Zertifizierung von Wissensmanagement 12. Treffen der Wissenspartnerschaft Wien, 16. Mai 2013 Landespolizeidirektion Wien Dr. Andreas Brandner, Dr. Manfred Kofranek, DMath. Reinhard Höhn KMA Knowledge Management Associates www.km-a.net
Die Säule des Wissens: Exzellenz und Innovation KM Award: Die Säule des Wissens, Helmut Margreiter 2008 KMA 2
Zertifizierung Wortbedeutung (lat.): Etwas verlässlich, gewiss, sicher machen Wortgebrauch: Zertifikate bescheinigen die Konformität von Produkten und Verfahren in Bezug auf anerkannte Normen und Standards Kritische Fragen dazu: In welchen Bereichen ist Konformität sinnvoll und nützlich? Welche Standards sind für uns relevant? Konformität ist kein Garant für Sicherheit und Verlässlichkeit von Produkten und Dienstleistungen! KMA 3
Motive eines Kunden Vertrauensmotiv: Verlässlichkeit der Leistungserbringung auf Dauer der Zusammenarbeit. Absicherungsmotiv: Sicherungsanforderungen an das Unternehmen werden an Lieferanten weitergegeben und müssen ggf. nachgewiesen werden können. Beispiel: Eine Reederei verlangt von einem technischen Ingenieursbüro, dass bestimmte Wartungsaufgaben über den gesamten Lebenszyklus der Bestandteile ordnungsgemäß erbracht werden können und dass das dabei entstandene Wissen für das Unternehmen nachhaltig verfügbar und nutzbar ist. KMA 4
Motive von Aufsichtsbehörden Schutz- und Sicherheitsmotive (im Interesse der Gesellschaft) Marktregulierung Beispiel: die IAEA möchte sicherstellen, dass alle Einrichtungen, die Nukleartechnologien nutzen, Wissen als Ressource zielorientiert und integriert managen und dass das erforderliche Wissen für die gesamte Laufzeit (also über Generationen hinaus) verfügbar ist und das Risiko des Wissensverlustes gering ist. KMA 5
Motive von Eigentümern, Kapitalgebern und Aufsichtsrat Wertsicherungsmotiv: Überzeugende Wissensstrategie und Umsetzung zur Unternehmensentwicklung (Vergleich, Benchmarking) Kontrollmotiv (gegenüber dem Management): Strategie- bzw. widmungskonformer Kapitaleinsatz in Wissen. Beispiel: Die Ministerien möchten sicherstellen, dass die Universitäten und Forschungseinrichtungen die öffentlichen Mittel zweckgemäß einsetzen, dass eine überzeugende (vereinbarte) Strategie umgesetzt wird, dass die entsprechenden Leistungen erbracht und Wirkungen erzielt werden. KMA 6
Motive des Managements Motiv der Steuerbarkeit: Möglichkeiten und Chancen des Wissensmanagements bestmöglich nutzen, Wissensziele vereinbaren. Erreichung von Wissenszielen überprüfen. Behebung konkreter Probleme, z.b.: Wissenssicherung bei Mitarbeiterwechsel. Aneignung neuen Wissens bei Regelveränderungen, z.b. ein neues Gesetz. KMA 7
Zusammenfassung Motive Wirksamkeit von Wissensmanagement sicherstellen: Professionelle Produkte und Dienstleistungen Profitabilität und Stabilität des Unternehmens/der Organisation Orientierung in Bezug auf einen gesamtgesellschaftlichen Nutzen In der Praxis heißt das: 1. Sicherstellen, dass Wissen gezielt und integriert gesteuert wird. 2. Sicherstellen, dass das Unternehmen eine geeignete Wissensmanagementstrategie verfolgt und diese verlässlich umsetzt. 3. Sicherstellen, dass spezifisches Wissen verfügbar ist, um eine bestimmte Leistung erbringen zu können oder einer bestimmten Anforderung zu entsprechen. KMA 8
1. Sicherstellen, dass Wissen gesteuert wird Ansätze zur Standardisierung: Entwicklung und Anwendung branchenspezifischer Standards und Normen (Beispiele: IAEA Sicherheitsstandards, Universitätsgesetz 2002) Anwendung branchenunabhängiger Managementstandards wie z.b. ISO- NORMEN (Beispiele: Schiffsfahrt, Produktionsbetriebe) Anwendung eines Wissensmanagement-Reifegradmodells (Beispiel: Softwareunternehmen) Nachweis einer Wissensbilanz oder eines ähnlichen Managementinstruments (Beispiele: Forschungseinrichtungen, Unternehmen, Länder) KMA 9
Konformitätsprüfung Nachweis einer adäquaten Wissenssteuerung: Optimierung der Geschäfts- und Wissensprozesse Optimierung des Einsatzes von Tools und Informationstechnologie Schaffung einer wissensfreundlichen Kultur Standardisierbar sind aber letztlich nur Managementprozesse Die Konformität kann 1) intern hergestellt werden, 2) von der Behörde / vom Kunden geprüft oder 3) von zertifizierten Auditoren geprüft und bestätigt werden. KMA 10
Beispiel für Reifegraddefinitionen (Wissens)Prozesse Reifegrad Beschreibung 1 Initial Der Prozess ist intuitiv, chaotisch, ad hoc, dominiert von persönlicher Expertise. 2 Wiederholbar Der Prozess ist zumindest ausreichend dokumentiert, sodass eine Wiederholung möglich ist. 3 Definiert Der Prozess ist definiert und als Standardprozess in der Organisation verankert. 4 Managed Der Prozess wird mit vereinbarten Zielen und Indikatoren verknüpft. 5 Optimiert Der Prozess enthält Schritte zur kontinuierlichen Verbesserung. KMA 11
2. Geeignete Wissensmanagement- Strategie sicherstellen Überprüfung der Strategie in Bezug auf definierte Qualitätsstandards (keine Normierung der Strategie!): Präsentation einer Wissensstrategie und eines geeigneten Wissensmanagement-Konzeptes Darstellung einer Wissensbilanz Ergänzung durch ein Wissensmanagement-Assessment KMA 12
Beispiel Wissensbilanz WISSENS MANAGEMENT INTELLEKTUELLES KAPITAL LEISTUNGEN WIRKUNGEN Finden, Erwerben, Entwickeln Verteilen, Nutzen, Erneuern Sichern, Bewahren Kernkompetenzen Humankapital Strukturkapital Beziehungskapital Leistung 1 Leistung 2 Leistung 3 Leistung n Kunden Eigentümer Mitarbeiter Stakeholder Lernen Evaluieren Modell der Wissensbilanz KMA 13
Leitsätze ordnungsgemäßer Wissensbilanzierung Die Leitsätze ordnungsgemäßer Wissensbilanzierung sind die erste Grundlage für einen externen Bestätigungsvermerk der Wissensbilanz: Leitsatz der strategischen Relevanz Leitsatz der Bilanzklarheit Leitsatz der Validität Leitsatz der Bilanzkontinuität Quelle: Brandner et al.: Wissensbilanz A 2006, Wien 2006 KMA 14
3. Spezifische Anforderungen an das Wissensmanagement prüfen Überprüfung der Wirksamkeit konkreter Maßnahmen, z.b.: Schutz vor Wissensverlust beim Mitarbeiterwechsel -> Knowledge Loss Risk Assessment, Stellvertreterregelungen Verfügbarkeit von Mitarbeiterqualifikationen -> Kompetenzmatrix, Personalplanungsinstrumente Formelle Befähigungsnachweise, z.b. Qualifizierungsnachweise wie akademische Grade, Bildungszertifikate, etc. Nachweis einer technischen Dokumentation Prozess-Analysen Kunden-, Mitarbeiter-, Stakeholderbefragungen KMA 15
Das Knowledge Loss Risk Assessment besteht aus einem einfachen 3-stufigen Prozess: Schritt 1: Wissensanalyse Relevante Wissensträger erkennen Wissensverlustrisiko bewerten Schritt 2: Wissenssicherung Wissenssicherung planen Konkrete Sicherungsmaßnahmen umsetzen Schritt 3: Nachverfolgung Nachverfolgung der Maßnahmen Sicherstellen des Erfolges KMA 16
Abschluss Nachhaltige Sicherheit wird nur durch die Fähigkeit zu Lernen und zu Verlernen erreicht. Wissensarbeit basiert zunehmend auf der Freiraum und Verantwortung der WissensarbeiterInnen. -> Lernen sowie Freiraum und Verantwortung sollten fixer Bestandteil eines Zertifizierungsprozesses sein. KMA 17