Vorausgefüllte Steuererklärung nutzen

Vorausgefüllte Steuererklärung nutzen Bereich: ESt - Info für Anwender Nr. 86227 Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzungen 3. Vorgehensweise 3.1. Berechtigungsmanagement 3.2. Belege abrufen 3.3. Belege übernehmen 4. Details 4.1. Vorhandene Freischaltung in Agenda übernehmen 4.2. Vorausgefüllte Steuererklärung deaktivieren 4.3. Registrierung im ElsterOnline-Portal 5. Wichtige Informationen 2 2 3 3 18 23 25 25 27 28 30

Seite 2 1. Ziel Das Info erklärt, wie Sie die vorausgefüllte Steuererklärung (VaSt) nutzen. Mit der vorausgefüllten Steuererklärung können Sie folgende von der Finanzverwaltung gespeicherten Daten 1 abrufen: Stammdaten (z. B. Anschrift, Bankverbindung) Lohnsteuerbescheinigungen Bescheinigungen über Lohnersatzleistungen Mitteilungen über den Bezug von Rentenleistungen Beiträge zu Kranken- und Pflegeversicherungen Vorsorgeaufwendungen (z. B. Riester- oder Rürup-Verträge) 1 auch Belege genannt 2. Voraussetzungen Technische Voraussetzungen 1. Fachanwendung Agenda ESt. 2. Ein Berechtigungsverfahren muss eingerichtet sein: Nr. 81031 Vorausgefüllte Steuererklärung mit ELSTER einrichten Nr. 81032 Vorausgefüllte Steuererklärung über Vollmachtsdatenbank einrichten Rechtliche Voraussetzungen Zum Abruf von Belegen anderer Personen benötigen Sie eine entsprechende Vollmacht. Eine Vollmacht zur Unterschrift können Sie anhand der Vorlage»AGENDA Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen«in Agenda DMS ausstellen. Die Vollmacht entspricht den Vorgaben des BMF-Schreibens IV A 3 - S 0202/11/10001 vom 10.10.2013. Die Vorlage»Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen«kann in der Anwendung DMS über»stammdaten Vorlagenverwaltung«und»Transfer Import Agenda Vorlagen«aus dem gewünschten Ordner (»StB - mit/ohne Absenderangaben«) importiert werden. Für den Belegabruf insbesondere bei Nutzung der Vollmachtsdatenbank müssen Sie diese Vollmacht verwenden.

Seite 3 3. Vorgehensweise Wenn im Vorfeld Personen für die vorausgefüllte Steuererklärung aktiviert wurden (bspw. über das ElsterOnline-Portal oder die Vollmachtsdatenbank), beachten Sie den Punkt: Vorhandene Freischaltung in Agenda übernehmen. Überblick 1. Berechtigungsmanagement 2. Belege abrufen 3. Belege übernehmen 3.1. Berechtigungsmanagement Sie können Belege anderer Personen nur abrufen, wenn Sie im Rahmen des sogenanntes Berechtigungsmanagement dazu autorisiert sind. Berechtigungsverfahren Die Finanzverwaltung sieht zwei Berechtigungsverfahren vor: ELSTER Vollmachtsdatenbank (VDB) Empfehlung Empfohlen wird ELSTER als Berechtigungsverfahren, da keine gesonderten Gebühren anfallen. Dennoch wird auch das Berechtigungsverfahren Vollmachtsdatenbank unterstützt, das von der DATEV im Auftrag der Steuerberaterkammer betrieben wird. Die Tabelle zeigt die Besonderheiten beider Berechtigungsverfahren: Berechtigungsverfahren ELSTER (empfohlen) Besonderheiten Kostenloses Angebot der Finanzverwaltung. Keine laufenden Gebühren (außer Kosten für Sicherheitsstick von 45 Euro bzw. Signaturkarte: je nach Anbieter). Steuerpflichtiger erhält nach Antragstellung einen Freischaltcode per Post. Der Freischaltcode muss vom Berater in Agenda erfasst werden. Vollmachtsdatenbank Angebot der Steuerberaterkammer über den Dienstleister DATEV (ggf. ges. Nutzungsvereinbarung notwendig). Webportal zur Pflege der Vollmachten (kein Export in Agenda möglich). Gebühr pro Vollmacht und Jahr von 0,60 Euro. Steuerpflichtiger wird 35 Tage nach dem Eintrag in die Vollmachtsdatenbank automatisch freigeschaltet (sofern kein Widerspruch).

Seite 4 Authentifizierungsverfahren Je Berechtigungsverfahren sind unterschiedliche Authentifizierungsverfahren zulässig: Berechtigungsverfahren: ELSTER (empfohlen) Authentifizierungsverfahren Wird die elektronische Steuerkontenabfrage bereits genutzt? Ja Nein Geplant Vorhandene Signaturkarte verwenden. ELSTER-Sicherheitsstick bestellen. ELSTERPlus-fähige Signaturkarte bestellen. Der Sicherheitsstick bzw. die Signaturkarte muss mit einem Organisationszertifikat verknüpft sein. Nr. 81031 Vorausgefüllte Steuererklärung mit ELSTER einrichten Berechtigungsverfahren: Vollmachtsdatenbank Authentifizierungsverfahren Sie benötigen: Kammermitgliedsausweis (für Mitglieder der Steuerberaterkammer) Zugangskarte zur Vollmachtsdatenbank (für Mitglieder der Wirtschaftsprüferkammer) DATEV Smartcard classic für Berufsträger, sofern im Berufsregister der Kammer eingetragen (bei den Steuerberaterkammern München und Nürnberg nicht möglich) DATEV midentity für Berufsträger, sofern im Berufsregister der Kammer eingetragen (bei den Steuerberaterkammern München und Nürnberg nicht möglich) Beachten Sie: Den Kammermitgliedsausweis bestellen Sie bei Ihrer Steuerberaterkammer. Zur Bestellung einer DATEV Smartcard bzw. midentity wenden Sie sich an die DATEV. Die Zugangskarte zur Vollmachtsdatenbank bestellen Sie bei Ihrer Wirtschaftsprüferkammer. Bei Verwendung des Kammermitgliedsausweis oder der DATEV Smartcard für Berufsträger benötigen Sie zusätzlich ein unterstütztes Smartcard-Lesegerät. Zudem muss das DATEV-Sicherheitspaket (Smartcard für Berufsträger) bzw. DATEV-Sicherheitspaket compact (Kammermitgliedsausweis und midentity) installiert werden. Die Vollmachtsdatenbank kann nur mit dem Microsoft Internet Explorer ab Version 8.0 genutzt werden.nr. 81032 Vorausgefüllte Steuererklärung über Vollmachtsdatenbank einrichten Überblick 1. Freischalten von Personen über ELSTER (empfohlen) 2. Freischalten von Personen über Vollmachtsdatenbank 3. Freischalten von mehreren Mandanten

Seite 5 3.1.1. Freischalten von Personen über ELSTER (empfohlen) Beispiel Für den Steuerpflichtigen Rex Colbeth sollen im Rahmen der Erstellung der Einkommensteuererklärung für den Veranlagungszeitraum 2014 die beim Finanzamt gespeicherten Belege abgerufen werden. Die Freischaltung soll über ELSTER erfolgen. Überblick 1. Vorausgefüllte Steuererklärung in den Kanzleidaten aktivieren (einmalig pro Kanzlei) 2. Vorausgefüllte Steuererklärung in den Adressdaten aktivieren (pro Mandant und Person) 3. Freischaltcode erfassen 1. Vorausgefüllte Steuererklärung in den Kanzleidaten aktivieren (einmalig pro Kanzlei) 1. Kanzleidaten öffnen:»arbeitsplatz Bestand Kanzleidaten bearbeiten«. 2. Register»VaSt«öffnen. 3. Kontrollkästchen <Vorausgefüllte Steuererklärung nutzen> anhaken. 4. Kontrollkästchen <ELSTER verwenden> anhaken. Sie können ELSTER und die Vollmachtsdatenbank gleichzeitig aktivieren. Wir empfehlen allerdings, nur eines der beiden Verfahren zu nutzen. 5.Authentifizierungsmedium im Feld»Sicherheitsstick/Signaturkarte«wählen. Der Gerätetreiber für den ELSTER-Sicherheitsstick bzw. die Signaturkarte muss zu diesem Zeitpunkt bereits installiert sein.

Seite 6 2. Vorausgefüllte Steuererklärung in den Adressdaten aktivieren (pro Mandant und Person) 1. Adressdaten öffnen:»arbeitsplatz Bestand Mandant bearbeiten«. 2. Register»VaSt«öffnen. 3. Kontrollkästchen <Vorausgefüllte Steuererklärung für diese Person aktivieren> anhaken. Sind nicht alle für die Aktivierung der vorausgefüllten Steuererklärung notwendigen Stammdaten erfasst, erhalten Sie einen entsprechenden : 4. Option <ELSTER> auswählen. Es stehen nur die Berechtigungsverfahren zur Verfügung, die Sie in der Kanzlei hinterlegt haben. 5. Wiederholen ggf. Sie die Schritte 2 bis 4 für die weiteren Personen (Ehegatte, Kinder). 6. Beim Speichern bzw. Verlassen der Adressdaten müssen die vorgenommenen Änderungen (VaSt aktivieren) synchronisiert, d. h. an ELSTER übermittelt werden. Beim Synchronisieren muss der Zugriff auf den Sicherheitsstick bzw. die Signaturkarte möglich sein. Zudem müssen Sie den zugehörigen PIN eingeben.

Seite 7 3. Freischaltcode erfassen Zu diesem Zeitpunkt ist noch kein Belegabruf möglich. Um die Freischaltung abzuschließen, benötigen Sie den Freischaltcode der freigeschalteten Person. Das Finanzamt schickt diesen per Post dem Steuerpflichtigen. 1. Adressdaten öffnen:»arbeitsplatz Bestand Mandant bearbeiten«. 2. Register»VaSt«öffnen. 3. Freischaltcode erfassen. 4. Beim Speichern bzw. Verlassen der Adressdaten müssen die vorgenommenen Änderungen (VaSt aktivieren) synchronisiert, d. h. an ELSTER übermittelt werden. Dabei muss der Zugriff auf den Sicherheitsstick bzw. die Signaturkarte möglich sein. Sie müssen auch den zugehörigen PIN eingeben! 5. Die Aktivierung der vorausgefüllten Steuererklärung ist abgeschlossen. Der Belegabruf ist damit Agenda ESt möglich: Belege abrufen. In der Regel dauert es ein bis zwei Tage bis alle Belege zum Abruf stehen.

Seite 8 3.1.2. Freischalten von Personen über Vollmachtsdatenbank Beispiel Für den Steuerpflichtigen Andreas Mustermann, dessen Ehefrau Andrea und die Tochter Anna sollen im Rahmen der Erstellung der Einkommensteuererklärung für den Veranlagungszeitraum 2014 die beim Finanzamt gespeicherten Belege abgerufen werden. Die Freischaltung soll über die Vollmachtsdatenbank erfolgen. Überblick 1. Vorausgefüllte Steuererklärung in den Kanzleidaten aktivieren (einmalig pro Kanzlei) 2. Vorausgefüllte Steuererklärung in den Adressdaten aktivieren (pro Mandant und Person) 3. Freischaltung 1. Vorausgefüllte Steuererklärung in den Kanzleidaten aktivieren (einmalig pro Kanzlei) 1. Kanzleidaten öffnen:»arbeitsplatz Bestand Kanzleidaten bearbeiten«. 2. Register»VaSt«öffnen. 3. Kontrollkästchen <Vollmachtsdatenbank (VDB) verwenden> anhaken. 4. Kontrollkästchen <ELSTER verwenden> anhaken. Sie können ELSTER und die Vollmachtsdatenbank gleichzeitig aktivieren. Wir empfehlen allerdings, nur eines der beiden Verfahren zu nutzen. 5.Authentifizierungsmedium im Feld»Sicherheitsstick/Signaturkarte«wählen. Der Gerätetreiber bzw. die Signaturkarte muss zu diesem Zeitpunkt bereits installiert sein.

Seite 9 2. Vorausgefüllte Steuererklärung in den Adressdaten aktivieren (pro Mandant und Person) 1. Adressdaten öffnen:»arbeitsplatz Bestand Mandant bearbeiten«. 2. Register»VaSt«öffnen. 3. Kontrollkästchen <Vorausgefüllte Steuererklärung für diese Person aktivieren> anhaken. Sind nicht alle für die Aktivierung der vorausgefüllten Steuererklärung notwendigen Stammdaten erfasst, erhalten Sie einen entsprechenden : 4. Option <Vollmachtsdatenbank (VDB)> auswählen. Es stehen nur die Berechtigungsverfahren zur Verfügung, die Sie in der Kanzlei hinterlegt haben. Wir empfehlen, pro Mandant nur ein Berechtigungsverfahren zu verwenden. 5. Wiederholen ggf. Sie die Schritte 2 bis 4 für die weiteren Personen (Ehegatte, Kinder).

Seite 10 6. Beim Speichern bzw. Verlassen der Adressdaten werden die Stammdaten exportiert. Die Vollmachtsdatenbank kann nicht direkt aus der Anwendung heraus angesprochen werden. Daher erzeugen wir eine CSV-Datei mit den notwendigen Stammdaten. Diese können Sie direkt in der Vollmachtsdatenbank (Webportal) importieren. 7. Öffnen Sie nun die Vollmachtsdatenbank: http://www.secure.datev.de/vdb/index.vdb Die erstmalige Registrierung zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank erfolgt über die Homepage Ihrer Steuerberaterkammer. Nach der Registrierung können Sie die Vollmachtsdatenbank über den Link in der Meldung öffnen. Zum Öffnen der Vollmachtsdatenbank muss die registrierte Signaturkarte eingelegt sein. Zudem benötigen Sie die PIN. Die Vollmachtsdatenbank kann nur mit dem Microsoft Internet Explorer ab Version 8.0 genutzt werden. Andere Browser werden aktuell nicht unterstützt.

Seite 11 8. In der Vollmachtsdatenbank auf <Stammdaten importieren> klicken. 9. Wählen Sie die von Agenda erstelle CSV-Datei aus und starten den Importvorgang. Die CSV-Datei wird standardmäßig im Ordner \Agenda\Winzmiv\VaSt abgelegt. 10. Ergänzen Sie die Angaben aus der Ihnen vorliegenden Vollmacht. Klicken Sie hierzu doppelt auf das -Symbol.

Seite 12 11. Vollmacht übermitteln. 3. Freischaltung Zu diesem Zeitpunkt ist noch kein Belegabruf möglich. Die Freischaltung erfolgt automatisch 35 Tage nach Übermittlung der Vollmacht. Ein Freischaltcode wie bei ELSTER ist nicht notwendig. Anschließend ist der Belegabruf in Agenda ESt möglich: Belege abrufen.

Seite 13 3.1.3. Freischalten von mehreren Mandanten Möchten Sie mehrere Mandanten in einem Arbeitsgang freischalten, verwenden Sie die Funktion»Vorausgefüllte Steuererklärung«im»Infocenter«des ARBEITSPLATZ. Aktivieren Sie im Vorfeld das gewünschte Berechtigungsverfahren in den Kanzleidaten und legen Ihr Authentifizierungsmedium fest ( ELSTER bzw. VDB). Im Tabellenfenster stehen Ihnen folgende Filter zur Verfügung: Nr- Feld Beschreibung Zuständigkeit <alle> Zeigt alle Mandanten, unabhängig von dem in den Adressdaten hinterlegten Sachbearbeiter. <Sachbearbeiter> Zeigt nur die Mandanten, bei denen in den Adressdaten der gewählte Sachbearbeiter hinterlegt ist. Status <alle> Zeigt alle Mandanten mit der Mandantenart»Person«oder»Person mit Firma«. <Nur VaSt aktiviert> Zeigt nur Mandanten für die die vorausgefüllte Steuererklärung (Spalte»VaSt aktiv«) aktiviert ist. <Nur VaSt deaktiviert> Zeigt nur Mandanten für die die vorausgefüllte Steuererklärung (Spalte «VaSt aktiv«) nicht aktiviert ist. <Nur ESt-Mandate> Zeigt nur Mandanten für die die Anwendung ESt aktiviert ist. <Alle Mandanten> Zeigt alle Mandanten mit der Mandanten-Art»Person mit Firma«und»Natürliche Person«, unabhängig vom Aktivkennzeichen. <Nur aktive Mandanten> Zeigt nur Mandanten mit der Mandanten-Art»Person mit Firma«und»Natürliche Person«, bei denen das Aktiv-Kennzeichen gesetzt ist.

Seite 14 Beispiel Für die Mandanten 50071 bis 50080 soll die vorausgefüllte Steuererklärung aktiviert werden. Die Freischaltung erfolgt über ELSTER. Überblick Funktion aufrufen Wenn Berechtigungsverfahren = ELSTER Wenn Berechtigungsverfahren = Vollmachtsdatenbank 1. Funktion aufrufen 1. ARBEITSPLATZ öffnen. 2. Navigationsschaltfläche»Infocenter«öffnen. 3. Navigationspunkt»Vorausgefüllte Steuererklärung«öffnen. 4. Je nach Einstellung in den Kanzleidaten haben Sie zwei Möglichkeiten: Berechtigungsverfahren = ELSTER Schaltfläche <VaSt aktivieren ELSTER> Berechtigungsverfahren = Vollmachtsdatenbank Schaltfläche <VaSt aktivieren VDB>

Seite 15 2.a Wenn Berechtigungsverfahren = ELSTER 1. Schaltfläche <VaSt aktivieren ELSTER> anklicken. 2. Die Stapelverarbeitung zeigt die anstehenden Aufträge. Sollen diese jetzt ausgeführt werden, klicken Sie auf <Starten>, andernfalls <Schließen>. Im Beispiel wird der Auftrag (Vorgang)»VaSt mit ELSTER aktivieren«ausgeführt. Das Ergebnis der Stapelverarbeitung finden Sie in der entsprechenden Spalte. Fehlt. z. B. die Identifikationsnummer, kann die vorausgefüllte Steuererklärung nicht aktiviert werden. 3. Ergänzen Sie im nächsten Schritt die notwendigen Angaben. Tipp Markieren Sie hierzu den betroffenen Datensatz. Klicken Sie auf die Schaltfläche <VaSt aktivieren ELSTER>. Erfassen Sie im folgenden Dialog die fehlenden Angaben.

Seite 16 4. Verwenden Sie nun die Schaltfläche <Synchronisieren>, um die Aktivierung an ELSTER zu übermitteln. Zur Übermittlung wird das in den Kanzleidaten hinterlegte Authentifizierungsmedium (Sicherheitsstick oder Signaturkarte) sowie die PIN benötigt. 5. Nach erfolgreicher Übermittlung des ELSTER-Antrags erhalten die entsprechenden Personen nun vom Finanzamt den Freischaltcode per Post. Erfassen Sie den Freischaltcode im Anschluss direkt im Feld»ELSTER Freischaltcode«. Nach einer erneuten Synchronisierung (Schaltfläche <Synchronisieren>) ist die Freischaltung abgeschlossen. Der Belegabruf ist damit Agenda ESt möglich: Belege abrufen.

Seite 17 2.b Wenn Berechtigungsverfahren = Vollmachtsdatenbank 1. Schaltfläche <VaSt aktivieren VDB> anklicken. 2. Verwenden Sie nun die Schaltfläche <Synchronisieren>, um die Exportdatei für die Vollmachtsdatenbank zu erstellen. Die Vollmachtsdatenbank kann nicht direkt aus der Anwendung heraus angesprochen werden. Daher erzeugen wir eine CSV-Datei mit den notwendigen Stammdaten. Diese können Sie in der Vollmachtsdatenbank importieren. 3. Folgen Sie den Schritten in der Meldung.

Seite 18 3.2. Belege abrufen Der Belegabruf ist ab dem Veranlagungszeitraum 2013 möglich. Beachten Sie besonders: Um Belege abrufen zu können, muss die vorausgefüllte Steuererklärung in den Kanzleidaten aktiviert und der aktuell geöffnete Mandant freigeschaltet sein. Andernfalls erhalten Sie einen entsprechenden. Zum Abruf muss das Authentifizierungsmedium (Sicherheitsstick oder Signaturkarte) an dem jeweiligen Arbeitsplatz angeschlossen und eingerichtet sein. Für den Belegabruf mit dem Kammermitgliedsausweis, der DATEV SmartCard für Berufsträger oder dem DATEV midentity für Berufsträger muss diese/r im ElsterOnline-Portal registriert sein: Registrierung im ElsterOnline-Portal. Aktuell werden die Belege des Steuerpflichtigen und der Ehefrau abgerufen. Der Belegabruf der Kinder wird im Laufe des Jahres 2016 integriert. Der Belegabruf ist im Agenda ARBEITSPLATZ und in Agenda ESt möglich. Beim Abruf im ARBEITSPLATZ können in einem Schritt mehrere Mandanten und/oder Veranlagungszeiträume abgerufen werden. Der Abruf in Agenda ESt erfolgt hingegen immer für den aktuell geöffneten Mandanten und Veranlagungszeitraum. 3.2.1. Belegabruf im Agenda ARBEITSPLATZ Beispiel Für die Mandanten 50071 bis 50080 sollen die beim Finanzamt zur Einkommensteuerveranlagung 2014 gespeicherten Belege abgerufen werden. Das Authentifizierungsmedium (Sicherheitsstick oder Signaturkarte) ist nur an einem Computer eingerichtet. Lösung Für den Belegabruf wird der Sicherheitsstick bzw. die Signaturkarte sowie die zugehörige PIN benötigt. Führen Sie die folgenden Schritte daher an dem Computer aus an dem das Authentifizierungsmedium eingerichtet ist. 1. Agenda ARBEITSPLATZ öffnen. 2. Navigationspunkt»Infocenter Vorausgefüllte Steuererklärung«öffnen. 3. Mandanten 50071 bis 50080 markieren. 4. Schaltfläche <VaSt-Belege abrufen> verwenden.

Seite 19 5. Zeitraum für den Belegabruf wählen: 6. Belegabruf für <Markierte Personen> starten. 7. Zum Zeitpunkt der Bearbeitung: Im jeweiligen Mandanten Schaltfläche <Belege abrufen> verwenden. 8. Im ARBEITSPLATZ abgerufene Belege mit <bereits vorhandene Belege anzeigen> übernehmen. Alternativ <Belege erneut abrufen> um einen neuen Belegabruf zu starten.

Seite 20 9. Belegübernahme mit Schaltfläche <zur Belegübernahme wechseln> starten. 10.Folgen Sie der Beschreibung im Kapitel Belege übernehmen. Die Belegübernahme kann jederzeit erneut durchgeführt werden. Verwenden Sie hierzu die Schaltfläche <Belege anzeigen> im Mantelbogen.

Seite 21 3.2.2. Belegabruf in Agenda ESt Beispiel Für den Mandanten Kelsey Vierlung sollen im Rahmen der Einkommensteuererklärung 2014 die beim Finanzamt gespeicherten Belege abgerufen werden. Lösung Für den Belegabruf wird der Sicherheitsstick bzw. die Signaturkarte sowie die zugehörige PIN benötigt. Führen Sie die folgenden Schritte daher an dem Computer aus an dem das Authentifizierungsmedium eingerichtet ist. 1. Mandant in ESt 2014 öffnen. 2. Schaltfläche <Belege abrufen> verwenden. 3. Ggf. bereits abgerufene Belege mit <bereits vorhandene Belege anzeigen> übernehmen. Alternativ <Belege erneut abrufen> um einen neuen Belegabruf zu starten.

Seite 22 4. Belegübernahme mit Schaltfläche <zur Belegübernahme wechseln> starten. 5. Folgen Sie der Beschreibung im Kapitel Belege übernehmen. Die Belegübernahme kann jederzeit erneut durchgeführt werden. Verwenden Sie hierzu die Schaltfläche <Belege anzeigen> im Mantelbogen.

Seite 23 3.3. Belege übernehmen Nach dem Belegabruf erfolgt die Belegübernahme. Es gibt zwei Möglichkeiten, die Belegübernahme zu starten: Direkt nach dem Belegabruf über die Schaltfläche <zur Belegübernahme wechseln>. Im Mantelbogen über die Schaltfläche <Belege anzeigen> und anschließend <zur Belegübernahme wechseln>. Beispiel Die für den Mandant Kelsey Vierling abgerufenen Belege sollen in die Einkommensteuererklärung 2014 übernommen werden. Lösung 1. Direkt nach»belege abrufen«schaltfläche <zur Belegübernahme wechseln> oder jederzeit im Mantelbogen Schaltfläche <Belege anzeigen> anklicken. 2. Zu übernehmende Belege aktivieren.

Seite 24 Erläuterungen Pro Belegart (zum Beispiel Stammdaten, Religionszugehörigkeit, Lohnsteuerbescheinigung oder Rentenbezugsmitteilung) wird über das Kontrollkästchen bestimmt ob die Werte in die entsprechenden Anlagen (zum Beispiel Mantelbogen, Anlage N oder Anlage R) übernommen werden sollen. In der Spalte»Status«wird dargestellt ob die abgerufenen Werte von den aktuell erfassten Werten abweichen. Es gibt hier folgende Kennungen: Status Beschreibung + Wert aus Belegabruf, keine Wert in Agenda ESt erfasst <> Wert aus Belegabruf weicht vom Wert in Agenda ESt ab = Wert aus Belegabruf entspricht Wert in Agenda ESt Um den einzelnen Beleg zu übernehmen,aktivieren Sie das zugehörige Kontrollkästchen. Um alle Belege zu übernehmen, verwenden Sie das Kontrollkästchen in der Symbolleiste. 3. Belegübernahme mit <Daten der markierten Belege nach ESt übernehmen> starten. Werte aus dem Belegabruf werden in der Formularerfassung in blauer Schrift und mit Kennung»VaSt«dargestellt.

Seite 25 4. Details Überblick 1. Vorhandene Freischaltung in Agenda übernehmen 2. Vorausgefüllte Steuererklärung deaktivieren 3. Registrierung im ElsterOnline-Portal 4.1. Vorhandene Freischaltung in Agenda übernehmen Eine Person kann nur ein Mal pro Authentifizierungsmedium (Sicherheitsstick bzw. Signaturkarte) freigeschaltet werden. Eine erneute Freischaltung ist nicht möglich und wird mit dem Fehler»Die Antragsprüfung ist fehlgeschlagen. Es besteht bereits eine Berechtigung mit der gleichen Gültigkeitsdauer«abgewiesen. Sie können also nicht Steuerpflichtige in Agenda freischalten, die bereits außerhalb Agenda für die vorausgefüllte Steuererklärung freigeschaltet wurden (z. B. im ElsterOnline-Portal oder in der Vollmachtsdatenbank). Übernahme der Freischaltung in Agenda 1. Vorausgefüllte Steuererklärung in den Kanzleidaten aktivieren. Bestimmen Sie das Berechtigungsverfahren, das Sie für künftige Freischaltungen verwenden möchten. Wählen Sie das Authentifizierungsmedium(Sicherheitsstick bzw. Signaturkarte), mit dem Sie die bisherigen Freischaltungen vorgenommen haben. Freischalten von Personen über ELSTER (empfohlen) Freischalten von Personen über Vollmachtsdatenbank 2. Im ARBEITSPLATZ»Infocenter Vorausgefüllte Steuererklärung«öffnen. 3. Alle Personen markieren, für die Sie die Freischaltung bereits durchgeführt haben. (Oder verwenden Sie die Tastenkombination +, um alle Personen zu markieren).

Seite 26 4. Im Kontextmenü (rechte Maustaste) den Befehl»Status aktualisieren«wählen. Für die Statusprüfung wird der Sicherheitsstick bzw. die Signaturkarte sowie die zugehörige PIN benötigt. Bereits freigeschaltete Personen erhalten nun den Status»VaSt ist aktiviert (Berechtigungsmanagement unbekannt). Belegabruf in ESt möglich.«

Seite 27 4.2. Vorausgefüllte Steuererklärung deaktivieren Um den Belegabruf zu deaktivieren, entfernen Sie in den Mandanten-Adressdaten den Haken im Kontrollkästchen <Vorausgefüllte Steuererklärung für diese Person aktivieren>. Oder verwenden Sie Schaltfläche <VaSt deaktivieren> im Infocenter des ARBEITSPLATZ. Die Änderung muss im Anschluss mit ELSTER bzw. der Vollmachtsdatenbank synchronisiert werden je nachdem welches Berechtigungsverfahren die Freischaltung erfolgte. Insbesondere bei Verwendung der Vollmachtsdatenbank sollten Sie»alte«Vollmachten löschen, da pro Vollmacht und Jahr Gebühren von 0,60 Euro anfallen. Besonderheit bei Status»VaSt ist aktiviert (Berechtigungsverfahren unbekannt)«bei Personen, die außerhalb Agenda für die vorausgefüllte Steuererklärung freigeschaltet wurden, müssen Sie vor dem Deaktivieren das ursprünglich verwendete Berechtigungsverfahren wählen.

Seite 28 4.3. Registrierung im ElsterOnline-Portal 1. Registrierung im ElsterOnline-Portal durchführen 1. Browser starten. Internetadresse eingeben: https://www.elsteronline.de 2. Im»Öffentlicher Bereich«auf den Link»Registrierung«klicken.

Seite 29 2. ELSTER-Variante wählen Entscheiden Sie zwischen zwei Möglichkeiten: Bei Einsatz einer Signaturkarte ELSTERPlus wählen. Bei Verwendung des Sicherheitssticks ELSTERSpezial wählen. 3. Registrierung durchführen 1. Registrierung durchführen. Alle erforderlichen Angaben eingeben. Beantragen Sie ein Organisationszertifikat. 2. Die Angaben werden an die Finanzverwaltung übermittelt und überprüft. Sie erhalten eine E-Mail, die einen Bestätigungslink enthält. Auf Bestätigungslink klicken. 3. Sie erhalten eine weitere E-Mail, die eine Aktivierungs-ID enthält. Sie wird für die spätere Freischaltung Ihres Benutzerkontos beim ElsterOnline-Portal benötigt. 4. Die Finanzverwaltung schickt nach Prüfung der Angaben per Post einen Aktivierungscode.

Seite 30 4. Benutzerkonto freischalten Benutzerkonto mithilfe der Aktivierungs-ID und des Aktivierungscodes im ElsterOnline-Portal freischalten und mit der Signaturkarte verknüpfen. Fragen bzgl. der Registrierung richten Sie direkt an ELSTER (www.elster.de). Hier finden Sie auch häufig gestellte Fragen (FAQ) und die Kontaktdaten zur ELSTER-Hotline. Die Agenda- Anwendungsberatung kann zur Registrierung beim ElsterOnline-Portal leider keine Auskunft geben. 5. Wichtige Informationen Infos für Anwender Nr. 81031 Vorausgefüllte Steuererklärung mit ELSTER einrichten Nr. 81032 Vorausgefüllte Steuererklärung über Vollmachtsdatenbank einrichten Häufige Fragen zur vorausgefüllten Steuererklärung: Allgemeine Fragen Fragen zum Berechtigungsmanagement Fragen zum Belegabruf