Datenaustausch
xxxxxxxxxxxxxxx Ein besonderer Nutzen von Microsoft Office ergibt sich aus der Integration der Programme, d.h. aus der Möglichkeit, zwischen den einzelnen Anwendungen auf einfache Weise Daten auszutauschen. Zu den klassischen Möglichkeiten des Datenaustauschs gehören: n Objekte in Dokumente einfügen: Sie können aus den einzelnen Office- sowie aus anderen Microsoft-Anwendungen Objekte in das aktuelle Dokument einbetten bzw. mit dem aktuellen Dokument verknüpfen, um sie nach Bedarf per Mausklick in der Quellanwendung zu bearbeiten. mit n Hyperlinks: Sie dienen dem schnellen Zugriff auf Daten, die in Dokumenten an einem anderen Speicherort vorliegen. n Dokumente per E-Mail senden: Senden Sie Ihre Dokumente mit Outlook als HTML-Nachricht oder als Anlage an andere Benutzer. n Laden Sie Dokumente auf den Onlinespeicher SkyDrive oder auf eine SharePoint-Website hoch, um sie so anderen zur Bearbeitung, z.b. mithilfe der Office Web Apps, zur Verfügung zu stellen. n Seriendruck: Mit der Seriendruckfunktion von Word binden Sie Daten aus anderen Quellen ein, z.b. aus Excel oder aus dem Adressbuch von Outlook, und erstellen so im Handumdrehen Serienbriefe mit individuellen Adressdaten, persönlicher Anrede u.v.m. n Scrapbook: Sammeln Sie mithilfe des Scrapbook Elemente aus den Office-Anwendungen und fügen Sie sie bei Bedarf in beliebige Office-Dokumente ein. n Webseiten: Speichern Sie Dokumente als Webseiten und stellen Sie sie anderen auf dem lokalen System, im Intranet oder im Internet zur Verfügung. 55
Objekte einfügen Ein eingebettetes Microsoft Graph-Diagramm (), eine eingebettete Microsoft Formel-Editor-Formel () sowie eine verknüpfte Excel- Tabelle () zwischen eingebetteten und verknüpften Objekten ist äußerlich kein Unterschied zu erkennen. Office stellt im Menü Einfügen den Befehl Objekte zur Verfügung, mit dem Sie Elemente aus anderen Office- bzw. Microsoft-Anwendungen in Ihr Dokument einfügen können. Dabei wird mithilfe von»object Linking and Embedding«(OLE) eine dynamische Verbindung zwischen Quellprogramm (aus dem das Objekt stammt) und Zielprogramm (in das das Objekt eingefügt wird) hergestellt. Hierdurch ist es zum einen möglich, Informationen aus einem Programm in ein anderes einzufügen, und zum anderen, diese Objekte in der Quellanwendung zu bearbeiten. Beim Einfügen dieser Objekte können Sie entscheiden, ob die Daten im Zieldokument eingebettet oder verknüpft werden. Eingebettete Objekte sind fester Bestandteil des Dokuments. Verknüpfte Objekte bleiben in ihrer Quelldatei gespeichert, es werden lediglich Informationen zum Auffinden der entsprechenden Daten im Zieldokument eingefügt. Wenn Sie ein verknüpftes Objekt im Quelldokument ändern, werden die entsprechenden Daten im Zieldokument ebenfalls aktualisiert. 56
Objekte einfügen Sollen die Daten eines eingefügten Objekts nicht direkt im Dokument angezeigt werden, können Sie sowohl beim Einbetten als auch beim Verknüpfen durch Aktivieren des Kontrollkästchens Als Symbol anzeigen () ein Symbol einfügen. Sie können beim Einbetten entweder eine vorhandene Datei auswählen ()... Objekte einbetten Das Einbetten von Objekten empfiehlt sich, wenn Sie diese Daten nicht in verschiedenen Dateien benötigen oder nicht wünschen, dass sich Änderungen der Daten im einen Dokument auf die Daten im anderen Dokument auswirken. Gehen Sie dazu wie folgt vor:. Wählen Sie im Menü Einfügen den Befehl Objekt.. Wählen Sie einen Objekttyp aus.. Im Fall einer bereits vorhandenen Datei klicken Sie auf Von Datei und wählen die gewünschte Datei aus.. Im Fall einer neuen Datei bestätigen Sie mit OK und erstellen in der gewählten Anwendung das gewünschte Objekt.... oder eine neue Datei mit den Funktionen der gewählten Anwendung erstellen (). Hier wird gerade im Formel-Editor eine neue Formel erstellt, die dann im Dokument als Objekt eingebettet werden soll. Eingebettete Objekte bearbeiten Zum Bearbeiten eines eingebetteten Objekts markieren Sie es und wählen im Menü Bearbeiten den entsprechenden Objektbefehl, z.b. Arbeitsmappen-Objekt oder Formel-Objekt, oder doppelklicken Sie auf das zu bearbeitende Objekt. Office stellt daraufhin die Oberfläche der Quellanwendung zur Verfügung, in der Sie das Objekt entsprechend bearbeiten können. 57
Objekte verknüpfen Beim Verknüpfen von Objekten werden lediglich Informationen über die Objekte im Zieldokument eingefügt. Ändert sich das Objekt in der Quellanwendung, wird es im Zieldokument entsprechend aktualisiert. Verknüpfen lassen sich beispielsweise Bilddateien (Einfügen/Foto/ Bild aus Datei) und Dateien (Einfügen/Objekt/Von Datei bzw. Einfügen/Datei nur für Word); aktivieren Sie dazu im jeweiligen Dialogfeld das Kontrollkästchen Mit Datei verknüpfen. Alternativ dazu können Sie im Quelldokument Daten in die Zwischenablage kopieren und sie mit dem Befehl Bearbeiten/Inhalte einfügen im Zieldokument als Verknüpfung einfügen. Aktivieren Sie vor dem Einfügen das Optionsfeld Verknüpfen (), um eine Verknüpfung zwischen dem Word-Dokument () in der Quellanwendung und dem Objekt in der Zielanwendung herzustellen. Wird das Quelldokument umbenannt oder verschoben, geht die Verknüpfung verloren. Das Objekt bleibt aber im Zieldokument erhalten. 58
Objekte einfügen Das Verknüpfungsdialogfeld von Word mit drei verschiedenen verknüpften Objekten (): Verknüpfungen verwalten Verknüpfungen werden automatisch aktualisiert, wenn das Zieldokument geöffnet wird oder Änderungen in der Quelldatei vorgenommen werden. Sie haben aber auch die Möglichkeit, Verknüpfungen manuell zu aktualisieren oder die Aktualisierung zu verhindern. Führen Sie dazu folgende Schritte aus:. Markieren Sie im Dokument das gewünschte verknüpfte Objekt.. Wählen Sie im Menü Bearbeiten den Befehl Verknüpfungen.. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor. Sie können für die markierte Verknüpfung die zugehörige Quell anwendung öffnen bzw. eine neue Quellanwendung/Quelle definieren, eine Aktualisierung der Verknüpfung vornehmen bzw. die Verknüpfung aufheben (). Legen Sie fest, ob die Verknüpfung stets automatisch oder nur bei Bedarf aktualisiert bzw. gesperrt werden soll (). Wenn Sie ein verknüpftes Objekt bearbeiten möchten, doppelklicken Sie auf das Objekt oder wählen Sie den entsprechenden Objektbefehl im Menü Bearbeiten, um zur Quellanwendung zu schalten. 59
Mit Hyperlinks arbeiten Mithilfe von Hyperlinks können Sie Dokumente sowohl herkömmliche Dokumente als auch Webseiten miteinander verknüpfen. So ist es möglich, per Mausklick schnell zu anderen Elementen (Dokumente, Webseiten, Videodateien usw.) zu wechseln. Diese Elemente können sich auf der lokalen Festplatte, in einem unternehmensweiten Intranet oder im Internet befinden. Hyperlink einfügen Um Hyperlinks in das aktuelle Dokument einzufügen, gehen Sie wie folgt vor:. Markieren Sie bei Bedarf ein bereits enthaltenes Element (Text, Grafik etc.), das als Hyperlink formatiert werden soll.. Wählen Sie im Menü Einfügen den Befehl Link.. Legen Sie das Hyperlinkziel festlegen und bestätigen Sie. Markiertes Textelement () 6 Ändern Sie bei Bedarf den Anzeigetext des Links () und definieren Sie einen QuickInfo-Text (), der angezeigt wird, sobald auf den Link gezeigt wird. 7 5 60
Mit Hyperlinks arbeiten Verweis auf ein Word- Dokument (8): Enthält das Dokument Textmarken, so können Sie eine Textmarke als Anker wählen. Der Link öffnet dann das entsprechende Dokument an der mithilfe der Textmarke angegebenen Position. Link auf ein Dokument Um auf ein Dokument auf Ihrem Rechner bzw. in Ihrem Netzwerk zu verweisen, klicken Sie im Dialogfeld Link einfügen auf Dokument (). Danach können Sie mit Auswählen (5) das gewünschten Dokument wählen bzw. den Pfad und Namen direkt in das Feld Verknüpfen mit (6) eingeben. Durch Klicken auf den Link wird dann das hier angegebene Dokument in der entsprechenden Anwendung geöffnet. Abhängig davon, um welche Art von Office-Dokument es sich handelt, in das der Link eingefügt wird, können Sie beim Erstellen des Hyperlinks unter bestimmten Ankern (7) wählen, um die Link- Position im Zieldokument genauer zu definieren. 8 9 0 Verweis auf ein Excel-Dokument (9): Definieren Sie als Anker einen Zellbezug, z.b. D8. Enthält das Dokument mehrere Arbeitsblätter, kann das Arbeitsblatt als Anker gewählt werden. Des Weiteren stehen alle in einer Arbeitsmappe definierten Namen als Positionsangabe für den Link zur Verfügung. Verweis auf ein PowerPoint- Dokument (0): Hier stehen die Folien als Ankerangabe zur Verfügung. Der Link öffnet die entsprechende PowerPoint-Datei und zeigt die hier gewählte Folie an. 6
Markierung für den Link () Link auf eine E-Mail-Adresse Mit einem Link ist es auch möglich, auf eine E-Mail-Adresse zu verweisen, für die der Link automatisch eine neue Nachricht mit angegebener Adresse und festgelegtem Betreff im installierten E-Mail-Programm erstellt. n Klicken Sie im Dialogfeld Link einfügen auf E-Mail- Adresse (). Geben Sie im Feld An () die E-Mail-Adresse(n) und im Feld Betreff () den Anlass Ihrer Mail ein. Beide Feldinhalte werden in konvertierter Form im Feld Verknüpfen mit übernommen. Hinter der Schaltfläche Zuletzt verwendete Adressen (5) verbergen sich die E-Mail-Adressen, mit denen Sie zuletzt gearbeitet haben. 5 Sobald Sie auf den Link im Dokument klicken bzw. in seinem Kontextmenü den Befehl Link/Link öffnen wählen, wird das E-Mail- Programm mit einem neuen Nachrichtenformular gestartet. Die im Link enthaltenen Adressen sowie der Betreff sind bereits eingefügt (6). Sie können jetzt sofort mit der Eingabe des eigentlichen Textes beginnen. 6 6
Mit Hyperlinks arbeiten Link auf eine Webseite Sie können mit dem Hyperlink auf eine Webseite verweisen, die nach Klicken auf den Link im Dokument in dem auf dem Rechner installierten Browser geöffnet wird. Die Adresse muss direkt im Feld Verknüpfen mit eingegeben werden. Markierung für den Link () Klicken Sie im Dialogfeld Link einfügen auf Webseite (), um einen Link auf die gewünschte Webseite zu erstellen. So können Sie schnell vom aktuellen Dokument ins Web wechseln. Enthält die Seite entsprechende Tags, können diese als Positionsanker () verwendet werden. 6
Hyperlinks bearbeiten Wenn Sie einen Hyperlink nachträglich bearbeiten möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste (bzw. klicken Sie mit gedrückter (ctrl)-taste) auf den Link, um sein Kontextmenü zu öffnen. Wenn Sie für den Link keine eigene QuickInfo erstellt haben, wird beim Zeigen auf den Link der Zielpfad sowie ein eventuell angegebener Anker in der QuickInfo angezeigt (). Sie können den Link öffnen (), d.h. ausführen, und den Link markieren (), um beispielsweise seinen Anzeigetext direkt im Dokument zu bearbeiten. Mit Link bearbeiten () öffnen Sie das Dialogfeld zum Bearbeiten des Links, das dem zum Einfügen entspricht. Darüber hinaus enthält es die Schaltfläche Link entfernen (5) zum Löschen des gewählten Links. 5 6
Dokumente per E-Mail versenden Dokumente per E-Mail versenden Einer der schnellsten Wege, mit anderen Personen Daten auszutauschen und Daten gemeinsam zu nutzen, besteht im Versenden der Datei per E-Mail. Wenn Sie auf Ihrem Rechner Outlook installiert und einen Internetzugang konfiguriert haben, lassen sich Office- Dokumente direkt aus der Anwendung, in der sie erstellt wurden, per E-Mail versenden. n Wählen Sie im Menü Datei den Befehl Freigeben. In Excel und Word (): Sie haben die Möglichkeit, die aktuelle Arbeitsmappe oder das aktuelle Dokument als Anlage zur Mail, als die eigentliche Nachricht oder als Link zu senden. In PowerPoint (): Sie können das Dokument als Anlage senden. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, die Folien als Album an iphoto zu senden oder als Bildschirmpräsentation über eine Windows Live-ID an ausgewählte Remote-Benutzer zu übertragen. Wie Sie Ihre Dokumente auf SkyDrive- oder Share- Point-Servern anderen Nutzern zur Verfügung stellen, erfahren Sie auf Seite 68 f. 65
Dokument als Anlage senden In Word, Excel und PowerPoint ist es möglich, das aktuelle Dokument einer Nachricht als Anlage beizufügen. Das Dokument kann dann vom Empfänger in der entsprechenden Anwendung geöffnet und bearbeitet werden. n Wählen Sie im Menü Datei den Befehl Freigeben/E-Mail (als Anlage). Das aktuelle PowerPoint- Dokument wird in einer neuen Nachricht als Anlage eingefügt (). Nachdem Sie Empfänger, Betreff und Nachricht eingegeben und auf Senden geklickt haben, wird die Nachricht mit Anlage je nach Programmeinstellungen direkt gesendet oder zunächst im Postausgang abgelegt. Sobald der Empfänger auf die Anlage doppelklickt, wird sie in der Anwendung geöffnet, in der sie erstellt wurde. 66
Dokumente per E-Mail versenden Dokumente als Nachricht senden In Excel und in Word kann eine Kopie des Dokuments als Nachricht im HTML-Format gesendet werden, das heißt, der Empfänger benötigt lediglich ein Mailprogramm, das HTML-Formatierungen unterstützt, damit die Nachricht so angezeigt wird, wie von Ihnen beabsichtigt. n Wählen Sie in Word und in Excel im Menü Datei den Befehl Freigeben/E-Mail (als HTML). Das aktuelle Word-Dokument wird als HTML-formatierte Nachricht () im Mailprogramm angezeigt. Nachdem Sie Empfänger und Betreff eingegeben und auf Senden geklickt haben, wird die Nachricht je nach Programmeinstellungen direkt gesendet oder zunächst im Postausgang abgelegt. Ausführliche Informationen zum Arbeiten mit Outlook finden Sie ab Seite 0. 67
Dokumente online freigeben und bearbeiten Mit Office 0 haben Sie die Möglichkeit, Dokumente, Arbeitsmappen und Präsentationen auf SkyDrive dem kostenfreien Onlinespeicher von Windows Live abzulegen und anderen zur Verfügung zu stellen. Sie benötigen dazu einen Internetzugang und eine Windows Live ID, für die Sie sich ebenfalls kostenlos anmelden können. SkyDrive bietet die Möglichkeit, die Dokumente in der sogenannten Cloud mit den Office Web Apps zu bearbeiten und auch neue Dokumente zu erstellen. Auf Skydrive hochladen Um ein Dokument auf SkyDrive hochzuladen und dort zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:. Wählen Sie im Menü Datei den Befehl Freigeben und dann Auf SkyDrive speichern.. Melden Sie sich mit Ihrer Live ID und Ihrem Kennwort in Windows Live an. Klicken Sie ggf. auf Eine Live ID erwerben, wenn Sie noch nicht über eine Live ID verfügen ().. Wählen Sie einen freigegebenen Ordner und ggf. einen anderen Dateinamen und speichern Sie.. Wechseln Sie in Ihrem Webbrowser zu Windows Live. 5. Wählen Sie in der oberen Navigationsleiste den Befehl Office/ Ihre Dokumente () und klicken Sie dann auf ein veröffentlichtes Dokument zur Überarbeitung. 6. Entscheiden Sie, ob das Dokument in der Cloud, d.h. im Brow ser mit der entsprechenden Office Wep App, oder in der An wendung auf Ihrem Macintosh-Rechner geöffnet werden soll (). 68 Wenn Sie Zugriff auf einen Share- Point-Server haben, können Sie durch Wahl von Datei/Freigeben/ Auf SharePoint speichern Daten mit anderen auf einer SharePoint- Website austauschen und bearbeiten. Der Zugriff kann in Word auf der Registerkarte Überarbeiten mit den Schaltflächen der Gruppe Schutz gesteuert werden.
Onlinefreigabe und -bearbeitung Mit Microsoft Document Connection arbeiten Office 0 stellt das Programm Microsoft Document Connection zur Verfügung, mit dem Sie schnell und einfach Dokumente auf SkyDrive oder SharePoint hochladen und online bearbeiten sowie die Zugriffe steuern können.. Klicken Sie unten im Dock auf das Symbol für das Programm Microsoft Document Connection und dann im Programm auf die Schaltfläche Speicherort hinzufügen.. Entscheiden Sie sich für SkyDrive oder SharePoint und melden Sie sich an. 5 Dateien hochladen: Mit Datei hinzufügen () können Sie weitere Dateien auf den Onlinespeicher hochladen. Dateien bearbeiten: Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten oder Lesen (), um die markierte Datei zum Bearbeiten bzw. zum schreibgeschützten Betrachten herunterzuladen. Teamarbeit (5): Checken Sie das Dokument für die Bearbeitung aus und dann wieder ein. Word-Dokument, das auf SkyDrive hochgeladen wurde und in der Word Web App überarbeitet wird 69
Seriendruck Mit dem Seriendruck-Manager von Word können Sie schnell und einfach auf Daten einer Microsoft Office-Anwendung zugreifen, um durch Einbinden dieser Daten Serienbriefe, Briefumschläge, Adressetiketten oder Kataloge zu erstellen. Folgende Datentypen können hierzu verwendet werden: n Daten aus anderen Office-Anwendungen, z.b. einer Word- Datentabelle oder einem Excel-Arbeitsblatt n Daten aus anderen Anwendungen, z.b. einer FileMaker-Datenbank n Daten aus einem auf dem System eingerichteten Adressbuch, z.b. den Outlook-Kontakten Im Folgenden wird die Seriendruckfunktion anhand eines Serienbriefs erläutert. Sie benötigen dazu eine Datenquelle z.b. eine Datei aus einer Office-Anwendung oder ein Adressbuch und ein Hauptdokument, d.h. ein Textgerüst mit Elementen, die in allen Briefen vorkommen sollen. Die variablen Elemente, z.b. Adresse oder Anrede, werden in Form von Feldnamen aus der Datenquelle in das Hauptdokument eingefügt. Beim Drucken werden dann die Daten aus der Datenquelle nacheinander in den Serienbrief eingefügt. So erhalten Sie ein Standardschreiben mit individuellen Elementen. Datenquelle aus einem Excel-Arbeitsblatt () Die Seriendruckvorschau auf den fertigen Serienbrief (): Es wurden die Seriendruckfelder aus der Excel-Datenquelle für die Adresse eingefügt (). In der Anrede wurde in einer Wenn-Dann-Sonst-Abfrage das Geschlecht abgefragt und die Anrede entsprechend formuliert (). Die Datums- und Prozentangaben werden individuell pro Brief abgefragt und eingefügt (5). 70 5 5
Seriendruck Neben dem Erstellen eines Serienbriefes haben Sie die Möglichkeit, Adressetiketten und Umschläge in verschiedenen DIN-Größen sowie Kataloglisten zu erstellen. Handelt es sich beim aktuellen Dokument bereits um ein Seriendruckdokument, kann dieses in ein herkömmliches Word- Dokument gewandelt werden (), d.h., es verliert seine Seriendruckeigenschaften. Sobald Sie Schritt im Seriendruck-Manager ausgeführt haben, werden der gewählte Dokumenttyp und der Name des Hauptdokuments () angezeigt. Handelt es sich um ein leeres Word-Dokument, geben Sie den Briefentwurf ein und speichern dann das Dokument unter dem gewünschten Namen. Die Namensinformationen werden sofort im Seriendruck- Manager aktualisiert. Dokumenttyp wählen Wenn es bereits ein Dokument gibt, das als Hauptdokument verwendet werden soll, wechseln Sie zunächst zu diesem Dokument. Muss das Hauptdokument erst erstellt werden, öffnen Sie ein neues leeres Dokument. Wählen Sie dann im Menü Extras den Befehl Seriendruck-Manager, um den Seriendruck-Manager einzu blenden. n Klicken Sie unter. Dokumenttyp auswählen auf die Schaltfläche Neu erstellen () und wählen Sie dann den Dokumenttyp aus, den Sie erstellen möchten (). 7
Empfängerliste definieren Die Serienbrief-Aktivität ist gewählt und das Hauptdokument ist ebenfalls vorhanden. Im nächsten Schritt definieren Sie die Datenquelle, nämlich die Empfängerliste. Klicken Sie unter. Empfängerliste auswählen auf die Schaltfläche Liste abrufen (). 6 5 Bei einer bereits vorhandenen Datenquelle () kann es sich um ein Word- oder ein Excel-Dokument han deln. Markieren Sie im Dialogfeld Datei auswählen die gewünschte Datei, die als Datenquelle dienen soll. Im Fall eines Excel-Dokuments können Sie die Mappe oder ein bestimmtes Arbeitsblatt als Quelle wählen. Des Weiteren kann das Adressbuch von Outlook () oder eine FileMaker Pro-Datenbankdatei () als Empfängerliste verwendet werden. Liegen die Adressdaten in einer anderen Listenform vor, können Sie die Überschriften (5) der Listen, hier Kopfzeile genannt, als Basis für die Seriendruckfelder verwenden. Wenn Sie nicht über eine in elektronischer Form gespeicherte Adressliste verfügen, erstellen Sie eine neue Datenquelle (6). Neue Datenquelle erstellen: Sie können die vorgeschlagenen Feldnamen aus der Liste übernehmen oder nicht brauchbare markieren und mit Feldnamen entfernen (7) löschen. Eigene Bezeichnungen können Sie im Feld Platzhalterliste (8) eingeben und hinzufügen. Wenn Sie die Feldnamen mit OK bestätigen, können Sie die Empfänger in einem Datenformular direkt eingeben. 8 7 7
Seriendruck Ziehen Sie die Platzhalter aus der Registerkarte Kontakte () an die gewünschte Position im Dokument (). Leerzeichen, Satzzeichen oder sonstiger vorausbzw. nachfolgender Text muss direkt im Dokument eingegeben werden. Seriendruckfelder einfügen Das Hauptdokument und die Empfängerliste sind definiert. Jetzt fehlen noch die entsprechenden Seriendruckfelder, d.h. die Platzhalter für die eigentlichen Empfängerinformationen im Hauptdokument. Sobald Sie eine Datenquelle gewählt bzw. erstellt haben, werden diese Platzhalter unter. Platzhalter einfügen im Seriendruck-Manager angezeigt (). Sie brauchen die gewünschten Felder nur noch in das Hauptdokument an die entsprechende Position zu ziehen. 5 Die Empfängeradresse wurde mithilfe der Platzhalter der Empfängerliste definiert. Die Platzhalter werden automatisch in umgekehrte französische Anführungszeichen gesetzt (), die Sie nicht selbst eingeben können. Die Leerzeichen zwischen z.b. Vorname und Nachname sowie die Absatzmarken müssen aber selbst eingegeben werden (5). 7
Um in der Anrede zwischen Herr und Frau zu unterscheiden, benötigen Sie eine Wenn...Dann...Sonst- Abfrage (). Klicken Sie auf die Option, um die Bedingung zu formulieren (). Seriendruckfelder als Bedingungsfelder einfügen Sie haben die Platzhalter für die Empfängerdaten in das Dokument eingefügt. Was aber ist mit Feldern, deren Inhalte von bestimmten Bedingungen abhängen sollen? Dafür steht die Registerkarte Weitere () unter. Platzhalter einfügen zur Verfügung. Ein typisches Beispiel für ein solches Feld ist die Anrede in einem Brief. Hier können Sie beispielsweise anhand eines geschlechtsspezifischen Feldes (z.b. eine Spalte»Anrede«mit Frau/Herr) abfragen, ob es sich beim Empfänger um eine Frau oder einen Mann handelt, und die Anrede dementsprechend gestalten. 5 6 Wenn der Inhalt der Spalte»Anrede«der Empfängerliste den Inhalt»Frau«hat (), dann soll an die Anrede im Brief, nämlich»sehr geehrte«, ein Leerzeichen und der Text»Frau«(5) angehängt werden. Lautet der Inhalt der Spalte»Herr«, wird an die Anrede der Text»r Herr«(6) angefügt. Das Bedingungsfeld in der Felddarstellung (7) 7 Die Bedingungsfelder für den Serienbrief an Sabine Lambrich (8) bzw. Jürgen Lambrich (9) 7 8 9
Seriendruck Ein weiteres Beispiel für ein Bedingungsfeld ist ein Seriendruckfeld mit variablem Inhalt, der während der Erstellung abgefragt wird. Klicken Sie im Brief auf die gewünschte Position und dann auf der Registerkarte Weitere auf Eingeben (). Der hier eingegebene Text wird für jeden Brief eingeblendet, damit ein individuelles Datum eingegeben werden kann (). Außerdem legen Sie fest, mit welchem Inhalt das Feld vor der Eingabe angezeigt werden soll (). Das Beispiel zeigt drei Bedingungsfelder: Wenn... Dann...Sonst () für die Anrede (siehe vorherige Seite) sowie zwei Felder mit variablem Inhalt ein Datumsfeld (5) und ein Feld für den gewährten Rabatt (6), der ebenfalls für jeden Empfänger separat abgefragt wird. Bedingungsfelder stehen im Unterschied zu Platzhaltern (7) nicht in umgekehrten französischen Anführungszeichen. 5 7 6 So wird das Datum während der Seriendruckerstellung für jeden Empfänger abgefragt (8). 8 75
Empfängerliste filtern und sortieren Wenn der Brief nicht an alle Empfänger der Empfängerliste gehen soll, filtern Sie die Liste, indem Sie unter. Empfänger filtern auf die Schaltfläche Optionen () klicken. 5 Geben Sie verschiedene Filter ein. Im Popupmenü Feld () sind alle Felder der Datenquelle und im Popupmenü Vergleich () die klassischen Vergleichsoperatoren enthalten. Geben Sie in der Spalte ganz rechts den gewünschten Wert ein. Hier wird nach allen weiblichen Empfängern aus Bayern gefiltert (). Auf der Registerkarte Datensätze sortieren (5) können Sie die ungefilterten bzw. gefilterten Datensätze dreifach sortieren. Wählen Sie zunächst das Sortierfeld und dann die Sortierrichtung aus (6). 6 76
Seriendruck Mit der ersten Schaltfläche () schalten Sie zwischen der Anzeige der Platzhalter () und der Anzeige der eigentlichen Daten () hin und her. Mit den Schaltflächen rechts daneben blättern Sie in der Vorschau zwischen den verschiedenen Empfängern hin und her (5) testen Sie so das Anredefeld. Mit der letzten Schaltfläche schalten Sie vom Feldergeb nis zur Feldfunktion um (6); ein Beispiel hierzu sehen Sie auf Seite 7. Seriendruck in der Vorschau prüfen Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, sollten Sie in der Vorschau prüfen, ob alle Daten wie gewünscht eingefügt werden. Klicken Sie dazu unter 5. Vorschau () auf die entsprechenden Schaltflächen. 5 5 6 Seriendruck starten In der Vorschau war alles in Ordnung? Dann bleibt nur noch der Start des eigentlichen Seriendrucks. Sie können den Serienbrief direkt ausdrucken (7), die Briefe in einem Dokument Serienbriefe zusammenfassen und später drucken (8) oder die Briefe als Mail in Outlook ablegen (9). Dazu muss die Empfängerliste aber über eine Spalte mit E-Mail-Adressen verfügen. Wollen Sie alle oder nur den aktuellen Datensatz in den Seriendruck integrieren? Im Fall von Benutzerdefiniert (0) geben Sie in den Feldern Von und An an, welche Datensätze Sie drucken möchten, z.b. von bis 5. 7 8 9 0 Entwürfeordner von Outlook (): Drei Seriendruckempfänger, die den Serienbrief als Anhang per Mail erhalten sollen 77
Das Scrapbook in der Standardansicht Detail (): Enthält ein Element einen Link (), können Sie zur Anwendung und zum Dokument wechseln, aus dem es stammt. In der Listenansicht () haben Sie einen guten Überblick darüber, aus welchen Anwendungen die Elemente stammen, und können die Liste nach Titel (doppelklicken Sie auf den Titel, um ihn umzubenennen) und Einfügedatum sortieren markieren Sie die Spalte und klicken Sie auf ihren Pfeil, um die Sortierreihenfolge umzukehren (5). Daten mithilfe des Scrapbook austauschen Beim Scrapbook handelt es sich um eine spezielle Office-Zwischenablage, in der Sie in den verschiedenen Office-Anwendungen Elemente sammeln und in beliebigen Office-Anwendungen wieder einfügen können. Die Organisation und Verwaltung dieser kopierten Elemente erfolgt in der Toolbox im Scrapbook, dessen Inhalt in allen vier Office-Anwendungen stets identisch ist. Klicken Sie in der Toolbox auf die Schaltfläche Scrapbook (). Wird die Toolbox nicht angezeigt, wählen Sie im Menü Ansicht den Befehl Scrapbook. 5 In der großen Vorschau (6) sehen Sie genau, was eingefügt wird. 6 Sobald das Scrapbook in der Toolbox angezeigt wird und Sie im aktuellen Dokument ein oder mehrere Elemente markiert haben, steht im Menü Bearbeiten der Befehl In Scrapbook kopieren zur Verfügung. Darüber hinaus ist es möglich, markierte Elemente mit der Maus in das Scrapbook bzw. aus dem Scrapbook in das Dokument zu ziehen. 78
Scrapbook Elemente in das Scrapbook einfügen Um ein Element sei es z.b. Text aus Word, ein Tabellenbereich aus Excel, eine Folie aus PowerPoint oder eine Adresse aus Outlook in das Scrapbook einzufügen, markieren Sie es (), klicken unten im Scrapbook auf den Pfeil neben Hinzufügen () und wählen einen Befehl zum Hinzufügen des markierten Elements. Sie können die markierte Auswahl hinzufügen, im Dialogfeld zum Öffnen von Dateien eine Datei auswählen oder das zuletzt in die Mac OS-Zwischenablage kopierte/ausgeschnittene Element einfügen (). Ist der letzte Befehl () mit einem Häkchen versehen, wird bei jedem Kopieren oder Ausschneiden in die Mac OS-Zwischenablage automatisch auch eine Kopie im Scrapbook abgelegt. Löschen Sie ein oder mehrere markierte Elemente aus dem Scrapbook (5) oder löschen Sie alle angezeigten bzw. alle Elemente aus dem Scrapbook. 5 Informationen zum Arbeiten mit der Mac OS-Zwischenablage Kopieren, Aus schneiden und Einfügen finden Sie im Zwischenteil»Grundlegende Arbeitstechniken«ab Seite 6. 79
Elemente aus dem Scrapbook einfügen Um ein Element aus dem Scrapbook an der aktuellen Cursorposition einzufügen, markieren Sie es (), klicken unten im Scrapbook auf den Pfeil neben Einfügen () und wählen einen Befehl zum Einfügen des markierten Elements in das Dokument. Sie haben die Wahl, ob das markierte Scrapbook-Element mit seinen Originalformatierungen (), unformatiert () oder als Bild (5) einfügt werden soll. Wird das Element als Bild eingefügt, kann es anschließend als Bild bearbeitet werden (siehe auch den Zwischenteil»Mit Medienobjekten arbeiten«ab Seite 8). 6 5 Beispiel: Sie können einen Tabellenbereich aus Excel als Tabelle in Word einfügen, die von Word als Tabelle erkannt wird und mit der Tabellenfunktion bearbeitet werden kann (6). Dieselbe Tabelle kann als Nur-Text eingefügt werden (7); die Spalten der Tabelle werden in diesem Fall durch Tabulatoren getrennt. Wenn Sie die Tabelle als Bild einfügen (8), kann nicht mehr mit den eigentlichen Tabellendaten gearbeitet werden. 8 7 80
Scrapbook Scrapbook organisieren Wenn Sie mit vielen Elementen regelmäßig im Scrapbook arbeiten, kann dies schnell unübersichtlich werden. Office bietet daher die Möglichkeit, die Elemente im Scrapbook zu verwalten. Dies findet im Abschnitt Organisieren statt (). Weisen Sie dort markierten Elementen Kategorien zu und vergeben Sie für sie Stichwörter Ihrer Wahl. Das markierte Element wurde der integrierten Kategorie Erholung zugewiesen (). Mit Kategorien zuweisen können Sie das markierte Element mehreren Kategorien zuweisen und eine Hauptkategorie wählen; mit Kategorien bearbeiten können Sie Farben und die Bezeichnung von Kategorien bearbeiten (). Notieren Sie für das markierte Scrapbook-Element beliebige Stichwörter (), die sie mit der Kategorie verbinden wollen. Im Popupmenü oben links im Scrapbook können Sie die enthaltenen Elemente nach verschiedenen Kriterien filtern, u.a. nach Kategorien, Projekten und Stichwörtern. Um beispielsweise die Scrapbook-Elemente nach einem bestimmten Stichwort zu filtern, wählen Sie im Popupmenü den Eintrag Stichwort enthält und geben rechts daneben das entsprechende Stichwort ein (5). 5 8
Webdokumente erstellen In den beiden Anwendungen Word und Excel ist es möglich, Webseiten zu erstellen und auf dem lokalen System, im Intranet oder im Internet zu speichern und damit anderen Personen zur Verfügung zu stellen. Um Webseiten zu erzeugen, müssen Sie keinerlei HTML-Kenntnisse besitzen. Erstellen Sie zunächst wie gewohnt das Dokument geben Sie die Daten ein, nehmen Sie die gewünschten Formatierungen vor und fügen Sie Grafiken, Hyperlinks sowie andere Objekte ein. Da bei der Umwandlung des aktuellen Dateiformats in das Webseitenformat Formatierungen zum Teil anders umgesetzt werden, sollten Sie zunächst mit dem Befehl Datei/Webseitenvorschau prüfen, ob das Ergebnis wie gewünscht ausfällt. Um das Dokument anschließend als Webseite zu speichern, gehen Sie wie folgt vor:. Wählen Sie im Menü Datei den Befehl Als Webseite speichern.. Wählen Sie den gewünschten Ordner und vergeben Sie einen Namen.. Legen Sie die Weboptionen und bei Bedarf einen neuen Ordner fest.. Bestätigen Sie mit Sichern. Im Dialogfeld wird im Popupmenü Format automatisch das Format Webseite (.htm) gewählt (). Wenn Sie zum Speichern der Webseite einen neuen Ordner anlegen (), werden alle Webseiteninformationen, z.b. Bilder oder Arbeitsblätter, in einem separaten Dateien-Ordner () im angegebenen Ordner abgelegt, sodass bei einem Verschieben der Webseite alle dazugehörigen Informationen ohne Probleme ebenfalls verschoben werden können. 8
Webdokumente erstellen Wenn Sie im Dialogfeld zum Speichern des Webdokuments auf die Schaltfläche Weboptionen () klicken, können Sie zusätzliche Optionen für die Webseite festlegen. Auf der Registerkarte Allgemein (5) können Sie einen Webseitentitel sowie Schlüsselwörter für die Webseite festlegen. Schlüsselwörter erleichtern die Suche. Auf der Registerkarte Dateien (6) können Sie festlegen, ob Links beim Speichern aktualisiert werden. Auf der Registerkarte Bilder (7) wird die Bildschirmgröße sowie die Auflösung für den anzeigenden Monitor gewählt. Auf der Registerkarte Codierung (8) definieren Sie die Codierung beim Speichern; Standard ist hier Westeuropäisch (Macintosh). Eine Webseite, die auf einem Word-Dokument basiert (9) 5 6 Um eine mit dem Befehl Datei/Als Webseite speichern erstellte Webseite zu öffnen, wählen Sie im Browser (z.b. in Safari) den Befehl Ablage/Datei öffnen und dann die gewünschte.htm-datei aus. 9 7 8 Eine Webseite, die auf einem Excel-Dokument basiert (0). Beim Speichern als Webseite können Sie wählen, ob das aktuelle Arbeitsblatt oder die gesamte Mappe in der Webseite enthalten ist. Wird die gesamte Mappe gesichert, können Sie durch die dort enthaltenen Arbeitsblätter blättern (). 0 8