Die SWG Schweinfurt und ihr Weg zum Dokumentenmanagement Jean-Claude Aparisi, Leiter IT Stadt- und Wohnbau GmbH Schweinfurt 1
Agenda Ausgangslage und Zielsetzung Wie die Mitarbeiter der Papierflut Herr werden Ranking der Softwarelösungen anhand der SWG- Anforderungen 2
Ausgangslage und Zielsetzung 1. August 2006 GWS und WAG verschmelzen zur SWG 1. Januar 2008 Übernahme der Liegenschaftsverwaltung für die Stadt Schweinfurt 1. Januar 2010 Übernahme der Liegenschaftsverwaltung für die Stadtwerke Schweinfurt 3
Ausgangslage und Zielsetzung Dokumente, Archive und Ablage aus vier verschiedenen Quellen Mitarbeiterdenkweise aus vier verschiedenen Quellen Systeme funktionieren nur in Teilbereichen des Unternehmens Doppelablage der Bereiche mit langen Suchprozessen Archiv-Diagnostik bestätigt Ineffizienz 4
Ausgangslage und Zielsetzung Aufbau eines handlungsleitenden, einheitlichen und auf jeden Bereich abgestimmten Dokumentenmanagementund Archiv-Systems Überleitung der bestehenden Dokumente in das neue System Entwicklung einer einheitlichen funktions- und produktionsorientierten Grundhaltung 5
Der Papierflut Herr werden Mit externem Dienstleister soll das Ziel erreicht werden, mit möglichst vielen Mitarbeitern vor Ort ein Archiv- und Dokumentenmanagement-System aufzubauen und keines überzustülpen Vorteil höhere Qualität dank Identifikation der Mitarbeiter Nachteil Aufbau des Systems wird langsamer und teurer 6
Der Papierflut Herr werden Das Projekt wird in mehrere Module mit diversen Workshops untergliedert Alle Ebenen der Organisation werden eingebunden, bis zum Geschäftsführer Qualitäts-Sicherung durch ständige Ergebnis- Präsentation, sowohl vor Geschäftsleitung als auch vor der gesamten Belegschaft 7
Der Papierflut Herr werden Vermittlung der Archiv-Denke für Führungskräfte und Prozessgruppen Workshop Grob-Justierung Festlegung der Grob-Struktur auf mindestens zwei Ebenen Workshop Fein-Justierung der Strukturzweige Welche Dokumente braucht es wirklich für ein produktives und effizientes Wohnbau-Unternehmen? 8
Der Papierflut Herr werden Vom Archiv zum Dokumentenmanagement Sicherstellung der Pflege und Nachhaltigkeit des Systems Definition eines zentralen Dokumenten-Managers Koordinieren der BDM, Audits, Weiterentwicklungen Sichern der Kommunikation rund ums DMS Definition der Bereichs-Dokumenten-Manager Ansprechpartner für Mitarbeiter, Sicherstellung von Qualität und Weiterentwicklung, Pflege des Handbuches 9
Der Papierflut Herr werden Inhalte aus dem Archiv-Handbuch 1.0 Ablagestruktur als MindMap 10
Der Papierflut Herr werden Regelliste Archivierungszeitpunkt / -dauer Pflegen und Putzen des Archivs Regeln zur Dateibenennung / Kurzbezeichnung Datum / Kurzbezeichnung / Objektfeld / Name / Nr. Abkürzungsliste Dokumentenarten Audits Regelkommunikation 11
Ranking der Software-Lösungen Externer Dienstleister analysiert alle relevanten Kunden- Dokumente Detaillierte Marktübersicht mit umfangreichem Anforderungskatalog vorhanden Ergänzung um SWG-spezifische Kriterien Gewichtung der Kriterien Definition von k.o.-kriterien 12
Ranking der Software-Lösungen 13
Ranking der Software-Lösungen Vorauswahl und Erstellung einer Bewertungsmatrix mit vier Lösungen Neben IT-Anforderungsprofil und Kosten werden auch berücksichtigt: Marktbedeutung, Testate, Benutzerfreundlichkeit, Terminierung der Realisierung, Zukunftsfähigkeit, Skalierbarkeit, Updatefähigkeit, Support und Wartung, SLAs, Schulung der Mitarbeiter 14
Ranking der Software-Lösungen Vier Anbieter werden zur Präsentation mit klar definierten Vorgaben eingeladen Zeit jeweils vier Stunden 15
Ranking der Software-Lösungen Weitere Präsentation mit nur noch zwei Anbietern Zeit jeweils ein Tag Die Entscheidung fällt zu Gunsten ELO s, Dienstleister ist die Nexory GmbH aus Gera 16