Erfolgsfaktore des techischuterstützte Wissesmaagemets Dr. Marc Diefebruch Prof. Dr. Thomas Herrma Marc.Diefebruch@ui-dortmud.de Thomas.Herrma@ui-dortmud.de Uiversität Dortmud, Iformatik ud Gesellschaft Zusammefassug: Ziel jeder Wissesmaagemet-Iitiative ist es, de Mitarbeiter relevates Wisse situatiosgerecht bereitzustelle, um eistuge scheller ud effektiver reproduziere zu köe. Zudem soll die Trasparez über die vorhadee Kompeteze der Mitarbeiter erhöht werde, um jederzeit schell de richtige sprechparter oder Experte ierhalb vo Projekte verfügbar zu habe. Die zum Eisatz kommede Techologie müsse dazu a de zu uterstützede Wissesprozesse ud damit idirekt a de Geschäftsprozesse ierhalb der Orgaisatio ausgerichtet werde. Gestaltugselemete des Wissesmaagemets Zur Eiführug ud Verakerug vo Wissesmaagemet sollte ei gazheitlicher icht ur auf Techologie fokussiereder satz gewählt werde, der die Gestaltugselemete, Geschäftsprozesse, Wissesprozesse, Wissesbasis ud Wissesorgaisatio gleichzeitig berücksichtigt (siehe bbildug ). Wissesprozesse Commuity rbeitsabläufe 2 2 - - 2 2 - - Wissesbasis Wissesorgaisatio bbildug : Gestaltugselemete des Wissesmaagemets Seite / 7
Die eizele Gestaltugselemete ud ihr Zusammewirke werde im folgede erläutert. Jeder Mitarbeiter wird als Wissesträger ud betrachtet. Der Erfolg vo Wissesmaagemet hägt sehr vo Kommuikatiosbereitschaft, Iitiative ud Motivatio dieser Mitarbeiter ab. Ei gazheitliches Wissesmaagemet muss zudem die Ketisse ud Erwartuge der Mitarbeiter berücksichtige. Geschäftsprozesse (rbeitsabläufe) etztlich muss sich Wissesmaagemet dara messe lasse, wie gut es die Geschäftsprozesse uterstützt. Bei ihrer Durchführug wird Wisse beötigt, modifiziert ud geeriert. Die wissesorietierte alyse vo rbeitsabläufe idetifiziert kritische Pukte ud zeigt auf, a welche Stelle die Geschäftsprozesse durch Wissesprozesse uterstützt werde müsse. Wissesprozesse Uter Wissesprozesse versteht ma alle ktivitäte der Wissesarbeit. Sie umfasse etwa das Etwickel, Verteile ud Nutze vo Wisse ud sid häufig mit rbeitsabläufe verküpft. Wissesprozesse bleibe sehr oft udefiiert oder laufe im Verborgee ab. Dies führt i viele Fälle dazu, dass sie icht ausreiched uterstützt werde. Wissesbasis Pragmatisch betrachtet versteht ma uter der Wissesbasis die Gesamtheit des dokumetierte oder mit agemessee ufwad dokumetierbare Wisses (z.b. Wisse i Hadbücher, i Datebake oder i elektroische Dokumete). Wissesorgaisatio Die Wissesorgaisatio defiiert die otwedige Zustädigkeite, eitliie ud Regel für die Wissesarbeit. Eier der Schlüsselfaktore für ei erfolgreiches Wissesmaagemet i Uterehme ist die Itegratio der Wissesarbeit i die Geschäftsprozesse. Geschäftsprozessbezogees Wissesmaagemet fördert de Wissestrasfer zwische ud ierhalb der wertschöpfede rbeitsabläufe. Seite 2 / 7
2 Techische Uterstützug des Wissesmaagemets Speziell aus de Wissesprozesse lasse sich die fuktioale forderuge a die Wissesmaagemet-Techologie ableite. 2. Fuktioale forderuge Betrachtet ma die Fuktioalitäte der Produkte, die vo ihre Hersteller mit dem Schlagwort Wissesmaagemet beworbe werde, stellt ma fest, das diese i.d.r. icht spezifisch für Wissesmaagemet, soder origiär auch i adere wedugsfelder zum Eisatz komme. Erst die Kombiatio ud wedug dieser Techologie zur Uterstützug der Wissesprozesse i eier Orgaisatio lässt sie zu Istrumete des Wissesmaagemets werde. bbildug 2 setzt die vo verschiedee Techologie bereitgestellte i Relatio zu de eizele Wissesprozesse. Volltextretrieval Sematische Suche Datebaktechologie gete utorewerkzeuge gemeisame rbeitsbereiche automatisches Vergleiche ud Verschlagworte Bewertugsfuktioe Data-Miig-Systeme Wisse gewie ud expliziere Orderstrukture Metadate Hyperliks Otologie ud Thesauri Wisse suche ud fide Geschäftsprozesse Wisse strukturiere Wissesladkarte Persoalisierug Portale Kovertierug ud ggregatio (z.b. XM) Multimedia / WebDesig Wisse darstelle Wisse verteile ud kommuiziere Shared Workspaces Diskussiosfore & Chat-Rooms Chage gets Workflow bbildug 2: Techologische Uterstützug der Wissesprozesse 2.2 Komplemetäre sätze Eie Differezierug der verschiedee Wissesmaagemet-weduge lässt sich uter durch die Gegeüberstellug zweier komplemetärer sätze erreiche, i die sich Seite 3 / 7
mehr als 90% der heute mit Wissesmaagemet bezeichete Projekte eiorde lasse: Publishig-satz (steuerdes Wissesmaagemet) R R Wissesbasis utor R Redakteur eser Dieser satz basiert auf eier klare Rolleverteilug zwische utor, Redakteur ud eser. Die Iformatiosverteilug ist damit primär uidirektioal. Beim Publishig-satz gibt es weige utore ud Redakteure, aber viele eser; die sprüche a eie eiheitliche Struktur, a die Qualität ud das ayout der Publikatioe sid sehr hoch. Im Mittelpukt dieses satzes stehe die Ihalte ud der zugehörige Erstellugs- ud Verteilugsprozess. Zur Realisierug dieses satzes werde häufig Cotet-Maagemet-Systeme eigesetzt. Potetielle Nachteile liege hier i zu starre Iformatiosstrukture ud Iformatiosverteilugsprozesse. Die Ihalte habe zudem häufig eie zu gerige Bezug zum rbeitsalltag der Mitarbeiter ud zu de Geschäftsprozesse der Orgaisatio. Collaboratio-satz (selbstregulieredes Wissesmaagemet) Das Ziel dieses satzes ist es, eie gemeisame rbeitsplattform für die Mitarbeiter zu schaffe. Die Iformatiosverteilug ist frei ud idividuell ud wird icht zetral gesteuert. Eie klare Rolleteilug mit defiierte Rechte ud Pflichte gibt es icht. Jeder Mitarbeiter wird als Wissesträger betrachtet ud ist potetiell utor ud eser zugleich. Dieser satz zielt auf die schelle ud zielgeaue Verteilug sowie die ktualität der Iformatioe ab ud soll die Kommuikatio ud Kooperatio der Mitarbeiter uterstütze. Eie Qualitätssicherug, Freigabe oder Verdichtug der werthaltige Iformatioe fidet häufig icht statt. Nach diesem satz arbeite isbesodere Dokumete-Maagemet- ud Groupware-Systeme. 2.3 Verfügbare Techologie Zur Realisierug der für ei effektives Wissesmaagemet otwedige werde typischerweise folgede Techologie geutzt: Seite 4 / 7
Dokumete-Maagemet-Systeme (DMS) uterstütze die zetrale Speicherug ud koordiiere de Zugriff auf schwach strukturierte Dokumete. Zusätzlich speicher DMS Metaiformatioe, um eie Klassifizierug, Ordug ud Sortierug der Dokumete zu ermögliche. Typisch ist das aus Dateisysteme bekate Order- Paradigma. Modere DMS biete eie Zugriff über de Web-Browser ud ermögliche eie ege Itegratio vo Dokumetemaagemet-Fuktioalität i die rbeitsumgebug der Nutzer. Cotet-Maagemet-Systeme (CMS) uterstütze ud kotrolliere die qualitätsgesicherte Erstellug ud Publikatio vo Dokumete. Ihalt ud ayout der Dokumete werde getret verwaltet. Publikatioe werde erst bei der Veröffetlichug aus de eizele Teile dyamisch zusammegesetzt. CMS realisiere eie strikte Rolleteilug zwische de Produzete (utore) ud de Kosumete (Nutzer) vo Ihalte. Workflow-Maagemet-Systeme (WfMS) uterstütze de Etwurf, die usführug ud die Kotrolle vo stadardisierbare Prozesse ud bläufe. Sie verwede eie formale Prozessbeschreibug um Iformatioe, Dokumete, ud Ergebisse vo eier ktivität zur ächste ktivität ud vo eiem Mitarbeiter zum ächste zu leite. Groupware (GW) stellt Mechaisme für die Kommuikatio, Koordiatio, ud Kooperatio vo Mitarbeiter i rbeitsgruppe bereit. Dies reicht vo so geerell awedbare Werkzeuge wie E-Mail oder elektroische Kotakteverwaltuge bis hi zu mehr spezifische weduge wie Gruppekaleder, gemeisame Bookmarks ud Diskussiosfore. Search & Retrieval (SR) biete itelligete lgorithme oder liguistische Kozepte, um die vom Beutzer gewüschte Iformatioe aus Dokumetespeicher oder rchive zu suche, zu orgaisiere, zu filter, zu verdichte ud zu visualisiere. Typische sid die Volltextsuche, die Metadate-Suche oder der ufbau vo sematische Netzwerke zur Repräsetatio vo Wissesladkarte. Seite 5 / 7
Tabelle zeigt eie grobe Klassifizierug der verschiedee Techologie. Collaboratio- satz Publishig- satz Spotae Prozesse usführug vo vordefiierte Prozesse Flexibilität der Ihalte Flexibilität der Wissesprozesse rbeitsteilug, Rolle ud Rechte Verbidlichkeit ud Kotrolle der ufgabe Ustrukturierte oder idividuell strukturierte Ihalte Symmetrisch Keie spezielle Rolle erforderlich Freiwillige ufgabe Vordefiierte Strukture der Ihalte symmetrisch Spezielle Rolle erforderlich Obligatorische ufgabe Tabelle : Uterschiedliche Zielsetzug der Wissesmaagemetprodukte 3 Erfolgsfaktore Wissesmaagemet auf Uterehmesziele ausrichte: Dies legt die Grudlage für die passede uswahl des Wissesmaagemet-satzes (Collaboratio oder Publishig) ud der zugehörige Techologie. Ei prozessorietiertes Vorgehe ka hier die ücke zwische Wissesmaagemet ud Uterehmesziele schließe helfe. Wissesarbeit i die rbeitsabläufe itegriere: Wissesarbeit sollte als Teil der tägliche rbeit ud icht als zusätzliche Tätigkeit gestaltet werde. Es kommt darauf a, Geschäftsprozesse ud Wissesprozesse möglich eg zu verzahe. Vermittlug vo Metawisse a die Mitarbeiter. Dazu gehört das Wisse über die Wissesprozesse, die Wissesmaagemet-Techologie (aus Nutzersicht) ud die Orgaisatiosprizipie des Wissesmaagemets. Die Vermittlug dieses Metawisses sollte itegraler Teil des Eiführugs- ud Schulugsphase jeder Wissesmaagemet- Iitiative sei. Wichtig für die kzeptaz ist zudem das Wisse über die Qualität, ktualität ud Relevaz der Ihalte für die eigee rbeit ud das Wisse über die Bedeutug des eigee Wisses für das Uterehme ud die Kollege (z.b. durch Feedback). Flexible Vergabe vo Zugriffsrechte, um eierseits die Empfägergruppe vo Iformatioe eischräke zu köe ( Vertrauesschutz) ud adererseits offee Bereiche zur Diskussio ud zum Ideeaustausch zu ermögliche ( Trasparez). Wichtig ist zudem die Trasparez über die Zugriffsrechte selbst (Trasparez der Trasparez). Seite 6 / 7
4 iteratur [] Diefebruch, M.: Hoffma, M.: Situatiosgerechtes Wissesmaagemet verbidet Persoalisierug ud Geschäftsprozessorietierug, Iformatioe ach Maß. I: ExperPraxis 200/2002, http://www.experteam.de/startd/publikatioe/rtikel/ber6.html?theme+kowledg emaagemet [2] Hoffma, M.: Goesma, T.: Misch,.: "Usichtbar oder Vergesse - Wie ma "verborgee Wissesprozesse" auf die Schliche kommt". I: Proceedigs der Fachtagug Professioelles Wissesmaagemet 200, Verfügbar über Olie-Proceedigs- Server CEUR 200, http://susite.iformatik.rwth-ache.de/publicatios/ceur- WS/Vol-37/Hoffma.pdf [3] Diefebruch, M., Goesma, T., Herrma, T., Hoffma, M. (2002): KotextNavigator ud ExperKowledge Zwei Wege zur Uterstützug des Prozesswisses i Uterehme. I: Geschäftsprozessorietiertes Wissesmaagemet. Berli et. al.: Spriger. Seite 7 / 7