elena Online Mitgliederverwaltung Vom Schriftführer der Dorfgruppe Fragen oder Probleme? Kontaktiert uns: ostbelgien@klj.be (087) 55 80 41 Online Mitgliederverwaltung
INHALTS VERZEICHNIS 1 Vorwort 3 2 Anmelden 3 3 Allgemeines 5 3.1 Tabblätter 5 3.2 Datenblatt 7 3.3 Bestätigung 8 3.4 Bestätigungsmail 8 4 Funktion des Schriftführers 9 4.1 Beenden der Funktion 10 4.2 Antreten der Funktion 11 4.3 E-mailadresse des Schriftführers anpassen 12 5 Mitglieder 13 5.1 Neue Mitglieder hinzufügen 14 5.2 Daten der eingetragenen Mitglieder anpassen 15 5.3 Beenden 16 6 Leiter 17 6.1 Mitglieder hinzufügen 18 6.2 Funktion beenden 19 6.3 Funktion ändern 19 7 Erneuerung Mitglieder 21 8 Anfrage von Dokumenten 22 9 Beschwerden 23 10 Ausstehende Gelder 23 11 Annulieren 24 12 Passwort vergessen 25 Online Mitgliederverwaltung
1 Vorwort Diese Gebrauchsanweisung beschreibt die Verwaltung der Mitgliederdaten deiner Dorfgruppe im Internet. Es wird ein eigenes Account mit der Nummer der Dorfgruppe erstellt. Mit diesem Account kann der Schriftführer die KLJ-website online verwalten Die letzte Version kann man unter www.kljostbelgien.be finden 2 Anmelden Surfe nach www.kljostbelgien.be und klicke linksoben auf Anmelden Anmelden Die nächste Abbildung wird geöffnet Anmelden Abmelden Ergänze die Nummer deiner Dorfgruppe und das dazugehörige Passwort in die dafür vorgesehenen Felder. (Siehe Begleitschreiben) Denke daran, dass das Passwort auf Großbuchstaben reagiert. angemeldet bleiben Passwort vergessen? Klick auf Einloggen Du bist jetzt angemeldet! Passwort vergessen? Klicke auf Passwort vergessen. Der Abteilungssekretär (Schriftführer) bekommt eine E-mail mit dem Passwort zugeschickt. Wenn es nicht klappt, kontaktiert uns: ostbelgien@klj.be oder 087-55 80 41 Online Mitgliederverwaltung
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3 Allgemeines Wir geben hier eine kurze Erläuterung zu den verschiedenen Abbildungen und deren Gebrauch. 3.1 Tabblätter Im linken Menübalken gibt es die Möglichkeit, die Mitgliederverwaltung zu besuchen. Klick auf Mitglieder Die Abbildung mit den Leitern wird gezeigt : Links oben wird die Abteilung mit der Abteilungsnummer gezeigt. Darunter befinden sich folgende Tabblätter: Leiter anschauen und/oder anpassen Mitglieder anschauen und/oder anpassen Erneuerung Mitglieder diese Option ist nur ab September bis zum Abschluss der Erneuerung der Daten sichtbar. Dokumente Anfrage Mitglieder- und/oder Leiterlisten (in Excel- oder PDF-Format) Beschwerden Einreichen von allgemeinen Beschwerden in Bezug auf Postverteilung (Ideefix; Hauptleiterpost) Ausstehende Gelder Übersicht von ausstehenden Geldern Online Mitgliederverwaltung
Wenn eine Liste aus mehreren Seiten besteht, erscheinen in der Ecke rechts oben die Seitennummern. Klicke auf eine Seitennummer, um durch die Liste zu gehen. Auf der äußeren rechten Ecke können sich verschiedene Symbole befinden. Ein Pluszeichen deutet auf eine Hinzufügung hin ein Häkchen deutet auf eine Änderung hin. Es gibt die Möglichkeit, eine verkürzte Liste zu zeigen, in der nur die geänderten und hinzugefügten Daten angezeigt werden. Unter Nur geänderte Daten anklicken Wenn du die ganze Liste sehen möchtest, schalten sie geänderte Daten aus. Online Mitgliederverwaltung
3.2 Datenblatt In dieser Abbildung kann man das Datenblatt öffnen: Klicke auf die Lupe, die neben der Person steht, die man überprüfen möchte. Das Datenblatt wird gezeigt Die Bestätigung der Registrierung wird an folgende e-mail Adresse verschickt: Um das Datenblatt zu verlassen, klicke auf Zurück zu den Leitern Es ist nicht möglich mit Hilfe der navigieren. - Tasten zur letzten oder nächsten Seite zu Seite ist abgelaufen Klickt man zufälligerweise auf eine dieser Tasten dann kann man durch die Benutzung des Erneuerungs- Icons oder der F5 Schnelltaste zur Seite zurückkehren. Online Mitgliederverwaltung
3.3 Bestätigung Durchgeführte Anpassungen in der online Verwaltung werden nicht sofort aktiviert. Alle Anpassungen werden von dem nationalen Sekretariat validiert. Die durchgeführten Anpassungen sind erkennbar durch das Plus-Zeichen (hinzugefügt) oder das Häkchen (geändert). Solange die Validation noch nicht durchgeführt ist, bleibt das Häkchen noch sichtbar und die Änderung kann noch abgebrochen werden. 3.4 Bestätigung Wenn Anpassungen durchgeführt werden, hat man die Möglichkeit, eine Bestätigung via E-mail zu erhalten. Es ist wichtig, die richtige E-mail Adresse ins Feld Bestätigung der Registrierung wird an folgende E-mail Adresse geschickt einzutragen Überprüfe immer, ob die E-mail Adresse korrekt eingetragen ist. Man bekommt dann vom Absender elena per E-mail eine Bestätigung von der durchgeführten Änderung. Wenn die Adresse korrekt im Datenblatt ausgefüllt ist, erscheint sie automatisch im Feld. Online Mitgliederverwaltung
4 Funktion des Schriftführers Die Verwaltung der Mitgliederdaten gehört zum Bereich des Sekretärs. Wenn man Bestätigungen empfangen will, ist es notwendig, die E-mail Adresse in dem Datenblatt zu überprüfen und eventuell anzupassen. Es werden keine Bestätigungen verschickt, wenn die Adresse nicht eingetragen ist. Wenn die Adresse eingetragen ist, wird bei jeder Änderung eine Bestätigung an die Adresse mit dem Absender elena geschickt. Es ist absolut notwendig, die E-mail Adresse des Sekretärs korrekt einzutragen. Klicke auf Leiter Die Übersicht der Leiter wird gezeigt ; Klicke auf die Lupe vor der gesuchten Person, um dessen Datenblatt zu öffnen. Siehe 3.2 Datenblatt. In der Kolonne Funktion werden die Funktionen der Vorstandsmitglieder gezeigt. Überprüfe, ob das Amt der richtigen Person zugeteilt ist. Suche in der Liste den Leiter mit der Funktion Schriftführer. Wenn es die richtige Person ist, muss nur noch die e-mail Adresse überprüft werden oder falls nötig, geändert werden. (siehe 4.3) Wenn diese Person nicht länger als Schriftführer tätig ist, muss man das Datenblatt beenden und die Funktion einer anderen Person zuteilen. (siehe 4.2) Online Mitgliederverwaltung
4.1 Beenden der Funktion Klicke den Schriftführer an. Klicke die Lupe bei dem bestimmten Namen an und öffne so das Datenblatt. Fülle das Feld Bis mit dem Enddatum des Amtes (der Funktion) bei dieser Person aus. Im Falle einer gewünschten Bestätigung, fülle bitte das Feld Die Bestätigung der Registrierung aus. Der Absender elena wird dann eine Bestätigung schicken. Klicke auf Überarbeiten Das Häkchen sollte bei den geänderten Daten erscheinen. Nachdem die Änderungen durchgeführt sind, sollten diese von dem Nationalsekretariat validiert werden. Solange die Daten noch nicht validiert sind, sind die Änderungen auch nicht aktiviert. Es ist noch immer möglich, die Änderungen zu annullieren. Siehe Kapitel 11 Annullieren. Online Mitgliederverwaltung 10
4.2 Neuer Schriftführer Klicke unten auf Neuer Leiter, um das Amt einer anderen Person zu zuteilen. Die nächste Abbildung wird geöffnet : Klicke in der Auswahlliste neben dem Feld Mitglied und wähle das gewünschte Mitglied aus. Tipp : Man kann schneller suchen durch die Eingabe des ersten Buchstaben des Nachnamens. Klicke in der Auswahlliste neben dem Feld Funktion und wähle die Funktion Schriftführer. Trage in das Feld Ab das Anfangsdatum ein. Im Falle einer gewünschten Bestätigung trage bitte in das Feld Die Bestätigung der Registrierung die E-Mail Adresse ein. Der Absender elena wird dann eine Bestätigung schicken. Klicke auf überarbeiten, um die Änderungen durchzuführen. Das Plus-Zeichen sollte bei den hinzugefügten Daten erscheinen. Auch hier kann man, solange die Validation noch nicht durchgeführt ist, die Änderungen stornieren. Siehe Kapitel 11 Annulieren. Online Mitgliederverwaltung 11
4.3 E-mail Adresse des Schriftführers anpassen. Zuerst sollte man die Adresse des Sekretärs kontrollieren : Suche den bestimmten Schriftführer. Um das Datenblatt zu öffnen, klicke auf die Lupe, die sich vor der bestimmten Person befindet. Klicke auf die Lupe, die hinter der Mitgliedsnummer und dem Namen steht. Jetzt wird das Mitgliederblatt geöffnet. Ergänze das Feld E-mail und trage die richtige Adresse ein. Klicke rechts unten auf Überarbeiten. Online Mitgliederverwaltung 12
5 Mitglieder Klicke auf das Blatt Mitglieder Die Übersicht der Mitglieder wird angezeigt Klicke auf die Seitennummer, um die anderen Teile der Liste zu sehen Es ist möglich, einen Namen zu suchen : Trage in das Feld Name einen Teil des Nachnamens ein. Klicke auf Suche. Anzeigen der ganzen Liste : Leere das Feld Name. Klicke auf Suche. Öffnen Datenblatt Mitglied : Klicke auf die Lupe vor der gewünschten Person, siehe Kapitel 3.2 In der äußeren rechten Kolonne erscheint ein Plus-Zeichen, nachdem ein Mitglied hinzugefügt wurde bzw. ein Häkchen bei einer Änderung. Es gibt auch hier die Möglichkeit, eine verkürzte Liste mit hinzugefügten und geänderten Daten anzuzeigen. Online Mitgliederverwaltung 13
5.1 Neues Mitglied hinzufügen Klicke auf das Blatt Mitglieder Klicke als nächstes links unten auf Neues Mitglied Die folgenden Felder müssen unbedingt ausgefüllt werden : Überarbeiten Vorname, Nachname, Straße, Hausnummer, PLZ, Gemeinde, Geburtsdatum und Eintrittsdatum Überprüfe, ob die korrekte E-mail Adresse ausgefüllt ist siehe Kapitel 3.4 Bestätigung Klicke auf Überarbeiten, wenn alle Felder ausgefüllt sind. Das Plus-Zeichen zeigt an, dass neue Daten hinzugefügt wurden. Auch hier kann man, solange die Validation noch nicht durchgeführt wurde, die Änderungen annullieren. Siehe Kapitel 11 Annullieren. Diese Validation kann 1 bis 2 Tage dauern. Online Mitgliederverwaltung 14
5.2 Existierende Daten ändern Klicke auf das Blatt Mitglieder Suche den gewünschten Namen. Klicke auf die Lupe,um das Blatt zu öffnen Trage die Änderungen ein. Überarbeiten Überprüfe, ob die korrekte E-mail Adresse ausgefüllt ist siehe Kapitel 3.4 Bestätigung Klicke auf Überarbeiten, wenn die Änderungen ausgefüllt sind. Das Häkchen zeigt an, dass Daten geändert wurden. Auch hier kann man, solange die Validation noch nicht durchgeführt wurde, die Änderungen annullieren. Siehe Kapitel 11 Annullieren. Diese Validation kann 1 bis 2 Tage dauern. Online Mitgliederverwaltung 15
5.2 Mitglied streichen Klicke auf das Blatt Mitglieder Suche den gewünschten Namen. Klicke auf die Lupe,um das Blatt zu öffnen. Führe die Änderungen durch. Klicke auf Mitglied streichen Wähle in der Liste neben Grund des Austritts den Grund des Austritts. Im Falle eines Sterbefalls, sollte man das Sterbedatum eingeben. Eventuell kann man eine Adresse eingeben zur Weiterleitung der Post. Das Häkchen zeigt an, dass Daten geändert wurden. Auch hier kann man, solange die Validation noch nicht durchgeführt wurde, die Änderungen annullieren. Siehe Kapitel 11 Annullieren. Diese Validation kann 1 bis 2 Tage dauern. Online Mitgliederverwaltung 16
6 Hauptleiter Klicke auf das Blatt Leiter. Die Übersicht der Mitglieder wird angezeigt Öffne das Datenblatt Mitglied : Klicke auf die Lupe vor der gewünschten Person, siehe Kapitel 3.2 In der Kolonne Funktion werden die Funktionen der Mitglieder angezeigt. Online Mitgliederverwaltung 17
6.1 Funktion hinzufügen Klicke auf das Blatt Leiter. Klicke als nächstes auf Neue Leiter. Das Blatt wird angezeigt. Klicke auf die Auswahlliste neben Mitglied und wähle das gewünschte Mitglied aus. Klicke auf die Auswahlliste Funktion und wähle die gewünschte Funktion aus. Trage im Feld Ab das Anfangsdatum ein. Siehe Kapitel 3.4 Klicke auf Überarbeiten Das Plus-Zeichen zeigt an, dass neue Daten hinzugefügt wurden. Auch hier kann man, solange die Validation noch nicht durchgeführt wurde, die Änderungen annullieren. Siehe Kapitel 11 Annullieren. Diese Validation kann ein bis zwei Tage dauern. Online Mitgliederverwaltung 18
6.2 Funktion beenden Klicke auf das Blatt Leiter. Öffne das Datenblatt Mitglied: Klicke auf die Lupe der gewünschten Person; siehe Kapitel 3.2 Fülle das Enddatum ein in das Feld Bis In das Feld Bemerkungen kann man noch weitere Information hinzufügen. Überprüfe, ob die korrekte E-mail Adresse ausgefüllt ist siehe Kapitel 3.4 Bestätigung Klicke auf Überarbeiten, wenn die Änderungen ausgefüllt sind. Das Häkchen zeigt an, dass Daten geändert wurden 6.3 Funktion Ändern Es ist nicht möglich, ein Amt sofort zu ändern. Zuerst sollte man das Amt beenden, um danach ein anderes Amt hinzuzufügen. Online Mitgliederverwaltung 19
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7 Erneuerung Mitglieder Ab dem 1. September startet die Erneuerung der Mitgliederlisten. Ab diesem Moment wird das Blatt Erneuerung Mitgliederliste in der online Mitgliederverwaltung angezeigt. Der Schriftführer kann anhand der vorläufigen Listen online die notwendigen Änderungen durchführen. Anschließend kann man die Erneuerung der Listen abschließen. Klicke auf das Blatt Erneuerung Mitglieder. Nach Kontrolle der Anpassungen für das neue Jahr, kann die Erneuerung abgeschlossen werden. Überprüfe, ob die korrekte E-mail Adresse eingetragen ist siehe Kapitel 3.4 Bestätigung Stornieren der Änderung : Klicke auf Abschluss Mitglieder Erneuerung stornieren Online Mitgliederverwaltung 21
8 Anfrage von Dokumenten Es ist möglich, Mitglieder- und Vorstandslisten (Leiterlisten) in PDF oder Excel-Format anzufragen. Klicke auf das Blatt Dokumente. Die folgende Abbildung wird geöffnet. Wähle das Format PDF oder Excel. PDF kann mit Adobe geöffnet werden. Excel kann mit der Endung csv anstatt xls geöffnet werden. Wähle ein Dokument aus der Liste. Klicke links unten auf Download. Online Mitgliederverwaltung 22
9 Beschwerden Auf dem Blatt Beschwerden kann man sich über die Postverteilung der Zeitschriften beschweren. Man bekommt eine Übersicht von nicht validierten Beschwerden. 10 Ausstehende Gelder Auf dem Blatt Unbezahlte Rechnungen findet man die ausstehenden Gelder. Mitgliedsbeiträge, die noch nicht bezahlt wurden, zum Beispiel. Online Mitgliederverwaltung 23
11 Annullieren Wie schon erwähnt sind die geänderten Daten nicht sofort gültig. Sie müssen zuerst validiert werden. Bis zur Validierung kann man diese Daten noch streichen. In den Listen bemerkt man die Pluszeichen und die Häkchen. Streichen einer Änderung : Suche die gewünschte Person. Klicke auf die Lupe, um das Blatt zu öffnen Überprüfe, ob die korrekte E-mail Adresse ausgefüllt ist siehe Kapitel 3.4 Bestätigung Annullieren der Änderung : Klicke auf Änderung annullieren Online Mitgliederverwaltung 24
12 Passwort vergessen Klicke auf www.kljostbelgien.be anmelden Klicke auf Passwort vergessen. Der Sekretär wird eine E-mail mit dem Passwort empfangen. Anmelden Abmelden angemeldet bleiben Passwort vergessen? Ihr könnt jederzeit Kontakt mit uns aufnehmen: ostbelgien@klj.be (087) 55 80 41 Online Mitgliederverwaltung 25