SEPA-Lastschriftservice Handbuch für Zahlungsempfänger für die Abwicklung von Einzügen in den SEPA-Lastschriftverfahren Ein Gemeinschaftswerk der Schweizer Finanzinstitute Version 2.3/17.11.2012
Hinweise Die in diesem Handbuch enthaltenen Angaben entsprechen dem aktuellen Entwicklungsstand. SIX Payment Services behält sich vor, dieses Dokument bei Bedarf jederzeit ohne vorherige Benachrichtigung zu ändern. Für dieses Handbuch werden alle Rechte vorbehalten, auch die der fotomechanischen Wiedergabe und der Speicherung in elektronischen Medien sowie der Übersetzung in fremde Sprachen. Das Handbuch ist mit grösster Sorgfalt erstellt worden, doch können Fehler und Ungenauigkeiten nicht vollständig ausgeschlossen werden. SIX Payment Services kann für Fehler in diesem Handbuch und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendwelche Haftung übernehmen. Wenn Sie allfällige Fehler in diesem Handbuch feststellen oder wenn Sie Verbesserungsvorschläge dazu haben, so sind wir Ihnen dankbar, wenn Sie dies SIX Payment Services melden: Per E-Mail an pm@six-group.com oder telefonisch an +41 58 399 4800. Copyright 2012 SIX Payment Services AG, CH-8021 Zürich 2 Version 2.3/17.11.2012
Handbuch für Zahlungsempfänger Über dieses Dokument Über dieses Dokument Zielpublikum Das vorliegende Handbuch ist für Zahlungsempfänger bestimmt, welche SEPA-Lastschriften einziehen wollen und deren Finanzinstitut den SEPA-Lastschriftservice von SIX Payment Services und der SECB Swiss Euro Clearing Bank nutzt. Zielgruppe sind auch Hersteller von ERP- und Individual-Software dieser Zahlungsempfänger. Kurzdefinition des SEPA-Lastschriftservices Der SEPA-Lastschriftservice ermöglicht den Zahlungsempfängern die Teilnahme an den europaweiten und einheitlichen SEPA-Lastschriftverfahren. Zweck/Abgrenzung Dieses Handbuch enthält Beschreibungen und Weisungen zum SEPA-Lastschriftservice. Damit die Zahlungsempfänger ihre Softwarelösungen und ihre rahmenorganisatorischen Abläufe für die Nutzung dieser Dienstleistung einrichten bzw. die Softwarehersteller ihre ERP- und Individual-Software entwickeln können, stehen weitere Dokumente zur Verfügung: Ref Kurzbezeichnung Titel Inhalt [1] Implementation Guidelines ISO 20022 Payments, Schweizer Implementation Guidelines für Kunde-an-Bank-Meldungen für SEPA-Lastschriften [2] Business Rules ISO 20022 Payments, Schweizer Business Rules für Zahlungen und Cash Management für Kundean-Bank-Meldungen [3] paycom web - Anleitung Benutzeranleitung zur Dateieinlieferung und zur elektronischen Freigabe via Internet Beschreibt den Aufbau und den Inhalt der Einzüge pain.008 sowie der Statusmeldungen pain.002 Beschreibt die Anwendung der Meldungen (Geschäftsfälle) im Verkehr Kunde Finanzinstitut 1 Beschreibt die Übermittlung der Meldungen pain.008 sowie deren Freigabe und die Entgegennahme von Listen und elektronischen Rückmeldungen pain.002 Hinweise auf spezifische Angaben des Finanzinstituts des Zahlungsempfängers ZE-FI Mit dem nebenstehenden Symbol sind in diesem Handbuch alle Angaben gekennzeichnet, welche vom Finanzinstitut des Zahlungsempfängers individuell für seine Zahlungsempfänger festgelegt werden können, wie z.b. die Art und Weise der Auslieferung von Gutschriftsdaten. Der Zahlungsempfänger erhält diese Angaben von seinem Finanzinstitut. 1 Der Bereich SEPA Direct Debit und damit die Meldung Customer-to-Bank Direct Debit Initiation pain.008 wird in diesem Dokument nicht explizit beschrieben. Die aufgeführten Definitionen der Credit Transfer- Transaktion pain.001 gelten grundsätzlich auch für die Meldung pain.008. Der Status Report pain.002 wird sowohl als Antwortmeldung im Credit Transfer (auf eine pain.001) wie auch im Direct Debit (auf eine pain.008) verwendet. Version 2.3/17.11.2012 3
Über dieses Dokument Handbuch für Zahlungsempfänger Verwendete Begriffe und Abkürzungen In diesem Handbuch werden meist deutsche Begriffe und Abkürzungen verwendet. Im Folgenden sind die Wichtigsten aufgeführt, teilweise mit der englischen Bezeichnung in Klammern: Auftrag Bankwerktag B2B B2C CSM Einzug (Collection) EPC ERP Fälligkeitsdatum (Due Date) Finanzinstitut des Zahlungsempfängers (Creditor Bank) Finanzinstitut des Zahlungspflichtigen (Debtor Bank) Identifikationsnummer des Zahlungsempfängers (Creditor Identifier) Ein Auftrag ist eine Zusammenfassung einzelner Einzüge mit gleichen Merkmalen. Als Bankwerktage gelten die sog. TARGET-Tage, d.h. diejenigen Tage an denen das TARGET2-System in Betrieb ist. Nicht-TARGET-Tage sind Samstage und Sonntage sowie folgende Feiertage: Neujahrstag, Karfreitag und Ostermontag, 1. Mai, 25./26. Dezember. Business-to-Business Business-to-Consumer Ein Clearing and Settlement Mechanism (CSM) erlaubt den Verfahrensteilnehmern oder deren Zweigstellen, Zahlungen untereinander abzurechnen (clearing) und zu verrechnen (settlement). Der Einzug einer Lastschrifttransaktion wird vom Zahlungsempfänger ausgelöst und mit der Kontobelastung des Zahlungspflichtigen oder mit einer Rückweisung (Reject), Rückgabe (Return) bzw. Rückvergütung (Refund) abgeschlossen. Der European Payments Council (EPC), ein Zusammenschluss von Banken und Bankenverbänden aus ganz Europa, ist der Eigner der SEPA-Verfahren und definiert die Regeln u.a. für das SEPA-Lastschriftverfahren. Enterprise Resource Planning. Anwendungssoftware zur Unterstützung der Ressourcenplanung eines gesamten Unternehmens. Ein Bankwerktag, an dem das Konto des Zahlungspflichtigen durch sein Finanzinstitut belastet werden soll. Ein Finanzinstitut, bei welchem das Konto des Zahlungsempfängers unterhalten wird. Ein Finanzinstitut, bei welchem das Konto des Zahlungspflichtigen unterhalten wird. Eine europaweit einheitliche und standardisierte Nummer, die den Zahlungsempfänger eindeutig identifiziert und ihm erlaubt, eine SEPA-Lastschrift kontounabhängig einzuziehen. 4 Version 2.3/17.11.2012
Handbuch für Zahlungsempfänger Über dieses Dokument Notification pain PE-ACH R-Transaktion Rückgabe (Return) Rückvergütung (Refund) Rückweisung (Reject) SECB SEPA SEPA-Lastschriftverfahren E-Mail-Benachrichtigung der Finanzinstitute über Vorkommnisse im SEPA-Lastschriftverfahren. Steht für Payments Initiation und bezeichnet eine XML- Meldung im Verkehr Kunde-Bank gemäss den Definitionen des ISO 20022-Standards. Ein Pan-europäisches automatisiertes Clearinghaus (PE-ACH) ist die Verrechnungsstelle für den Massenzahlungsverkehr. Eine Lastschrifttransaktion, die in einer Ausnahmeverarbeitung resultiert, wird als R-Transaktion bezeichnet. Eine Rückgabe wird vom Finanzinstitut des Zahlungspflichtigen veranlasst, sofern der Einzug nach der Verrechnung von der regulären Abwicklung abweicht (R- Transaktion). Rückvergütungen sind Forderungen des Zahlungspflichtigen um Rückerstattung einer Lastschrift. Eine Rückvergütungsanfrage muss nach der Belastung und innerhalb einer definierten Zeitperiode an das Finanzinstitut des Zahlungspflichtigen gesendet werden. Dieses fordert den Betrag vom Finanzinstitut des Zahlungsempfängers mit einer R-Transaktion zurück. Im SEPA-Firmenlastschriftverfahren sind Rückvergütungen nur in Ausnahmefällen für nicht autorisierte Transaktionen möglich. Das Finanzinstitut des Zahlungspflichtigen kann die Rückweisung eines Einzugs vor der Verrechnung aus technischen Gründen veranlassen oder weil es aus anderweitigen Gründen nicht in der Lage ist, den Einzug anzunehmen (R-Transaktion). SECB Swiss Euro Clearing Bank GmbH Einheitlicher Euro-Zahlungsraum (Single Euro Payments Area). SEPA ist das Gebiet der EU/EWR-Länder und der Schweiz, in dem Bürger, Unternehmen und andere Wirtschaftsakteure Zahlungen in Euro tätigen und entgegennehmen können, unabhängig davon, ob diese innerhalb der Landesgrenzen oder über diese hinaus abgewickelt werden, und zwar zu gleichen Bedingungen und mit gleichen Rechten und Verpflichtungen unabhängig vom jeweiligen Ort. Das SEPA-Lastschriftverfahren ist das Zahlungsverfahren für die Abwicklung von Lastschriften in Euro im SEPA-Raum, wie es in den entsprechenden Regelwerken (Rulebooks) festgelegt ist. Es existieren zwei Ausprägungen, das SEPA-Basislastschriftverfahren und das SEPA-Firmenlastschriftverfahren. Version 2.3/17.11.2012 5
Über dieses Dokument Handbuch für Zahlungsempfänger SEPA-Basislastschriftverfahren SEPA-Firmenlastschriftverfahren SEPA-Lastschrift SEPA-Lastschrift-Mandat SEPA-Lastschriftservice Zahlungsempfänger (Creditor) Zahlungspflichtiger (Debtor) ZE ZE-FI ZP ZP-FI Das SEPA-Basislastschriftverfahren ist das Zahlungsverfahren für die Abwicklung von Lastschriften in Euro im SEPA-Raum mit Konsumenten als Zahlungspflichtigen, wie es im entsprechenden Regelwerk (Rulebook) festgelegt ist. Das SEPA-Firmenlastschriftverfahren ist das Zahlungsverfahren für die Abwicklung von Lastschriften in Euro im SEPA-Raum für Firmenkunden als Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtige, wie es im entsprechenden Regelwerk (Rulebook) festgelegt ist. Zahlungspflichtige dürfen keine Konsumenten sein. Eine SEPA-Lastschrift in ein Zahlungsinstrument, das den Regeln der SEPA-Lastschriftverfahren zur Abwicklung von Lastschriftzahlungen in Euro von Konto zu Konto im ganzen SEPA-Raum unterliegt. Das Mandat ist Ausdruck der Zustimmung und der Ermächtigung seitens des Zahlungspflichtigen gegenüber dem Zahlungsempfänger, ihm die Initiierung von Einzügen zulasten seines angegebenen Kontos einzuräumen. Der Zahlungspflichtige ermächtigt damit sein Finanzinstitut stillschweigend und im Einklang mit den Bestimmungen des Regelwerks (Rulebook), solche Einzüge abzuwickeln. Eine Dienstleistung von SIX Payment Services und der SECB Swiss Euro Clearing Bank zur Abwicklung von SEPA-Lastschriften. Eine Gesellschaft oder Einzelperson, die eine Lastschrift auslöst. Eine Einzelperson oder Gesellschaft, deren Konto mit einer Lastschrift belastet wird. Zahlungsempfänger Finanzinstitut des Zahlungsempfängers Zahlungspflichtiger Finanzinstitut des Zahlungspflichtigen Weitere verwendete Begriffe und Abkürzungen finden Sie im separaten Glossar zum SEPA-Lastschriftverfahren auf der Webseite www.sepa.ch. 6 Version 2.3/17.11.2012
Handbuch für Zahlungsempfänger Über dieses Dokument Übersicht der im SEPA-Lastschriftverfahren verwendeten XML-Meldungen Typ Bezeichnung ZE FI pain.002 Status Report/Rückweisung an Zahlungsempfänger x pain.007 2 Rücküberweisung eines Einzugs durch den Zahlungsempfänger pain.008 Einzug vom Zahlungsempfänger x pacs.002 Interbank Status Report x pacs.003 Interbank-Einzug x pacs.004 Interbank-Rückgabe/Interbank-Rückvergütung x pacs.007 camt.056 Interbank-Rücküberweisung vom Finanzinstitut des Zahlungsempfängers Annullationsanfrage (FI To FI Payment Cancellation Request) x x Meldungen, die in den Spalten «FI» bzw. «ZE» mit «x» gekennzeichnet sind, können zwischen dem SEPA-Lastschriftservice und den Finanzinstituten bzw. den Zahlungsempfängern ausgetauscht werden. 2 Die Verwendung dieser Meldung ist zurzeit in der Schweiz nicht vorgesehen. Version 2.3/17.11.2012 7
Änderungskontrolle Handbuch für Zahlungsempfänger Änderungskontrolle Nachfolgend werden alle bedeutenden durchgeführten Änderungen an diesem Dokument mit Änderungsdatum, kurzer Änderungsbeschreibung und Angabe der betroffenen Ziffern aufgelistet. Datum Version Änderungsbeschreibung Ziffer/Anhang 18.08.2009 1.0 Erstausgabe 01.11.2010 2.0 Ergänzungen aufgrund des SEPA-Firmenlastschriftverfahrens 03.10.2011 2.1 Neue Telefonnummern von SIX Group. Titel von Referenzdokumenten angepasst. Übersicht der verwendeten XML-Meldungen angepasst. Diverse Vorspann Beschreibung der Annullierungen präzisiert. 2.5.7 Eindeutigkeit Doppeleinlieferungskontrolle 120 Tage. 2.6.2 Neuer Rückweisungsgrund «Identifier of the creditor incorrect». Beschreibung der Einlieferzeitpläne und Fristen präzisiert. 30.03.2012 2.2 Empfehlung: Datei sollte nicht mehr als 12'000 Transaktionen enthalten. «Creditor Business Code» in Identifikationsnummer des Zahlungsempfängers wird nicht beachtet. 17.11.2012 2.3 Umfirmierung SIX Paynet auf SIX Payment Services (ohne Änderungsmarkierung) Beschreibung der Identifikationsnummer des Zahlungsempfängers präzisiert. Kapitel über Verwendung bestehender Identifikationsnummern gelöscht (wurde in Beschreibung integriert). Beschreibung über das Einholen und Verwalten der Mandate präzisiert. Neuer Grund für Rückweisungen und Rückgaben im SEPA-Firmenlastschriftverfahren. 2.9.1 2.10.2, 2.10.3, 2.10.4 2.5.3 3.4.3 Diverse 2.2.5, 2.2.6 2.3.3 2.9.1 Schema-Validierung gegen das ISO-XML-Schema. 3.3 Anhang «Mandate» gelöscht (sind über Webseite verfügbar). 4.2 Darstellung der Änderungen Die letzten Änderungen gegenüber der Vorgängerversion werden im Dokument durch Änderungsmarkierungen gekennzeichnet, sofern diese Änderungen bedeutsam sind. Layoutänderungen, Korrekturen von Schreibfehlern und geänderte Begriffe, die sich im gesamten Dokument mehrfach wiederholen, werden nicht markiert. Ältere Änderungen von andern Versionen müssen der Änderungskontrolle entnommen werden. 8 Version 2.3/17.11.2012
Handbuch für Zahlungsempfänger Änderungskontrolle Die Änderungen werden im Dokument wie folgt markiert: Generell: Neuer Text wird blau formatiert, gelöschter Text wird ausgeblendet. Beide Änderungen werden mit einem senkrechten blauen Strich am Seitenrand gekennzeichnet. Grafiken: Da einzelne Änderungen in einer Grafik nicht angezeigt werden können, wird eine bearbeitete Grafik als Ganzes markiert. Tabellen: Neuer bzw. gelöschter Text wird auch in Tabellen blau formatiert bzw. ausgeblendet. Diese Änderungen werden jedoch stets über die ganze Höhe der Tabellenzeile markiert. Version 2.3/17.11.2012 9
Einleitung Handbuch für Zahlungsempfänger Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung... 12 1.1 Grundsätzliches zum Umfeld... 12 1.1.1 Single Euro Payments Area (SEPA)... 12 1.1.2 SEPA-Lastschriftverfahren... 12 1.1.3 Abgrenzung... 13 1.1.4 Grundsätzlicher Ablauf des SEPA-Lastschriftprozesses... 13 1.1.5 Erreichbarkeit... 13 1.1.6 Teilnahme... 13 1.2 Grundsätzliches zu den SEPA-Lastschriftverfahren... 14 1.3 Abgrenzung zu anderen Lastschriftverfahren... 15 1.4 Rechtliche Anforderungen... 16 1.5 Organisatorische und technische Anforderungen... 16 1.6 Nutzen für den Zahlungsempfänger... 16 1.7 Nutzen für den Zahlungspflichtigen... 17 2 Beschreibung des SEPA-Lastschriftservices... 18 2.1 Vorbedingungen für die Teilnahme an den SEPA-Lastschriftverfahren... 18 2.2 Vorbereitungen des Zahlungsempfängers... 18 2.2.1 Übersicht... 18 2.2.2 Technische Vorbereitungen... 18 2.2.3 Unterzeichnung der Bedingungen für SEPA-Lastschriftverfahren... 18 2.2.4 Einlieferungen durch Dritte... 19 2.2.5 Zuteilung und Aufbau einer Schweizer oder liechtensteinischen Identifikationsnummer des Zahlungsempfängers... 19 2.3 SEPA-Lastschrift-Mandate... 21 2.3.1 Einleitung... 21 2.3.2 Übersicht... 21 2.3.3 Einholen und verwalten der Mandate... 22 2.3.4 Mandatsinformationen in den Einzügen... 22 2.3.5 Prüfung der Mandatsdaten in den Einzügen... 23 2.3.6 Widerruf des Mandats... 23 2.4 Ablaufübersicht... 24 2.5 Auftragserteilung... 25 2.5.1 Vorinformation... 25 2.5.2 Bereitstellung der Einzüge... 25 2.5.3 Übersicht Meldungsstruktur eines Einzugs (Customer Direct Debit Initiation)... 26 2.5.4 Einlieferung durch Dritte... 27 2.5.5 Einlieferung und Freigabe via paycom web... 27 2.5.6 Einlieferung ans Finanzinstitut des Zahlungsempfängers... 28 2.5.7 Annullierungen... 28 2.6 Verarbeitung der Einzüge durch den SEPA-Lastschriftservice... 28 2.6.1 Auftragsbildung... 28 2.6.2 Validierung... 28 10 Version 2.3/17.11.2012
Handbuch für Zahlungsempfänger Einleitung 2.6.3 Datensicherung und Auskunftsbereitschaft... 30 2.7 Verarbeitung der Einzüge beim Finanzinstitut des Zahlungsempfängers... 30 2.8 Verarbeitung der Einzüge bei den Finanzinstituten der Zahlungspflichtigen... 30 2.9 R-Transaktionen... 31 2.9.1 Einleitung... 31 2.10 Zeitpläne, Fristen... 33 2.10.1 Fälligkeitsdatum... 33 2.10.2 Zeitpläne für die Einlieferung an den SEPA-Lastschriftservice... 33 2.10.3 Fristen im SEPA-Basislastschriftverfahren... 34 2.10.4 Fristen im SEPA-Firmenlastschriftverfahren gemäss EPC-Regelwerk... 35 2.11 Tests... 35 2.11.1 Mit dem SEPA-Lastschriftservice... 35 2.11.2 Mit dem Finanzinstitut des Zahlungsempfängers... 35 3 Validierungsregeln... 36 3.1 Grundlage... 36 3.2 Hierarchischer Ablauf der Validierung... 36 3.3 Schema-Validierung... 36 3.4 Business-Validierung... 37 3.4.1 BIC (Bank Identifier Code)... 37 3.4.2 IBAN... 37 3.4.3 Identifikationsnummer des Zahlungsempfängers... 37 3.4.4 Zeichensatz... 38 3.4.5 Fehlercodes... 38 4 Anhang... 39 4.1 Bedingungen für das SEPA-Lastschriftverfahren... 39 4.1.1 SEPA-Basislastschriftverfahren... 39 4.1.2 SEPA-Firmenlastschriftverfahren... 42 Version 2.3/17.11.2012 11
Einleitung Handbuch für Zahlungsempfänger 1 Einleitung 1.1 Grundsätzliches zum Umfeld 1.1.1 Single Euro Payments Area (SEPA) Die Schaffung eines einheitlichen Euro-Zahlungsraums (SEPA) ist eine Initiative des European Payments Council (EPC). Der EPC, ein Zusammenschluss von Banken und Bankenverbänden aus ganz Europa einschliesslich der Schweiz, hat in den letzten Jahren die Grundlagen für die vollautomatische und standardisierte Zahlungsverkehrsinfrastruktur und damit für SEPA gelegt. 1.1.2 SEPA-Lastschriftverfahren Es existieren zwei Verfahren, das SEPA-Basislastschriftverfahren mit Konsumenten als Zahlungspflichtigen und das SEPA-Firmenlastschriftverfahren für Firmenkunden als Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtige. Der EPC ist Eigentümer der Verfahren und legt die grundlegenden Regeln und Abläufe fest. SEPA-Basislastschriftverfahren Grundlage für die Verarbeitung von SEPA-konformen Lastschriften mit Konsumenten als Zahlungspflichtigen (Business-to-Consumer) ist das vom EPC verabschiedete Regelwerk SEPA-Basislastschriftverfahren (SEPA Core Direct Debit Scheme Rulebook). Es definiert die Regeln, Abläufe und Standards beim europäischen Basislastschriftverfahren. Das Regelwerk definiert die international gültigen Prozesse, Fristen und Formvorschriften (z.b.: Mandatsverwaltung, einmalige und wiederkehrende Lastschriften) und legt unter anderem fest, dass dem Zahlungspflichtigen ein Widerspruchsrecht eingeräumt werden muss, das Voravisieren des Zahlungspflichtigen durch den Zahlungsempfänger über einen kommenden Einzug nötig ist, klar definierte Rückrechnungsprozesse existieren und die Transaktionen durch einheitliche Formate (ISO 20022) und Dateninhalte abgewickelt werden, unter anderem mit Angabe von IBAN und BIC. SEPA-Firmenlastschriftverfahren Das «SEPA Business-to-Business Direct Debit Scheme» für Firmenkunden als Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtige definiert die Unterschiede zum SEPA-Basislastschriftverfahren, welche im Wesentlichen sind, dass dem Zahlungspflichtigen kein Widerspruchsrecht eingeräumt werden muss, der Zahlungspflichtige kein «Konsument» sein darf, kürzere Fristen angewendet werden können und die Informationen über Mandate dem Finanzinstitut des Zahlungspflichtigen bekannt sein müssen. 12 Version 2.3/17.11.2012
Handbuch für Zahlungsempfänger Einleitung 1.1.3 Abgrenzung Der in dieser Anleitung beschriebene SEPA-Lastschriftservice deckt beide Verfahren ab. Es ermöglicht den teilnehmenden Zahlungsempfängern, Einzüge in Euro in ganz Europa gemäss diesem Verfahren durchzuführen. Unterschiede in den beiden Verfahren werden in jeweils separaten Kapiteln oder Abschnitten beschrieben. Alle übrigen Aussagen gelten für beide Verfahren. 1.1.4 Grundsätzlicher Ablauf des SEPA-Lastschriftprozesses ZE 1 Initiierung ZE-FI Aufbewahrung der Mandate 2 Gutschrift 3 Grundgeschäft Mandat ISO 20022 SIX Payment Services Lastschrift Meldungsfluss CSM Geldfluss 2 0 3 Belastung Info Mandat (Firmenlastschrift -verfahren) ZP Information ZP-FI 4 1.1.5 Erreichbarkeit 1.1.6 Teilnahme Erreichbar sind alle an den SEPA-Lastschriftverfahren teilnehmenden Finanzinstitute im SEPA-Raum. Die zum SEPA-Raum zählenden Länder sind auf der Webseite des European Payments Council (www.europeanpaymentscouncil.eu) aufgeführt. ZE-FI Voraussetzung für die Teilnahme eines Zahlungsempfängers an den SEPA-Lastschriftverfahren ist, dass sein Institut am entsprechenden Verfahren teilnimmt und ihm den SEPA-Lastschriftservice anbietet. Version 2.3/17.11.2012 13
Einleitung Handbuch für Zahlungsempfänger 1.2 Grundsätzliches zu den SEPA-Lastschriftverfahren Die SEPA-Lastschriftverfahren basieren auf den EPC-Regelwerken. Mandat Ein vom Zahlungspflichtigen unterschriebenes Mandat (Belastungsermächtigung) ist Voraussetzung, damit ein Zahlungsempfänger Einzüge zulasten des Kontos des Zahlungspflichtigen auslösen darf. Im SEPA-Basislastschriftverfahren werden die Mandate nur zwischen dem Zahlungsempfänger und dem Zahlungspflichtigen ausgetauscht. Die Finanzinstitute des Zahlungsempfängers und des Zahlungspflichtigen sind nicht in den Ablauf involviert. Im SEPA-Firmenlastschriftverfahren muss der Zahlungspflichtige sein Finanzinstitut über neue Mandate vor dem ersten Einzug informieren sowie anschliessend auch über alle Änderungen und Löschungen. Das Mandat muss vom Zahlungspflichtigen unterschrieben werden. Die Mandatsinformationen müssen vom Zahlungsempfänger mit jedem Einzug elektronisch ans Finanzinstitut des Zahlungspflichtigen weitergegeben werden. Der Zahlungsempfänger ist verpflichtet, das Mandat aufzubewahren und auf Verlangen seines Finanzinstituts vorzuzeigen (bis mindestens 14 Monate nach dem letzten Einzug). Im Mandat muss festgelegt werden, ob es sich um eine Einmalzahlung (one-off payment) oder um wiederkehrende Zahlungen (recurrent payments) handelt. Identifikationsnummer des Zahlungsempfängers Jeder Zahlungsempfänger erhält von seinem Finanzinstitut eine Identifikationsnummer zugeteilt. Diese muss auf den Mandaten und in jedem Einzug mitgegeben werden. Vorinformation Der Zahlungsempfänger muss den Zahlungspflichtigen über einen bevorstehenden Einzug spätestens 14 Tage vor dessen Fälligkeitsdatum informieren, z.b. mit einer Rechnung. Zwischen dem Zahlungsempfänger und dem Zahlungspflichtigen kann bei wiederkehrenden Einzügen bilateral eine abweichende Frist vereinbart werden. Einzüge Der Zahlungsempfänger übermittelt die Einzüge im SEPA-Lastschriften-Format (ISO 20022) und als Datei mit paycom web an SIX Payment Services oder an sein Finanzinstitut, gemäss dessen Spezifikationen. Jeder Einzug wird, abhängig vom Mandat, gekennzeichnet als entweder Einmaleinzug (one-off payment) oder als wiederkehrender Einzug (recurrent payment). Bei wiederkehrenden Einzügen muss zudem gekennzeichnet werden, ob es sich um den ersten (first payment), einen Folgeeinzug (recurrent payment) oder um den letzten Einzug handelt (last payment). Im SEPA-Basislastschriftverfahren müssen erstmalige und Einmaleinzüge mindestens 6 Bankwerktage, wiederkehrende und letzte mindestens 3 Bankwerktage vor dem 14 Version 2.3/17.11.2012
Handbuch für Zahlungsempfänger Einleitung Fälligkeitsdatum eingeliefert und freigegeben werden. Im SEPA-Firmenlastschriftverfahren müssen die Einzüge (alle Arten) mindestens 1 Bankwerktag vor dem Fälligkeitsdatum eingeliefert und freigegeben werden. Die Interbankverrechnung erfolgt am Fälligkeitstag. R-Transaktionen Mit R-Transaktionen werden Einzüge vor dem Fälligkeitsdatum abgewiesen oder nach dem Fälligkeitsdatum zurückbelastet. Rückweisungen: Damit werden Einzüge zurückgewiesen, die fehlerhaft sind und durch eine beteiligte Partei nicht verarbeitet werden können. Rückweisungen erfolgen immer vor dem Fälligkeitsdatum des Einzugs. Rückgaben: Damit werden Einzüge retourniert, die das Finanzinstitut des Zahlungspflichtigen nicht belasten kann, z.b. wegen nicht existierendem Konto. Rückgaben erfolgen im SEPA-Basislastschriftverfahren innerhalb von 5 Bankwerktagen und im SEPA-Firmenlastschriftverfahren innerhalb 2 Bankwerktagen nach Fälligkeit. Rückvergütungen im SEPA-Basislastschriftverfahren: Damit werden Einzüge zurückgemeldet, die der Zahlungspflichtige nicht akzeptiert. Der Zahlungspflichtige hat das Recht, autorisierte Transaktionen innerhalb von 8 Wochen nach dem Belastungsdatum ohne Angabe von Gründen bei seinem Finanzinstitut abzulehnen. Nicht autorisierte Transaktionen, d.h. es liegt kein Mandat oder kein gültiges Mandat vor, kann er bis zu 13 Monate nach Belastungsdatum abzulehnen. Rückvergütungen im SEPA-Firmenlastschriftverfahren: Diese sind nur in Ausnahmefällen möglich. Rückvergütungen und Rückgaben werden dem Zahlungsempfänger wieder belastet. Die Handhabung von Rückweisungen gegenüber dem Zahlungsempfänger ist dem jeweiligen Finanzinstitut des Zahlungsempfängers überlassen. Annullationsanfragen und Rücküberweisungen: Dies sind Stornos vom Zahlungsempfänger oder von seinem Finanzinstitut für Einzüge, die bereits weitergeleitet wurden. Diese Meldungen können nur durch das Finanzinstitut ausgelöst werden. Gutschriften/Belastungen ZE-FI Das Finanzinstitut des Zahlungsempfängers definiert, wie Gutschriften aus Einzügen und Belastungen aus R-Transaktionen dem Zahlungsempfänger gemeldet werden. 1.3 Abgrenzung zu anderen Lastschriftverfahren Die SEPA-Lastschriftverfahren werden völlig unabhängig von den existierenden Lastschriftverfahren (in der Schweiz LSV + /BDD der Banken bzw. Debit Direct der Post- Finance) betrieben. Die Bedingungen, Verfahren und Abläufe der SEPA-Lastschriftverfahren unterscheiden sich von diesen. Ein Zahlungsempfänger kann an allen Verfahren teilnehmen, sofern die jeweilig notwendigen Voraussetzungen erfüllt sind. Die Teilnahme an den SEPA-Lastschriftverfahren in der Schweiz und in Liechtenstein bedingen aber neue Verträge, eine neue Identifikationsnummer des Zahlungsempfängers (Creditor Identifier), neue Belastungsermächtigungen (Mandate), neue Meldungen (Basis ISO 20022), neue Fristen etc. Version 2.3/17.11.2012 15
Einleitung Handbuch für Zahlungsempfänger 1.4 Rechtliche Anforderungen Über die Zulassung eines Zahlungsempfängers zu den SEPA-Lastschriftverfahren entscheidet einzig sein Finanzinstitut. Voraussetzung für die Teilnahme an den SEPA-Lastschriftverfahren ist die rechtsgültige Anerkennung der «Bedingungen für SEPA-Lastschriftverfahren» (separate für das SEPA-Basis- und das SEPA-Firmenlastschriftverfahren) durch den Zahlungsempfänger gegenüber seinem Finanzinstitut. Einzüge dürfen nur für Forderungen eingereicht werden, für welche der Zahlungsempfänger ein rechtsgültig unterzeichnetes Mandat vom Zahlungspflichtigen erhalten hat. 1.5 Organisatorische und technische Anforderungen Der Zahlungsempfänger muss für das Einholen von Mandaten und die Einreichung von Einzügen eine Identifikationsnummer des Zahlungsempfängers von seinem Finanzinstitut zugeteilt bekommen. Die Einreichung von Einzügen erfolgt grundsätzlich mit paycom web, sofern das Finanzinstitut des Zahlungsempfängers keine andere Art der Einreichung vorgibt. Produktund Rechtsinformationen zu paycom web sind auf der Webseite www.paycomweb.ch zu finden. Details über dessen Einsatz sind in der paycom web -Anleitung erläutert. 1.6 Nutzen für den Zahlungsempfänger Neben dem bekannten Nutzen von Lastschriftverfahren bieten die SEPA-Lastschriftverfahren zudem: Der Zahlungsempfänger implementiert ein Verfahren für den Einzug von Forderungen in Euro, welches in Europa einheitlich ist. Es können Forderungen von Zahlungspflichtigen in Euro in zurzeit 32 Ländern inkl. Schweiz und auch von Zahlungspflichtigen der PostFinance eingezogen werden. Es können wiederkehrende und einmalige Forderungen eingezogen werden. Es ist eine hohe Datenqualität dank Identifizierung der Konten durch die IBAN sowie der Finanzinstitute durch den BIC gewährleistet. Der Zahlungsempfänger teilt jedem Einzug eine eindeutige Referenz zu. Diese erhält er in jeder R-Transaktion und in jedem Avis zurück. Die Referenz kann der Zahlungsempfänger zur Identifizierung des ursprünglichen Einzugs und für die Weiterverarbeitung in seiner Buchhaltung wieder verwenden. Im SEPA-Firmenlastschriftverfahren kann der Zahlungspflichtige keinen Widerspruch für autorisierte Transaktionen einlegen. 16 Version 2.3/17.11.2012
Handbuch für Zahlungsempfänger Einleitung 1.7 Nutzen für den Zahlungspflichtigen Dem Zahlungspflichtigen bieten die SEPA-Lastschriftverfahren: Einfaches Bezahlen von Waren und Dienstleitungen im SEPA-Raum in Euro. Einheitliche Prozesse, Fristen und Verpflichtungen. Der Einzug wird dem Zahlungspflichtigen durch den Zahlungsempfänger voravisiert. Wiederkehrende und einmalige Einzugsmöglichkeiten. Im SEPA-Basislastschriftverfahren hat der Zahlungspflichtige innert 8 Wochen ab Belastung ein Widerspruchsrecht bei seinem Finanzinstitut, ohne dass er dafür Gründe angeben muss. Bei nicht autorisierten Einzügen aufgrund nicht vorhandenen oder ungültigen SEPA-Lastschrift-Mandaten hat der Zahlungspflichtige ein Widerspruchsrecht von 13 Monaten ab Belastung. Version 2.3/17.11.2012 17
Beschreibung des SEPA-Lastschriftservices Handbuch für Zahlungsempfänger 2 Beschreibung des SEPA-Lastschriftservices 2.1 Vorbedingungen für die Teilnahme an den SEPA-Lastschriftverfahren Das Finanzinstitut des Zahlungsempfängers muss am entsprechenden SEPA-Lastschriftverfahren (SEPA-Basis- oder SEPA-Firmenlastschriftverfahren) teilnehmen und den SEPA-Lastschriftservice von SIX Payment Services nutzen. 2.2 Vorbereitungen des Zahlungsempfängers 2.2.1 Übersicht Bevor das SEPA-Lastschriftverfahren genutzt werden kann und Einzüge eingeliefert werden können, müssen folgende Vorbereitungen abgeschlossen sein: Anpassungen in der eingesetzten Business-Software, um die Regeln des SEPA- Lastschriftverfahrens einhalten und die Meldungen entsprechend aufbereiten zu können (Kapitel 2.2.2). Rechtsgültige Unterzeichnung der entsprechenden «Bedingungen für SEPA-Lastschriftverfahren» mit dem Finanzinstitut des Zahlungsempfängers (Kapitel 2.2.3). Zuteilung der Identifikationsnummer des Zahlungsempfängers durch sein Finanzinstitut (Kapitel 2.2.5). Einholen der Mandate bei den Zahlungspflichtigen (Kapitel 2.3). Installation von paycom web und Anmeldung für die elektronische Freigabe (Kapitel 2.2.2). 2.2.2 Technische Vorbereitungen Der Ablauf des SEPA-Lastschriftverfahrens ist in diesem Handbuch beschrieben. Der Meldungs- und Dateiaufbau für die Einreichung von Einzügen sind in den beiden Dokumenten Schweizer Implementation Guidelines und Business Rules beschrieben. Produkt- und Rechtsinformationen zu paycom web sind auf der Webseite www.paycomweb.ch zu finden. Details über dessen Einsatz sind in der paycom web - Anleitung erläutert. 2.2.3 Unterzeichnung der Bedingungen für SEPA-Lastschriftverfahren Mit der rechtsgültigen Unterzeichnung der Bedingungen (separate Bedingungen für das Basis- und das Firmenlastschriftverfahren, Muster siehe Anhang 4.1) durch den Zahlungsempfänger gegenüber seinem Finanzinstitut ist der Zahlungsempfänger am entsprechenden SEPA-Lastschriftverfahren zugelassen. Anschliessend kann er seine Identifikationsnummer bei seinem Finanzinstitut beantragen. 18 Version 2.3/17.11.2012
Handbuch für Zahlungsempfänger Beschreibung des SEPA-Lastschriftservices 2.2.4 Einlieferungen durch Dritte Sofern die Einlieferung durch Dritte wie z.b. einen Treuhänder erfolgt, muss auch dessen Identifikationsnummer im Einzug mitgegeben werden (siehe auch Kapitel 2.5.4 «Einlieferung durch Dritte»). Sofern der Dritte noch keine Identifikationsnummer besitzt, kann er diese über sein Finanzinstitut bestellen. 2.2.5 Zuteilung und Aufbau einer Schweizer oder liechtensteinischen Identifikationsnummer des Zahlungsempfängers Die Identifikationsnummer des Zahlungsempfängers (Creditor Identifier) ist für die Erteilung von SEPA-Lastschrift-Mandaten sowie für den Einzug von SEPA-Lastschriften erforderlich. Sie identifiziert den Zahlungsempfänger und kann bei allen Finanzinstituten im gesamten SEPA-Raum verwendet werden. Die vom Zahlungsempfänger individuell vergebene Mandatsreferenz bezeichnet in Verbindung mit der Identifikationsnummer des Zahlungsempfängers ohne Berücksichtigung des «Creditor Business Codes» ein SEPA-Lastschrift-Mandat eindeutig. Für das SEPA-Basislastschriftverfahren wie auch für das SEPA-Firmenlastschriftverfahren kann grundsätzlich dieselbe Identifikationsnummer genutzt werden. Die Identifikationsnummer des Zahlungsempfängers ist wie folgt strukturiert: CH07ZZZ00000012345 Teil a Teil b Teil c Teil d Teil d: Nationale Identifikationsnummer Teil c: Creditor Business Code Teil b: Prüfziffer Teil a: ISO Ländercode Stelle 1 und 2: ISO Ländercode der Schweiz (CH), Liechtenstein (LI). Stelle 3 und 4: Zweistellige Prüfziffer (Modulo 97-10) über die Teile a und d (Teil c wird nicht berücksichtigt). Stelle 5 bis 7: Dreistelliger «Creditor Business Code», der vom Zahlungsempfänger bei Bedarf für die Kennzeichnung eines Geschäftsfeldes im gleichen Haus beliebig festgelegt werden kann. Wird kein «Creditor Business Code» verwendet, ist «ZZZ» zu nutzen. Stelle 8 bis 18: 11-stellige, numerische nationale Identifikationsnummer, die den Zahlungsempfänger innerhalb der Schweiz bzw. Liechtenstein eindeutig identifiziert. Sie wird beginnend mit 1 fortlaufend vergeben und mit führenden Nullen aufgefüllt. Der Antrag auf Erteilung einer Identifikationsnummer erfolgt durch das Finanzinstitut des Zahlungsempfängers. Voraussetzung hierfür ist, dass der Zahlungsempfänger seinen Hauptwohnsitz bzw. Hauptgeschäftssitz in der Schweiz oder in Liechtenstein hat. Besitzt der Zahlungsempfänger aus einem anderen SEPA-Land bereits eine Identifikationsnummer, kann diese Nummer im SEPA-Lastschriftservice von SIX angemeldet werden. Ergeben sich beim Zahlungsempfänger Veränderungen (z.b. Namensänderung, Wechsel der Rechtsform o.ä.), muss keine neue Identifikationsnummer beantragt werden. Dasselbe gilt auch bei Änderungen der Anschrift (z.b. Strasse) und bei einem Version 2.3/17.11.2012 19
Beschreibung des SEPA-Lastschriftservices Handbuch für Zahlungsempfänger Wechsel der Bankverbindung. Der Zahlungsempfänger hat jedoch auf Verlangen seines Finanzinstitutes den Nachweis zu erbringen, dass durch die Änderungen seine Identität im Übrigen gewahrt bleibt. Wird ein Geschäft als Ganzes auf einen neuen Rechtsträger übertragen, ist die Identifikationsnummer des Zahlungsempfängers des übernehmenden Unternehmens zu verwenden. Die bisherige Identifikationsnummer des Zahlungsempfängers ist durch sein Finanzinstitut schriftlich zur Löschung aufzugeben. Adressänderungen müssen im SEPA-Lastschriftservice von SIX nicht gemeldet werden. Pro Zahlungsempfänger (Firmenname und Adresse) wird eine eigene Identifikationsnummer vergeben, welche standardmässig den «Creditor Business Code» ZZZ (Teil c) enthält. Mit dem «Creditor Business Code» hat der Zahlungsempfänger zusätzlich die Möglichkeit, verschiedene Geschäftsfelder in seinem eigenen Hause (gleicher Zahlungsempfänger und Anschrift) zu definieren. Dieser Code ist für die Eindeutigkeit der Identifikationsnummer nicht relevant und wird auch bei der Validierung der Mandatsdaten im SEPA-Lastschriftservice von SIX nicht überprüft. Möchte der Zahlungsempfänger den «Creditor Business Code» für unterschiedliche Geschäftsfelder im eigenen Hause nutzen (z.b. wenn ein Unternehmen einen separaten «Creditor Business Code» für ihre unterschiedlichen Geschäftssparten verwenden möchte), kann der Zahlungsempfänger dies in eigenem Ermessen tun. In folgenden Fällen bedarf es zusätzlicher Identifikationsnummern für den Zahlungsempfänger: Will der Zahlungsempfänger eine strikte Trennung der Freigaberechte für seine paycom web -User, z.b. auf Abteilungsebene (Abteilung X darf die Aufträge der Abteilung Y nicht sehen und nicht freigeben können), braucht es pro Abteilung eine Identifikationsnummer. Will der Zahlungsempfänger eine strikte Trennung der Einliefer-Berechtigungen für seine paycom web -User, z.b. auf Abteilungsebene (Abteilung X darf nur Aufträge an das Finanzinstitut A einliefern und Abteilung Y darf nur Aufträge an das Finanzinstitut B einliefern), braucht es pro Abteilung eine Identifikationsnummer. 20 Version 2.3/17.11.2012
Handbuch für Zahlungsempfänger Beschreibung des SEPA-Lastschriftservices 2.3 SEPA-Lastschrift-Mandate 2.3.1 Einleitung 2.3.2 Übersicht Mandate sind die Voraussetzung, um bei Zahlungspflichtigen Einzüge zu tätigen. Damit ermächtigt der Zahlungspflichtige den Zahlungsempfänger, sein Konto beim angegebenen Finanzinstitut direkt zu belasten. SEPA-Basislastschriftverfahren Die Mandate werden nur zwischen dem Zahlungspflichtigen und dem Zahlungsempfänger ausgetauscht, die Finanzinstitute des Zahlungspflichtigen und des Zahlungsempfängers sind nicht involviert. Das heisst konkret, dass das Finanzinstitut des Zahlungspflichtigen über den Austausch des Mandats nicht informiert wird (das Finanzinstitut des Zahlungspflichtigen wird über das Vorliegen eines Mandats erst durch die Lieferung der Mandatsinformationen in den Einzügen informiert). SEPA-Firmenlastschriftverfahren Das Finanzinstitut des Zahlungspflichtigen muss durch den Zahlungspflichtigen über Mandate in Kenntnis gesetzt werden (neue, geänderte, gelöschte). Das Mandat muss den Vermerk tragen, dass der Zahlungspflichtige sein Finanzinstitut rechtzeitig über Mandate (auch Änderungen und Löschungen) informieren muss. Das Mandat wird entweder vom Zahlungsempfänger in Form eines Formulars dem Zahlungspflichtigen zugestellt oder dieser erhält das Mandat auf eine andere Art, z.b. für Einmaleinzüge in Form eines Bestelltalons. Der Zahlungspflichtige sendet das ergänzte und unterzeichnete Formular an den Zahlungsempfänger zurück. Im SEPA- Basislastschriftverfahren sind die Finanzinstitute des Zahlungsempfängers und des Zahlungspflichtigen nicht in diesen Ablauf involviert. Im SEPA-Firmenlastschriftverfahren muss der Zahlungspflichtige sein Institut über neue Mandate sowie anschliessend über Änderungen und Löschungen informieren. ZE Abgabe Mandatsformular Unterzeichnetes Mandatsformular ZP Weitergabe der Mandatsinformationen in jedem Einzug Mandat im SEPA- Firmenlastschriftverfahren Avisierung ZE-FI SIX Payment Services CSM/PE-ACH ZP-FI Version 2.3/17.11.2012 21
Beschreibung des SEPA-Lastschriftservices Handbuch für Zahlungsempfänger Der Zahlungsempfänger ist für die Aufbewahrung des Originals und die Dematerialisierung des Mandats (Speichern von Mandatsinformationen in der Buchhaltungsapplikation) zuständig. Auch Änderungen von Mandatsdaten müssen gespeichert werden. 2.3.3 Einholen und verwalten der Mandate Der Zahlungsempfänger stellt dem Zahlungspflichtigen das Mandat in dessen Landessprache zu, bei Unklarheiten zusätzlich in Englisch. Die inhaltlichen Details sowie Gestaltungsmuster für die Erstellung der Mandate sind in den «CH-Richtlinien für das SEPA-Basislastschrift-Mandat» und in den «CH-Richtlinien für das SEPA-Firmenlastschrift-Mandat» auf der Webseite von SIX Interbank Clearing (Standardisierung ISO PAYMENTS Zusatzinfos zu SDD in der Schweiz) publiziert.. Das vom Zahlungspflichtigen unterzeichnete und zurückgesandte Formular muss der Zahlungsempfänger aufbewahren und auf Verlangen vorzeigen können. Im Weiteren ist er auch verpflichtet, alle Änderungen, Anpassungen, Rückrufe etc. im Zusammenhang mit einem Mandat aufzubewahren. Für die Weitergabe der Mandatsinformationen in jedem Einzug sind die Daten zu dematerialisieren und abzuspeichern. Der Zahlungsempfänger muss überprüfen, ob auf das unterschriebene Mandat das Recht eines SEPA-Landes anwendbar ist. Im SEPA-Firmenlastschriftverfahren muss er zudem sicherstellen, dass der Zahlungspflichtige kein Konsument ist. Jedes Mandat trägt eine innerhalb des Zahlungsempfängers eindeutige Mandatsreferenz (mandate reference). Diese wird jedem Einzug mitgegeben, die Eindeutigkeit innerhalb der Identifikationsnummer des Zahlungsempfängers wird durch den SEPA- Lastschriftservice geprüft. 2.3.4 Mandatsinformationen in den Einzügen Mit jedem Einzug müssen Mandatsinformationen und allfällige Mandatsänderungen mitgegeben werden (Details siehe Implementation Guidelines [1]). Es sind folgende Mandatsinformationen in jedem Einzug mitzugeben: Mandatsreferenz Datum der Unterschrift des Mandats. Auch gewisse Änderungen von Mandatsangaben müssen mitgegeben werden. Es sind dies u.a.: Die Mandatsreferenz wurde geändert Der Zahlungspflichtige hat sein Finanzinstitut gewechselt Das Konto des Zahlungspflichtigen hat geändert. Diese Änderungen müssen im nächsten Einzug mitgegeben werden, zudem ist ein entsprechender Indikator zu setzen (amendment indicator). Im Einzug müssen, mit Ausnahme des Wechsels des Finanzinstituts des Zahlungspflichtigen, neben den neuen auch die ursprünglichen Daten mitgegeben werden. Änderungen können aber nur bei Folgelastschriften oder der letzten Lastschrift mitgegeben werden. 22 Version 2.3/17.11.2012
Handbuch für Zahlungsempfänger Beschreibung des SEPA-Lastschriftservices 2.3.5 Prüfung der Mandatsdaten in den Einzügen Die Mandatsangaben in den Einzügen werden wie folgt geprüft: Prüfen, ob Mandatsinformationen vorhanden und syntaktisch korrekt sind. Bei Erstlastschrift und Einmallastschrift prüfen, ob bereits früher Einzüge mit diesen Mandatsinformationen eingereicht wurden. Prüfen bei Folgelastschrift und letzter Lastschrift, ob Erstlastschrift vorhanden und noch gültig ist (nicht gelöscht). Prüfen und Aufdatieren der geführten Daten bei geänderten Mandaten. Der Zahlungsempfänger muss sicherstellen, dass Folgelastschriften und letzte Lastschriften immer nach einer Erstlastschrift eingeliefert werden (keine «Überholungen»). Einzüge mit fehlerhaften Mandatsinformationen werden durch den SEPA-Lastschriftservice abgewiesen. Die entsprechende Fehlermeldung wird im paycom web angezeigt oder kann mit der Statusmeldung pain.002 abgeholt werden. Mandate, für die ein letzter Einzug eingegangen ist, und Mandate für Einmaleinzüge werden 13 Monate auf der Datenbank des SEPA-Lastschriftservices gespeichert und dann gelöscht. 2.3.6 Widerruf des Mandats Ein Zahlungspflichtiger kann ein Mandat nur direkt beim Zahlungsempfänger widerrufen (im SEPA-Firmenlastschriftverfahren muss er zudem sein Finanzinstitut informieren). Sofern der Zahlungsempfänger noch einen Einzug tätigt, muss dieser als Letzter markiert werden. Zusätzliche Dienstleistungen sind durch das Finanzinstitut des Zahlungsempfängers möglich. Version 2.3/17.11.2012 23
Beschreibung des SEPA-Lastschriftservices Handbuch für Zahlungsempfänger 2.4 Ablaufübersicht ZE 1 Vorinformation (z.b. Rechnung) ZP 2 Avisierung 6 Einzug Avisierung 5 ZE-FI SIX Payment Services 3 Einzug 3 Einzug ZP-FI Gutschrift 4 CSM 4 Belastung 1. Der Zahlungsempfänger stellt Rechnung und informiert den Zahlungspflichtigen. 2. Der Zahlungsempfänger erstellt die Forderungen im ISO 20022-Format gemäss den Implementation Guidelines. Er teilt jedem Einzug eine eindeutige Referenznummer (Zahlungsempfängerreferenz) zu. Die Einzüge werden zusammengefasst als Datei via paycom web an SIX Payment Services oder ans Finanzinstitut des Zahlungsempfängers übermittelt. Der SEPA-Lastschriftservice prüft die Einzüge und sendet eine entsprechende Meldung an den Zahlungsempfänger zurück. Die Einzüge müssen vom Zahlungsempfänger über paycom web freigegeben werden. 3. Die korrekten Einzüge werden vom SEPA-Lastschriftservice an die Finanzinstitute der Zahlungspflichtigen weitergeleitet. 4. Das Finanzinstitut des Zahlungsempfängers wird durch das CSM gutgeschrieben, das Finanzinstitut des Zahlungspflichtigen belastet. 5. Das Finanzinstitut des Zahlungspflichtigen belastet am Fälligkeitsdatum das Konto des Zahlungspflichtigen und avisiert diesen. Ist eine Belastung nicht möglich, sendet das Finanzinstitut des Zahlungspflichtigen eine Rückweisung (vor Fälligkeit) oder einer Rückgabe (nach Fälligkeit). 6. Das Finanzinstitut des Zahlungsempfängers schreibt das Konto des Zahlungsempfängers am Fälligkeitsdatum gut und avisiert diesen. Es sind die Zeitpläne und Fristen gemäss Kapitel 2.10 einzuhalten. 24 Version 2.3/17.11.2012
Handbuch für Zahlungsempfänger Beschreibung des SEPA-Lastschriftservices 2.5 Auftragserteilung 2.5.1 Vorinformation Der Zahlungsempfänger muss den Zahlungspflichtigen spätestens 14 Tage vorher (oder, für wiederkehrende Einzüge, gemäss separater Vereinbarung zwischen Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtigem) über einen kommenden Einzug informieren, z.b. in Form einer Rechnung. 2.5.2 Bereitstellung der Einzüge Die Einzüge werden durch den Zahlungsempfänger als XML-Meldung pain.008 (ISO 20022-Format) aufbereitet; siehe dazu die Implementation Guidelines und die Business Rules. Jedem Einzug sind Informationen des zugrunde liegenden Mandats mitzugeben. Im Weiteren sind die Einzüge im Feld «Sequence Type» als Einmaleinzug (OOFF) oder als wiederkehrender Einzug zu kennzeichnen. Wiederkehrende Einzüge sind als erstmaliger Einzug (FRST), Folgeeinzug (RCUR) oder letzter Einzug (FNAL) zu kennzeichnen. Treten Änderungen des Mandats auf, sind diese weiterzugeben, und der «Amendment Indicator» ist entsprechend zu setzen. In den Einzügen ist das Verfahren, SEPA-Basis- oder SEPA-Firmenlastschriftverfahren, anzugeben. Jeder Einzug muss eine für den Zahlungsempfänger eindeutige Referenznummer (Zahlungsempfängerreferenz) tragen. Diese Referenznummer wird in allen R-Transaktionen (Rückweisungen, Rückgaben und Rückvergütungen) wieder zurückgegeben. Der Zahlungsempfänger muss durch die Vergabe dieser Referenznummern sicherstellen, dass er R-Transaktionen bis zu 13 Monate zurück wieder der ursprünglichen Rechnung zuordnen kann. Als Kontonummern sind nur IBAN zugelassen. Die Einzüge werden mit einem Fälligkeitsdatum versehen. An diesem Datum wird der Zahlungspflichtige belastet. An diesem Datum erfolgt ebenfalls die Verrechnung zwischen den Finanzinstituten (Verrechnungsdatum) sowie die Gutschrift des Zahlungsempfängers. Fällt dieses Datum auf einen Nicht-Bankwerktag, wird das Fälligkeitsdatum durch den nächstfolgenden Bankwerktag ersetzt. Aus Business-Sicht sind folgende Daten im Einzug mitzugeben: Transaktionstyp/Sequenztyp (one-off, recurrent, first, last) Zahlungsempfängerreferenz Name des Zahlungsempfängers Adresse des Zahlungsempfängers (optional) Identifikationsnummer des Zahlungsempfängers IBAN des Zahlungsempfängers BIC des Finanzinstituts des Zahlungsempfängers Name des Zahlungspflichtigen Adresse des Zahlungspflichtigen (optional) Identifikation des Zahlungspflichtigen (kann vom Zahlungspflichtigen im Mandat angegeben werden, frei definierbar) (optional) Version 2.3/17.11.2012 25
Beschreibung des SEPA-Lastschriftservices Handbuch für Zahlungsempfänger IBAN des Zahlungspflichtigen BIC des Finanzinstituts des Zahlungspflichtigen Mandatsreferenz Datum Unterschrift Mandat Betrag in Euro Fälligkeitsdatum des Einzugs Referenz des Zahlungsempfängers (Empfehlung: Referenz zur Vorinformation) (optional) Grund für den Einzug (optional) Kategorie-Grund für den Einzug (optional) Typ des Mandats (zurzeit immer Papier). Bei Änderungen von Mandatsdaten sind diese entsprechend im nächsten Einzug ebenfalls weiterzugeben: Indikator, dass Mandatsänderungen mitgegeben werden. Identifikationsnummer des ursprünglichen Zahlungsempfängers (obligatorisch, wenn das Mandat durch den Zahlungsempfänger von diesem ursprünglichen Zahlungsempfänger übernommen wurde). Mandatsreferenz des ursprünglichen Mandats (obligatorisch, wenn das Mandat durch den Zahlungsempfänger von diesem ursprünglichen Zahlungsempfänger übernommen wurde). 2.5.3 Übersicht Meldungsstruktur eines Einzugs (Customer Direct Debit Initiation) Die Meldungen werden auf der Basis des ISO 20022-Schemas pain.008 eingesetzt. Die Details zur Bildung der Meldungen sind in den Implementation Guidelines beschrieben. Die Struktur der Meldung sieht wie folgt aus: Document (Message) A-Level Group Header (1..1).. Ebene A: Meldungsebene «Group Header» B-Level Payment Information (1..n).... Ebene B: Zahlungsempfänger-Seite (Gutschrifts-Seite) «Payment Information» (Auftrag) C-Level Transaction Information (1..n).... Ebene C: Zahlungspflichtiger-Seite (Belastungs-Seite) «Direct Debit Transaction Information» 26 Version 2.3/17.11.2012
Handbuch für Zahlungsempfänger Beschreibung des SEPA-Lastschriftservices Vorgaben für die Bildung der Levels Auf Level B werden die Angaben des Zahlungsempfängers (Identifikationsnummer des Zahlungsempfängers, Finanzinstitut und Konto des Zahlungsempfängers) sowie das Fälligkeitsdatum und der Sequenztyp angegeben. Alle Einzüge (Transaktionen auf C-Level) mit identischen Angaben in diesen fünf Feldern können deshalb zu einer Payment Information (B-Level) zusammengezogen werden. Innerhalb des Level B müssen alle Einzüge entweder das SEPA-Basis- oder das SEPA-Firmenlastschriftverfahren betreffen (artenrein). Bei gemischter Einlieferung werden alle Transaktionen abgewiesen. Auf Level B kann zudem «Batch Booking» angegeben werden: TRUE oder fehlende Angabe heisst: Der Zahlungsempfänger wünscht, dass sein Finanzinstitut die Gutschrift auf seinem Konto gemäss diesem B-Level vornimmt. Der B-Level entspricht damit gleichzeitig einem Auftrag. FALSE heisst: Der SEPA-Lastschriftservice bildet für diese B-Level selbst Aufträge gemäss den oben angegebenen fünf Kriterien (siehe dazu auch Kapitel 2.6.1). ZE-FI Die Angabe im Element «Batch Booking» entspricht dem Wunsch des Zahlungsempfängers für die Art der Verbuchung auf seinem Konto. Sie wird wenn möglich von dessen Finanzinstitut entsprechend ausgeführt, es handelt sich aber nicht um eine Verpflichtung. Auf Level A können mehrere Aufträge, die gleichzeitig übermittelt werden, zusammengezogen werden. Es existieren keine Limitierungen der Anzahl Transaktionen in einer Datei. Es wird jedoch empfohlen, keine Dateien mit mehr als 12'000 Transaktionen (C-Level) zu erstellen. Angaben zur erlaubten Dateigrösse sind in der paycom web -Anleitung zu finden. Der SEPA-Lastschriftservice gibt keine Betragsbegrenzungen auf A-, B- oder C-Level vor. 2.5.4 Einlieferung durch Dritte Sofern ein Dritter Dateien für einen oder mehrere Zahlungsempfänger einliefert, muss er selbst eine Identifikationsnummer des Zahlungsempfängers gemäss Kapitel 2.2.4 gelöst haben und diese im Feld «Initiating Party» im pain.008 (A-Level) hinterlegen. 2.5.5 Einlieferung und Freigabe via paycom web Die einzelnen zu Aufträgen (B-Level) und Meldungen (A-Level) zusammengefassten Einzüge werden mit paycom web übermittelt. Siehe dazu die paycom web -Anleitung. Jeder Auftrag muss durch den Zahlungsempfänger rechtzeitig via paycom web freigegeben werden. Es sind die Zeitpläne und Fristen gemäss Kapitel 2.10 einzuhalten. Der Zahlungsempfänger muss eine Kopie der übermittelten Daten bis zum Erhalt der Rückmeldung (vgl. Kapitel 2.6.2) aufbewahren. Version 2.3/17.11.2012 27