Kosten und Nutzen der digitalen Postbearbeitung Christina Sattel Sattel Business Solutions GmbH E-Mail: christina.sattel@sattelbusiness.com Telefon: 07161 9562-116 Seminar 1 - Version 1.0 Folie 1
Worum geht es in den nächsten 20 Minuten? 1. Was versteht man unter digitaler Postbearbeitung? 2. Welche Kosten entstehen bei der digitalen Postbearbeitung? Einführungskosten Betriebskosten 3. Welchen Nutzen bringt der digitale Posteingang? 1. Basisnutzen 2. Prozessnutzen 3. Unternehmensnutzen 4. Was ist bei der Einführung des digitalen Posteingangs zu beachten? 5. Diskussion Folie 2
Was versteht man unter digitaler Postbearbeitung? 1. Digitalisierung eingehender Papierpost in der Posteingangsabteilung Vorsortieren der eingehenden Post persönlich adressierte Post darf nicht in der Posteingangsabteilung geöffnet werden allgemeine Werbung kann ggf. direkt aussortiert werden Öffnen der Post und Entfernung von Klammern Vorbereitung der Post für den Digitalisierungsprozess Anbringen von Trennblättern, Barcodes oder Stempeln Digitalisierung der Post mit einem Einzugsscanner Vernichtung der Papierdokumente 2. Automatische Klassifizierung und Indexierung der digitalisierten Post Automatische Erkennung des Empfängers (Name der Person, der Abteilung, des Standorts ) Automatische Erkennung der Dokumentenklasse (Rechnung, Bestellung, Kündigung ) Automatische Erkennung von Dokumentinhalten (Rechnungsnummer, Bestellnummer, Kundennummer ) Folie 3
Was versteht man unter digitaler Postbearbeitung? 3. Verteilung der digitalisierten Post im Unternehmen Automatische Weiterleitung von automatisch klassifizierten und indexierten Post an den zuständigen Empfänger (einzelne Person oder Personengruppe) mittels Workflow-System Automatische Weiterleitung von nicht klassifizierten oder nicht vollständig indexierten Post an einen oder mehrere manuelle Klassifizierungs- und Indexierungs- mittels Workflow-System, sowie anschließende Weiterleitung an den zuständigen Empfänger 4. Archivierung der digitalisierten Post Automatische Archivierung der digitalisierten Post mittels elektronischem Archiv-System Bereitstellung der archivierten Post über das elektronische Archiv-System an einzelne Benutzer oder Benutzergruppen unter Berücksichtigung von benutzerabhängigen Zugriffsrechten (Rechnungen darf nur die Finanzbuchhaltung und Geschäftsführung sehen ) Folie 4
Welche Kosten entstehen bei der digitalen Postbearbeitung? 1. Einführungskosten Projektkosten Konzepterstellung, Produktauswahl und Workshops mit Lieferanten Installation, Konfiguration und Customizing Dokumentation, Schulung und Test Produktivsetzung Hardwarekosten Server und PC-Arbeitsplätze (für Produktiv- und Testsystem) Scanner (Produktiv- und Ersatzgerät) Storage- und Backuplösung (Datensicherung) Softwarekosten Betriebssystem und ggf. Datenbanksystem Datensicherung Scan-/OCR-System (Digitalisierung, Klassifizierung und Indexierung) Workflow-System (Verteilung) DMS-/Archiv-System (Archivierung) Folie 5
Welche Kosten entstehen bei der digitalen Postbearbeitung? 2. Betriebskosten Wartungs- und Supportkosten Wartung und Reparatur von Servern, PC-Arbeitsplätzen und Scannern Wartung der Softwaresysteme (Sicherheitsupdates, Fehlerbehebung ) Endanwender- und IT-Support durch die Lieferanten (per E-Mail, Telefon, Remote ) IT-Kosten Kosten für die Nutzung der IT-Infrastruktur (Netzwerk, Rechenzentrum ) Personalkosten für die Unterstützung durch die IT-Abteilung (Überwachung des Systems, Datensicherung, Bereitstellung von Remote-Zugriff ) Schulungskosten Kosten für die Schulung neuer Mitarbeiter Kosten für Optimierung und Erweiterungen Personalkosten für Projektmitarbeiter Investitionen für neue Hardware und Softwarelizenzen Dienstleistungskosten für weitere Installation, Konfiguration und Customizing Folie 6
Welchen Nutzen bringt der digitale Posteingang? 1. Basisnutzen Schnelle Erfassung der Eingangspost ohne Verzögerungen durch manuellen Transport im Haus Sichere Langzeitarchivierung mit zentraler Datenhaltung im Rechenzentrum und dezentraler Datensicherung im Bankschließfach Schneller Zugriff auf digitalisierte und archivierte Dokumente auch nach Jahren Mehr Transparenz durch eindeutige Regelung von Zuständigkeiten Folie 7
Welchen Nutzen bringt der digitale Posteingang? 2. Prozess-Nutzen Kürzere Durchlaufzeiten von Eingangspost durch das Unternehmen schnellere Reaktionszeiten (z.b. bei Skontofristen ) Schnellere Informationsgewinnung alle eingehenden fiskalischen Belege stehen am gleichen Tag in elektronischer Form zur Verfügung und können für Auswertungen herangezogen werden der komplette kundenbezogene Schriftverkehr ist am gleichen Tag in elektronischer Form vorhanden und steht bei Nachfragen, Reklamationen oder Aufträgen zur Verfügung Besser strukturierte Arbeitsabläufe und Prozesse das Wissen über manuelle Tätigkeiten und Arbeitsabläufe wird im Rahmen eines digitalen Posteingangssystems abgebildet Tätigkeiten und Arbeitsabläufe werden automatisch und nachvollziehbar dokumentiert die Einhaltung von vordefinierten Arbeitsabläufen wird durch das System garantiert Folie 8
Welchen Nutzen bringt der digitale Posteingang? 3. Unternehmens-Nutzen Bessere Wettbewerbsfähigkeit Höhere Reaktionsfähigkeit auch und vor allem im Kundenverkehr Höhere Mitarbeiterzufriedenheit Vereinfachung und Standardisierung von Arbeitsabläufen Möglichkeit zur Qualifikation der eigenen Mitarbeiter Kostenersparnis und Ertragssteigerung Einsparung von aufwändigen, fehleranfälligen und zeitraubenden manuellen Tätigkeiten Bessere Kundenbindung Folie 9
Was ist bei der Einführung des digitalen Posteingangs zu beachten? Einsetzen eines Projektleiters auf Auftraggeber- und Auftragnehmerseite und Erstellung eines gemeinsamen Projektplans fehlende Zuständigkeiten, mangelnde Terminabsprachen und abweichende Zielvorstellungen zwischen Auftraggeber und Lieferanten führen zu teuren Verzögerungen und Abbruch von Projekten Einführung in überschaubaren Schritten In der Praxis scheitern Projekte oftmals aufgrund ihres zu großen Umfangs. Bei der Einführung eines digitalen Posteingangssystems empfiehlt es sich daher zunächst mit einzelnen Standorten, Abteilungen oder Dokumentenklassen zu starten und das System danach schrittweise zu erweitern und auszurollen. Einbeziehung aller beteiligten Mitarbeiter von Projektbeginn an Mangelnde Einbeziehung der vom Projekt betroffenen Mitarbeiter führt zu geringer Motivation und Akzeptanz und kann zum Scheitern des Projekts führen Folie 10
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