Handbuch Mitan 4T Wirtschaftssoftware AG Mitan Wirtschaftssoftware AG Rheinmetallstraße 18, PF 12 17 Sitz der Gesellschaft: Sömmerda Vorstand der Aktiengesellschaft: Dipl.-Phys. Ingo Paleit D-99610 Sömmerda Amtsgericht Jena HRB: 110038 Vorsitzender des Aufsichtsrats: Herr Philipp Schulze Tel.: (03634) 3701-21, Fax: -31 Deutsche Bank 24 AG, Sömmerda Vorsitzender des Wissenschaftlichen Beirates: www.mitan.de info@mitan.de BLZ: 82070024, Konto: 2390953 Prof. Dr. iur. Klaus W. Slapnicar, Wirtschaftsprivatrecht
Inhaltsverzeichnis 1 Inhaltsverzeichnis 1 WIRTSCHAFTSPRÜFERNORM PS 880 2 1.1 Hinweise zur ordnungsgemäßen Nutzung - GoBS 2 1.2 Originale Belege 2 1.3 Kassenbuchungen, Bankbelege 2 1.4 Aufgaben des Unternehmens 2 1.5 Hinweise zu den Buchungen 3 2 GRUNDLAGEN DES FIBU-EXPORTS 4 2.1 Generierung der Buchungsdatensätze 4 1.1.1 Kontierung von Rechnungen 5 1.1.2 Kontierung der Zahlungsvorgänge 6 2.2 Prüfung auf notwendige Umbuchungen 6 1.1.3 Umbuchung auf Standardkonto 7 1.1.4 Prüfung auf EG und Drittland 7 1.1.5 Prüfung der Mehrwertsteuerautomatik 8 2.3 Manuelle Nachbearbeitung 8 3 EINRICHTEN DER STAMMDATEN 9 3.1 Kontenrahmen 9 3.2 Debitoren und Kreditoren 9 3.3 Sachkonten 10 3.3.1 Verwalten der Sachkonten 10 3.3.2 Ersatzkonten für automatische Sachverhalte 11 3.3.3 Zuordnung der Sachkonten zum Artikel 12 3.4 Mehrwertsteuerschlüssel 13 3.5 Export 13 4 SCHRITTE ZUM EXPORT 14 4.1 Inhalte der Rechnung 14 4.2 Buchungen für Gutschrift und Stornierung 15 4.3 Zuordnung Rechnung - Zahlung 16 4.4 Prüfen der Debitoren und Kreditoren 16 4.5 Prüfen der Artikel-Kontierung 16 4.6 Erzeugen des FiBu-Stapels 17 4.7 Aktualisierung des FiBu-Stapels 19 4.8 Prüfung des Buchungsstapels 19 4.9 Export aus dem FiBu-Stapel 20 4.10 Log-Einträge 22 4.11 Import in die Finanzbuchhaltung 23
2 Wirtschaftsprüfernorm PS 880 1 WIRTSCHAFTSPRÜFERNORM PS 880 1.1 Hinweise zur ordnungsgemäßen Nutzung - GoBS Das Mitan 4T ERP-System wurde nach den Anforderungen der GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) entwickelt. Die Erstellung der Buchungsdatensätze und die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung wurden nach den Anforderungen der Wirtschaftsprüfer für den Jahresabschluss (PS880) mit Prüfungen und Log-Einträgen erweitert, die eine durchgehende retrograde und progressive Prüfung der Daten ermöglichen. Die Verantwortung für die vollständige und richtige Buchhaltung hat der Anwender. Die Software unterstützt die korrekte Verarbeitung der originalen Daten. 1.2 Originale Belege Alle Buchungsdaten, die in Mitan 4T erzeugt werden, führen auf originale Belege zurück. Alle Belege - einschließlich Kopien bei Ausgangsrechnungen - sind im Original aufzubewahren. Beim Einsatz eines (externen) Archivsystems sind die Hinweise des Herstellers und die Dokumentationspflichten laut GoBS zu beachten. Die Inventuren und Bestandsmeldungen umfassen in der Software erzeugte Originalbelege. Diese müssen ausgedruckt nach den o. g. Anforderungen aufbewahrt werden. 1.3 Kassenbuchungen, Bankbelege Die Mitan 4T Software beinhaltet kein Kassenbuch. Es wird jedoch die Erstellung von Einzelbuchungen der originalen Belege (Quittungen, Rechnungen) auf ein Kassen-Konto unterstützt. Die Einzahlungen oder Barabhebungen von Bankkonten für eine Bargeld-Kasse sind auf beiden Konten zu buchen. Die Bankbelege sind Originalbelege. Im Fall des Einsatzes einer Bank-Software werden die Zahlungsdaten dort im Original geführt. 1.4 Aufgaben des Unternehmens Die Regeln zur Erstellung der Buchungsdatensätze sind nachfolgend beschrieben. Das Unternehmen hat bei der Nutzung der Schnittstellenfunktion folgende Aufgaben: Prüfung und Festlegung der Geschäftsabläufe für die Nutzung der Schnittstelle zur Buchhaltung (sachliche Inhalte, Umfang der Nutzung) Exakte Einrichtung der Stammdaten, insbesondere der Konten mit Eigenschaften Vollständige Erstellung der Datensätze, Prüfung auf Fehler und ggf. Korrektur Vollständige Übergabe der Datensätze an die Finanzbuchhaltung
Wirtschaftsprüfernorm PS 880 3 1.5 Hinweise zu den Buchungen Bei einer fehlerhaften Buchung dürfen der Beleg und die Buchung nicht nachträglich verändert werden. Es ist je nach Fall eine Storno-Gutschrift zu erstellen oder eine Korrekturbuchung in der Finanzbuchhaltung vorzunehmen. Vorbemerkung: Zur Sicherstellung der Konformität mit der Wirtschaftsprüfer-Norm IDW PS 880 ist eine Einstellung in den Software Workflows automatisch gesetzt. Damit verbunden sind die folgenden Einstellungen im FiBu-Export. beim Anlegen der Fibu-Datensätze werden alle Buchungen bis zum vorherigen Tag und ab 01.01. des laufenden Jahres erzeugt. Rechnungen aus älteren Zeiträumen, die später erfasst wurden, werden damit berücksichtigt es können keine Buchungen für ein zukünftiges Datum erstellt werden exportierte Buchungen können nicht mehr gelöscht werden, eine Nachbearbeitung der Buchung ist über Schaltfläche Buchung nur für noch nicht exportierte Buchungen möglich, eine direkte Änderung Datengrid ist nicht möglich, das erfolgt im Dialog Log-Einträge werden geschrieben, wenn Buchungen exportiert und geändert werden; Exportdateien (DATEV) werden im Log-Eintrag gespeichert. Wenn der Buchungsstapel erzeugt ist, kann die im Stapel vorhandene Rechnung nicht mehr geändert werden. Prüfung der Daten: Über die Schaltfläche [Log] öffnet sich nachfolgender Dialog: Unter dem Register [Log-Einträge] werden die durchgeführten Exporte aufgelistet und können ggf. zum jeweiligen Datenstand wiederholt werden. Eine Änderung der Vorgangsnummer wird ebenfalls protokolliert. Unter dem Register [Export-Historie] wird nach Auswahl eines Buchungsdatensatzes die Exporthistorie aufgelistet.
4 Grundlagen des FiBu-Exports 2 GRUNDLAGEN DES FIBU-EXPORTS 2.1 Generierung der Buchungsdatensätze Mitan 4T generiert die Buchungsdatensätze für die Finanzbuchhaltung (FiBu) direkt aus den Rechnungs- und Zahlungsdaten. Der Buchungsstapel kann in mehreren Formen exportiert werden 1.) im DATEV-Format (Die Schnittstelle wurde 1997 von der DATEV zertifiziert.) 2.) weitere Schnittstellen zu verschiedenen Finanzbuchhaltungs-Software. Da der Import und die Datenverarbeitung bei der Vielzahl von FiBu-Programmen sehr unterschiedlich sind, wird die Generierung der Buchungsdaten in Mitan 4T anhand mehrerer Parameter gesteuert: SOLL-/IST-Versteuerung mit/ohne Datevschlüssel für die Mehrwertsteuer mit/ohne Berichtigungsschlüssel mit/ohne Skontofeld Buchungswährung (EURO) Im Fall der IST-Versteuerung (Einnahmen-/Überschußrechnung) kann aus technischen Gründen die Buchung der Sachkonten nicht direkt gegen das Finanzkonto erfolgen. Daher wird folgendermaßen verfahren: Die Rechnungen werden erst dann auf die Debitoren- /Kreditorenkonten gebucht, wenn die zugehörigen Zahlungen getätigt sind. Als Buchungsdatum für die Rechnungen wird das Zahlungsdatum eingesetzt, so daß die Vorsteuer/Umsatzsteuer im richtigen Zeitraum berechnet wird. Als Buchungsbetrag wird der Zahlungsbetrag verwendet. Die Zahlungen werden entsprechend gegen die Debitoren- und Kreditorenkonten gebucht. Achtung: Die Einstellung der Parameter gilt für die Erzeugung der Datensätze. Daher dürfen Änderungen, z.b. Mehrwertsteuerschlüssel, erst dann erfolgen, wenn die Daten für den neuen zutreffenden Zeitraum generiert werden. Wenn aus bestimmten Gründen Datensätze für ältere Zeiträume erzeugt werden sollen, so sind zuerst die Parameter entsprechend der Gültigkeit dieses älteren Zeitraums einzustellen.
Grundlagen des FiBu-Exports 5 1.1.1 Kontierung von Rechnungen Rechnung Empfänger/Absender Geschäftspartner Rechnungsnummer Rechnungsdatum Kostenstelle Konto (Debitoren/Kreditoren) Prüfung EG/Drittland Artikel/Position Preis MWSt. Prüfung MWSt.-Automatik Gegenkonto (Sachkonto) Das Debitoren- oder Kreditorenkonto zum Geschäftspartner wird in den Kunden- / Lieferanten- Stammdaten hinterlegt. Das Kriterium für die Auswahl ist die Unterscheidung zwischen Zahlungseingang bzw. -ausgang. Sollte für den betreffenden Geschäftspartner kein Debitoren- bzw. Kreditorenkonto festgelegt sein, so werden die entsprechenden Standardkonten (10000) bzw. (70000) verwendet. Die automatische Bestimmung der Sachkonten erfolgt anhand der Zuordnung zwischen den Artikeln/Positionen, die in den Rechnungen bzw. in den sonstigen Zahlungen verwendet werden, und dem Kontenrahmen der Finanzbuchhaltung (FiBu). In den Stammdaten ist zu jedem Artikel definiert, auf welches Konto Zahlungseingänge und auf welches Konto Zahlungsausgänge zu buchen sind. Zu einem Artikel darf kein Konto angegeben werden, wenn die Zuordnung nicht eindeutig ist. In diesem Fall kann das Sachkonto nur manuell bestimmt werden. Das Programm setzt im Buchungsdatensatz ein Kennzeichen. Für jede Rechnungsposition wird auf Basis dieser Angaben einzeln das zugehörige Gegenkonto ermittelt. Verschiedene Rechnungspositionen ggf. werden bei gleichem Gegenkonto zusammengefaßt. Die Splittung/Aufteilung mehrerer Rechnungspositionen, die auf unterschiedliche Gegenkonten zu buchen sind, erfolgt daher automatisch.
6 Grundlagen des FiBu-Exports 1.1.2 Kontierung der Zahlungsvorgänge Zahlung (Bankauszug) Konto (Finanzkonto) Datum Rechnungsnummer Betrag Datum sonstige Zahlung (Artikel/Position) / (Kostenstelle) Betrag Gegenkonto (Debitoren/Kreditoren) Gegenkonto (Sachkonto) Die Erfassung der Zahlungsvorgänge anhand der Bankbelege ist in Mitan 4T mit einer exakten Zuordnung der Rechnungen zu den einzelnen Zahlungen verbunden. So ist es möglich, die betreffenden Rechnungen direkt aus den offenen Posten der Debitoren/Kreditoren auszubuchen. Sonstige Zahlungseingänge und -ausgänge, denen keine Rechnungen zugrunde liegen (z.b. Miete, Leasing, Einlagen usw.), beinhalten den Zahlungsgrund über die Angabe zu einem Artikel. Dadurch können für diese sonstigen Zahlungen die Sachkonten ebenso bestimmt werden wie bei den Positionen der Rechnungen. 2.2 Prüfung auf notwendige Umbuchungen In der automatischen Generierung der Buchungsdatensätze prüft Mitan 4T, ob die Zuordnung zwischen Sachkonto und Artikel/Position im konkreten Fall zutreffend ist. Artikel/Position Sachkonto bestimmen Konto gültig? nein ersetzbar? nein ja ja Sachkonto Standardkonto manuell kontieren Die Inhalte der Prüfung Konto gültig? sind im folgenden erläutert. Wenn das Sachkonto nicht gültig ist, wird geprüft, ob die Umbuchung auf ein Standardkonto zulässig ist.
Grundlagen des FiBu-Exports 7 1.1.3 Umbuchung auf Standardkonto Mitan 4T verwendet Standardkonten, um bestimmte automatische Umkontierungen oder bestimmte zusätzliche Buchungen automatisch auszuführen. Die Fälle, in denen eine solche automatische Buchung erfolgen darf, werden in den Stammdaten definiert und sind im Weiteren erläutert. Mitan 4T gibt den Inhalt der Standardkonten vor. Entsprechend dem Kontenrahmen in der FiBu muß die zutreffende Kontonummer verwendet werden. Als Beispiel sind hier die Konten für den Kontenrahmen DATEV-3 und in Klammern für DATEV-4 angegeben: 1570 (1400) Anrechenbare Vorsteuer 1770 (3800) Umsatzsteuer 8120 (4120) Steuerfreie Umsätze 4 Nr. 1a, 2-7 UStG (Drittland) 8125 (4125) Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen 4 Nr. 1b UStG 3420 (5420) Innergemeinschaftlicher Erwerb ermäßigte USt. u. VSt. 3425 (5425) Innergemeinschaftlicher Erwerb normale USt. u. VSt. 8000 (4000) Erlöse ohne Umsatzsteuer 8300 (4300) Erlöse ermäßigte Umsatzsteuer 8400 (4400) Erlöse normale Umsatzsteuer 3000 (5000) Aufwendungen ohne Vorsteuer 3300 (5300) Aufwendungen ermäßigte Vorsteuer 3400 (5400) Aufwendungen normale Vorsteuer 3730 (5730) Erhaltene Skonti ohne Vorsteuer 3731 (5731) Erhaltene Skonti ermäßigte Vorsteuer 3736 (5736) Erhaltene Skonti normale Vorsteuer 8730 (4730) Gewährte Skonti ohne Umsatzsteuer 8731 (4731) Gewährte Skonti ermäßigte Umsatzsteuer 8736 (4736) Gewährte Skonti normale Umsatzsteuer 8700 (4700) Erlösschmälerungen ohne Umsatzsteuer 8710 (4710) Erlösschmälerungen ermäßigte Umsatzsteuer 8720 (4720) Erlösschmälerungen normale Umsatzsteuer 10000 (10000) Sammelkonto Debitoren 70000 (70000) Sammelkonto Kreditoren Im Weiteren wird zur Vereinfachung Bezug auf die Standardkonten mit den Kontonummern in Klammern (DATEV-4) genommen. 1.1.4 Prüfung auf EG und Drittland Die automatische Kontierung prüft, ob ein EG- oder Drittlandsachverhalt vorliegt. Dazu werden in den Rechnungen die Angaben zum Geschäftspartner, die enthaltenen Rechnungspositionen und die Mehrwertsteuer ausgewertet. Anhand der Angaben zum Geschäftspartner wird unterschieden zwischen Inland, EG mit und EG ohne Umsatzsteuer-ID sowie Drittland. Im Fall Drittland werden Erlöse auf (4120) kontiert. Im Fall EG mit USt.-ID werden Erlöse auf (4125) kontiert. Innergemeinschaftliche Erwerbe werden auf (5420) bzw. (5425) kontiert. Wenn bei einem Geschäftspartner der Fall EG mit USt.-ID bzw. Drittland zutrifft, in der Rechnung jedoch eine Mehrwertsteuer ausgewiesen ist, so werden die betreffenden Positionen wie Inlandsumsatz behandelt.
8 Grundlagen des FiBu-Exports 1.1.5 Prüfung der Mehrwertsteuerautomatik Mitan 4T prüft nach dem Test auf EG oder Drittland, ob die in der Rechnung oder sonstigen Zahlung angegebene Mehrwertsteuer mit der Umsatzsteuer- oder Vorsteuerautomatik des betreffenden Sachkontos übereinstimmt. Wenn die DATEV-Schlüssel verwendet werden dürfen, so erhalten Konten ohne Automatik die Schlüssel für ermäßigte und normale Umsatz- bzw. Vorsteuer. Im Fall eines Automatikkontos, auf das ein Betrag ohne Mehrwertsteuer zu buchen ist, wird der Berichtigungsschlüssel 4 gesetzt. Wenn DATEV- bzw. Berichtigungsschlüssel nicht verwendet werden dürfen, dann wird geprüft, ob das Sachkonto gegen ein Standardkonto mit der zutreffenden USt.-/VSt-Automatik umgebucht werden darf. Für Erlöse werden dann (4000), (4300), (4400) und für Aufwendungen (5000), (5300), (5400) eingesetzt. Wenn die DATEV-Schlüssel nicht verwendet werden dürfen, erzeugt die automatische Kontierung ggf. einen zusätzlichen Buchungssatz für die Vor- bzw. Umsatzsteuer (1400/3800). 2.3 Manuelle Nachbearbeitung In allen Fällen, in denen eine Buchung nicht vollständig automatisch erfolgen kann, wird für die manuelle Überarbeitung der Datensatz gekennzeichnet. Zusätzlich wird ein Hinweistext angezeigt, der die Ursache erläutert, z.b. wenn einem Artikel kein Konto zugeordnet ist. Ein solcher Datensatz kann vor dem Export manuell geändert werden. Der Buchungsstapel kann auch nach einer Überarbeitung der Stammdaten neu erzeugt werden. Vorher sind die alten Datensätze des betreffenden Zeitraumes vollständig zu löschen.
Einrichten der Stammdaten 9 3 EINRICHTEN DER STAMMDATEN Zur Vorbereitung für den FiBu-Export sind im Modul Stammdaten verwalten und Artikel / Kontierung unter dem Register [Konten] die Stammdaten einzurichten. 3.1 Kontenrahmen Die Konten müssen dem in der Finanzbuchhaltung verwendeten Kontenrahmen entsprechen. Hinweis: Es gibt verschiedene Kontenrahmen, im Beispiel ist der Kontenrahmen 03 aufgeführt. Bei Verwendung eines anderen Kontenrahmens sind die Konten manuell zu ändern. (Bildausschnitt) Besonders wichtig sind die Eigenschaften Mehrwertsteuerautomatik und Ersetzbar mit Standardkonto. (Bildausschnitt) Nicht ersetzbar bedeutet, daß eine Umbuchung auf ein in den Stammdaten angegebenes Standardkonto nicht erfolgen darf. Wenn die Eigenschaft für ein Erlös- oder Aufwandskonto gesetzt wird, dann erfolgt eine Umkontierung, z.b. auf ein Konto für EG-Umsätze. 3.2 Debitoren und Kreditoren Die Debitoren- und Kreditorenkonten eines Geschäftspartners werden bereits mit dem Anlegen der Kundendaten erfaßt. Die Debitoren und Kreditoren werden vor jedem Export überarbeitet.
10 Einrichten der Stammdaten 3.3 Sachkonten 3.3.1 Verwalten der Sachkonten Die Sachkonten sind durch die Finanzbuchhaltung vorgegeben. Es ist die Aufgabe des Anwenders, diese Konten ordnungsgemäß anzulegen. Die Bearbeitung erfolgt im Modul [Artikel / Kontierung]: Wichtige Eigenschaften sind die Automatik: und die Ersetzbarkeit für die automatische Verwendung der Ersatzkonten in bestimmten Fällen. Wichtiger Hinweis: Die Einstellung der Mehrwertsteuer-Automatik des Kontos in Mitan4T muss mit der Automatik-Einstellung des Kontos im Finanzbuchhaltungsprogramm übereinstimmen. Wenn in der FiBu das Konto keine Automatik-Einstellung hat, darf die Automatik im Konto in Mitan4T auch nicht aktiviert sein.
Einrichten der Stammdaten 11 3.3.2 Ersatzkonten für automatische Sachverhalte Einem Konto kann direkt ein einzelnes Ersatzkonto zugeordnet werden: (Bildausschnitt) Wenn kein Eintrag vorhanden ist, werden die Standard-Konten verwendet. Dafür ist die Voraussetzung, dass die Eigenschaft "Ersetzbar mit Std.-Konto" aktiviert ist. Diese Standard-Konten sind mit der Bezeichnung vorgegeben. Je nach Kontenplan in der Finanzbuchhaltung sind die entsprechenden Konten einzutragen: (Bildausschnitt)
12 Einrichten der Stammdaten 3.3.3 Zuordnung der Sachkonten zum Artikel Jeder Artikel erhält die Zuordnung zu genau einem Sachkonto: (Bildausschnitt) Bei der Neuanlage eines Artikels wird zuerst die Artikelklasse abgefragt: In der Artikelklasse ist definiert, ob ein Sachkonto automatisch zugeordnet wird. Das Konto kann in den Stammdaten bearbeitet werden.
Einrichten der Stammdaten 13 3.4 Mehrwertsteuerschlüssel Mit dem Wechsel in das Register [Steuersätze] sind die Angaben zur Mehrwertsteuer und der Schlüssel als Voraussetzung für den Export hinterlegt. 3.5 Export Mit dem Wechsel in das Register [Export] werden die Grundeinstellungen für den Export nach Datev-Format hinterlegt.
14 Schritte zum Export 4 SCHRITTE ZUM EXPORT Die Basis für die Erzeugung der Buchungssätze sind die erstellen Ausgangsrechnungen bzw. erfassten Eingangsrechnungen sowie die Zahlungsvorgänge. 4.1 Inhalte der Rechnung Die Inhalte der Rechung sind gesetzlich vorgegeben. Die Vollständigkeit ist vom Anwender auch bei Anpassung der Berichte sicher zu stellen: Mit der Adresse ist das Debitoren- bzw. Kreditorenkonto und mit dem Artikel das Sachkonto verknüpft.
Schritte zum Export 15 4.2 Buchungen für Gutschrift und Stornierung Nach 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG ist seit 1. Januar 2013 der Begriff "Gutschrift" für Vergütungen reserviert. Vorher wurde der Begriff "Gutschrift" für Stornobelege verwendet. Das ist nicht mehr zulässig. Mitan4T verwendet den Begriff "Stornorechnung". Das Programm ermöglicht die Erstellung folgender Belege als Ausgangsdokument: - " Stornorechnung" - im Fall einer Reklamation (Storno) - "Gutschrift (Vergütung)" - im Fall einer Bezahlung (als Aufwand) und die Erfassung von Eingangsdokumenten, als "Bestätigung" - "Bestätigung der Gutschrift (Vergütung)" - im Fall eines Erlöses - "Bestätigung der Stornorechnung - im Fall einer Reklamation Der Unterschied wird nicht nur im Ausdruck des Dokumentes sichtbar, sondern vor allem bei den erzeugten Buchungen. Entsprechend der gewählten Art werden die Buchungssätze unterschiedlich erzeugt: - ausgehende Gutschriften (Vergütungen) werden als Aufwand, - ausgehende Stornorechnung als Umsatzminderung, - eingehende Gutschriften (Vergütungen) als Erlöse und - eingehende Stornorechnung als Aufwandsminderung gebucht. Das Umschalten zwischen Stornorechnung und Gutschrift (Vergütung) erfolgt im Vorgang durch Doppelklick auf das Bezeichnungsfeld: (Bildausschnitte) Ein Sonderfall ist dann ein Stornobeleg auf eine Gutschrift (Vergütung). Die korrekte Verbuchung der Storno-Belege erfolgt, wenn der Vorgang im Büromodul über Duplizieren mit der Option "Storno (Rücksendung)" angelegt wird: Wichtig: Wenn der Storno-Beleg manuell einzeln erstellt wird, ist das Kennzeichen im Vorgang zu setzen.
16 Schritte zum Export 4.3 Zuordnung Rechnung - Zahlung Im Zahlungswesen werden die Bankbewegungen identisch wie auf dem Bankbeleg erfasst. Jede Zahlungsposition wird der zugehörigen Rechnung oder einer sonstigen Zahlung z.b. für Mieten zugeordnet: Die Kontrolle über die Vollständigkeit der Daten ergibt sich aus den Kontoständen zu Beginn und am Ende des Auszugs bzw. des ganzen Geschäftsjahres. Wenn eine Zahlung nicht korrekt zugeordnet ist, wird diese zur Bearbeitung markiert. 4.4 Prüfen der Debitoren und Kreditoren Vor dem Erzeugen des Buchungsstapels kann in den Adress-Stammdaten unter [Kundendaten] geprüft werden, ob allen neuen Geschäftspartnern die richtigen Konten zugeordnet wurden. Wurde kein Debitoren- oder Kreditorenkonto vergeben, werden in den späteren Buchungen zu diesem GP die entsprechenden Sammelkonten angesprochen. (10000- Debitoren, 70000- Kreditoren). 4.5 Prüfen der Artikel-Kontierung Im Modul Artikel verwalten ist die korrekte Zuweisung der Sachkonten zu den einzelnen Artikeln zu prüfen.
Schritte zum Export 17 4.6 Erzeugen des FiBu-Stapels Die Buchungssätze werden im Modul FiBu-Export erstellt, geprüft und exportiert: Im Formularkopf sind die Filter- und Suchschaltflächen integriert, dabei kann ausgewählt werden: in der Ansicht zwischen zu exportierende oder alle Datensätzen (durch Klick in das Schaltfeld wird die Markierung gesetzt bzw. aufgehoben) der Zeitraum für den der generierte Buchungsstapel eingegrenzt werden soll, durch Eingabe einer Belegnummer im Feld Suche Beleg über die Auswahlschaltfläche nach einem Belegkreis nach Warnungen bzw. Fehlerprüfungen Im Detailbereich werden die Buchungsdatensätze aufgelistet. Wurde noch kein Buchungsstapel erzeugt, ist die Ansicht leer. Im Fussbereich befinden sich die Bearbeitungsschaltflächen. Erfolgte bereits die Erzeugung eines Buchungsstapels, werden die bisherigen Datensätze angezeigt: In den einzelnen Spalten sind jeweils für die Konto und Gegenkontobuchung ersichtlich: BK Datum Belegnr. Betrag Skonto B S Soll Haben Buchungstext Status Hinweis A = Ausgangsrechnung / E = Eingangsrechnung Datum des Vorgangs Vorgangsnummer Vorgangssumme (Brutto) gewährtes Skonto Berichtigungsschlüssel Steuerschlüssel Sollkonto Habenkonto Suchbegriff und Kundennummer des Geschäftspartners / Referenz Fehlernummer Hinweis auf vorliegenden Fehler
18 Schritte zum Export Je nach Umfang der Programmnutzung werden Belegkreise ausgewählt. Diese Einstellungen werden im Mandanten gespeichert: Es ist sichergestellt, dass im Buchungsjahr alle Datensätze bis zum gewünschten Datum (maximal bis zum aktuellen Datum) erzeugt werden. Es können verschiedene Fehler entstehen, z.b. wenn einem Artikel kein Konto zugeordnet wurde. Mit einem Doppelklick auf die Belegnummer kann das Dokument gesichtet werden. Nach der Überarbeitung der Stammdaten ist der fehlerhafte Buchungssatz zu löschen und der Stapel neu zu erzeugen. Der Verlauf der Erzeugung des Buchungsstapels wird in nachfolgendem Dialog angezeigt: Je nach Umfang der Rechnungen/Zahlungen kann dieser Vorgang einige Minuten bis Stunden in Anspruch nehmen. Mit [Schließen] wird der Dialog verlassen und die generierten Datensätze werden angezeigt. WICHTIG: Vor dem Export muss auf manuelle Nachbearbeitung geprüft werden. Der Export kann nur über den Filter "zu exportierende" gesteuert werden. Die Filterung nach Belegkreisen hat keinen Einfluss auf den Export.
Schritte zum Export 19 Über die Schaltfläche [Funktionen] öffnet sich der Dialog Sonderfunktionen. Darüber können exportierte Rechnungen als "erledigt" abgelegt werden Unter dem Register [Export] erfolgen Einstellungen zum Export von Konten ohne Gegenkonto sowie zum Exportverzeichnis. Optional kann ein weiterer Registerreiter [Kostenträger] eingeblendet werden. Ein Export von Daten auf der Basis projektbezogener Kostenträger kann darin erfolgen. 4.7 Aktualisierung des FiBu-Stapels Für einen bestimmten Zeitraum erzeugte Buchungssätze, die fehlerhaft sind, können über die zutreffende Schaltfläche gelöscht werden. Hinweis: Exportierte Datensätze sind nicht mehr löschbar oder veränderbar! Es öffnet sich der Dialog Buchungen löschen: Durch Klick in das Schaltfeld wird markiert, ob nur der aktuelle Buchungsdatensatz oder alle Buchungsdatensätze eines ausgewählten Zeitraums gelöscht werden sollen. Anschließend wird anhand der aktuell erfaßten Rechnungen für den gleichen Zeitraum der Buchungsstapel neu erzeugt. Das Öffnen des Moduls FiBu-Export aktualisiert die Buchungssätze nicht. Dies ist wichtig bei nachträglich erfaßten oder nachträglich stornierten Rechnungen. 4.8 Prüfung des Buchungsstapels Die Prüfung nach der Erzeugung der Buchungssätze ist manuell durchzuführen. Dafür stehen entsprechende Filter im Formularkopf zur Verfügung. (Bildausschnitt) Anhaltspunkt dafür sind die Spalten Status und Hinweis.
20 Schritte zum Export 4.9 Export aus dem FiBu-Stapel Wenn alle Datensätze in Ordnung sind, kann der Export] über die zutreffende Schaltfläche erfolgen. Zuvor ist über die Auswahlschaltfläche das Export-Format (DATEV, Lexware) auszuwählen. beim Format Textdatei erscheint der Auswahldialog für die Exportdatei, vor eingestellt ist der Ordner Mitan4T Bei der Eingabe des Dateinamens bitte auch die Endung.txt eingeben beim Format DATEV öffnet sich der Dialog zur Auswahl des Ordners
Schritte zum Export 21 Nach der Auswahl der Exportdatei bzw. des Export-Ordners öffnet sich nachfolgender Dialog: Als Exportzeitraum wurde der zuvor ausgewählte Zeitraum für den Buchungsstapel übernommen. Der Export der Stammdaten sollte nur beim ersten Export für alle Datensätze erfolgen. Bei weiteren Exporten ist die Option "nur noch nicht exportierte Datensätze" zu wählen. Der Export der Bewegungsdaten und der Stammdaten sollte getrennt erfolgen. Mit [OK] erfolgt der Export nach DATEV Format in die Dateien ED00001 und EV01 sowie nach Lexware Format in eine Textdatei. Es erfolgt zuvor ein Hinweis: Hinweis: Sobald die Exportdatei im Überschreibe-Modus erzeugt wird, erfolgt die Umbennung der alten Datei nach deren Datum der Erzeugung nach folgendem Muster [Dateiname Datum Uhrzeit.Dateiendung]; z.b. ED001 2002_03_31 14_09_22. Nach Abschluss des Exports erscheint ein Hinweis auf die Anzahl der exportierten Datensätze.
22 Schritte zum Export Vorhergehende Export-Dateien werden mit Datum-/Zeitstempel umbenannt. 4.10 Log-Einträge Um eine Prüfung der Daten sicher zu ermöglichen, werden die erzeugten Dateien zusätzlich gespeichert. Im Dialog Log-Einträge Prüfung PS880 sind die Daten abrufbar: Auf dem Reiter Export-Historie ist ersichtlich, wann der konkrete Beleg (Rechnung oder Zahlung) exportiert wurde: (Bildausschnitt)
Schritte zum Export 23 4.11 Import in die Finanzbuchhaltung Der Import in die Finanzbuchhaltung ist in jedem Programm anders gestaltet und muß den dazugehörigen Unterlagen entnommen werden. Als Beispiel sind hier die Bearbeitungsschritte in der Windows-Version des Datev-Programmes PC-REWE aufgeführt: 1. Mandant öffnen 2. Menü Buchen/Stapelverarbeitung 3. Importieren - (Pfad auswählen zu den Dateien) 4. Markieren des betreffenden Eintrages 5. Übernehmen (danach mit Abbrechen verlassen) 6. Bearbeiten: Menü Bearbeiten/Dialogbuchen aufrufen und den betreffenden Vorlauf auswählen Meldungen Der Export wurde für den ausgewählten Zeitraum aufgerufen. Für mindestens einen Beleg aus diesem Zeitraum ist noch kein Buchungssatz erzeugt.
Impressum Die vorliegenden Informationen beruhen auf dem aktuellen Stand der Produktentwicklung. Mitan 4T Industriestandard ERP Version 5.2.4 Änderungen bleiben vorbehalten. Die Beschreibung kann sich auf Module beziehen, die je nach Branchenpaket nicht im Bestand des Lizenzumfanges sind. Mitan ist ein eingetragenes Warenzeichen der Mitan Wirtschaftssoftware AG. Alle anderen Markennamen sind eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Eigentümer. Bildmaterial: Aus der o. a. Software-Version entnommen. Abweichungen zum aktuellen Stand sind möglich. Copyright 2015 Mitan Wirtschaftssoftware AG