DecisionAdvisor Release Notes 6.3 Prozessunterstützung Nussbaumstrasse 21 3000 Bern 22 T +41 31 724 12 12 F +41 31 721 08 20 Version 1.0 Bern, 12. Januar 2016 1 von 22
Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung... 3 2 Releasewechsel... 3 3 Instanzen... 3 4 Anforderungen an Browser... 3 5 Release Notes 6.3: Prozessunterstützung... 4 5.1 Automatische Schließung der Eingabephase... 4 5.2 Steuerung per Terminplaner... 5 5.3 Benachrichtigungen... 7 5.3.1 Phasensteuerung und Benachrichtigungen... 8 5.3.2 Vorlagen für Benachrichtigungen... 13 5.3.3 Benachrichtigungen Variablen... 15 5.3.4 Absender... 16 5.3.5 Generation... 17 5.4 Frageforum... 18 5.5 Dokument-Upload pro Frage individuell... 18 5.6 Feld Bemerkungen auch auf Export des Bewertungsbaumes... 20 5.7 Export von Projekten... 20 5.8 Erweiterung Lieferantenreport... 21 6 Support... 22 2 von 22
1 Einleitung Das vorliegende Dokument beschreibt das System DecisionAdvisor zum Zeitpunkt der Installation des Releases 6.3. Es werden nicht alle Menüs und Funktionen beschrieben, sondern primär die Änderungen und Erweiterungen gegenüber dem Release 6.2.1. 2 Releasewechsel Der Kunde setzt momentan die Version 6.2.1 oder tiefer zur Abwicklung seiner Ausschreibungen ein. Die wichtigsten Änderungen im Release 6.3: Sämtliche Phasen können per Start- / Enddatum (inkl. Uhrzeit) automatisch geöffnet bzw. geschlossen werden. Für jede Phase können Benachrichtigungen sowie deren Versandzeitpunkt hinterlegt werden Ziel: Vollständige Prozessunterstützung Die neuste Version soll die wichtigsten Bedürfnisse der aktuellen User abdecken, und dies unter besonderer Berücksichtigung des Mehrwerts und der spezifischen Kundenanforderungen. 3 Instanzen Der neue Release vom DecisionAdvisor betrifft folgende URLs: Test test.decisionadvisor.ch / gemäss interner URL Produktiv decisionadvisor.ch / gemäss interner URL Div. kundenspezifische Installationen (SaaS oder Inhouse) 4 Anforderungen an Browser Der DecisionAdvisor unterstützt den Internet Explorer 7 oder höher, Firefox, Google Chrome und Safari. 3 von 22
5 Release Notes 6.3: Prozessunterstützung Im Release 6.3 wurden die nachfolgenden Änderungen implementiert. 5.1 Automatische Schließung der Eingabephase In den Projekteigenschaften im Menü Ausschreibung kann im Register Projekt ein Eingabetermin (Datum & Zeit) angegeben werden. Wird dieser Zeitpunkt erreicht, werden die Phasen Antworten und Externe Erfassung automatisch auf beendet gesetzt. Es können dann keine Angebote mehr eingereicht werden. Felderliste Bezeichnung Art Inhalt/Beschreibung Eingabetermin Datum, Zeit Das Datum & die Zeit können manuell eingepflegt werden. Mittels Kalendersymbol kann ein Tag (gemäss Jahr) gewählt werden. Die Zeit kann im 15 Minuten Takt von 00.00 bis 23:45 gewählt werden. Das eingegebene Datum stellt somit das Enddatum der beiden Phasen Antworten und Externer Zugriff dar. Das Enddatum der beiden Phasen Antwort und Externer Zugriff kann nur über dieses Feld Eingabetermin" gesteuert werden. 4 von 22
Möchte sich ein Anbieter nach der Eingabefrist einloggen, erscheint folgende Meldung im System: 5.2 Steuerung per Terminplaner Der Terminplaner hat für die Steuerung der Phasen neu die Spalte Phasensteuerung erhalten. In dieser Spalte kann die Phase, welche mit dem Task geöffnet bzw. geschlossen werden soll, gewählt werden. Weiter kann die Uhrzeit, an dem das Öffnen oder Schliessen stattfinden soll, angegeben werden. Wird mit einem Task eine Phase eröffnet, so schaut der Terminplaner auf das Startdatum und auf die Uhrzeit der jeweiligen Phase. Wird mit einem Task eine Phase beendet, so schaut der Terminplaner auf das Enddatum und auf die Uhrzeit der jeweiligen Phase. Die Spalte Phasensteuerung ist nur im Projektterminplan vorhanden. Wird also eine Vorlage eines Terminplans erfasst, ist diese Spalte noch nicht ersichtlich. Visualisierung auf nächster Seite. 5 von 22
Wird die neue Spalte genutzt, so werden die hier erfassten Daten automatisch in die Tabelle Projektstatus übertragen. Hierbei ist der Terminplan führend. Zu beachten: Das Schliessen der Phase Antworten und Externer Zugriff (Eingabefrist) wird ausschliesslich über das Feld Eingabetermin in den Projekteigenschaften im Menü Ausschreibungen gesteuert (siehe Kapitel 5.1) und kann via Terminplan nicht gesteuert werden. 6 von 22
5.3 Benachrichtigungen Im Rahmen der Prozessunterstützung ist es möglich, diverse Benachrichtigungen pro Phase zu hinterlegen und automatisch oder manuell an gewisse Empfänger zu senden. Das Versenden von Benachrichtigungen kann über das ganze Projekt ein- bzw. ausgeschaltet werden. Dazu kann die Checkbox Benachrichtigungen aktivieren im Menü Ausschreibung Projekteigenschaften im Register Einstellungen verwendet werden. Ist diese aktiviert, so werden sämtliche erfasste Benachrichtigungen zu ihrem definierten Versandzeitpunkt verschickt. Die Checkbox ist bei einem Projekt, welches importiert wurde, standardmässig deaktiviert. WICHTIG: Wenn Benachrichtigungen im Projekt erfasst wurden, deren Versandzeitpunkt in der Vergangenheit liegt und danach die Checkbox aktiviert wird, so werden sämtliche Benachrichtigungen mit Versandzeitpunkt in der Vergangenheit versendet. 7 von 22
5.3.1 Phasensteuerung und Benachrichtigungen Im Menü Projektdetails Projektstatus kann neu pro Phase die Dauer (manuell oder auch per Terminplaner möglich -> siehe Kapitel 5.2) sowie Benachrichtigungen hinterlegt werden. Weiter können Benachrichtigungen auch losgelöst von den Phasen verschickt werden. Sämtliche Benachrichtigungen werden historisiert. Tabelle Projektstatus : Bezeichnung Art Inhalt/Beschreibung Phase Beschriftung bestehend Status DropDown bestehend von Datum, Uhrzeit Wird hier ein Datum und eine Uhrzeit erfasst, so wird die Phase zum erfassten Zeitpunkt automatisch auf in Bearbeitung gesetzt. Zu beachten: Wird der Terminplaner für die Phasensteuerung benutzt, so werden die Daten des Terminplaners in diese Felder übernommen. Änderungen sind nur im Terminplaner möglich. bis Datum, Uhrzeit Wird hier ein Datum und eine Uhrzeit erfasst, so wird die Phase zum erfassten Zeitpunkt automatisch auf Beendet gesetzt. Zu beachten: Wird der Terminplaner für die Phasensteuerung benutzt, so werden die Daten des Terminplaners in diese Felder übernommen. Änderungen sind nur im Terminplaner möglich. Ausser bei den Phasen Antworten und Externer Zugriff. Diese können ausschliesslich über das Feld Eingabetermin in den Projekteigenschaften gesteuert werden. Benachrichtigung Tabelle Pro Phase können mehrere Benachrichtigungen erfasst werden, die zu einem definierten Zeitpunkt versendet werden. (Siehe Darstellung unten) 8 von 22
Erfassungsmaske der Benachrichtigungen Buttons: Bezeichnung Speichern Abbrechen Funktion Alle Änderungen werden gespeichert. Die Ansicht kehrt auf die Übersicht Projektstatus zurück. Alle Änderungen seit dem letzten Speichern werden verworfen. Die Ansicht kehrt auf die Übersicht Projektstatus zurück. 9 von 22
Felderliste: Bezeichnung Art Inhalt/Beschreibung Projektphase, Dauer Text, nicht mutierbar Zeigt den Namen sowie die im Feld von und im Feld bis erfassten Daten zu dieser Phase an. Aktivieren Checkbox Ist diese Checkbox ausgewählt, so wird die jeweilige Benachrichtigung beim Erreichen des definierten Versandzeitpunktes verschickt. Zeitpunkt Versand Mussfeld Datum, Uhrzeit Phase: Bei der Auswahl des Versandzeitpunktes Phase, kann zwischen dem Start- bzw. dem Enddatum gewählt werden. Weiter kann die Uhrzeit sowie eine Verzögerung in KT (Kalendertage) oder AT (Arbeitstage) erfasst werden. Manuell: Wird hier ein Datum und eine Uhrzeit erfasst, so wird die Benachrichtigung zum erfassten Zeitpunkt automatisch an die definierten Empfänger versendet. Vorlage DropDown Inhalt gemäss Hauptmenü Administration Abteilungen Mail Vorlagen. Weitere Details finden Sie im Kapitel 5.3.2. Betreff Text Empfänger Mussfeld Text Mussfeld Text Radio-Button Textfeld Inhalt gemäss Hauptmenü ausgewählter Vorlage und anpassbar oder frei definierbar. Weiter kann der Text formatiert werden. Es können Variablen in den Text verbaut werden. Eine Liste der verfügbaren Variablen finden Sie im Kapitel 5.3.3. Inhalt gemäss Hauptmenü ausgewählter Vorlage und anpassbar oder frei definierbar. Weiter kann der Text formatiert werden. Es können Variablen in den Text verbaut werden. Eine Liste der verfügbaren Variablen finden Sie im Kapitel 5.3.3. Hier können entweder bestehende Projektgruppen gewählt werden, oder manuell weitere Empfänger definiert werden. Dokumente Upload Es können mehrere Dokumente hochgeladen, angesehen und gelöscht werden. Diese Anhänge werden mit der Benachrichtigung an die Empfänger verschickt. Sämtliche Felder (bis auf die Checkbox Aktivieren ) können von den Mail Vorlagen übernommen werden. Siehe Kapitel 5.3.2. 10 von 22
Tabelle Manuelle Benachrichtigungen Über diese Tabelle können frei manuelle Benachrichtigungen definiert und sofort verschickt werden. Sobald eine manuelle Benachrichtigung versendet wurde, wird es in der Tabelle History Benachrichtigung geführt. Erfassungsmaske der Manuelle Benachrichtigungen Buttons: Bezeichnung Jetzt senden Speichern Abbrechen Funktion Das System fragt: Wollen Sie das Email wirklich jetzt versenden? der User kann mit ja oder nein antworten. Klickt der User auf ja wird das Mail versendet. Klickt der User auf nein gelangt er zurück zur Erfassungsmaske des Emails. Alle Änderungen werden gespeichert. Die Ansicht kehrt auf die Übersicht Projektstatus zurück. Alle Änderungen seit dem letzten Speichern werden verworfen. Die Ansicht kehrt auf die Übersicht Projektstatus zurück. 11 von 22
Felderliste: Bezeichnung Art Inhalt/Beschreibung Vorlage DropDown Inhalt gemäss Hauptmenü Vorlagen im Untermenü Administration Weitere Details finden Sie im Kapitel 5.3.2. Betreff Text Empfänger Mussfeld Text Mussfeld Text Radio-Button Textfeld Inhalt gemäss Hauptmenü ausgewählter Vorlage und anpassbar oder frei definierbar. Weiter kann der Text formatiert werden. Es können Variablen in den Text verbaut werden. Eine Liste der verfügbaren Variablen finden Sie im Kapitel 5.3.3. Inhalt gemäss Hauptmenü ausgewählter Vorlage und anpassbar oder frei definierbar. Weiter kann der Text formatiert werden. Es können Variablen in den Text verbaut werden. Eine Liste der verfügbaren Variablen finden Sie im Kapitel 5.3.3. Hier können entweder bestehende Projektgruppen gewählt werden, oder manuell weitere Empfänger definiert werden. Dokumente Upload Es können mehrere Dokumente hochgeladen, angesehen und gelöscht werden. Diese Anhänge werden mit der Benachrichtigung an die Empfänger verschickt. Sämtliche Felder können von den Mail Vorlagen übernommen werden. Siehe Kapitel 5.3.2. 12 von 22
5.3.2 Vorlagen für Benachrichtigungen Im Hauptmenü (Sidebar links) können unter dem Untermenü Administration Abteilung Mail Vorlagen Benachrichtigungsvorlagen erfasst werden, welche beim Erfassen der Benachrichtigung angezogen werden können. Wird einer Mail Vorlage keine Phase zugeteilt, kann diese Vorlage bei allen Phasen verwendet werden. Weiter können erstellte Vorlagen mit einem Default Häkchen gekennzeichnet werden. Dies hat die Funktion, dass solch markierte Benachrichtigungen bei der Neuerstellung eines Projektes, automatisch in die gewählte Phase eingefügt werden. 13 von 22
Felderliste: Bezeichnung Art Inhalt/Beschreibung Default Checkbox Ist diese Checkbox aktiviert, wird diese Vorlage per Default in allen erstellen Projekten dieser Abteilung beim Projektstatus unter Benachrichtigungen angezeigt. Zeitpunkt Versand Mussfeld Datum, Uhrzeit Phase: Bei der Auswahl des Versandzeitpunktes Phase, kann zwischen dem Start- bzw. dem Enddatum gewählt werden. Weiter kann die Uhrzeit sowie eine Verzögerung in KT (Kalendertage) oder AT (Arbeitstage) erfasst werden. Manuell: Wird hier ein Datum und eine Uhrzeit erfasst, so wird die Benachrichtigung zum erfassten Zeitpunkt automatisch an die definierten Empfänger versendet. Betreff Textfeld Inhalt gemäss Hauptmenü ausgewählter Vorlage und anpassbar oder frei definierbar. Weiter kann der Text formatiert werden. Es können Variablen in den Text verbaut werden. Eine Liste der verfügbaren Variablen finden Sie im Kapitel 5.3.3. Text Textfeld Inhalt gemäss Hauptmenü ausgewählter Vorlage und anpassbar oder frei definierbar. Weiter kann der Text formatiert werden. Es können Variablen in den Text verbaut werden. Eine Liste der verfügbaren Variablen finden Sie im Kapitel 5.3.3. Empfänger Radio-Button Textfeld Hier können entweder bestehende Projektgruppen gewählt werden, oder manuell weitere Empfänger definiert werden. 14 von 22
5.3.3 Benachrichtigungen Variablen Folgende Variablen stehen beim Bearbeiten der Benachrichtigungen zur Verfügung: Ausschreibung Allgemein Projektname Auftragsart Verfahrensart Auftragswert Budget SubmissionsNr Eingabetermin* Beschreibung Abteilung Projektleiter Termine AusschreibungsphaseOeffnen* AusschreibungsphaseSchliessen* FrageforumOeffnen* FrageforumSchliessen* AntwortenphaseOeffnen* AntwortenphaseSchliessen* Externer ZugriffOeffnen* Externer ZugriffSchliessen* BewertungsphaseOeffnen* BewertungsphaseSchliessen* KonsolidierungsphaseOeffnen* KonsoliderungsphaseSchliessen* AuswertungOeffnen* AuswertungSchliessen* Anbieterdaten AnbieterName AnbieterKurzname AnbieterAdresseStrasse AnbeiterAdressePLZ AnbieterAdresseOrt AnbieterGesellschaftsform AnbieterTelefon BegruendungEntscheid Bietergemeinschaft Mehrwertsteuer-Nummer Zusage/Absage Notiz Anbieter Kontaktperson KontaktpersonName KontaktpersonTelefon KontaktpersonEMail * Die markierten Variablen können als Datumsformate oder Zeitformate verwendet werden. Wird eine der Variablen als Datums- und Zeitformat benötigt, muss man die entsprechende Variabel doppelt einfügen und wie gewünscht mittels Doppelklick auf die Variabel formatieren. 15 von 22
5.3.4 Absender Im Hauptmenü (Sidebar links) kann unter dem Untermenü Administration Abteilung pro Abteilung eine Empfängeradresse reply to für die Benachrichtigungen und Mails erfasst werden. Diese muss unbedingt vor benutzen der Benachrichtigungsfunktion erfasst werden, da ansonsten Rückmeldungen auf versendete Benachrichtigungen nicht ordnungsgemäss ankommen. 16 von 22
5.3.5 Generation Wird in einem Projekt eine Generation erstellt, so wird der User gefragt werden, ob er die Daten der Tabelle Projektstatus inkl. Benachrichtigungen übernehmen will oder nicht. Wählt der User ja, werden sämtliche Daten (ausser der DropDowns der Zeile Status ) übernommen. Wählt der User nein werden alle Daten bis auf den Inhalt der Tabelle History der Benachrichtigungen gelöscht bzw. zurückgesetzt. 17 von 22
5.4 Frageforum Im Frageforum (Menu Antworten Frageforum ) können Anbieter während einer pro Projekt zu definierenden Zeitspanne Fragen im DecisionAdvisor, Menü Antworten Frageforum erfassen. Diese Fragen können anschliessend von der ausschreibenden Stelle beantwortet werden. Der Anbieter sowie die ausschreibende Stelle können ihre Eingaben jeder Zeit (solange das Frageforum offen ist) bearbeiten. Die spezifische Steuerung (Datum von bis) des Frageforums erfolgt direkt im Frageforum. Ist eine Frage von der ausschreibenden Stelle noch nicht beantwortet worden, kann der Anbieter diese jederzeit bearbeiten oder wieder löschen. Ist eine Frage von der ausschreibenden Stelle beantwortet worden, kann diese nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden. Sämtliche gestellten Fragen und Antworten sind für alle Anbieter und die ausschreibende Stelle sichtbar. 5.5 Dokument-Upload pro Frage individuell Im Hauptmenü Ausschreibung kann unter Projekteigenschaften im Register Einstellungen gewählt werden, ob die Dokumenten-Eingabe der Lieferanten per Default aktiv oder inaktiv ist: 18 von 22
Wird in den Projekteigenschaften aktiviert gewählt -> Bei allen neu erfassten Kriterien ist unter Dokumentupload zugelassen die Checkbox aktiv und kann individuell wieder deaktiviert werden. Wird in den Projekteigenschaften deaktiviert gewählt -> Bei allen neu erfassten Kriterien ist unter Dokumentupload zugelassen die Checkbox inaktiv und kann individuell aktiviert werden. Individuell kann dann pro Kriterium im System unter Ausschreibung - Bewertungsbaum ein Dokumentupload zugelassen, sowie nicht zugelassen werden. Wichtig: Die Checkboxen aktiviert und deaktiviert greifen nicht, wenn im Bewertungsbaum Kriterien aus einer Vorlage hinzugefügt werden. Hier muss vorgängig die Vorlage entsprechend angepasst werden. Im Register Übersicht in der Phase Ausschreibung Bewertungsbaum kann eingesehen werden, bei welchen Fragen ein Dokumentupload zugelassen ist: 19 von 22
5.6 Feld Bemerkungen auch auf Export des Bewertungsbaumes Das Feld Bemerkung (2), welches auf den Wertetypen und den Summenknoten gepflegt werden kann, wird beim Export des Bewertungsbaums (1) auch angezeigt werden: 5.7 Export von Projekten Die Exportfunktion der Projekte wird so angepasst, dass auch sämtliche Dokumente jeweils exportiert werden. Will man nur das Projekt ohne Dokumente exportieren, muss der neue Befehl Projekt ohne Dokumente gewählt werden. 20 von 22
Felderliste: Befehl Projekt ohne Dokumente Projekt Inhalt/Beschreibung Entspricht dem heutigen Befehl Projekt Analog dem heutigen Befehl Projekt jedoch werden hier auch die Dokumente der Ausschreibenden Stelle exportiert Projekt mit Angeboten - Projekt - Dokumente der Ausschreibenden Stelle - Angebotsdaten - Dokumente der Anbieter Projekt mit Bewertung - Projekt - Dokumente der Ausschreibenden Stelle - Angebotsdaten - Dokumente der Anbieter - Bewertungen - Konsolidierungen Projekt mit Bewertung, alle Generationen - Projekt - Dokumente der Ausschreibenden Stelle - Angebotsdaten - Dokumente der Anbieter - Bewertungen - Konsolidierungen 5.8 Erweiterung Lieferantenreport Laden die Anbieter zu Kriterien im Bewertungsbaum Dokumente hoch, so müssen diese auch auf dem PDF Lieferantenreport aufgeführt werden. Hierfür wird eine neue Spalte mit der Bezeichnung Anhänge implementiert in welcher die Namen der zu den einzelnen Kriterien hochgeladenen Dokumente aufführt. 21 von 22
6 Support Für den Kunden steht für alle Wartungs- und Supportleistungen ein Single Point of Contact (SPOC) zur Verfügung. Die zeitliche Besetzung des SPOC ist im Regelfall während den offiziellen Bürozeiten. Der SPOC hat einen direkten Zugriff auf das Software Engineering. Je nach Fehlerfall können verschiedene Eskalationsszenarien abgerufen werden. Anwender Applikationsmanagement SPOC Service Support Engineering Entwicklung Bei auftretenden Problemen sind folgende Anlaufstellen vorhanden: Anwender DecisionAdvisor Anwender Applikationsmanagement Anlaufstelle Gemäss internem Prozess; ansonsten Applikationsmanagement Helpdesk PBroker Tel Bern: +41 31 724 12 12 E-Mail: support@pbroker.ch 22 von 22