digital business solution invoice management 1
Gute Übersicht Mit durchgehenden, elektronischen Prozessen sorgt diese Lösung für eine automatisierte Erkennung, digitale Prüfung, Kostenzuordnung und Genehmigung von Rechnungen (auch in Verbindung mit SAP oder Microsoft Dynamics NAV/AX). Die unterschiedlichen Rechnungscockpits bieten Transparenz aller rechnungsbezogenen Daten und ermöglichen jederzeit eine Detailanalyse. Ideal, um Zeit und Kosten zu sparen und den ROI zu verbessern. Die Produktivität der Mitarbeiter wird gesteigert, die Dokumente sind schneller verfügbar und das über Standortgrenzen hinweg. Zeit ist Geld Einer der größten Vorteile der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung ist deren Integration in die bestehenden Abläufe in der Finanzbuchhaltung. ecspand sorgt für die Integration und Ablage digitaler Eingangsrechnungen und beliebiger weiterer Dokumente direkt in SharePoint. Durch die automatische Rechnungsklassifizierung, Extraktion der buchungsrelevanten Daten sowie Validierung gegen Daten aus dem führenden System (z. B. Microsoft Dynamics NAV/AX sowie SAP) können viele gängige Fehlerquellen eliminiert werden. Nicht korrekt erkannte Dokumente und solche mit logischen Fehlern werden einer Clearingstelle zugestellt. Richtig erfasst Durch leistungsstarke, fehlertolerante Scanverfahren werden eingehende Schriftstücke praktisch ohne Aufarbeitung unabhängig vom Papierformat erfasst. Eingangsrechnungsverarbeitung mit ecspand Einfache Handhabung Verkürzung der Durchlaufzeiten durch gezielte Workflowtypen und -steuerung Einsparung der Prozesskosten Erhöhung der Transparenz Zentrales Datenmanagement ohne redundante Kopien Problemloses Handling bei standortübergreifender Freigabe Einfacher Zugriff auf Rechnungen im Umlauf oder Archiv Perfekte Vollständigkeits- / Qualitätskontrolle Sachliche und rechnerische Prüfung, automatische Verteilung und Steuerung dank digitalem Workflow PDF-Protokoll zum Workflowverlauf wird erstellt und mit der Rechnung verknüpft Klassifizierung und Auslesung der Kopf- und Positionsdaten (optional) Verbuchung im Finanzbuchhaltungssystem Integration in das vorhandene ERP-System durch Standard- Schnittstellen Einsatz mit SAP, Microsoft Dynamics NAV/AX Schneller und hoher ROI ecspand invoice management 2
Besser als Papier Prüfen, genehmigen, verbuchen das Arbeiten mit espand entspricht Ihrem Arbeitsablauf mit Papierdokumenten, ist aber natürlich viel intuitiver, schneller und bequemer. Mühsame Suche? Fehlanzeige! Alle Rechnungen und Informationen zu einem Vorgang oder Kunden sind auf Knopfdruck auf Ihrem Bildschirm, natürlich nur sofern Sie entsprechend autorisiert sind. Langwierige Ablage? Schnee von gestern. ecspand sorgt für enorme Platzeinsparung und eine revisionssichere Archivierung. Ihr Wettbewerbsvorteil Optimierte Prozesse heißt das entscheidende Stichwort und bedeuten gleichzeitig Ihren Wettbewerbsvorteil. Mit ecspand wird die Durchlaufgeschwindigkeit erhöht und so können positive Effekte wie Skontifristen optimal berücksichtigt werden. Die Reaktionszeiten verbessern sich, der gesamte Prozess ist transparent. Dadurch wird die Auskunftsfähigkeit der Abteilungen erhöht und damit die Wertschätzung der internen und externen Kunden gesteigert. Nicht zuletzt wirkt sich dies in einem zeitnahen Monatsabschluss aus. Und das alles bewirkt einen sehr frühen ROI. Benutzerfreundlichkeit mit ecspand Nahtlose Integration in SharePoint einfache Anwendung durch bekannte SharePoint Oberfläche aktive E-Mailbenachrichtigung, automatische Vertreterregelung und Postkorbfunktion Keine aufwändigen Rückfragen Komplette Prozesstransparenz Minimierung der manuellen Schritte für die Rechnungsbearbeitung Rechnungsanzeige aus dem ERP (NAV, AX, SAP) und SharePoint Erzielen Sie Höchstleistungen Mit der ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung haben Sie alles im Griff: Sie sorgen für beste Effizienz, indem Sie die Transaktionskosten senken; Sie reduzieren die manuelle Bearbeitung auf ein Minimum und sparen so weit über 50 % der Arbeitszeit ein; Sie kommen in den Genuss von präzisen Liquiditätsprognosen; Sie haben durch die Zentralisierung der gesamten Prozesse alles unter Kontrolle. ecspand invoice management 3
Beleganzeige im AX-Rechnungsbuch Kopfdatenansicht in der Freigabe Rechnungsreporting ecspand invoice management 4
Technische Highlights SAP- (FI und MM) und NAV-/AX-Integration über Standard-Schnittstellen Nutzung von vorhandenen Plattformen Reibungsloses Involvieren von weiteren Prozessteilnehmern Out of the box Rechnungscockpit in NAV, AX und SAP Hochwertige Rechnungserkennung durch automatisierte Klassifizierung Systemanforderungen Microsoft SharePoint Foundation 4.0 oder Microsoft SharePoint Server 2010 ecspand Services ab 2.0.2. Nintex Workflow 2010 Optional: d.capture batch und d.classify, storage manager Optional: NAV-, AX- oder SAP-Anbindung ecspand invoice management 5
Die d.velop Gruppe mit Hauptsitz in Gescher entwickelt und vermarktet Software, die dokumentenbasierte Geschäfts- und Entscheidungsprozesse in Unternehmen und Organisationen optimiert. Die d.velop Gruppe ist davon überzeugt, dass der zukünftige Erfolg von Unternehmen und Organisationen aller Art entscheidend davon abhängt, dass ihr gesamtes fachliches und organisatorisches Wissen jederzeit und überall intern und extern auf einfachste Weise zugänglich sowie in vielfältiger und sicherer Form nutzbar gemacht und geteilt werden kann. Neben der d.3ecm Plattform stellt d.velop mit der Produktlinie ecspand ECM Lösungen für Microsoft SharePoint zur Verfügung. Abgerundet wird das Portfolio durch die dritte Produktlinie foxdox, welche Dokumenten-Management in der Cloud bereitstellt. Als führender Anbieter von Enterprise Content Management Lösungen (ECM) bietet d.velop seinen Kunden die konsequente und vorausschauende Digitalisierung aller relevanten Dokumenten- und Geschäftsprozesse sowie der branchenspezifischen Fachverfahren: nachhaltig. smart. innovativ. d.velop AG Schildarpstraße 6 8 48712 Gescher, Deutschland Fon +49 2542 9307-0 d-velop.de info@d-velop.de Rödl & Partner ist als integrierte Beratungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft an 102 eigenen Standorten in 46 Ländern vertreten. Unseren dynamischen Erfolg in den Geschäftsfeldern Rechtsberatung, Steuerberatung, Steuerdeklaration und Business Process Outsourcing, Unternehmens- und IT-Beratung sowie Wirtschaftsprüfung verdanken wir circa 4.000 unternehmerisch denkenden Partnern und Mitarbeitern. Rödl & Partner ist kein Nebeneinander von Rechtsanwälten, Steuerberatern, Buchhaltern, Unternehmensberatern und Wirtschaftsprüfern. Wir arbeiten über alle Geschäftsfelder hinweg eng verzahnt zusammen. Wir denken vom Markt her, vom Kunden her und besetzen die Projektteams so, dass sie erfolgreich sind und die Ziele der Mandanten erreichen. Unsere Interdisziplinarität ist nicht einzigartig, ebenso wenig unsere Internationalität oder die besondere, starke Präsenz bei deutschen Familienunternehmen. Es ist die Kombination: Ein Unternehmen, das konsequent auf die umfassende und weltweite Beratung deutscher Unternehmen ausgerichtet ist, finden Sie kein zweites Mal. Rödl Dynamics AG Karl-Wiechert-Allee 1c 30625 Hannover Fon +49 511 300 348 80 www.roedl.de Version: ecspand invoice management Februar 2016 Alle Rechte und Änderungen vorbehalten. Die tatsächliche Realisierung der Lösung ist unternehmensspezifisch und kann von den beschriebenen Funktionen abweichen. 6