IntelliArchive E-Mail-Archivierung IntelliArchive - Kurzanleitung Archivierung. Dauerhaft. Sicher. Login Je nach gewählter Authentisierungsmethode kann sich der Anwender an IntelliArchive anmelden: - Bei Anbindung eines Verzeichnisdienstes über seine bekannten Anmeldedaten, z.b. aus dem Microsoft Active Directory - Bei Anbindung an ein webbasiertes Identity Management, wie z.b. IntelliSign, mit seinem Usernamen und seinem Kennworttoken - Bei Verwendung der lokalen Userdatenbank (ACL) mit seinen dort hinterlegten Anmeldeinformationen Page 1 / 6
Einfache Suchmaske Jede der folgenden Suchoptionen können wahlweise Verwendung finden: Zeitraum: Suchbegriffe: Namen/Personen: Von: An: Attachment Name: Der Suchzeitraum kann wahlweise über Datumseingabe oder einen Schieberegler eingegrenzt werden. Es wird nach Begriffen, Namen und Bezeichnungen, die im Text einer E-Mail oder deren Anhang vorhanden sein können, gesucht. Es wird nach Absender- und Empfängernamen gesucht. Es wird im Feld Absender nach einem Namen gesucht. Es wird im Feld Empfänger nach einem Namen gesucht. Es wird nach dem Dateinamen eines E-Mail-Anhangs gesucht. Suchbegriffe für Anhänge: Direction: Es wird nach Begriffen innerhalb eines Dateianhangs gesucht. Es wird zwischen empfangenen und versendeten E-Mail unterschieden. Page 2 / 6
Erweiterte Suchmaske Zusätzlich zur einfachen Suchmaske, stehen folgende Erweiterungen zur Verfügung: Namen/Personen: Von: An: Recipient Count: Attachment Names: Anzahl Dateianhänge: Nachrichtengöße: Suchbegriffe anwenden auf Inhaltssuche: Es können Namen ein- oder ausgeschlossen werden. Es können Namen ein- oder ausgeschlossen werden. Es können Namen ein- oder ausgeschlossen werden. Die Anzahl E-Mail-Empfänger kann zur Eingrenzung des Suchergebnisses herangezogen werden. Es können Dateinamen ein- oder ausgeschlossen werden. Die Anzahl möglicher Dateianhänge kann zur Eingrenzung des Suchergebnisses herangezogen werden. Die Größe einer E-Mail kann zur Eingrenzung des Suchergebnisses herangezogen werden. Nachrichten, Betreff, Anhänge u.o. Kopfzeilen Es kann nach phonetisch ähnlich klingenden oder ähnlich geschriebenen Begriffen gesucht werden, bspw. Mayer vs. Meier. Page 3 / 6
Ergebnisliste In der Ergebnisliste werden alle, zur Suchanfrage passenden, E-Mails aufgelistet. - Die einzelne E-Mail kann mit einem Klick betrachtet werden (siehe nächste Seite). - Die Ergebnisliste kann als PDF ausgegeben oder gedruckt werden. - Markierte E-Mails können separat betrachtet werden. - Die Suchabfrage kann als Suchvorlage gespeichert werden. o Eine solche Suchvorlage ist sinnvoll, wenn immer wieder nach den gleichen Kriterien gesucht wird. o Zusätzlich kann eine Suchvorlage automatisiert dem Kontenbesitzer eine Ergebnisliste zusenden. - Ist es dem Anwender gestattet, kann er das Suchergebnis auch als ZIP-Container herunterladen oder die betreffenden E-Mails zur Wiederherstellung an seinen Mailserver senden. Page 4 / 6
E-Mail-Viewer Wird eine E-Mail ausgewählt, erscheint diese im E-Mail-Viewer. Die E-Mail kann nun gelesen u.o. weiter verarbeitet werden: - Antworten öffnet die E-Mail im Antwortmodus im definierten Mailclient des Anwenders, z.b. Oulook oder TecArt CRM. Eine vorherige Wiederherstellung ist nicht notwendig. - Allen Antworten nimmt alle ursprünglichen Kommunikationspartner in die Felder An, bzw. CC. - Mit Show / Hide Headers kann zwischen E-Mail-Ansicht und Ansicht des E-Mail-Headers gewechselt werden (siehe nächste Seite). - Die E-Mail kann, insofern erlaubt, gedruckt oder als PDF ausgegeben werden. - Die E-Mail kann in die Wiederherstellung gegeben werden und wird kurz darauf im Empfangsordner des Anwenders erscheinen. Page 5 / 6
E-Mail-Header Der Header einer E-Mail kann betrachtet werden. Dies kann unter Umständen hilfreich sein. Page 6 / 6