der Eigentümer Resultate und Analysen zum aktuellen Zustand seiner Bauwerke. Insbesondere werden die Abweichungen erkannt, analysiert und priorisiert. Bei der Untersuchung werden die Aspekte Werkeigentümerhaftung, Sicherheit, Zustandsentwicklung, Gebrauchstauglichkeit und allfällige Sofort- und Sanierungsmassnahmen beleuchtet. Es sind die Grundlagen für die Massnahmenplanung der Instandsetzung der baulichen Mängel zu erarbeiten. 26
Projekt BeIMB Modul 3 Bedürfnisformulierung Bewirtschaftung Anstoss: FM bestellt (aufgrund der Erkenntnisse aus Modul 1 oder 2), SOLL/IST-Vergleiche durchzuführen und das Delta in einer Bedürfnisformulierung zu definieren. Dient als Antragsgrundlage für die Auslösung eines Projektes. Output: Abgefasste Bedürfnisformulierung. Kann auch organisatorische Massnahme sein, also nicht immer Bauvorhaben. 27
Projekt BeIMB Modul 4 Massnahmenplanung allgemein Aufgrund eines klaren Auftrags des FMs werden Optimierungsmöglichkeiten bezüglich einem Objekt, Areal oder einer Anlage aufgezeigt. Die erarbeitete Entscheidungsgrundlage für den FM enthält die Beurteilung (Gesamtbetrachtungen und unter Einbezug von wirtschaftlichen, betrieblichen und ökologischen Aspekten) und allenfalls eine entsprechende Massnahmenplanung. 28
Projekt BeIMB Modul 5 Grundlagendaten / Planbereinigung Dem FM stehen aktualisierte, nachgeführte oder neu erhobene Daten zu den Objekten seines Portfolios zur Verfügung. Ziele des Moduls sind die Erhebung von Grunddaten (SAP RE FX und andere), die Erarbeitung oder Aktualisierung von Planunterlagen und die Nachführung von Bautendokumentationen. 29
Projekt BeIMB Modul 6 Kurzfristige Problemlösung Das Ziel des Moduls ist kurzfristige Probleme im Rahmen der Bewirtschaftungsaufgaben vor Ort zu lösen. Dazu müssen die IST-Situation erfasst, allenfalls Inspektionsberichte verfasst und Massnahmen geplant werden. Je nach Situation werden Sofortmassnahmen im Auftrag des FMs umgehend umgesetzt. Es ist auch möglich, dass nur Informationen und Trouble-shooting s verlangt werden. Der FM ist vor Ort vertreten. 30
Projekt BeIMB Modul 7 Unterstützung Objektrücknahmen Mit der systematischen Objektrücknahme wird sichergestellt, dass Objekte in geordneter Art und Weise von internen Mietern abgegeben werden und allfällige Mängel beseitigt oder dokumentiert sind. Dazu gehört die systematische Organisation und Durchführung von Objektrücknahmen sowie die Überwachung der Erfüllung von Mängelbeseitigungen. Für die Fortführung der Betreiberleistungen auf der entsprechenden Stufe können die erforderlichen Aufgaben erteilt werden. 31
Projekt BeIMB Modul 8 Realisierung unplanbarer Massnahmen Ziel des Prozesses: Mit dem Prozess ungeplante Massnahmen wird sichergestellt, dass kurzfristig erkannte Instandsetzungsmassnahmen (IS-Massnahmen) einer raschen Lösung zugeteilt werden können. 32
Projekt BeIMB Access-Tool (Zustandserfassung und Auswertung) Erfassen Zustandsdaten 33
Projekt BeIMB Access-Tool (Zustandserfassung und Auswertung) Auswertung der Gesamtbewertung 34
Projekt BeIMB Access-Tool (Zustandserfassung und Auswertung) Auswertung der Objektklassen Die Zahlen und Farben haben folgende Bedeutung: 1 = gut / schadfrei (grün) 2 = annehmbar (grün) 3 = schadhaft (gelb) 4 = schlecht (rot) 5 = alarmierend (rot) 35
Schlussfolgerung Weniger eigene Ressourcen beim VBS = mehr Beauftragte Der Facility Manager benötigt Steuerungs- und Führungsqualitäten Die Fachkompetenzen müssen intern trotzdem erhalten bleiben Die Werkeigentümerhaftung bleibt weiterhin beim Facility Manager Weitere BeIMB s für andere Fachthemen möglich. - Unterstützung in kaufmännischen Themen - Unterstützung im planungs- und baubegleitendem FM -.. Als Facility Manager bei der armasuisse Immobilien hat man.... sehr interessante Aufgaben im operativen und taktischen FM.. zunehmende Herausforderung im strategischen FM 36
Besten Dank Markus Klopfstein Facility Manager Eidgenössisches Departement für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport VBS armasuisse armasuisse Immobilien Facility Management Fachbereich Facility Management Schweiz Blumenbergstrasse 39, CH-3003 Bern Tel. +41 31 322 83 24 Handy +41 79 277 42 04 Fax +41 31 324 23 44 mailto:markus.klopfstein@armasuisse.ch www.armasuisse.ch 37