EINFACH PROFESSIONELL Gabi Brede Word 2007
Inhaltsverzeichnis Die neue Benutzeroberfläche 9 - Tastenkombinationen für die Multifunktionsleisten 11 - Schnellzugriff 11 - Die Statuszeile 13 - Text zoomen 14 - Die Office-Schaltfläche 14 - Formatvorlagen, Platzhalter 14 - Zusammenspiel mit Excel und PowerPoint 15 - Abschied nehmen 16 Dokumente neu erstellen 17 - An der Wunschposition mit dem Schreiben beginnen 19 - Die Standardschrift ändern 20 - Dokumente verbinden 20 - Papierformat und Seitenränder einstellen 22 - Spaltensatz 24 - Textzeilen nummerieren 27 - Ansichtssachen 28 - Aus.doc wird.docx: Dokumente speichern 29 - Dateierweiterungen 31 - Speichern unter 32 - Word 2007 kompatibel mit früheren Versionen 33 - Als PDF speichern 35 Dokumente gestalten 37 - Markierungsmethoden 39 - Absätze 41 - Tabulatoren 48 - Aufzählungen und Listen 50 - Gestaltungseffekte für Schrift und Zeichen 54 - Symbole und Sonderzeichen einfügen 57 - Formate übertragen 61 - Formatierungen löschen 62 - Seiten- und Spaltenwechsel 63 - Abwechslung ins Dokument bringen: Abschnittsumbrüche 66 - Die Zwischenablage 68
Formate und Formatvorlagen 71 - Formatvorlagen für jeden Anlass 73 - Eine Formatvorlage durch eine andere ersetzen 81 - Eine eigene Dokumentvorlage erstellen 87 Texte strukturieren 89 - Kopf- und Fußzeile 89 - Seitenzahlen 95 - Fuß- und Endnoten 98 - Quellen- und Literaturverzeichnis erstellen 104 Im Text navigieren 107 - Navigieren mithilfe von Textmarken 107 - Querverweise als Wegweiser 110 - Hyperlinks 112 - Ein Inhaltsverzeichnis erstellen 113 - Beschriftungen und Bildlegenden 117 - Einen Index erstellen 119 - Die Gliederung eines Dokuments im Auge behalten 121 - Master und Commander: Zentral- und Filialdokumente 123 Helferteam und Schnellbausteine 127 - Rechtschreibung und Grammatik prüfen 127 - Fremdsprachlichen Text prüfen 132 - Thesaurus 133 - Übersetzen 134 - Begriffe aufspüren 134 - Begriffe ersetzen 135 - Gehe zu 137 - Schnellbausteine 137 Das Auge liest mit: Textfelder, Objekte und Bilder 141 - Textfelder 141 - Top secret: Wasserzeichen 146 - Grafische Formen zeichnen 148 - Schatten 153-3D-Effekte 154 - Objekte positionieren 155 - Bilder einfügen und bearbeiten 160 - Diagramme 166 - Hierarchien, Prozesse, Beziehungen: SmartArt 170 Tabellen und Formulare 175 - Formulare erstellen 189 - Textformularfelder 190
Eine Mail für viele, Gedanken für alle: Serienmails und Blogs 195 - Rundmails: E-Mails seriell erstellen 195 - Andere Seriendokumente 200 - E-Mails schreiben in Word 203 - Blogs 203 Arbeiten automatisieren durch Makros 207 Dokumente bearbeiten und weitergeben 215 - Merkhilfen: Kommentare 217 - Viele Augen sehen mehr: Dokumente gemeinsam bearbeiten 218 - Dokumente vergleichen, Änderungen zusammenführen 222 - Dokumente schützen 226 - Ein Dokument weitergeben 227 Tastenkombinationen 233 - Funktionstasten 233 - Text markieren 235 - Zeichen formatieren 236 - Absätze formatieren 237 - Tabellen markieren 238 - Ansichten wechseln 238 - Tastenkombinationen für die Multifunktionsleisten 239 Stichwortverzeichnis 241 7
Texte strukturieren Texte strukturieren Gut gestaltete Dokumente bieten den Lesern Orientierungshilfen wie Seitenzahlen oder Informationen in Kopf- und Fußzeilen. Wie die Elemente in den Text eingebaut, bearbeitet und als individuelle Formatvorlage abgespeichert werden, erfahren Sie im folgenden Kapitel. Kopf- und Fußzeile Die so wichtigen Elemente eines Dokuments wie Kopf- und Fußzeilen lassen sich seit Word 2007 sehr viel komfortabler in einen Text einfügen und bearbeiten. In den Auswahlmenüs Kopfzeile und Fußzeile in der Multifunktionsleiste Einfügen haben Sie Zugriff auf eine stattliche Anzahl bereits vordefinierter Layouts. Wer auf jeglichen Schnickschnack verzichten möchte, klickt einfach auf Kopfzeile / Fußzeile bearbeiten oder öffnet die Eingabeleiste mit einem Doppelklick in den oberen Bereich eines Dokuments. Sobald Sie sich für eine der Varianten entschieden haben, werden in der Multifunktionsleiste die Tools angezeigt, die Sie zum Bearbeiten der Einträge benötigen. Praktischerweise finden sich in dieser Leiste auch die Auswahllisten Kopfzeile / Fußzeile wieder, sodass Sie das Layout jederzeit gegen ein anderes austauschen können. 89
Texte strukturieren Eine Auswahl aus dem Kopfzeilen-Katalog. Eigene Layouts dem Katalog hinzufügen. Das Design einer vordefinierten Kopf- oder Fußzeile können Sie sozusagen als Steinbruch für das Layout einer von Ihnen gestalteten Kopf- oder Fußzeile verwenden. Fügen Sie weitere Elemente wie eine Grafik, ein Logo, das Datum oder allgemeine Angaben zum Dokument hinzu. Das Aussehen Ihres eingegebenen Textes lässt sich genauso wie jeder andere Text in Ihrem Dokument formatieren, einrücken und mit Linien versehen. Wenn Sie eine farbige Hinterlegung wünschen, ziehen Sie ein Textfeld auf und formatieren es nach Ihren Vorstellungen. Hintergrundfarben über die Funktion Schattierung in der Multi- 90
Texte strukturieren funktionsleiste Start werden beim Speichern der Kopfzeile für den Katalog nicht unterstützt! Ist die Arbeit am Layout abgeschlossen, markieren Sie alles, was Sie als Auswahl für weitere Kopf- und Fußzeilen speichern wollen. Klicken Sie anschließend im Auswahlmenü Kopf- und Fußzeile auf Auswahl im Kopfzeilenkatalog / Fußzeilenkatalog speichern. Die selbst gestaltete Kopfzeile ab jetzt im Vorlagenkatalog. 91
Texte strukturieren Erste Seite anders? Standardmäßig ist die Option Erste Seite anders in den Kopfund Fußzeilentools eingeschaltet. Deaktivieren Sie das Kästchen, wenn Sie auch auf der ersten Seite Ihres Dokuments die Kopfzeile / Fußzeile angezeigt haben möchten. Manchmal zum Beispiel auf der Seite mit dem Inhaltsverzeichnis ist eine Kopfzeile eher störend, die Fußzeile mit der Seitenangabe aber durchaus sinnvoll. Erstellen Sie hierfür einen Abschnittswechsel und öffnen Sie die Kopfzeile anschließend mit einem Doppelklick. Klicken Sie in den Kopf- und Fußzeilentools auf das Symbol Verknüpfung zum Vorherigen und löschen Sie nun die Kopfzeileneinträge. Wenn es auf der Folgeseite mit sowohl der Kopfzeile als auch der Fußzeile weitergehen soll, fügen Sie einen weiteren Abschnittswechsel ein. Abschnittswechsel erreichen Sie über das Register Seitenlayout in der Gruppe Seite Einrichten und der Liste Umbrüche. Rechte und linke Seiten. Für Dokumente, die im Doppelseitenprinzip angelegt sind, empfiehlt sich die Option Unterschiedliche gerade und ungerade Seite. Dadurch können Sie für linke Seiten eine linksbündige Ausrichtung des Logos oder Informationen wie Titel des Dokuments wählen und für die rechte Seite die rechtsbündige Ausrichtung. Ein hübscher und professioneller Effekt. 92
Texte strukturieren Unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen für unterschiedliche Abschnitte. Einen wahren Coup in der Strukturierung Ihres Dokuments landen Sie, wenn Sie dem Leser mithilfe der Kopf- und Fußzeile immer genau wissen lassen, in welchem Kapitel er sich gerade befindet. Um diesen Service anbieten zu können, starten Sie jedes neue Kapitel mit einem Abschnittswechsel und legen den Inhalt der Kopf- und Fußzeilen folgendermaßen fest: Wenn Sie einen Abschnittswechsel einfügen, ist die Kopfzeile / Fußzeile zunächst identisch mit der des vorangegangen Abschnitts. Öffnen Sie den Bearbeitungsmodus durch einen Doppelklick auf die Kopfzeile / Fußzeile oder klicken Sie alternativ auf Kopfzeile bearbeiten / Fußzeile bearbeiten in den jeweiligen Auswahlmenüs. In den nun geöffneten Kopf- und Fußzeilentools brauchen Sie im Bereich Navigation nur noch auf das Symbol Verknüpfung zum Vorherigen zu klicken. Damit lösen Sie die Verbindung zur vorherigen Kopfzeile / Fußzeile auf und können die Änderungen vornehmen. Genauso gehen Sie vor, um die Verknüpfung zur vorherigen Kopfzeile / Fußzeile wiederherzustellen. 93
Stichwortverzeichnis 3D-Effekte 154 A Abbildungsverzeichnis 118 Absatz 84 Abstand 45 markieren 41 Absatzformatvorlage 77 Absatzkontrolle 46-47 Absatzzeichen 78 Abschnittsumbruch 66 Abschnittswechsel 67, 92 kopieren 67 löschen 68 Abstandswerte 45 Änderungen annehmen 222 nachverfolgen 218 Ansicht Entwurf 29 Gliederung 28 Seitenlayout 28 Vollbild-Lesemodus 28 Web Layout 28 Aufzählungsformat 53 Aufzählungszeichen 51 Auslassungspunkte 59 Ausrichtung linksbündig 42 zentriert 42 Auswahlmodus 40 AutoBeschriftung 118 AutoFormat ausschalten 52 AutoFormate 61 AutoKorrektur 60, 131 AutoKorrektur-Optionen 52 Autopunkt 153 AutoText 139 B Bedingter Trennstrich 58 Benutzeroberfläche 9 Beschriftung 117 Bilder bearbeiten 163 einfügen 160 zuschneiden 164 Bildlegenden 117 Bitmap 161 Blocksatz 42 Blog erstellen 203 Building Blocks 139 Bundsteg 24 D Dateiendung.doc 34.docx 31.dotm 31.dotx 31 Dateiformat 29 Diagramme 166 Diagrammtyp 168 Dokument einbetten 21 einfügen 21 schützen 226 vergleichen 222 zusammenführen 224 Dokument-Eigenschaften 229 Dokumentinspektor 230 Doppelseitenprinzip 24 E Eckpunkt 152 Einzug vergrößern 44 Einzug verkleinern 44 Empfängerfeld 202 Endnoten 98 Erstzeileneinzug 43, 48 Excel 176 F Farbschema 74 Fenster teilen 216 Filialdokumente 123 Flattersatz 42 Form austauschen 149 241
Formate übertragen 61 Formatierung anpassen 70 Formatvorlagen 71 ändern 73 verwalten 85 Formatvorlagenkatalog 77 Formatvorlagentyp 83 Formen 148 zeichnen 151 Formular 189 Freihandform 151 Fußnoten 98 G Gehe zu 137 Gesamtseitenanzahl 98 Geschütztes Leerzeichen 58 Gestaltung ansprechend 37 Geviertstrich 58 Gitternetz 156 Gliederungsansicht 121 Gliederungsebenen 51 H Halbgeviertstrich 58 hängende Einzug 43 Hochformat 22 Höherstellen 55 HTML-Dokument 66 Hurenkind 46 Hyperlinks 112 I Index 119 aktualisieren 121 Inhaltssteuerelemente 15 Inhaltsverzeichnis 71 aktualisieren 116 erstellen 113 Initiale 57 Installierte Vorlagen 17 K Kapitälchen 56 Kompatibilitätsprüfung 34 Konvertieren 35 Kopf- und Fußzeilen 89 Kurve 151 L Laufweite 55 Lineal 23 Listen- und Aufzählungstypen 50 Listenformat 50 Listenformatvorlagen 77 Literaturverzeichnis erstellen 104 Livevorschau 10 M Makros 60 verwalten 210 Markieren 39 Markups 218 Mehrfachmarkierungen 40 Meta-Informationen 228 N Nummerierung 52 Neue Liste beginnen 52 O Objekt verankern 155 Objekte ausrichten 157 gruppieren 159 verschachteln 160 Office-Assistent 16 Office Open XML 29 Office Schaltfläche 14 OLE 21 Organizer für Bausteine 140 P PDF 35 Positionsrahmen 143 Punkte glätten 152 Q Quellenangabe 104 Querformat 22 Querverweise 110 242
R Rechtschreib- und Grammatikprüfung 127 ausschalten 130 S Schatteneffekte 153 Schnellbausteine 137 Schnellformatvorlage 78 Schnellzugriff 11 Schreibschutz 232 Schriften 75 Schriftgröße stufenlos verändern 54 Schusterjunge 46 Seite einrichten 22 Seitenränder 23 Seitenrandzahlen 97 Seitenumbruch 64 oberhalb 47 Seitenzahlen 95 Seitenzahlformat 97 Seriendokumente 196 Seriendruckfeld 202 Seriendruckfunktion E-Mails 195 Silbentrennung 42 Skizze 152 SmartArt 170 SmartArt Tools 172 SmartTag 52, 61 SmartTags 38 Spaltensatz 24 Spaltenumbruch 27, 65 Spracherkennung 132 Standardschrift 20 Standardtabstopps 48 Statusleiste 13 Stichwortverzeichnis 119 Suchen und ersetzen 134 T Tabelle als Standard festlegen 186 einfügen 175 Überschriftenzeilen wiederholen 183 Tabellen konvertieren 187 Spalten einfügen 179 teilen 179 Titelzeile 182 Zeilen einfügen 179 Zellen 178 Tabellenformatvorlagen 78, 182 Tabellenlinien 180 Tabellentools 176 Tabstoppsymbole 49 Tabulator-Typen 49 Tabulatoren 48 Tastenkombination 11 Tastenkombinationen 59 Textdesign 76 Textfelder 141 gestalten 143 verknüpfen 145 Textfeldtools 97 Textformularfelder 189 Textmarke 107, 121 Text skalieren 54 Textumbruch 66, 157 Thesaurus 133 Tieferstellen 55 U Überarbeitungsfenster 220 Umbruch 63 Umriss 56 Unterschneidung 55 V Visual Basic 210 Vorlagendesigns 75 W Währungssymbole 57 Wasserzeichen 146 X XML-Dokument 29 243
Z Zeichen wissenschaftlich 57 Zeichenformatvorlage 77 Zeichnen 148 Zeilenabstand 47, 84 Zeilenfall rechtsbündig 42 Zeilennummern 27 Zentraldokument 123 ZIP-Programm 30 Zwischenablage 68-69 244