Steuerberater I Rechtsanwalt Wie stelle ich eine korrekte Rechnung?... denn DAMIT fängt das Geldverdienen an!
Rechnungsstellung Was ist eine Rechnung? Grundsätzlich jedes Dokument, mit dem eine Leistung abgerechnet wird. Eine Rechnung kann aus mehreren Dokumenten, z. B. Lieferschein und Auftragsbestätigung bestehen. Die Bezeichnung ist auf der Rechnung entsprechend zu vermerken. Die Aufbewahrungsfrist beträgt mindestens 10 Jahre. 2 MHP
Welche Angaben muss meine Rechnung enthalten? 1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers. 2. Vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder vom Bundesamt für Finanzen erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des leistenden Unternehmers. 3. Ausstellungsdatum, Datum der Rechnung. 4. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung ausreichend ist die Angabe des Kalendermonats. Ebenfalls zulässig ist der Verweis Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum. 5. Eine fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die vom Rechnungsaussteller zur Identifizierung der Rechnung nur einmalig vergeben wird. 6. Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung. MHP 3
Einkommensteuer Rechnungsstellung 7. Das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt (Nettobetrag) für die Lieferung oder sonstige Leistung ( 10 UStG) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts bspw. Skonto (ausreichend: "3 % Skonto bei Zahlung bis..."), sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist. 8. Den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Falle einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung die Steuerbefreiung gilt, z. B. Steuerschuldnerschaft 13b UStG, innergemeinschaftliche Lieferungen etc. Es gibt standardisierte Hinweise: Steuerschuldnerschaft 13b UStG: Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers Differenzbesteuerung 25a UStG: Sammlerstücke, Antiquitäten/Sonderregelung Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung Kunstgegenstände/Sonderregelung Reiseleistungen 25 UStG: Sonderregelung für Reisebüros 9. Hinweis bei Rechnungen, bei denen eine Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück abgerechnet wird (siehe Seite 11 Besonderheiten). 4 MHP
Ausnahmen: Bei Kleinbetragsrechnungen, deren Rechnungsbetrag 150 EUR nicht übersteigt, gelten erleichternde Vorschriften. Hier genügen die Angaben zum leistenden Unternehmer sowie das Entgelt und der Steuerbetrag in einer Summe plus Steuersatz und im Falle einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf; siehe Angaben 3 und 6 der Musterrechnung. MHP 5
Rechnungsstellung Wer ist zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet? Als Unternehmer sind Sie grundsätzlich verpflichtet, innerhalb von 6 Monaten nach Leistungserbringung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen bis spätestens zum 15. Tag des Monats der auf den Monat der Lieferung folgt, eine ordnungsgemäße Rechnung zu erstellen. Der Anspruch auf Zahlung verjährt nach Ablauf von 3 Jahren. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Jahres, in dem die Leistung erbracht wurde. Nach Ablauf der Verjährungsfrist steht dem Schuldner das Recht zu, die Leistung zu verweigern. 6 MHP
Ich bin Kleinunternehmer i.s.d. 19UStG - Was ist zu beachten? Kleinunternehmer müssen ebenfalls eine Rechnung erstellen. Allerdings darf er, sofern er nicht auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichtet, die Umsatzsteuer nicht in Rechnung stellen, da er diese sonst an das Finanzamt abführen muss! Hilfreich ist hierbei ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung nach 19 Abs. 1 S. 1 UStG in der Rechnung. Dieser ist allerdings gesetzlich nicht vorgeschrieben. Beispiel: Kein Ausweis der Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach 19 UStG. Umgekehrt für Sie als Rechnungsempfänger: Als Rechnungsempfänger haben Sie die Pflicht, sich über die Richtigkeit der Angaben ebenso zu vergewissern. Nur wenn eine korrekte Rechnung vorliegt, berechtigt diese zum Vorsteuerabzug. MHP 7
Rechnungsstellung Ist ein Kontoauszug als Rechnung zu werten? Kontoauszüge berechtigen zum Vorsteuerabzug, wenn sie alle inhaltlichen und formalen Anforderungen einer Rechnung, ggf. zusammen mit den übrigen Unterlagen, erfüllen. Wie versende ich eine Rechnung? Der klassische Weg, die Rechnung im Original auf postalischem Weg zu versenden, stellt nach wie vor die einfachste und vor allem sicherste Variante dar. 8 MHP
Die Elektronische Rechnung Neben der in Papierform postalisch zugestellten Rechnung ist es möglich, eine Rechnung elektronisch zu übermitteln. Eine korrekt ausgestellte und elektronisch übermittelte Rechnung nach 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) liegt nur vor, wenn 1. die Zustimmung des Rechnungsempfängers vorhanden ist, 2. die Echtheit (Sicherstellung der Identität des Ausstellers), 3. die Unversehrtheit des Inhaltes der Rechnung (keine Veränderung während der Übermittlung), 4. die Lesbarkeit (mit menschlichem Auge), gewährleistet ist. MHP 9
Rechnungsstellung Wie kann eine Elektronische Rechnung aussehen? Als elektronische Rechnung gilt eine Rechnung, die per E-Mail, ggf. mit PDFoder Textdateianhang, per Computer-Fax oder Fax-Server, per Web- Download oder im Wege des EDI-Verfahrens übermittelt wird. Eine Signatur (qualifizierte, elektronische Signatur oder EDI-Verfahren) ist nicht mehr vorgeschrieben, kann aber gleichwohl weiterhin verwendet werden. Allerdings ist es bei fehlender Signatur notwendig, ein innerbetriebliches Kontrollverfahren zu haben, das die vorgenannten Voraussetzungen sicherstellt. Innerbetriebliches Kontrollverfahren? Klingt schwieriger als es ist: Das Verfahren soll sicherstellen, dass ein Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung gewährleistet ist. Bei kleinen Unternehmen könnte schon der Abgleich von Bestellung bzw. Lieferschein mit der Rechnung hinsichtlich Qualität, Quantität, Rechnungsaussteller, Kontoverbindung etc. ausreichend sein. Hierfür sollte entweder eine Dokumentation geschaffen werden oder die Vorhandene angepasst werden. 10 MHP
Aufbewahrung: Elektronische Rechnungen sind grundsätzlich elektronisch aufzubewahren. So führt z. B. ein Ausdruck der PDF-Rechnung und die Vernichtung der PDF-Datei und ggf. der dazugehörigen E-Mail zur Versagung des Vorsteuerabzuges. Die Elektronische Rechnung ist jederzeit lesbar und maschinell auswertbar auf einem Datenträger, der keine Änderungen mehr zulässt (nur einmal beschreibbare elektronische Medien) für 10 Jahre aufzubewahren. Beachten Sie: Sie sind verantwortlich, dass diese Daten auch noch in 10 Jahren für das Auge lesbar gemacht werden können. Sollten Sie daran zweifeln, ist die Papierrechnung der bessere und auch sicherere Weg. Besonderheiten, die wir individuell beraten: 1. Rechnungen im Zusammenhang mit Grundstücken (Bauleistungen), c/o- Rechnungen (auch Auftragsrechnungen) sowie Abrechnungen mit Anzahlungen und Schlussrechnungen. 2. Der Hinweis (siehe 9.) auf die 2-jährige Aufbewahrungsfrist beim Empfänger, wenn mit der Rechnung eine Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück abgerechnet wird und der Rechnungsempfänger eine Privatperson ist (oder die Rechnung für den Privatbereich eines Unternehmers ausgestellt wurde). 3. Abrechnungen bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Ausfuhrlieferungen und der damit verbundenen Buch- und Belegnachweisen. MHP 11
Rechnungsstellung Unser Angebot Selbstverständlich übernehmen wir die inhaltliche und fachliche Prüfung Ihrer Rechnung. Übersenden Sie uns gerne Ihren Entwurf und wir prüfen, ob alle Angaben enthalten sind. Für Sie erreichbar: Maisenbacher Hort & Partner 76131 Karlsruhe Rintheimer Str. 63a Tel. 07 21 96 33-0 76530 Baden-Baden Quettigstr. 12 Tel. 0 72 21 50 48 48-0 76829 Landau Untertorplatz 3/Deutsches Tor Tel. 06341 9274-0 www.mhp-kanzlei.de Verantwortlich i. S. d. 55 Abs. 2 RStV: Steuerberater Steffen Hort, Rintheimer Str. 63a, 76131 Karlsruhe. 12 MHP