Weitere interessante Neuerungen: TIPP: Vergrößern der Maske Diensträder... 2 SelfService: Einstieg ohne Dienstnehmer... 2 Zeitraumberechtigung für Anträge pro Spalte einstellbar... 3 Zeitmodelloptionen: Schnellerfassung... 4 SelfService: Auszug der Zeitdatenliste bei Anträgen... 5 Neue Spalten im VGSS: Mitarbeiterauswahl... 5 Workflow für Umbuchungen... 6 Umbuchungen: nur Überschussstunden können beantragt werden... 7 Workflow: Genehmigungslauf rücksetzen (Zeit/Reisen)... 7 Neuberechnung bis zu bestimmten Status möglich... 7 Benachrichtigungen: Einschränkung auf Zuständigkeiten... 8 Zeitdatenliste: Fixierung von Spalten (Spaltenoptionen)... 8 Zeitmodelle: Berechnungen mit Planzeiten... 9 Workflow: Mailadresse des Nachrichtenempfängers Parametergesteuert... 9 Neuer Ausdruck: Zeitdatenliste komprimiert... 10 Änderung der Maske Zeitchecker... 11 1
TIPP: Vergrößern der Maske Diensträder Mit Klick auf das Vergrößerungssymbol rechts oben in der Maske bzw. mit Doppelklick auf die Headline ist es nun möglich, die Maske an die Breite des Bildschirmes anzupassen, sodass mehr Daten dargestellt werden können und die Arbeit mit der Maske erleichtert wird. SelfService: Einstieg ohne Dienstnehmer Ab sofort kann in der Berechtigungsverwaltung ein gültiger User für das SelfService erstellt werden, welchem kein Dienstnehmer aus dem LHR Lohn zugewiesen ist. Interessant ist diese Funktion beispielsweise für Unternehmen, in welchen es Vorgesetzte gibt, welche nicht direkt im Unternehmen beschäftigt sind (somit keinen Dienstnehmer im LHR Lohn besitzen), aber trotzdem die Möglichkeit haben sollten, sich im Vorgesetzten SelfService zu bewegen. Für diese Dienstnehmer kann das Vorgesetzten SelfService wie folgt aussehen: Da dieser User kein Mitarbeiter im engeren Sinn ist, hat dieser kein eigenes Mitarbeiter SelfService, wo er seine eigenen Daten erfassen kann. Er kann aber wie ein gewöhnlicher Vorgesetzter (je nach Rechten) Daten bearbeiten und Anträge freigeben/ablehnen. 2
Zeitraumberechtigung für Anträge pro Spalte einstellbar In den Workflow-Einstellungen für Menürollen ist es nun möglich, für jede Spalte der Zeitdatenliste (Buchungen, Abwesenheiten, Pause, Überzeit, etc.) individuell einzustellen, für wie viele Tage in die Zukunft bzw. Vergangenheit Veränderungen direkt ohne Antrag vorgenommen werden dürfen. Bleibt die Checkbox Rollenkonfiguration aktiviert, gelten wie bisher die Zeitraum-Eingaben aus den Zusatzrechten. Wird die Checkbox jedoch deaktiviert, greift diese Einstellung nicht mehr und der Zeitraum kann hier direkt übersteuert werden. Somit wird festgelegt, in welchem Zeitraum der Dienstnehmer Daten direkt verändern kann und wann Änderungen beantragt werden müssen. 3
Zeitmodelloptionen: Schnellerfassung Es wurde eine neue Maske Zeitmodelloptionen Schnellerfassung erstellt, in welcher Zeitmodelloptionen für alle/mehrere Dienstnehmer gleichzeitig aktiviert bzw. deaktiviert werden können. Somit ist es nicht mehr notwendig, diese Einstellung für jeden einzelnen Dienstnehmer vorzunehmen. Ähnlich wie in der Gesamtfreigabe kann man folgende Selektionen setzen: - Woche (Anzeige ist immer wochenweise) - Option (welche Option soll angezeigt bzw. eingetragen werden?) - Mehrfachselektion der DN Ebenfalls können zu jedem Tag Notizen eingegeben werden, welche dann auch auf der Zeitdatenliste ersichtlich sind. Beipiel: 100%-ige Überstunden werden nach 20 Uhr nicht gerechnet (d.h. Option Ü100%_Aus ist standardmäßig eingeschaltet). Aus einem bestimmten Anlass soll für mehrere Dienstnehmer von 07.01. bis 10.01. die Option ausgeschalten werden, damit die Überstunden gerechnet werden. Zusätzliche Notiz: von 20 bis 22 Uhr. 4
SelfService: Auszug der Zeitdatenliste bei Anträgen Bei Anträgen wurde für den Vorgesetzten die Möglichkeit geschaffen, mithilfe des grünen Icons einen Abschnitt zu öffnen, in welchem sich ein Auszug der Zeitdatenliste des Mitarbeiters befindet. Hier sehen Sie die Stempelungen des betroffenen Tages und können somit gegebenenfalls kontrollieren, ob der Antrag korrekt gestellt wurde. Auch in der Zeitdatenliste wurde eine kleine Änderung an den Tageseigenschaften (grünes Plus) vorgenommen: Bislang konnte man die Tageseigenschaften nur für Tage öffnen, für welche bereits Buchungen vorhanden sind. Jetzt ist es auch möglich, die Tageseigenschaften für zukünftige Tage oder Tage ohne Buchungen zu öffnen. Neue Spalten im VGSS: Mitarbeiterauswahl Für eine bessere Gesamtübersicht aller Dienstnehmer wurden in der Mitarbeiterauswahl drei neue Spalten hinzugefügt: der aktuelle Periodenstatus, die aktuellen Fehlbuchungen sowie die aktuellen offenen Anträge. Diese Spalten sind auf den links oben ausgewählten Stichtag bezogen. Mithilfe der Spaltenoptionen ist es Ihnen möglich, die einzelnen Spalten ein- oder auszublenden, um die Übersicht den benötigten Informationen gerecht gestalten zu können. 5
TIPP: Mithilfe des Direktlinks in der Spalte offene Anträge gelangen Sie mit einem Klick direkt zu Ihren offenen Anträgen, welche den jeweiligen Dienstnehmer betreffen. Workflow für Umbuchungen Nachdem ein Mitarbeiter eine Periode fertiggemeldet hat, können Sie ihm nun die Möglichkeit bieten, eine Umbuchung von verschiedenen Speichern zu beantragen/durchzuführen. Mit Auswahl der Schaltfläche neue Umbuchung über das Hamburger-Menü öffnet sich die zugehörige Maske. Hier kann mittels Registerkarten zwischen Lohnauszahlungen und Umbuchungen gewechselt werden. Somit kann es dem Mitarbeiter beispielsweise ermöglicht werden, seine 50% pflichtigen Überstunden gemeinsam mit dem Zuschlag in den Saldo zu übernehmen, um diese als Zeitausgleich zu konsumieren. Außerdem befindet sich im unteren Bereich dieser Maske ein Informationsfeld, in welchem offene Anträge des Dienstnehmers für diesen Zeitraum abgebildet sind. Mithilfe eines Parameters kann zusätzlich definiert werden, ob die Maske über ein Uhrensymbol am Ende der Zeitdatenliste aufgerufen werden kann, anstatt über das Hamburger-Menü. Sowohl das Symbol als auch die Schaltfläche erscheinen erst, wenn eine Periode fertiggemeldet wurde. Auch bei der Beantragung von Lohnauszahlungen werden nun alle hinterlegten Zeitspeicher angezeigt, nicht mehr wie bisher mit Drop-Down. Somit kann der Mitarbeiter nun Lohnauszahlungen für mehrere Speicher gleichzeitig beantragen. Sobald außerdem ein Stundenwert im Feld Auszahlung eingetragen wurde, ändert sich die Spalte Stand auf den neuen Wert. 6
Umbuchungen: nur Überschussstunden können beantragt werden Ab sofort können Sie mithilfe von Hilfsspeichern einschränken, wie viele Stunden Ihre Dienstnehmer durch Umbuchungen verschieben können. So ist es beispielsweise bei einer Gleitzeitvereinbarung mit einer Übertragungsmöglichkeit von 80 Stunden möglich, den Dienstnehmern nur den Anteil, welcher die 80 Stunden überschreitet, zur Umbuchung freizugeben. Wenn ein Dienstnehmer versucht, mehr Stunden umzubuchen, als der Hilfsspeicher erlaubt, erscheint die Meldung nicht genug auszuzahlende Stunden vorhanden und der Antrag wird nicht versendet. Workflow: Genehmigungslauf rücksetzen (Zeit/Reisen) Für die Arbeiten der Personalabteilung wurde in der Admin-Oberfläche die Maske Worklist angepasst. Mithilfe der Schaltfläche Rückstellen ist es nun möglich, einen bereits gestarteten Genehmigungsverlauf wieder um eine Stufe zurückzusetzen. Somit können auch bereits genehmigte Anträge zurückgesetzt werden. Ein Antrag kann so lange zurückgesetzt werden, bis er sich wieder beim Absender befindet. Neuberechnung bis zu bestimmtem Status möglich Bisher war eine Neuberechnung der Zeitdatenliste nur bei dem Status in Bearbeitung bzw. Fertiggemeldet möglich. Nun kann in den Einstellungen festgelegt werden, bis zu welchem Status Sie eine Neuberechnung im Hintergrund erlauben. Somit werden nachträgliche Änderungen an den Zeitdaten bis zu dem von Ihnen definierten Status neu berechnet. Folgende Status stehen zur Verfügung: Standardmäßig wird eine Neuberechnung nur für die ersten beiden Status durchgeführt. 7
Benachrichtigungen: Einschränkung auf Zuständigkeiten Damit im Zuge von Benachrichtigungen an Dienstnehmer nicht mehr alle Vorgesetzten (z.b. Abteilungsleiter, Bereichsleiter und Personalbüro) dieselbe Benachrichtigung erhalten, wurde ein neues Feld eingepflegt. Hier können Sie nun Zuständigkeiten eintragen, wer neben dem Dienstnehmer ebenfalls die Benachrichtigung erhalten soll z.b. nur der Bereichsleiter. Zeitdatenliste: Fixierung von Spalten (Spaltenoptionen) Zur individuellen Anpassung der Zeitdatenliste kann ab sofort jeder User beliebige Spalten fixieren und dadurch auch ihre Reihenfolge definieren. Es ist auch möglich, nicht fixierte Spalten durch Drag & Drop in die gewünschte Richtung zu verschieben. Die entsprechende Fixierung wird im Hintergrund gespeichert und steht dem User somit beim nächsten Einstieg wieder zur Verfügung. Zudem ist nun auch die Kopfzeile fixiert, damit sichergestellt werden kann, dass diese auch beim Scrollen weiterhin ersichtlich ist und nicht im oberen Bildschirmrand verschwindet. 8
Zeitmodelle: Berechnungen mit Planzeiten Für Zeitmodelle gibt es den neuen Befehl PlUest. Mit diesem Befehl kann entweder die gesamte Arbeitszeit oder nur die Zeiten einer bestimmten Abwesenheit innerhalb und außerhalb der Normalarbeitszeiten mitgerechnet werden. Die Normalarbeitszeiten können entweder im Zeitmodell (:PlanStd) oder auch im Dienstrad eingegeben werden. Die Normalarbeitszeiten (Planzeiten) können im Zeitmodell wie folgt angegeben werden: Beispiel: :PlanStd (TG) = 08:00-12:00, + S079 ;{*1E00} :PlanStd (TG) = 13:00-17:00, + S079;{*1E01} Oder folgendermaßen in den Diensträdern: So kann zum Beispiel überprüft werden, ob Arztgänge den Zeitraum der Planzeiten überschreiten, welche dann nicht mehr zur Normalarbeitszeit gezählt werden. Somit wird nur der Teil des Arztbesuches angerechnet, welcher in die Normalarbeitszeit fällt. Workflow: Mailadresse des Nachrichtenempfängers Parametergesteuert Wenn ein Vorgesetzter die Funktion verwendet, dass er Anträge seiner Dienstnehmer als E-Mail erhält, wurde bisher immer die E-Mail-Adresse EMAILAV zum Versand herangezogen. Da an diese Adresse zumeist auch die Gehaltszettel versendet werden, beinhaltet das Feld EMAILAV meistens die private Mailadresse des Dienstnehmers. Damit nun nicht die (geschäftlichen) Anträge an die private Mailadresse gesendet werden, kann nun mithilfe eines Parameters eingestellt werden, dass Anträge ab sofort an die Firmenadresse gemailt werden ( EMAIL ). Auch die Benachrichtigungen aus der Zeit achten auf diesen Parameter. 9
Neuer Ausdruck: Zeitdatenliste komprimiert Sie können die Zeitdatenliste eines Mitarbeiters ab sofort auch in einem kompakten Format ausdrucken. Somit ist es möglich, mehrere Spalten bzw. Daten auf einer Seite darzustellen. Diese Möglichkeit steht einerseits dem Zeitverantwortlichen in der Admin-Oberfläche zur Verfügung, andererseits auch den einzelnen Mitarbeitern im SelfService direkt in der Zeitdatenliste. Dadurch können sich auch alle Mitarbeiter bei Bedarf ihre Zeitdatenlisten drucken. 10
Änderung der Maske Zeitchecker Die Maske für den Zeitchecker wurde dahingehend angepasst, sodass nun auch der Logonname von jener Person angezeigt wird, welche Veränderungen durchgeführt hat. Diese Erweiterung dient zudem auch als Historie, da nun sofort erkannt wird, wer welche Veränderungen vorgenommen hat. Nähere Information zu den einzelnen Themen entnehmen Sie bitte unserer aktuellen Onlinehilfe. 11