Leitfaden für SAP MM Materialwirtschaft Leitfaden MM (Stand: 21.10.2011) Seite 1
INHALTSVERZEICHNIS Reservierung anlegen... Seite...3 Reservierung ändern... Seite...3 Material anzeigen... Seite...4 Bestellung anlegen... Seite...5 Nachricht ausgeben... Seite...7 SAP Business Workplace... Seite...8 Bestellung kopieren... Seite...10 Position kopieren... Seite...11 Bestellung ändern... Seite...12 Bestellung oder Position löschen... Seite...12 Wareneingang (MIGO)... Seite...13 Wareneingang stornieren... Seite...13 Leitfaden MM (Stand: 21.10.2011) Seite 2
RESERVIERUNG ANLEGEN (nur für Büromittelbestellungen) 1. Reservierung anlegen 2. Warenempfänger eingeben 3. Innenauftrag eingeben 4. Material suchen (Reiter Materialnummer/-kurztext auswählen) 5. Menge eingeben 6. speichern Tipp: Man kann mit den Tasten F5 und F6 zwischen dem Anzeigemodus und dem Eingabemodus wechseln. F5 = anzeigen F6 = eingeben Sollte die Reservierung erweitert werden, bitte eine neue Reservierung anlegen. RESERVIERUNG ÄNDERN Reservierungen können nur kurz nach dem Speichern geändert werden, da sie einen Tag später meist bearbeitet und ausgeliefert sind. 1. Reservierung ändern 2. letzte Reservierungsnummer wird angezeigt (eventuell nach anderer Reservierung suchen) 3. Menge kann bearbeitet werden bzw. Positionen können gelöscht werden Beim Ändern der Reservierung die letzten drei Symbole hinter dem Material beachten! B = bestellt EAu = Endausgeliefert G = gelöscht Wenn das Feld EAu oder G abgehakt ist, kann die Menge nicht mehr verändert werden. Eine gelöschte Position kann man nicht wiederherstellen. Die Position muss neu eingeben werden. Leitfaden MM (Stand: 21.10.2011) Seite 3
MATERIAL ANZEIGEN Mit dieser Funktion kann man die Verfügbarkeit informieren. sich vor dem Bestellen eines Materials zb über den Preis oder 1. Material & anzeigen 2. Material suchen (Reiter Materialnummer/-kurztext auswählen) 3. in der Sichtenauswahl UNI Grunddaten 1 und UNI Grunddaten 2 markieren und bestätigen 4. in der Organisationsebene bei Werk TUG1 hinterlegen und bestätigen 5. Material und Daten zum Material werden angezeigt Leitfaden MM (Stand: 21.10.2011) Seite 4
BESTELLUNG ANLEGEN Im Globalbudget wird auf L-Aufträgen (Inventar), O-Aufträgen (Sachaufwand), F-Aufträgen oder R-Aufträgen bestellt, im Drittmittelbereich auf D-Aufträgen. Lieferanten werden von Gebäude und Technik angelegt. Dafür werden der Firmenname, die Anschrift, die Zahlungsbedingungen und die UID-Nummer benötigt. Lieferanten, welche bereits im SAP angelegt sind und vor dessen Firmenname drei X stehen, bitte nicht auswählen. Diese sind zum Löschen vorgemerkt! Bitte beim Bestellen auf die Meldung Lieferant ist für Einkäuferorganisation TUG1 nicht angelegt achten. Bei diesen Lieferanten fehlt die Zahlungsbedingung für den Besteller. Dies bitte bei Gebäude und Technik Bescheid geben! 1. Bestellungen TU Graz 2. Button anlegen oder F6 (Achtung: bestehende Bestellungen können kopiert werden!) 3. Lieferant suchen/auswählen (auf die Meldung Lieferant ist für Einkäuferorganisation TUG1 nicht angelegt achten) 4. Zahlungsbedingungen prüfen 5. Positionen eingeben (Achtung: Positionen können kopiert werden!) - Position - Kontierungstyp - Bestelltext - Bestellmenge - Bestellmengeneinheit - Datumstypbezeichnung (Tag, Woche oder Monat) - Lieferdatum - Nettopreis - Lagerort - Warengruppe - Innenauftrag 6. Lieferanschrift bearbeiten 7. zusätzliche Texte oder Konditionen (Rabatte) eingeben - Texte und Konditionen können im Kopf oder in den Positionsdetails eingegeben werden. Texte/Konditionen, die im Kopf eingegeben werden, gelten für die gesamte Bestellung und Texte/Konditionen, die in den Positionsdetails eingegeben werden, gelten für die betreffende Position. 8. speichern 9. Bestellung drucken (Nachrichtenausgabe Bestellungen) Tipp: Bei der Eingabe der Positionen mit der Tabulatortaste bis zum Nettopreis weitergehen. Nach der Eingabe des Nettopreises mit der Enter-Taste bestätigen. Der Cursor springt dann in die nächsten Mussfelder (Lagerort, Warengruppe und Kontierung). Leitfaden MM (Stand: 21.10.2011) Seite 5
Bestellungen können auch ohne Wert ausgedruckt werden. Dafür vor dem Drucken der Bestellung in den Positionsdetails, im Reiter Konditionssteuerung den Haken bei Preisdruck entfernen. Leitfaden MM (Stand: 21.10.2011) Seite 6
NACHRICHT AUSGEBEN 1. Nachrichtenausgabe Bestellungen : Bestellnummer der letzten Bestellung wird angezeigt 2. links oben auf den Button ausführen oder F8 3. Kästchen bei neu abhaken 4. Mit dem Button Nachricht anzeigen kann die Bestellung vor dem Drucken überprüft werden. 5. Kästchen bei neu abhaken 6. Button Probedruck Tipp: Niemals eine Bestellung mit dem Button Nachricht ausgeben ausdrucken. In diesem Fall kann eine Bestellung kein weiteres Mal ausgedruckt werden! Leitfaden MM (Stand: 21.10.2011) Seite 7
SAP BUSINESS WORKPLACE Bestellungen werden nach dem Eingang der Rechnung in der Serviceeinrichtung Finanzen und Rechnungswesen (zentraler Rechnungseingang) im SAP Business Workplace weiterbearbeitet. Info kommt vorab per Email! 1. Button SAP Business Workplace SAP Business Workplace 2. Eingang 3. Workflow: Im Workflow werden die eingescannten Rechnungen angezeigt. 4. Doppelklick auf die Rechnung (Workitem) 5. Ein Notizfeld öffnet sich. In diesem Notizfeld finden sie Informationen der REWE. Bitte diese Informationen bei der Weiterbearbeitung ihrer Rechnung beachten!! 6. Im Fenster Business Workplace kann nun die Rechnung weiterbearbeitet werden. - Die Rechnung kann mit den Button Original aufgerufen und ausgedruckt werden. - Mit dem Button Bestellung anzeigen können sie ihre Bestellung bearbeiten (zb den Rechnungsbetrag ändern, den Innenauftrag ändern, usw.) Leitfaden MM (Stand: 21.10.2011) Seite 8
- Mit dem Button Neues Dokument kommen sie in ein neues Fenster. Hier können sie gegebenenfalls notwendige Dateien (zb Teilnehmerliste, usw. im PDF-Format) mit der Funktion Drag and Drop anhängen. 7. Sie können selbst einen Text eingeben. 8. Button MIGO : Wareneingang bestätigen bzw. ist die Rechnungsfreigabe durch das Institut oder durch die OE 9. Button Freigabe : die Rechnung wird zur Zahlung an die REWE weitergeleitet Leitfaden MM (Stand: 21.10.2011) Seite 9
BESTELLUNG KOPIEREN 1. Button anlegen oder F6 2. Button Belegübersicht ein Belegübersicht ein anlegen 3. Mit dem Button Selektionsvariante kann man unter den Bestellungen eines Zeitraumes Meine Bestellungen oder unter einer Bestellung Bestellung auswählen. - Meine Bestellungen : die letzten gespeicherten Bestellungen werden angezeigt Selektionsvariante - Bestellungen : Man kann eine Bestellung suchen (zb über den Lieferanten oder über die Bestellnummer) und diese Bestellung mit dem Button ausführen übernehmen. ausführen Leitfaden MM (Stand: 21.10.2011) Seite 10
4. Die Bestellnummer in den Einkaufswagen ziehen oder die Bestellnummer markieren und auf den Button übernehmen klicken. Sollte die Bestellung, welche kopiert wird, aus mehreren Positionen bestehen, müssen alle Positionen einzeln in den Einkaufswagen gezogen werden. übernehmen 5. Gegebenenfalls Lieferant, Texte oder Position bzw. Positionen in der Bestellung ändern. POSITION KOPIEREN Positionen können beim Anlegen einer Bestellung oder nachträglich in einer bereits gespeicherten Bestellung kopiert werden (zb Erweiterung der Bestellung aufgrund von Transportkosten). 1. Position markieren 2. Button Position kopieren Position kopieren 3. Gegebenenfalls kopierte Position ändern (zb Text, Kontierung). Leitfaden MM (Stand: 21.10.2011) Seite 11
BESTELLUNG ÄNDERN 1. Bestellungen TU Graz 2. links oben Bestellung 3. andere Bestellung auswählen 4. im Fenster Beleg selektieren die Bestellnummer eingeben 5. mit dem Button anzeigen/ändern oder F7 in den Anzeige- oder Änderungsmodus wechseln anzeigen/ändern 6. Bestellung ändern und speichern Achtung: Positionen, zu welchen bereits ein Wareneingang durchgeführt wurde, dürfen nicht geändert werden. Der Wareneingang muss zuvor storniert werden! BESTELLUNG ODER POSITIONEN LÖSCHEN 1. Bestellungen TU Graz 2. links oben Bestellung 3. andere Bestellung auswählen 4. im Fenster Beleg selektieren die Bestellnummer eingeben 5. mit dem Button anzeigen/ändern oder F7 in den Anzeige- oder Änderungsmodus wechseln 6. zu löschende Position oder Positionen markieren 7. Button löschen und speichern löschen Leitfaden MM (Stand: 21.10.2011) Seite 12
WARENEINGANG (MIGO) = NEU: BESTÄTIGUNG DER RECHNUNG 1. Warenbewegung TU Graz 2. Bestellnummer eingeben 3. die zu bestätigende Position in den Detaildaten bei Position ok abhaken 4. Enter-Taste 5. speichern WARENEINGANG STORNIEREN 1. Bestellung aufrufen (in Bestellungen TU Graz) 2. in den Positionsdetails im Reiter Bestellentwicklung die Nummer des Materialbelegs raussuchen 3. Warenbewegung TU Graz 4. Umstellung auf Storno und Nummer des Materialbelegs eingeben 5. die zu stornierende Position in den Detaildaten bei Position ok abhaken 6. Enter-Taste 7. speichern Leitfaden MM (Stand: 21.10.2011) Seite 13