ZVK - Jahresabrechnung 2003 Handbuch Denninger Str. 37 81925 München Telefon 089/9235-8564 Fax 089/9235-778564 Internet www.versorgungskammer.de E-Mail aforster@versorgungskammer.de
Einleitung D ie Zusatzversorgungskasse der bayerischen Gemeinden hat wie auch im Vorjahr für die Jahresmeldungen 2003 ein kleines Hilfsprogramm (Tool) entwickelt, damit Ihnen das Erfassen der Meldungen erleichtert wird. Das Programm bietet Ihnen die Möglichkeit einer Eingabe- Maske zur Datenerfassung mit gleichzeitiger Plausibilitätsprüfung auf bestimmte Werte. Als Ergebnis erstellen Sie dabei eine Datei im ASCII-Format, welche nach den Vorgaben der DATÜV-ZVE die erfassten Jahresmeldungen beinhaltet. Das Programm soll Sie bei der Erfassung Ihrer Jahresmeldungen für Ihre Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen zur Zusatzversorgung unterstützen. Folgende Funktionen werden vom Programm abgedeckt: Eingabemaske zum übersichtlichen Erfassen der ZVK- Jahresmeldungen Logische Plausibilitätsprüfung auf Formate Fachliche Plausibilitätsprüfung auf neue fachliche Inhal0te (z.b. Buchungsschlüssel) Speichern der Eingaben in einer ASCII-DATEI nach den Vorgaben der DATÜV-ZVE Aufrufen von bereits gespeicherten Jahresmeldungen bei einer evtl. noch vorzunehmenden Korrektur Tip: Durch betätigen der Funktionstaste F12 werden die Eingabefelder in den Abschnitten automatisch mit dem Wert aus dem oberen Feld gefüllt. Handbuch 2
Das Eingabeformular I ) Menüleiste II ) Eingabefelder der Stammdaten III ) Eingabefelder der Jahresdaten IV ) Ausgabefeld für Hinweisbzw. Fehlertexte V ) Aktionsbutton Grundsätzliches zur Navigation: Innerhalb des Formulars können Sie mit der Tab-Taste zu den nächsten Feldern springen. Eine weitere Möglichkeit ist das Anklicken eines bestimmten Feldes mit der linken Maustaste. Das gerade aktive Feld ist immer grün hinterlegt. Sofern Sie in Mussfeldern keinen oder einen falschen Wert eingegeben haben können Sie das Feld solange nicht verlassen, bis Sie die Eingabe berichtigt haben Handbuch 3
I ) Menüleiste I a) Das Menü Programm Das Menü Programm beinhaltet die Funktion Beenden. Damit können Sie das Programm beenden. Sie können aber auch den Schließen-Button in der Ecke rechts oben benutzen. I b) Das Menü Aktion Das Menü Aktion beeinhaltet folgende Funktionen: Daten speichern Daten löschen Daten aufrufen Diese Funktionen werden später zum Punkt V ) Aktionsbuttons erläutert I c) Das Menü? Über das Menü? können Sie Informationen zu diesem Programm abrufen. Ausserdem können Sie hier den Pfad zu Ihrer erstellten Ausgabedatei nach DATÜV-ZVE ersehen. Diese Ausgabedatei im *.txt-format ist dann von Ihnen an die Zusatzversorgungskasse zu senden. Handbuch 4
II ) Eingabefelder der Stammdaten Im Oberen Teil des Eingabeformulars finden Sie die Eingabefelder für die Stammdaten Ihres Arbeitnehmers. Es handelt sich hierbei um folgende Felder: Mitgliedsnummer Aktenzeichen Versicherungsnummer Name Vorname Geburtsdatum Hinweise zu allen Feldern können Sie immer im Ausgabefeld für Hinweis- bzw. Fehlertexte (Punkt IV) erhalten. In diesem Textfeld werden immer Hinweise zum gerade aktiven Eingabefeld angezeigt. III ) Eingabefelder der Jahresdaten Im mittleren Teil des Eingabeformulars finden Sie die Eingabefelder für die Jahresdaten Ihres Arbeitnehmers. Es handelt sich hierbei um folgende Felder: Vom-Datum Bis-Datum Buchungsschlüssel (Eingabe nur an Stelle 3+4 Versicherungsmerkmal möglich) Entgelt (mit Vorzeichen) Umlage (mit Vorzeichen) Zusatzbeitrag (mit Vorzeichen) Anzahl Kinder Jahr des Zuflusses Hinweise zu allen Feldern können Sie immer im Ausgabefeld für Hinweis- bzw. Fehlertexte (Punkt IV) erhalten. In diesem Handbuch 5
Textfeld werden immer Hinweise zum gerade aktiven Eingabefeld angezeigt. IV ) Ausgabefeld für Hinweis- bzw. Fehlertexte Wie bereits erwähnt erhalten Sie in diesem Feld zu jeder Zeit Hinweise zu dem gerade aktiven Eingabefeld. Zusätzlich erscheinen in diesem Feld auch Fehlertexte zu Eingabefehlern bzw. auch zu Plausibilitätsfehlern. Sofern der Hinweis- bzw. Fehlertext mehr als die angezeigten drei Zeilen in Anspruch nimmt, so können Sie über die Scroll- Pfeile innerhalb des Textfeldes navigieren. V ) Die Aktionsbuttons Über diese Buttons (Knöpfe) können Sie folgende Aktionen ausführen: Daten speichern Die Aktion Daten speichern verarbeitet die im Formular erfassten oder aufgerufenen Daten des Arbeitnehmers, und speichert diese in einem Datensatz nach den Vorschriften der DATÜV-ZVE. Bevor das eigentliche speichern stattfindet prüft das Programm noch auf vollständige Eingaben und auf logische Fehler. Bei erfolgreichem Speichern verschwinden alle (Ausnahme: Mitgliedsnummer) im Formular eingegebenen Daten aus den Eingabefeldern. Die erfassten Daten sind dann in der Ausgabedatei im Unterordner \Ergebnis gespeichert. Sollten die Eingaben nicht aus dem Formular verschwinden, so beachten Sie bitte den Fehlertext im Ausgabefeld für Hinweis- bzw. Fehlertexte. Handbuch 6
Daten löschen Die Aktion Daten löschen löscht alle (Ausnahme: Mitgliedsnummer) im Formular eingegebenen oder aufgerufenen Daten. Das Löschen ist endgültig, d.h. Sie können diese Aktion nicht wieder rückgängig machen. Evtl. versehentlich gelöschte Daten müssten Sie dann wieder neu erfassen. Gespeicherte Daten aufrufen Die Aktion gespeicherte Daten aufrufen ermöglicht das nachträgliche Korrigieren von bestimmten Jahresmeldungen, ohne dabei direkt in der Ausgabedatei schreiben zu müssen. Nach der Aktivierung des Buttons öffnet sich folgender Dialog: In diesem Dialog Versicherten auswählen erhalten Sie nun eine Aufstellung aller bisher bereits erfassten Versicherten. Um nun einen bestimmten Versicherten zu laden müssen Sie den Versicherten mit der linken Maustaste markieren. Mit einem weiteren Klick auf den Button OK wird der markierte Versicherte in das Eingabeformular geladen. Handbuch 7
Sie können aber auch mit der linken Maustaste einen Doppelklick auf den gewünschten Versicherten tätigen, und der Versicherte wird sofort in das Eingabeformular geladen. Achtung: Beim Laden eines Versicherten werden dessen Daten aus der Ausgabedatei gelöscht. D.h. die Daten sind dann nur noch im Eingabeformular enthalten. Sie können aber über den Button Daten speichern die Daten wieder zurück in die Ausgabedatei speichern. Handbuch 8
Lieferung der Ausgabedatei an die ZVK Haben Sie sämtliche Jahresmeldungen erfasst, senden Sie die gesamte Datei online über die gesicherte Datenleitung (unter dem Menüpunkt: Formulare\ Mitgliederbereich\ Elektronischer Datenaustausch ) an die Zusatzversorgungskasse. Datenaustausch Sammel- Jahresmeldung Handbuch Sammel- Jahresmeldung Hinweis: Unter dem Menüpunkt Elektronischer Datenaustausch geben Sie bitte im Feld Bemerkungen Ihre Mitgliedsnummer, Telefonnummer und Ansprechpartner an. Handbuch 9