Checkliste für Unternehmen Lastschriften beleglos (online) Ab dem 01.02.2014 wird der nationale bargeldlose Zahlungsverkehr durch die SEPA-Zahlverfahren abgelöst: Alle Überweisungen und Lastschriften in EURO auch innerhalb Deutschlands sind dann nach europaweit einheitlichen Verfahren vorzunehmen. Im Hinblick auf den damit verbundenen Anpassungsbedarf ist es erforderlich, die Umsetzung der neuen SEPA-Zahlverfahren möglichst frühzeitig zu planen. Die vorliegende Checkliste soll Ihnen bei den notwendigen Umstellungsarbeiten helfen. Diese wurde für Sie auf Basis Ihrer Angaben auf unserer Internetseite zusammengestellt: Sie verwenden Überweisungen und Lastschriften und reichen Lastschriften ausschließlich beleglos (online) ein. Wichtig: SEPA-Lastschriften können nicht mehr beleghaft eingereicht werden. Bitte machen Sie sich schnellstmöglich mit dem Thema Belegloses Einreichen von SEPA-Lastschriften vertraut, da eine solche Umstellung auch Auswirkungen auf den IT-Bereich hat. Bitte beachten Sie auch: Diese Checkliste kann nur eine erste Orientierung für den mit der SEPA-Migration verbundenen Aufwand liefern. Bitte nutzen Sie weitere Informationen zur SEPA-Migration im Internet-Angebot der. Oder vereinbaren Sie gleich einen Termin mit Ihrem Kundenberater. Wir werden Ihnen alle Fragen zur bevorstehenden Umstellung Ihres Zahlungsverkehrs erklären und Sie individuell beraten. Stand: 12.04.2013 SEPA-Zahlverfahren Checkliste für Unternehmen Lastschriften auch beleghaft Seite 1 von 8
1. EDV-Systeme anpassen Prüfen Sie die SEPA-Fähigkeit der eingesetzten Buchhaltungs- und Zahlungsverkehrsprogramme. Wird der SEPA-Zahlungsverkehr unterstützt? Können Sie IBAN und BIC hinterlegen? Hinweis: Sowohl windata professional, windata SoHo als auch StarMoney sind bereits SEPAfähig. Wenn Sie eines dieser Programme nutzen, können Sie die o. g. Frage mit Ja beantworten. Eventuell ist jedoch ein Update auf eine neuere Version notwendig. Informieren Sie sich einfach bei unserem S-Online-Service Tel. 0180/5831282 (*0,14 /Minute aus dem Festnetz) Gleichen Sie vorhandene Software mit den neuen Anforderungen ab. Kontakt mit externen Software-Anbietern aufnehmen. Prüfen Sie gegebenenfalls, in welche Datenbanken, Systeme und Anwendungen die SEPA- Datenelemente zu implementieren sind. Konvertieren Sie die vorhandenen Kundenkennungen (Kontonummer und Bankleitzahl) in IBAN und BIC (zum Beispiel über den SEPA-Account-Converter, den Sie im Online-Angebot Ihrer Sparkasse finden). Bei nichtkonvertierbaren Kundenkennungen: IBAN und BIC von Geschäftspartnern und Kunden erfragen und hinterlegen. Prüfen Sie die Angaben zum Verwendungszweck. Begrenzung auf 140 Zeichen. Gleichen Sie vorhandene Software mit den neuen Anforderungen ab. Releaseplanung erstellen. Kontakt mit externen Software-Anbietern aufnehmen. 2. Geschäftskorrespondenz auf SEPA-Anforderungen umstellen Passen Sie Rechnungen an (IBAN, BIC, Vorabinformation zum Lastschrifteinzug, Vordruck). Passen Sie Mahnungen an (IBAN, BIC). Prüfen Sie Ihren gesamten Schriftverkehr mit Kontodatenbezug (IBAN, BIC). Statt der bisherigen Kontonummer und Bankleitzahl nutzen Sie zukünftig die IBAN. Diese ist leicht zu merken, denn sie besteht aus der 10-stelligen Kontonummer und der 8-stelligen Bankleitzahl, zusammen mit dem Ländercode DE für Deutschland und einer 2-stelligen Prüfziffer. Das heißt: Bis auf vier Zeichen ist Ihnen Ihre eigene IBAN bereits vertraut. (Beispiel siehe nächste Seite) Stand: 12.04.2013 SEPA-Zahlverfahren Checkliste für Unternehmen Lastschriften auch beleghaft Seite 2 von 8
Beispiel für IBAN: Ihre bisherige Kontonummer: 1234567 Bankleitzahl Ihres Kreditinstituts: 680 512 07 Ihre IBAN: DE 74 68051207 0001234567 Ländercode Prüfziffer Ihre Bankleitzahl Ihre Kontonummer (10-stellig) Verwenden Sie bereits jetzt die neue Kundenkennung mit IBAN und BIC SEPA gibt für die Beauftragung von Zahlungen unterschiedliche Fristen hinsichtlich der Verwendung des BIC vor: Bis zum 31. Januar 2014 ist die Angabe von IBAN und BIC erforderlich. Ab dem 1. Februar 2014 können nationale Zahlungen nur mit der IBAN beauftragt werden, die Angabe des BIC ist optional. Ab dem 1. Februar 2016 können auch grenzüberschreitende Zahlungen in andere EWR-Staaten nur mit der IBAN beauftragt werden. Die Sparkasse bietet Ihnen verschiedene Konvertierungshilfen (z. B. IBAN-Rechner oder SEPA- Account-Converter) über unsere Internetseite an, mit denen nationale Kontodaten automatisiert auf IBAN und BIC umgestellt werden können. Um Ihren Geschäftspartnern und Ihnen den Zahlungsverkehr zu erleichtern, sollten Sie Ihre eigene Kundenkennung (IBAN und BIC) auf Geschäftsbriefen und Rechnungen stets angeben. Bei vorgedruckten Briefbögen empfiehlt sich ein zeitnaher Austausch vor Februar 2014. 3. Kartenzahlungsterminal Überprüfen Sie die Zahlungsarten, die Sie Ihrer Kundschaft am Kartenzahlungsterminal anbieten: Für Zahlungen mit Eingabe der PIN muss keine Umstellung vorgenommen werden. Für Zahlungen mit Unterschrift (ELV) gilt eine Übergangsregelung bis 01.02.2016. Die Deutsche Kreditwirtschaft hat sich Stand heute noch nicht auf ein Nachfolgeverfahren festgelegt. Wir empfehlen auch aus Sicherheitsgründen die Umstellung auf Zahlverfahren mit PIN-Eingabe. Für weitere Fragen steht Ihnen unser S-Online-Service unter 0180/5831282 (*0,14 /Minute) zur Verfügung. Stand: 12.04.2013 SEPA-Zahlverfahren Checkliste für Unternehmen Lastschriften auch beleghaft Seite 3 von 8
4. Umstellung auf die SEPA-Überweisung organisieren Prüfen Sie die Arbeitsabläufe und Kennzeichnungen der Überweisungen Stellen Sie auf SEPA-Zahlscheine um. Umstellungsanforderungen bei Vordrucken Stellen Sie Verträge und Vordrucke (wie z. B. Zahlscheine) auf die neue Kundenkennung IBAN und BIC um. Beachten Sie dabei die Richtlinien für einheitliche Zahlungsverkehrsvordrucke: www.die-deutsche-kreditwirtschaft.de/dk/zahlungsverkehr/konventionellerzahlungsverkehr/vordrucke Auch eventuell vorhandene Textpassagen für eine Einzugsermächtigung müssen bis spätestens Februar 2014 bezüglich der Mandatsvorgaben überarbeitet werden. Sollten Sie Ihren Kunden Vordrucke wie z. B. Zahlscheine zur Verfügung stellen, müssen auch diese spätestens bis Februar 2014 gemäß den gültigen Vordruckrichtlinien angepasst werden. Zudem wird es zukünftig im Zahlungsverkehr keine Sammelbelege mehr geben. 5. Umstellung auf die SEPA-Lastschrift organisieren Beantragen Sie die Gläubiger-Identifikationsnummer und hinterlegen Sie diese in den Stammdaten. Die Gläubiger-Identifikationsnummer kann bei der Deutschen Bundesbank beantragt werden kostenfrei und ausschließlich über ein Online-Formular: www.glaeubiger-id.bundesbank.de Schließen Sie neue Inkassovereinbarungen für die SEPA-Lastschriftverfahren mit der Sparkasse ab. (Hierzu wird die Gläubiger-ID nachweislich benötigt!) Prüfen Sie die Arbeitsabläufe und Zuordnung zur SEPA-Basis-Lastschrift bzw. SEPA-Firmen- Lastschrift. Festlegung einer Systematik für die Mandatsreferenz. Stand: 12.04.2013 SEPA-Zahlverfahren Checkliste für Unternehmen Lastschriften auch beleghaft Seite 4 von 8
Aufbau einer Mandatsverwaltung. Was Sie beim Aufbau einer Mandatsverwaltung beachten müssen Eine der größten Herausforderungen bei der Umstellung auf die SEPA-Zahlverfahren liegt im Aufbau einer Mandatsverwaltung, also der Verwaltung aller SEPA-Lastschriftmandate und der Abwicklung des Lastschrifteneinzugs. Mithilfe der eindeutigen Mandatsreferenz müssen Sie für jedes Mandat nachvollziehen können, wann es erteilt wurde, welche Zahlungen damit erfolgt sind und ob es Rücklastschriften gegeben hat. Die Vergabe der Mandatsreferenz und der damit verbundene Aufbau einer Mandatsverwaltung durch den Zahlungsempfänger haben weitreichende organisatorische und technische Auswirkungen und hängt zum Beispiel davon ab, ob bestehende Kundenstammdaten genutzt werden (z. B. Kunden-, Vertrags-, Abo-, Versicherungsnummer), ob bei der Erweiterung einer Kundenbeziehung bzw. bei neuen Vertragsabschlüssen neue SEPA-Lastschriftmandate erforderlich sind, wie mit Mandatsänderungen und -widerrufen umgegangen werden soll. Beachten Sie, dass die Mandatsreferenz aus maximal 35 Stellen bestehen darf, die Sie mit Buchstaben und Zahlen sowie folgenden Sonderzeichen füllen können: 0-9 A-Z a-z :?, -( +. ) /. Umlaute und Leerzeichen sind nicht zugelassen. Grundsätzliche Möglichkeiten einer Vergabe sind: Bezug zum Kunden insgesamt (Rahmenmandat), Bezug zu einem bestimmten Vertrag (Einzelmandat), fortlaufende neue Nummer (Einzelmandat). Bei der Entscheidung für eine dieser Varianten sind die jeweiligen Vor- und Nachteile zu berücksichtigen. Grundsätzlich muss das erteilte SEPA-Lastschriftmandat inklusive der Änderungen auch im Original oder in der gesetzlich zugelassenen Art und Weise aufbewahrt werden. Nach Erlöschen eines SEPA-Lastschriftmandats ist es aufgrund der Inkassovereinbarung (und vorbehaltlich weiterer Aufbewahrungsvorschriften) noch für einen Zeitraum von 14 Monaten, gerechnet vom letzten Einzugsdatum, aufzubewahren. Soll durch die beteiligten Banken die Autorisierung von Lastschriften geprüft werden, so dürfen diese Banken von Ihnen eine Mandatskopie anfordern, die Sie innerhalb von sieben Bankgeschäftstagen zur Verfügung stellen müssen. Stand: 12.04.2013 SEPA-Zahlverfahren Checkliste für Unternehmen Lastschriften auch beleghaft Seite 5 von 8
Umstellung rechtswirksam erteilter Einzugsermächtigungen in SEPA-Lastschriftmandate. Was Sie bei der Migration von Einzugsermächtigungen in SEPA-Lastschriftmandate für das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren beachten müssen Die Deutsche Kreditwirtschaft unterstützt die Weiternutzung der bestehenden Einzugsermächtigungen als SEPA-Lastschriftmandate im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren Vor Umstellung auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren müssen Sie den Zahlungspflichtigen schriftlich über den Verfahrenswechsel informieren und dabei folgende Angaben machen: Gläubiger-Identifikationsnummer, Mandatsreferenz und Beginn des ersten Einzugs (Umstellungszeitpunkt oder Ereignis wie z. B. nächster Lastschrifteinzug ). Diese Information kann gegenüber dem Zahlungspflichtigen schriftlich über den vereinbarten Kommunikationsweg erfolgen. Für die Mitteilung können Sie allerdings auch andere Anlässe wie eine Rechnung oder Vertragsänderung nutzen. Als Datum der Unterschrift im SEPA-Lastschriftmandat verwenden Sie das Datum der Information an den Zahlungspflichtigen über den Verfahrenswechsel. Nutzen Sie ab sofort für Neukunden das Kombimandat Das Kombimandat beinhaltet eine Einzugsermächtigung die jederzeit in ein SEPA-Basis- Lastschriftmandat umgewandelt werden kann. Passende Mustervorlagen finden Sie auf den Internetseiten der Sparkasse. Bei Nutzung eines Kombimandats: rechtzeitig informieren. Wechsel vom Einzugsermächtigungsverfahren auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren, wenn Ihnen bereits Kombimandate vorliegen Liegen Ihnen bereits Kombimandate vor, so müssen Sie beim Wechsel auf das SEPA-Basis- Lastschriftverfahren den Zahlungspflichtigen lediglich über den Zeitpunkt des Wechsels auf die SEPA-Basis-Lastschrift informieren. Alternativ können Sie auch einheitlich entsprechend der Weiternutzung der Einzugsermächtigung informieren. Stand: 12.04.2013 SEPA-Zahlverfahren Checkliste für Unternehmen Lastschriften auch beleghaft Seite 6 von 8
Bei Abbuchungsauftragsverfahren: bestehende Abbuchungsaufträge prüfen und klären, welches Lastschriftverfahren zukünftig genutzt werden soll. Vorhandene Abbuchungsaufträge können nicht in SEPA-Lastschriften überführt werden holen Sie neue SEPA-Lastschriftmandate ein Rechtlich gesehen sind das Abbuchungsauftragsverfahren und das SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren zwei verschiedene Verfahren. Die Regel lautet: Hat der Zahlungspflichtige die erforderlichen Mandatsdaten (insbesondere Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz) nicht gegenüber seinem Institut (Zahlstelle) bestätigt, wird eine SEPA-Firmen-Lastschrift nicht eingelöst. Eine gesetzliche oder vertragliche Überführung von Abbuchungsaufträgen in das SEPA-Firmen- Lastschriftverfahren ist nicht möglich, da beim SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren Verraucher ausgeschlossen sind. Deswegen müssen für Zahlungen, die heute im Abbuchungsverfahren abgewickelt werden und zukünftig im SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren erfolgen sollen, entsprechende Mandate zwischen Ihnen und den zahlungspflichtigen Unternehmen vereinbart werden. Abbuchungsaufträge, bei denen der Zahlungspflichtige ein Verbraucher ist, müssen künftig im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren abgewickelt werden. Hierfür ist ein Mandat für die SEPA-Basis- Lastschrift erforderlich. Sie müssen also prüfen, ob es sich bei Ihren Zahlungspflichtigen um Verbraucher oder Nichtverbraucher (z. B. Firmen, Selbstständige) handelt, und entsprechende SEPA- Lastschriftmandate vereinbaren. Treffen Sie vertragliche Regelungen. Mandatsvorgaben/-mustertexte der SEPA-Lastschriftmandate nutzen (entsprechende Vordrucke erhalten finden Sie auf den Internetseiten der Sparkasse). Erstellung und Versand der Vorabinformation an Zahlungspflichtige. Anforderungen an die Vorabinformation des Zahlungspflichtigen Vor einem Lastschrifteinzug müssen Sie als Zahlungsempfänger den Zahlungspflichtigen über das Fälligkeitsdatum und den fälligen Betrag mittels einer Vorabankündigung (sog. Pre- Notification) informieren. Diese Information kann auch als Teil einer Rechnung oder eines Vertrages unter Angabe der Gläubiger-Identifikationsnummer und der jeweiligen Mandatsreferenz erfolgen. Soweit nichts anderes mit dem Zahlungspflichtigen vereinbart wurde, müssen Sie den Lastschrifteinzug spätestens 14 Tage vor Fälligkeit ankündigen. Stand: 12.04.2013 SEPA-Zahlverfahren Checkliste für Unternehmen Lastschriften auch beleghaft Seite 7 von 8
Beachten Sie die neuen Vorlagefristen bei der Weiterleitung und Vorlage der Daten. Vorlagefristen bei den SEPA-Lastschriftverfahren Gemäß SEPA-Basis-Lastschrift-Regelwerk muss die Lastschrift spätestens 5 bzw. 2 TARGET- Arbeitstage vor Fälligkeit (D-5/D-2) bei der Zahlstelle vorliegen. Gemäß SEPA-Firmen-Lastschrift-Regelwerk muss die Lastschrift spätestens einen TARGET- Arbeitstag vor Fälligkeit (D-1) bei der Zahlstelle vorliegen. Die Cut-off-Zeit für die Einreichung beim Kreditinstitut des Zahlungsempfängers ist bei uns bei beiden Verfahren 8:00 Uhr. Prüfen Sie bei der SEPA-Firmen-Lastschrift die Erreichbarkeit der teilnehmenden Banken. Erreichbarkeit des Zahlungspflichtigen bei SEPA-Firmen-Lastschriften Mit Hilfe des sogenannten SCL-Directory können Sie prüfen, ob der BIC eines Zahlungsdienstleisters erreichbar ist. Dies ist vor allem beim Einzug im SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren wichtig, da hier keine gesetzlich vorgeschriebene Erreichbarkeitsverpflichtung besteht. Das SEPA-Clearer-Directory (SCL-Directory), ein Verzeichnis der erreichbaren Zahlungsdienstleister, dient der automatisierten Abwicklung von SEPA-Zahlungen über die Deutsche Bundesbank. Es beinhaltet alle BICs der über den SEPA-Clearer erreichbaren Zahlungsdienstleister. Bezugsquelle: Deutsche Bundesbank, SEPA-Clearer Directory. www.bundesbank.de Weitere Fragen klären wir mit Ihnen gerne in einem persönlichen Gespräch. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit Ihrem Kundenberater! Stand: 12.04.2013 SEPA-Zahlverfahren Checkliste für Unternehmen Lastschriften auch beleghaft Seite 8 von 8