QRP Management Methods International GmbH Frau Stefanie Eilhardt Kaesenstraße 15 50677 Köln Datum: 05.04.2007 Ansprechpartner: Stefanie Eilhardt Tel.-Nr.: +49 (0)221 71900-297 Fax-Nr.: +49 (0)221 71900-296 E-Mail: info@prince2-deutschland.de Protokoll der Mitgliederversammlung des PRINCE2 Deutschland e.v. Sehr geehrte Frau Eilhardt, anbei erhalten Sie gemäß 9 der Satzung des PRINCE2 Deutschland e.v. das Protokoll der Mitgliederversammlung vom 30.06.2009 in Frankfurt am Main zu Ihrer Information. Änderungsanträge nehmen wir unter info@prince2-deutschland.de bis zum 30.07.2009 entgegen. Mit freundlichen Grüßen, Ihr Vorstand PRINCE2 Deutschland e.v. PRINCE2 is a Registered Trade Mark of the Office of Government Commerce in the United Kingdom and other countries.
Protokoll der Mitgliederversammlung PRINCE2 Deutschland e.v. Dokumentenhistorie Status = Entwurf, Freigabe oder Publikation Datum Version Status Autor Bearbeitungsgrund Markiert 04.07.2009 0.1 Draft S. Eilhardt Grundversion Dokumentenidentifikation Erzeugnis/Produkt-ID Keine Dokumentenstandort PRINCE2 Deutschland e.v. Genehmigung Dieses Dokument erfordert Genehmigung(en) durch die folgenden Personen. Die Originale mit den Unterschriften sind im Protokollordner abgelegt. Grund Rolle/Person Datum Version Verantwortlicher Martin Rother, Vorsitzender 0.1 Verantwortlicher Stefanie Eilhardt, Schriftwart 0.1 Verteiler: Team/Rolle Personen/Unternehmen Alle Mitglieder des PRINCE2 Deutschland e.v. Zweck des Dokuments Protokoll der Mitgliederversammlung des PRINCE2 Deutschland e.v. am 30.06.2009 in den Räumlichkeiten der Fraport AG in Frankfurt am Main.
Teilnehmer Nach schriftlicher Einladung sind folgende Personen zur Veranstaltung erschienen: Nr. Name Firma 1 Birkner, Marion QRP Management Methods International GmbH 2 Bittner, Markus Straight Advisors Ltd. & Co. KG 3 Borgmann, CarstenWeber, Infraserv GmbHDeutsche Post AG Günther 4 Brendel, Stephan arxes Consulting GmbH 5 Buhr, OliverHeidenreich, Jens HeidenreichCopargo GmbH Jens 6 Chlumsky, Ulrich KnichalaConsensus Consulting GmbH AndreasKnichala, Ulrich 7 Eilhardt, Stefanie QRP Management Methods International GmbH 8 Ellenberger, Andreas Copargo GmbH 9 Frost, Rita Fraport AG 10 Gossling, Boris Straight Advisors Ltd. & Co. KG 11 Holdt, Bernhard Copargo GmbH 12 Kipp, Thomas Fraport AG 13 Küpeli, SerhatLee, James arxes Consulting GmbH M. 14 Molitor, Melanie arxes Consulting GmbH 15 Naß, Heiko Centracon GmbH 16 Reuter, Alexandra ROLAND Rechtsschutz-Versicherungs-AG 17 Rother, Martin QRP Management Methods International GmbH 18 Schlimm, Stefan LCS Consulting und Service GmbH 19 Sengotta, Thomas Sengotta Thomas 20 Stroh, Michael Consensus Consulting GmbH TOP 1: Begrüßung Herr Martin Rother, Vorsitzender des PRINCE2 Deutschland e.v., eröffnete die Versammlung um 17:30 Uhr. TOP 2: Feststellung a) der ordnungsgemäßen Ladung Der Versammlungsleiter stellt die ordnungsgemäße Ladung der anwesenden Mitglieder fest. b) der Beschlussfähigkeit Der Versammlungsleiter stellt nach 9 der Vereinssatzung die Beschlussfähigkeit der Versammlung fest. Es waren 10 Mitglieder anwesend. c) Ernennung Protokollführer/in Frau Eilhardt wird zur Protokollführerin für die Versammlung ernannt.
TOP3: Genehmigung der Tagesordnung Die Tagesordnung wird in der mit der Einladung zur Mitgliederversammlung publizierten Version genehmigt. Auf Nachfrage eines Mitgliedes bestätigt der Versammlungsleiter, dass die Kandidaten für ein Vorstandsamt sich in der Verlauf der Mitgliederversammlung persönlich vorstellen können. Der Finanzwartzur Agenda darauf hin, dass es abweichend von der Agenda keinen zu genehmigenden neuen Haushaltsplans gibt, dader Haushaltsplan der in der Mitgliederversammlung im Dezember 2008 genehmigt wurde nach wie vor Gültigkeit hat. TOP4: Bericht des Vorstands gem. 9 der Satzung 4.1 Bericht des 1. Vorsitzenden: Aktivitäten 2009 Herr Martin Rother berichtete von der Arbeit des Vorstands im 1. HJ 2009, die insbesondere durch die Umsetzung des in 2008 von der Mitgliederversammlung beschlossenen Marketingkonzepts geprägt war. Er stellte hierzu die Aktivitäten des Vereins wie folgt kurz dar: Detail Kooperationen Marketing Veranstaltungen Internes Intensiviert / reaktiviert: ITSMF; Projektmagazin, 4Soft Angestrebt: INTECO Vertrag mit Marketingagentur van Daalen Vortrag Herr Dr. Angermeier Interne und externe Newsletter XING-Forum aufgesetzt (>100 Mitglieder) PRINCE2 Award Regionaltagungen in Hamburg und Frankfurt Vorlage Satzungsänderungen aus MV 2008 beim Amtsgericht - Ablehnung weil Satzungsänderungen nicht fristgerecht mit der Einladung zur MV herausgingen - erneute Abstimmung notwendig; Prüfung der angestrebten Satzungsänderungen durch einen Anwalt für Vereinsrecht Mitgliederversammlung 2009
4.2 Bericht des Kassenwarts Herrn Stefan Schlimm: Vorstellung und Besprechung des Kassenberichtes und der Gewinn- und Verlustrechnung aus dem 1. HJ 2009. Die Gewinn- und Verlustrechnung, sowie die Vermögensaufstellung sind den Mitgliedern im Vorfeld mit der Einladung zur Mitgliederversammlung zugegangen und sind dem Protokoll im Anhang beigefügt. Die Dokumente können zudem im elektronischen Format im geschlossenen Mitgliederbereich des PRINCE2 Deutschland e.v. Forums unter www.prince2-deutschland.de/forum eingesehen werden. Unter diesem Punkt stellt Herr Markus Bittner stellvertretend für die Kassenprüfer die Prüfungshandlungen und Prüfungsergebnisse dar. Der entsprechende Prüfungsbericht liegt dem Vorstand vor; Beanstandungen aus der Kassenprüfung sind nicht festgestellt. TOP 5: Entlastung des Vorstandes gem. 9 der Satzung 5.1 Entlastung des Vorstandes Der Vorstand wurde von der Mitgliederversammlung einstimmig entlastet. 5.2 Entlastung des Kassenwarts Der Kassenwart wurde von der Mitgliederversammlung einstimmig entlastet.
TOP 6: Vorstellung und Abstimmung Satzungsänderungen / Änderung der Geschäftsordnung a) Festlegung des Wahlverfahrens (geheime/öffentliche Abstimmung) Die Mitgliederversammlung entscheidet sich einstimmig für eine öffentliche Abstimmung über die Satzungsänderungen. b) Satzungsänderung 9 Absatz 6 Mitgliederversammlung Vorstellung des betreffenden Abschnitts der Satzung.Dem Änderungsbegehren wurde einstimmig zugestimmt. Alter Satzungstext In der Mitgliederversammlung ist jedes Mitglied stimmberechtigt. Das Stimmrecht ist nicht übertragbar. Beschlussfähig ist jede ordnungsgemäß einberufene Mitgliederversammlung, wenn mindestens ein Viertel der Vereinsmitglieder erschienen ist. Bei Beschlussunfähigkeit ist der Vorsitzende verpflichtet, innerhalb von 30 Tagen eine neue Mitgliederversammlung mit der gleichen Tagesordnung einzuberufen; diese ist ohne Rücksicht auf die Zahl der anwesenden oder ordnungsgemäß vertretenen Vereinsmitglieder beschlussfähig. Neuer Satzungstext In der Mitgliederversammlung ist jedes Mitglied stimmberechtigt. Zur Ausübung des Stimmrechts kann ein anderes Mitglied schriftlich bevollmächtigt werden. Die Bevollmächtigung ist für jede Mitgliederversammlung gesondert zu erteilen. Ein natürliches Mitglied darf nicht mehr als eine fremde Stimme vertreten. Ein juristisches Mitglied darf nicht mehr als 3 fremde Stimmen vertreten. Beschlussfähig ist jede ordnungsgemäß einberufene Mitgliederversammlung, wenn mindestens ein Viertel der Vereinsmitglieder erschienen ist. Bei Beschlussunfähigkeit ist der Vorsitzende verpflichtet, innerhalb von 30 Tagen eine neue Mitgliederversammlung mit der gleichen Tagesordnung einzuberufen; diese ist ohne Rücksicht auf die Zahl der anwesenden oder ordnungsgemäß vertretenen Vereinsmitglieder beschlussfähig.
c) Satzungsänderung 10 Absatz 2 Vorstand des Vereins Vorstellung des betreffenden Abschnitts der Satzung.Dem Änderungsbegehren wurde einstimmig zugestimmt. Alter Satzungstext Die unter 10 Absatz 1 gemäß Position a) bis e) genannten Vorstandmitglieder werden von der Mitgliederversammlung auf 2 Jahre gewählt. Der Vorsitzende ist in geheimer Wahl zu wählen. Die Vorstandsmitglieder bleiben auch nach dem Ablauf ihrer Amtszeit bis zur Neuwahl im Amt. Neuer Satzungstext Die unter 10 Absatz 1 gemäß Position a) bis e) genannten Vorstandmitglieder werden von der Mitgliederversammlung auf 2 Jahre gewählt. Die Mitgliederversammlung entscheidet in nicht geheimer Abstimmung über die Art der Abstimmung mit einfacher Stimmenmehrheit. Die Vorstandsmitglieder bleiben auch nach dem Ablauf ihrer Amtszeit bis zur Neuwahl im Amt. d) Satzungsänderung 11 Absatz 3 Zuständigkeit und Sitzung des Vorstands Vorstellung des betreffenden Abschnitts der Satzung.Dem Änderungsbegehren wurde mehrheitlich zugestimmt. (Eine Enthaltung. Keine Ablehnungen.) Alter Satzungstext Die Vertretungsmacht des Vorstandes ist in der Weise beschränkt, dass zu allen Rechtsgeschäften, außer Vereinsregisteranmeldungen und Vereinsregisteränderungen, mit einem Gegenstandswert über EUR 500 die Zustimmung der Mitgliederversammlung erforderlich ist. Neuer Satzungstext Die Vertretungsmacht des Vorstandes ist in der Weise beschränkt, dass zu allen Rechtsgeschäften, außer Vereinsregisteranmeldungen und Vereinsregisteränderungen, mit einem Gegenstandswert über EUR 2.500 die Zustimmung der Mitgliederversammlung erforderlich ist.
TOP7: Vorstellung und Abstimmung Marketingkonzept 2. HJ 2009 Bericht zur Marketinginitiative für 2009 Aktivitäten und Erfolge 1. HJ 2009 Der PRINCE2 Deutschland e.v. beauftragt mit Zustimmung der Mitgliederversammlung (MV 2008) eine Marketingagentur mit der Steigerung der Medienpräsenz des Vereins gemäß Marketingkonzept ab dem 1.1.2009 Befristung auf ½ Jahr mit anschließender Erfolgsmessung: Neuanmeldungen, Pressekontakte etc. Vereinbarter monatlicher Aufwand 1.655 Option auf Verlängerung um ein weiteres halbes Jahr, durch Entscheidung in einer Mitgliederversammlung im Q2 2009 Ursprünglich geplanter Vertrag mit der Agentur kam auf Beschluss des Vorstands nicht zustande, da die ursprünglich angedachte Agentur die Anfrage des Vereins zum Anlass genommen hat ein Schulungsunternehmen für PRINCE2 anzusprechen und ähnliche Leistungen anzubieten um Synergien zu nutzen Überlegungen des Vorstands bezüglich der Unparteilichkeit der Agentur Mehrfache Rücksprachen mit Vorstandsmitgliedern und Agentur führten zu einem negativen Eindruck beim Vorstand und damit zur Ablehnung der Denkfabrik Suche nach einer alternativen Agentur und Einholung Angebot Gleiche Finanzvorgaben, vergleichbare Leistungen, gleicher Zeitraum Beauftragung der Agentur van Daalen Vorstellung und Empfehlung eines Marketingkonzept für das 2. HJ 2009 Im Überblick Zeitraum: Juli Dezember 2009 Budget: 9.600 EUR (6 x 1.600 EUR) Ziele: o o o o Fortführung/Stärkung der eingeführten Maßnahmen wie z.b. Award- Newsletter, Pressearbeit, PRINCE2 Erfolgsgeschichten, XING- GruppeAllgemein: Steigerung von Markenbekanntschaft und Mitgliederzahlen Optimierte Information der bestehenden Zielgruppe Erschließung neuer Zielgruppen
Leistung Prince2 Award - Für Vereinsmitglieder - Pressearbeit & Kooperationspartner - XING-Forum PRINCE2 in Aktion - Erfolgsgeschichten, Recherche, Text Pressethema - Website, Newsletter, Versand Regionaltagung Mitgliederversammlung Studie zu PRINCE2 -Durchführung Umfrage XING/Forum -Pressethema, Versand, Text Website/NL/XING -Berichterstattung, Platzierung in Fachtiteln Gesamtleistung Juli Dezember 2009 Preis 3600,00 Euro 2400,00 Euro 1500,00 Euro 2100,00 Euro 9.600 EUR (6 x 1.600 EUR) Entscheidung zur Beauftragung und Umsetzung der Marketinginitiative Die Mitglieder schätzen das vorgelegte Konzept und die bisherigen Leistungen positiv ein. Das vorgelegte Konzept für das 2. HJ 2009 wird incl. der hieraus resultierenden Mittelverwendung einstimmig angenommen. TOP 9: Neuwahlen Vorstand Vorstellung der Kandidaten: Feststellung, dass die zwingende Notwendigkeit von 7 Kandidaten nicht in der Satzung definiert ist. Stellen sich 7 Mitglieder, dann wird der Vorstand auch aus sieben Personen bestehen. Folgende Mitglieder stellen sich zur Wahl: Stefan Schlimm (als Kassenwart) Thomas Sengotta Markus Bittner James Lee Oliver Buhr Carsten Borgmann Rita Frost
a) Festlegung des Wahlverfahrens 1. Die Mitgliederversammlung beschließt, dass die Verteilung der Vorstandsposten/Rollen in der 1. Sitzung des neuen Vorstands zu erfolgen hat. Davon ausgenommen ist die Rolle des Vorstandsvorsitzenden, der in der Mitgliederversammlung gewählt wird.der Beschluss wird mehrheitlich angenommen. (Eine Enthaltung, keine Ablehnungen). 2. geheime/öffentliche Wahl Die Mitglieder beschließen mehrheitlich eine öffentliche Wahl für die Wahl der Vorstandsmitglieder. Davon ausgenommen ist die Wahl des Vorstandsvorsitzenden da dessen Wahl laut Satzung geheim zu erfolgen hat. Eine Enthaltung, keine Ablehnungen. 3. Es ergeht ein Antrag, dass alle sieben Vereinsmitglieder, die sich für die Wahl des Vereinsvorstands aufstellen, mit einem Wahlgang gewählt werden. Nicht betroffen ist das Amt des Vorsitzenden. Dieser wird satzungsgemäß in geheimer Wahl aus den sieben dann gewählten Vorstandsmitgliedern bestimmt. Ämtervergabe erfolgt in der 1. Vorstandssitzung (siehe hierzu auch Punkt 1)Der Beschluss wird einstimmig angenommen. b) Wahl des Vorstands Folgende Kandidaten werden mit 1 Enthaltung, in den Vorstand gewählt: Stefan Schlimm Thomas Sengotta Markus Bittner James Lee Oliver Buhr Carsten Borgmann Rita Frost Alle Kandidaten nehmen Ihre Wahl an. Wahl des Vorstandsvorsitzenden Herr Oliver Buhr stellt sich zur Wahl des Vorstandsvorsitzenden. Die Wahl erfolgt geheim. Nach Auszählung der Stimmen ergibt sich folgendes Ergebnis: 1. Ja: 19 2. Nein 0 3: Enthaltung: 2 Herr Buhr nimmt die Wahl zum Vorstandsvorsitzenden an.
TOP10: Anträge 1. Konzept für die Verteilung von Administrationsaufgaben Vorstand wird durch die Mitgliederversammlung aufgefordert ein entsprechendes Konzept für die Verteilung der Administrationsaufgaben des Vereins unter Berücksichtigung gegebenenfalls erforderlicher Mittel aus dem Vereinsvermögen vorzustellen. Termin für die Abgabe: Dezember 2009. Eventuell gemeinsam Freigabe/Reporting Marketingaktivitäten.(einstimmig angenommen) 2. Konzept für die Einbeziehung von Mitgliedern Der Vorstand wir durch die Mitgliederversammlung aufgefordert ein entsprechendes Konzept für die aktive Einbeziehung von Vereinsmitgliedern in die Vereinsarbeit vorzulegen Termin für die Abgabe: bis Dezember 2009 (1 Enthaltung, sonst einstimmig angenommen) TOP11: Sonstige Veranstaltungen für Mitglieder Die Mitglieder regen an zum Zwecke der Steigerung der Vereinsaktivitäten und die Verbesserung der Beziehungen unter den Vereinsmitgliedern persönliche Veranstaltungen für die Mitglieder des Vereins anzubieten, z.b. Weihnachtsfeier, Sommerfest Vereinsadresse Empfehlung an den Vorstand sich zu überlegen, wie nach Wahl des neuen Vorstands mit der aktuellen Vereinsadresse zu verfahren ist, da die QRP nicht mehr wie bisher in die Vorstandsaufgaben involviert ist und bis Ende August 2009 auch die Räumlichkeiten wechseln wird. Verfahren bei Beschlussunfähigkeit Empfehlung: Um Beschlussfähigkeit zu einem Versammlungszeitpunkt zu garantieren, könnte direkt im Anschluss eine erneute Versammlung stattfinden. Voraussetzung: bereits spätestens zwei Wochen vor Termin, zwei Einladungen versenden um bei nicht Beschlussfähigkeit direkt eine anschließende Sitzung durchführen zu können. Im Vorfeld ist dieses Verfahren rechtlich durch den Vorstand auf seine Zulässigkeit zu prüfen.
TOP11: Verabschiedung Der Versammlungsleiter verabschiedet die Mitglieder. Mit freundlichen Grüßen Köln, den 10.07.2009 Martin Rother Vorstandsvorsitzender PRINCE2 Deutschland e.v. Stefanie Eilhardt Schriftwart PRINCE2 Deutschland e.v.