FirstW@ve Debitoren Buchhaltung
SYSTEMVORAUSSETZUNG Funktioniert unter «Windows/NT» Datenbasis «SQL/Server» Entwicklungswerkzeuge «MAGIC 8.3» Funktioniert als Einplatz- oder Mehrplatzversion Notwendige Lizenzen: Windows/NT SQL/Server Run-Time MAGIC Page - 1 -
DEBITORENVERWALTUNG Die Datei der Kunden ist für alle Gesellschaften gleich. Die Verwaltung dieser Datei erlaubt die Daten jedes Kunden auf ein bestimmtes Gültigkeitsdatum zu bearbeiten. Zum Beispiel verursacht eine Veränderung der Zahlungsbedingungen ab einem gegebenen Zeitpunkt keinen Verlust der alten Konditionen So bleiben alle relevanten Informationen pro Kunde über einen längeren Zeitraum erhalten. Die Daten des Kunden sind in Form eines Codezeichens gespeichert. Abfragen nach verschiedenen Kriterien sind möglich. Unterschiedliche Adressen können für denselben Kunden verwaltet werden. Die unterschiedlichen Adressen werden je nach den gewählten Modulen automatisch verarbeitet. Page - 2 -
Die Code auf der Kundenkartei stehen alle in Verbindung mit einer Tabelle welche die Parameter mit den entsprechenden Beschreibungen enthält. Diese Tabellen werden vom Benutzer verwaltet und können nach seinen Anforderungen individuell gestaltet werden. FAKTURATION Die für einen Kunden erstellten Rechnungen kommen aus zwei verschiedenen Quelle: - die automatische Rechnungserstellung aus unterschiedlichen Modulen wie z.b. ET-Verkauf, Werkstattauftrag. - die manuelle Rechnungseingabe. Page - 3 -
Bei der manuellen Rechnungseingabe können alle Daten erfasst werden welche für die Verwaltung der Debitorenposten notwendig sind. Ebenso kann auch die Erlösart miteingegeben werden. Dies ermöglicht in jeder Verrechnungslinie die betroffenen Konten, den Mehrwertsteuersatz welcher automatisch berechnet wird sowie einen Text der automatisch in der Buchführung übernommen wird einzugeben. Es ist gleichermassen möglich die Referenznummer aufzunehmen, die auf einem Einzahlungsschein während der Ausgabe der Rechnung automatisch gedruckt wird. Nachdem die Rechnungen erfasst worden sind können diese direkt mit Einzahlungsschein ausgedruckt werden. Es besteht aber auch die Möglichkeit zuerst ein provisorisches Rechnungsjournal zu drucken um eine Kontrolle durchzuführen. Im Falle eines Fehlers genügt es die Rechnung wiederzuöffnen und die falschen Daten zu korrigieren. Nachher kann das Buchungsprogramm gestartet werden. Sie erhalten das Verrechnungsjournal und gleichzeitig werden die Debitorenkonten, die FIBU und die Mehrwertsteuerkonten aktualisiert. Page - 4 -
ZAHLUNGSEINGÄNGE Dieses Programm erlaubt die Zahlungsausstände sehr schnell zu ermitteln. Alle notwendigen Informationen wie Fälligkeitsdatum, Zahlungsart, bezahlter Betrag netto und Zahlungseingänge auf verschiedenen offenen Rechnungen sind sofort ersichtlich. Bezahlungen "im Voraus" werden ebenfalls aufgeführt. Die automatische Erstellung einer Zahlungsdatei (Einzahlungsschein Post oder Bank und / oder LSV) mit anschliessender Übermittlung via das Internet oder über einen Datenträger ist im Programm möglich. In diesem Fall erfolgt der Zahlungsabgleich auf Grund der Referenznummer, die auf den Einzahlungsschein gedruckt worden ist. Page - 5 -
Stimmen die Zahlungseingänge nicht mit den offenen Posten überein können die Zahlungseingänge manuell bearbeitet werden. Wie bei der Rechnungserstellung kann auch ein provisorisches Journal für die Zahlungseingänge erstellt werden. Ebenso werden bei der definitiven Journalerstellung die Konten Debitoren, FIBU und Mehrwertsteuer aktualisiert. MAHNUNGEN Die Abwicklung der Mahnungen unbezahlter Rechnungen vollzieht sich in mehreren Phasen: - Erzeugung der Mahnungen: Auf Grund eines Richtdatums nimmt das Programm aus den Debitorenkonten alle verfallenen offene Posten heraus. - Mahnungsverwaltung: Der Benutzer hat dann die Möglichkeit diese "Vorschläge" zu prüfen und eventuelle Änderungen vorzunehmen (Annullierungen, Verbesserungen) - Ausdruck einer Kontrollliste. - Ausdruck der Mahnungen und wo notwendig die entsprechenden Einzahlungsscheine. - Aktualisierung der Dateien. Der Code " Mahnungsniveau " sowie der Datum der nächsten Mahnungen sind auf dem Niveau der offenen Rechnung gespeichert. Mahnungskosten können verrechnet werden. Sie werden während dem Ausdruck der Mahnungen dazugerechnet. Die Zubuchung der Mahnungskosten erfolgt zum Zeitpunkt der Bezahlung. ABFRAGEN UND AUSDRUCKE Abfrage- und Listendruckprogramme der Debitorenkonten, der Fälligkeiten und der offnen Posten sind verfügbar. Page - 6 -
VERWALTUNG DER PARAMETER Folgende Tabellen können bearbeitet werden: - Zahlungsbedingungen - Code für die Buchungsfälle - Parametrierung der Code für die Buchungsfälle Weitere Parameter welche in der Debitorenbuchhaltung verwendet werden kommen aus der FIBU oder der Verwaltung der Gesellschaft. Page - 7 -