III. Buchhaltung Einführung in die Buchhaltung Die (nicht nur bei Nichtregierungsorganisationen, sondern auch bei Wirtschaftstreibenden) immer wieder auftretenden Zweifel hinsichtlich Buchführungspflichten sollen im folgenden erörtert werden. Dabei soll auch eine gewisse grundlegende Hilfestellung zur Orientierung gegeben werden. Wer hat Interesse an einer ordentlichen Buchführung? Finanzbehörden Gemeinden Sozialversicherungen Geldgeber (Banken, Eigentümer, Subventionsgeber, Mitglieder) Geschäftsführung, Projektverantwortliche/r Welche Buchführungspflichten gibt es? Wie aus der Aufzählung jener, die Interesse an einer ordentlichen Buchführung haben, hervorgeht, stehen die einzelnen InteressentInnen dem Betrieb mehr oder weniger nahe, und haben verschiedene Möglichkeiten, ihr Interesse auch in eine Verpflichtung für den Betrieb umzusetzen. Bund, Länder, Gemeinden und Sozialversicherungen haben ihr Interesse durch gesetzliche Bestimmungen normiert. Banken und Subventionsgeber können niemanden zur Buchführung zwingen, sie können jedoch die Gewährung von Geldern sehr wohl davon abhängig machen. Die Mitglieder von Vereinen, die Eigentümer (Gesellschafter) von anders organisierten Vereinigungen mehrerer Personen hingegen können bestimmte Buchführungspflichten in ihren Satzungen, Statuten etc. festschreiben, die über die für sie geltenden gesetzlichen Bestimmungen hinausgehen. Vereinsgesetz: Das Vereinsgesetz 2002 ist mit 1 Juli 2002 in Kraft getreten. Bisher war im Vereinsgesetz nur festgeschrieben, dass die Leitungsorgane verpflichtet sind, die Mitglieder über die finanzielle Gebarung des Vereins zu informieren. Es gab keiner Bestimmungen, wie (und wann) diese finanzielle Gebarung zu ermitteln war. Das neue Gesetz enthält folgende Bestimmungen: Es ist ein den Anforderungen des Vereins entsprechendes Rechnungswesen einzurichten Mindesterfordernis ist eine laufende Einnahmen Ausgabenrechnung Zum Ende des Rechnungsjahres ist innerhalb von 5 Monaten eine Einnahmen Ausgabenrechnung samt Vermögensübersicht zu erstellen. Wenn handelsrechtliche Buchführungsvorschriften bestehen, sind diese einzuhalten. Anhang Buchhaltung Seite 1/28
Die Rechnungsprüfer haben die Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung und die statutengemäße Verwendung der Mittel zu prüfen. Die Frist dafür beträgt vier Monate ab Erstellung des Jahresabschlusses; d.h. spätestens 9 Monate nach Ende des Geschäftsjahres. Die Rechnungsprüfer haben zu berichten, die Mitglieder sind zu informieren, Mängel sind zu beseitigen. Diese Bestimmungen sind erstmals auf Rechnungsjahre anzuwenden, die nach dem 31.12.2002 beginnen. Qualifizierte Rechnungslegung für große Vereine Wenn folgende Grenzen in zwei aufeinanderfolgenden Rechnungsjahren überschritten werden, bestehen strengere Rechnungslegungspflichten. Das erste relevante Beobachtungsjahr beginnt nach dem 31.12.2002. Die Vorschriften sind daher in der Regel frühestens für den Jahresabschluss 31.12.2005 anzuwenden, wenn in den Jahren 1.1. bis 31.12. 2003 und 2004 die Grenzen überschritten wurden. Wird durch einen Wechsel des Abschlussstichtages aber ein Rumpfwirtschaftsjahr eingelegt, können die Vorschriften schon früher verbindlich werden. Beispiel: Es wird beschlossen, dass ein Jahresabschluss zum 31.8. jeden Jahres aus organisatorischen Gründen sinnvoll ist; begonnen wird damit 2003. Es ist daher zuerst ein Jahresabschluss für das Rechnungsjahr 1.1.2003 bis 31.08.2003 zu erstellen. Wenn in diesem Rechnungsjahr und im nächsten regulären Jahr (01.09.2003 bis 31.08.2004) die Grenzen überschritten werden, treten die Konsequenzen schon für den Abschluss zum 31.08.2005 ein. Die Verpflichtung zur qualifizierten Rechnungslegung erlischt, sobald die Schwellenwerte in zwei aufeinanderfolgenden Jahren nicht überschritten werden. Grenzen: Jahresabschluss: Gewöhnliche Einnahmen oder Ausgaben über 1 Million Euro / Rechnungsjahr Erweiterter Jahresabschluss und Prüfung: Gewöhnliche Einnahmen oder Ausgaben über 3 Million Euro / Rechnungsjahr Oder (Publikums-) Spendenaufkommen über 1 Million Euro / Rechnungsjahr Außergewöhnliche Einnahmen (als Beispiel wird in den Erläuterungen zur Regierungsvorlage ein Vermächtnis genannt) oder Ausgaben werden nicht berücksichtigt. Umsatz oder Vermögen des Vereins sind irrelevant. Anhang Buchhaltung Seite 2/28
Konsequenzen: Jahresabschluss (Gewöhnliche Einnahmen oder Ausgaben über 1 Million Euro / Rechnungsjahr): Es ist (anstelle der E-A Rechnung) verpflichtend ein Jahresabschluss bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung aufzustellen. Die entsprechenden Bestimmungen des HGB sind sinngemäß anzuwenden. Da sich die doppelte Buchhaltung, die Voraussetzung für die Bilanz ist, wesentlich von der E- A Rechnung unterscheidet, muss das Rechnungswesen rechtzeitig umgestellt werden. Um eine Bilanz zum 31.12.2005 zu erstellen, ist bereits ab Beginn des Jahres (Jänner 2005) die doppelte Buchhaltung zu erstellen. Dies gilt auch, wenn zu diesem Zeitpunkt die E-A Rechnung 2004 noch nicht fertiggestellt ist. Erweiterter Jahresabschluss und Prüfung: Gewöhnliche Einnahmen oder Ausgaben Oder (Publikums-) Spendenaufkommen über 3 Million Euro / Rechnungsjahr über 1 Million Euro / Rechnungsjahr Bei zweifacher Überschreitung dieser Grenze ist ein erweiterter Jahresabschluss aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang aufzustellen. Im Anhang sind jedenfalls Mitgliedsbeiträge, öffentliche Subventionen, Spenden und sonstige Zuwendungen sowie Einkünfte aus wirtschaftlichen Tätigkeiten und die ihnen jeweils zugeordneten Aufwendungen auszuweisen. Weiters besteht die Verpflichtung, für eine Abschlussprüfung durch einen Wirtschaftsprüfer, Buchprüfer oder Revisor zu sorgen. Der Abschlussprüfer übernimmt dann die Aufgaben der Rechnungsprüfer und hat unter sinngemäßer Anwendung des HGB einen Prüfbericht zu erstellen. Stellt der Abschlussprüfer fest, dass der Verein seine bestehenden bzw. künftigen Verpflichtungen voraussichtlich nicht erfüllen kann, so hat er dies auch der Vereinsbehörde mitzuteilen, die diesen Umstand im Vereinsregister einträgt! Die Löschung dieser Eintragung erfolgt ebenfalls (nur) aufgrund der entsprechenden Meldung des Abschlussprüfers. Wenn und soweit ein öffentlicher Subventionsgeber zu einer gleichwertigen Prüfung verpflichtet ist, bleibt ein hievon erfasster Rechnungskreis von der Berechnung der Schwellenwerte bzw. den entsprechenden Prüfungen durch Rechnungs- oder Abschlussprüfer ausgenommen. Die Ergebnisse der öffentlichen Prüfung sind den Rechnungs- oder Abschlussprüfern vom Subventionsgeber (bzw. dem ausführenden Organ) innerhalb von 3 Monaten ab Erstellung des Jahresabschlusses mitzuteilen. Anhang Buchhaltung Seite 3/28
Handelsrecht: Im Handelsgesetzbuch sind im dritten Buch, 189-243 - besser bekannt unter Rechnungslegungsgesetz RLG - jene Buchführungspflichten geregelt, die für alle Kaufleute gelten. Vereine unterliegen jedoch in der Regel diesen Bestimmungen nicht. Die freiwillige Anwendung des RLG ist allerdings möglich und wird von immer mehr Subventionsgebern auch gefordert. Bundesabgabenordnung: 124 BAO: Wer nach Handelsrecht oder anderen gesetzlichen Vorschriften zur Führung und Aufbewahrung von Büchern oder Aufzeichnungen verpflichtet ist, hat diese Verpflichtung auch im Interesse der Abgabenerhebung zu erfüllen. 126 BAO: Die Abgabepflichtigen und die zur Einbehaltung und Abfuhr von Abgaben verpflichteten Personen haben jene Aufzeichnungen zu führen, die nach Maßgabe der einzelnen Abgabenvorschriften zur Erfassung der abgabenpflichtigen Tatbestände dienen. 125 BAO: Wenn bei einem Betrieb oder wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb der Umsatz in zwei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren 400.000 Euro übersteigt, ist man zur (doppelten) Buchführung verpflichtet. Unterschied Einnahmen - Ausgaben Rechnung / doppelte Buchhaltung Sofern ein Verein (oder sonstiger Unternehmer) nicht durch die Grenze des Vereinsgesetzes 2002, des 125 BAO oder die handelsrechtlichen Vorschriften des HGB zur Buchführung (in diesem Sinn ist dann immer die doppelte Buchhaltung gemeint) verpflichtet ist, sind jeweils nur jene Aufzeichnungen nötig, die eine vollständige Erfassung steuerpflichtiger Vorgänge ermöglichen. Die Aufzeichnung aller Einnahmen (Geldzufluss ohne Rückzahlungsverpflichtung) und Ausgaben (Geldabfluss ohne Rückzahlungsverpflichtung) ist dafür grundsätzlich ausreichend. Ob die einzelnen Einnahmen / Ausgaben steuerliche Konsequenzen haben, ist eine Folgefrage. Bei der doppelten Buchhaltung werden lückenlos alle nach außen gerichteten Geschäftsvorfälle in chronologischer Ordnung (Journal) sowie in systematischer Ordnung (Hauptbuchkonten) erfasst. Es wird nicht nur der Geldfluss (Einnahme, Ausgabe), sondern bereits das Schuldverhältnis (Eingangsrechnung - Verbindlichkeit an Lieferanten; Ausgangsrechnung - Forderung an Kunden, Subventionsgeber etc.) erfasst. Es werden somit nicht nur Erfolgskonten (Mitgliedsbeiträge, Subventionen, Erlöse aus Veranstaltungen, Personalaufwand, Materialaufwand, etc.) geführt, sondern auch Bestandskonten (Kassa, Bankkonten, Forderungen, Verbindlichkeiten an Lieferanten, gegenüber dem Finanzamt, erhaltene Darlehen etc.) Der Jahresabschluss der doppelten Buchhaltung besteht somit aus der Bilanz (Bestandskonten) und der Gewinn- und Verlustrechnung (Erfolgskonten). Es wird aber allen Einnahmen-/Ausgabenrechnern (Vereinen wie Unternehmern) empfohlen, zu bestimmten Stichtagen, z. B. zumindest am Jahresende, eine vereinfachte Vermögensübersicht über Guthaben oder Schulden bei Banken, ausstehende Ein- und Ausgangsrechnungen etc. zu erstellen, eben um sich über das (positive oder negative) Vermögen eine Übersicht zu verschaffen. Für Vereine ist die Vermögensübersicht durch das Anhang Buchhaltung Seite 4/28
neue Vereinsgesetz 2002 für Rechnungsjahre, die nach dem 31.12.2002 beginnen, verpflichtend vorgeschrieben. Konkrete Aufzeichnungspflichten: Für die Steuern vom Einkommen und Ertrag, bzw. die Beurteilung, ob solche zu leisten sind, genügen Aufzeichnungen über die Einnahmen und Ausgaben. Falls Umsatzsteuerpflicht besteht, sind gem. 18 UStG zur Feststellung der Steuer und der Grundlagen ihrer Berechnung Aufzeichnungen zu führen. Der Aufzeichnungspflicht ist Genüge getan, wenn sämtliche Entgelte für ausgeführte Lieferungen und sonstigen Leistungen fortlaufend, unter Angabe des Tages derart aufgezeichnet werden, dass zu ersehen ist, wie sich die Entgelte auf die Steuersätze verteilen. Beispiel: Veranstaltungserlöse 10 % 200.00 sonstige Erlöse 20 % 15.00 echte Mitgliedsbeiträge, nicht steuerbar 12.00 etc. Weiters müssen Aufzeichnungen über die von anderen Unternehmern bezogenen Leistungen und darauf entfallenden Vorsteuern, eventuellen Eigenverbrauch, Einfuhrumsatzsteuer sowie (EU)-innergemeinschaftliche Warenbewegungen geführt werden. Für die Ausstellung von Rechnungen im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer sowie der geltend gemachten Vorsteuern gelten eigene Formvorschriften. Wenn DienstnehmerInnen (sowohl echte als auch die neu geregelten freien Dienstnehmer ) beschäftigt werden, gelten umfangreiche Aufzeichnungspflichten sowohl gegenüber den Finanzbehörden als auch gegenüber der Sozialversicherung und den Gemeinden. Hinsichtlich der für freie Dienstverträge und auch für bestimmte echte Werkverträge bestehenden Meldepflicht gem. 109a EStG verweisen wir auf die entsprechenden Ausführungen an entsprechender Stelle. Weiters entstehen unter anderem im Zusammenhang mit der Veranstaltung von Unterhaltungsdarbietungen und mit der Einnahme von Inseratenwerbung aus Vereinszeitschriften gesonderte Abgabe- und damit Aufzeichnungspflichten. Die folgenden einführenden Erläuterungen zu den wichtigsten Bestandteilen einer Buchhaltung gelten sowohl für Einnahmen - Ausgaben - Rechner als auch für Bilanzierungspflichtige. Rechnungen, Quittungen Rechnungen an die NRO (Eingangsrechnungen, Kassa): Die Basis jeder Buchhaltung ist der Beleg. Es muss für jede Geldbewegung, sei es auf dem Konto oder in der Handkasse, ein Beleg vorhanden sein. Diese Belege/Rechnungen müssen folgende Bestandteile aufweisen: NAME UND ANSCHRIFT DES LIEFERANTEN/DER LIEFERANTIN NAME UND ANSCHRIFT DES EMPFÄNGERS/DER EMPFÄNGERIN MENGE UND BEZEICHNUNG DER GEGENSTÄNDE BZW. LEISTUNGEN DATUM Anhang Buchhaltung Seite 5/28
Es ist sinnvoll, auf den Belegen oder bei der Verbuchung die betriebliche bzw. projektbezogene Nutzung möglichst genau zu vermerken, z.b.: Rechnung über Speisen und Getränke: für Catering Konzert am 7.3., Porto: für Sitzungseinladung am 8.12., Honorar Werbegraphiker für Folder xy. Wenn Rechnungen verlorengegangen sind, können Ersatzbelege angelegt werden, die die Merkmale einer Rechnung aufweisen müssen. Da der Lieferant / Leistungserbringer aber bei Nachfrage durch die Finanzbehörden, Gemeinde, KommEnt etc. bestätigen muss, sowohl die Zahlung erhalten als auch die Leistung erbracht zu haben, ist es vorzuziehen, wenn dieser die Rechnung nochmals ausstellt (falls sich in seiner Buchhaltung nicht ohnehin eine Kopie der Originalrechnung befindet). Eine Zahlung ohne Beleg wird im Zweifel als Privatentnahme der Verantwortlichen (GeschäftsführerIn, KassierIn etc.) gewertet Rechnungen von der NRO an xy (Ausgangsrechnungen): Zahlungseingänge werden im Zweifel auch ohne Beleg als Einnahmen angesehen. Da der Geldgeber in der Regel aber ebenfalls ordnungsgemäße Rechnungen für seine Buchhaltung benötigt, sollten Ausgangsrechnungen die selben Merkmale wie Eingangsrechnungen aufweisen. Als Verein darf man die Umsatzsteuer nur dann ausweisen, wenn der Verein umsatzsteuerpflichtig ist. Ansonsten schuldet man die in der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer kraft Rechnungslegung auch dann dem Finanzamt, wenn keine Umsatzsteuerpflicht vorliegt. Beispiel: Ein Verein, der nicht umsatzsteuerpflichtig und daher gar nicht beim Finanzamt erfasst wird, stellt eine Rechnung über 1.200 inklusive 20 % Ust. Wenn das Finanzamt von dieser Rechnung erfährt, schuldet der Verein 200 (20% vom Nettobetrag 1.000) dem Finanzamt, WEIL ES AUF DER RECHNUNG STEHT! Um das Ausschicken und Einfordern von Rechnungen übersichtlich zu gestalten, ist zu empfehlen, die Rechnungen zu nummerieren und Kopien der offenen sowie der bezahlten Rechnungen systematisch abzulegen. Die in der Praxis am häufigsten angewandten Systeme ordnen die Belege nach Rechnungsnummern (meist am sinnvollsten) oder alphabetisch nach Kunden. Die Originalrechnung bekommt der Schuldner. Es erleichtert die Abwicklung und Kontrolle, wenn ein Erlagschein, auf dem bereits die eigene Kontonummer sowie die Rechnungsnummer oder sonstige wichtige Angaben eingetragen werden, beigelegt wird. Rechnungsmerkmale für Vorsteuerabzug: Folgende Angaben sind ab 1.1.2003 für Rechnungen ab 150 Voraussetzung damit der Rechnungsempfänger die vom Rechnungsaussteller ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen kann: 1 NAME UND ANSCHRIFT DES LIEFERANTEN 2 NEU: UID-NUMMER DES LIEFERANTEN Name und Adresse des liefernden oder leistenden Unternehmers. Die dem Unternehmer vom Finanzamt erteilte Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID- Nummer) lautet zb: ATU 12345678. Die UID muss im Zeitpunkt der Vornahme des Vorsteuerabzugs vorliegen. Wird eine fehlende UID innerhalb eines Monats ergänzt, so führt dies zur rückwirkenden Anerkennung als vorsteuergerechte Rechnung. Wird sie erst später ergänzt, steht der Vorsteuerabzug erst in dem Zeitpunkt zu, in dem sämtliche Rechnungsmerkmale vorliegen. Wichtig: Die inhaltliche Richtigkeit der UID ist bis auf weiteres nicht zu überprüfen. Anhang Buchhaltung Seite 6/28
3 NAME UND ANSCHRIFT DES KUNDEN 4 MENGE UND HANDELSÜBLICHE BEZEICHNUNG bzw ART UND UMFANG Name und Adresse des Abnehmers oder Leistungsempfängers (=Kunden). Es genügt jede Bezeichnung, die eine eindeutige Feststellung des Namens und der Anschrift ermöglicht. Angabe von Menge und genauer Bezeichnung der gelieferten Wirtschaftsgüter (Artikelnummer soweit vorhanden) bzw Art und Umfang der erbrachten sonstigen Leistung. Sammelbegriffe sind nicht ausreichend. Der Verweis auf nähere Angaben in weiteren Belegen (zb Lieferschein) ist möglich. 5 LIEFERDATUM Tag der Lieferung bzw sonstigen Leistung oder Zeitraum, über den sich die sonstige Leistung erstreckt. 6 ENTGELT Nettobetrag des Entgelts für die angeführte Lieferung bzw sonstige Leistung. Praxistipp: Die Währung sollte ebenfalls angeführt werden. 7 NEU: STEUERSATZ oder HINWEIS AUF STEUERBEFREIUNG Angabe des Steuersatzes bzw der Steuersätze oder Hinweis auf eine eventuell in Anspruch genommene Steuerbefreiung. Eine Angabe der gesetzlichen Bestimmung, in der die Steuerbefreiung geregelt ist, ist nicht erforderlich. 8 UMSATZSTEUERBETRAG Der auf das Entgelt entfallende Umsatzsteuerbetrag. Bei Abrechnung von Lieferungen und sonstigen Leistungen mit verschiedenen Steuersätzen, sind die Entgelte und Steuerbeträge nach Sätzen zu trennen. Der Ausweis in einer Summe ist zulässig, wenn für die einzelnen Posten der Rechnung der Steuersatz angegeben ist. 9 NEU: AUSSTELLUNGSDATUM 10 NEU: FORTLAUFENDE RECHNUNGSNUMMER Das Ausstellungsdatum der Rechnung sollte spätestens im Folgemonat der Lieferung/Leistung liegen. Tipp: Bei Bargeschäften reicht Lieferdatum = Rechnungsdatum. Die Rechnung hat eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung einmalig vergeben werden, zu enthalten. Auch Buchstaben sind zulässig. Die Rechnungsnummern können für Gutschriften auch getrennt erteilt werden. Gutschriften benötigen keine fortlaufende Nummer beim Empfänger der Gutschrift. In die fortlaufende Nummerierung können auch die Kleinbetragsrechnungen einbezogen werden. Der Zeitpunkt des Beginns der laufenden Nummer kann frei gewählt werden, muss jedoch systematisch sein (auch täglicher Nummernbeginn ist zulässig).es sind verschiedene Rechnungskreise zulässig (zb Filialen, Betriebsstätten, Bestandobjekte, Registrierkassen), die Zuordnung muss jedoch eindeutig sein. Es können auch verschiedene Vertriebssysteme, Warengruppen oder Leistungsprozesse (zb Safe oder Depotleistungen bei Kreditinstituten) als eigene Rechnungskreise angesehen werden. Hinweis: Hinsichtlich der fortlaufenden Nummer ist durch den Leistungsempfänger keine Überprüfung vorzunehmen. Um die Übersicht zu wahren, welche Rechnungen noch nicht bezahlt wurden, sollten die Zahlungseingänge durch Stempel oder sonstigen Vermerk auch auf der Rechnung festgehalten werden. Wenn die Buchhaltung über EDV geführt wird, ist der Vorgang ähnlich, ein Ausdruck geht an den Rechnungsempfänger, die bezahlten sowie die offenen Rechnungen können vom Computer verwaltet werden. Es bestehen jedoch steuerliche Vorschriften, welche Buchhaltungsprogramme ohne Bedenken verwendet werden können, bzw. wie die Daten gesichert und auf Nachfrage der Behörde auch zur Verfügung gestellt werden müssen. Subventionszusagen sind ähnlich zu verwalten, da es sich im Grunde um Ausgangsrechnungen, die sich der Geldgeber selbst ausstellt, handelt. Anhang Buchhaltung Seite 7/28
Belegordner, Aufbewahren von -Belegen Die Belege müssen systematisch geordnet werden. Sowohl die steuerlichen Vorschriften als auch der Fördervertrag sehen vor, dass die Belege und Aufzeichnungen sieben Jahre aufbewahrt werden. Die Buchführung (d.h. auch die Belegablage) muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Dazu ein Auszug aus den Allg. Vertragsbedingungen, die Bestandteil aller Verträge zwischen KommEnt und den NRO sind: Die dazugehörenden Belege können in der allgemeinen Buchhaltung der NRO abgelegt werden. Die NRO verpflichtet sich, alle mit der Förderung im Zusammenhang stehenden Bücher und Belege sowie sonstige Unterlagen und Korrespondenz bis zum Ablauf von 7 Jahren nach Bezahlung des letzten Teilbetrages der Förderung sicher und geordnet aufzubewahren. Die sinnvolle Ordnung der Belege ist vom Umfang der Geschäftstätigkeit abhängig. Wenn keine weiteren Vorschriften zur Bilanzierung verpflichten, reichen getrennte Aufzeichnungen und Ablage für Einnahmen und Ausgaben. Es sollten jedoch von jedem Verein zumindest Kassa- und Bankbücher geführt werden, um den Bankstand und den Kassastand und damit die richtige Eintragung jederzeit überprüfen zu können. Zu diesem Zweck wird empfohlen, Belegordner für die Bankbelege und einen Ordner für die Kassabelege anzulegen. Kassabuch: Im Kassabuch wird jeder Beleg mit dem Datum des Kontoauszuges oder der Kassaentnahme notiert. BEISPIEL: Datum Buchung snummer Bezeichnung, -Verwendung 7.8.03 137 Büromaterial (Tixo, Kleister) 47 SOLL linke Seite des Kontos AUFWENDUNGEN 7.8.03 138 Eintritt (Veranstaltung xy, Datum) 9660 8.8.03 139 Übernachtung Künstler (Name, Ort) 700 140 etc. HABEN rechte Seite des Kontos ERTRÄGE Handkasse Belege für die entnommenen Beträge in die Handkasse legen. Wird Geld z.b. zum Einkaufen mitgenommen: Notiz in die Handkasse: 500,- an Hr./Fr. XY, Datum und Unterschrift. Dann Rechnung und Restgeld in die Handkasse und Notiz vernichten. Bank Die Kontoauszüge der Bank sind chronologisch zu ordnen. Zu jedem Kontoauszug sind die Belege/Rechnungen der Bankbewegungen beizulegen und zu nummerieren, sowie die Überweisungsbelege an die Rechnung zu heften. Wenn Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen gesondert verbucht werden, ist am Kontoauszug ein Verweis auf die entsprechende Rechnungsnummer zu vermerken. Bei Sammelüberweisungen ist es empfehlenswert, die einzelnen Belegsummen zu addieren und einen Tipstreifen an den Sammelüberweisungsbeleg zu heften (= Kontrolle der Richtigkeit der einzelnen Summen und Vollständigkeit der beigelegten Rechnungen). Anhang Buchhaltung Seite 8/28
Wird die Buchhaltung am Computer gemacht, kann die Buchung besser kontrolliert werden. Der Kontostand der Buchhaltung muss jedenfalls immer mit dem am Beleg ausgewiesenen Kontostand übereinstimmen. Es sei nochmals darauf hingewiesen, dass nicht für jedes Projekt ein gesondertes Bankkonto zu eröffnen ist. In der Buchhaltung ist aber für jedes Projekt ein eigenes Verrechnungskonto zu führen. Kostenarten Kostenarten erleichtern die Übersicht über die einzelnen Budgetposten. Z.B.: Stifte, Papier, Kleber, Mappen, usw. werden nur unter Büromaterial eingetragen, die nähere Bezeichnung und der Verwendungszweck wird auf der Rechnung vermerkt Die Kostenarten bei der Einnahmen-/Ausgaben-Rechnung können selbst festgelegt werden. Bevor mit der Buchführung für ein neues Jahr begonnen wird, sollten die bestehenden Kostenarten überdacht werden, ob sich die Untergliederung bewährt hat. Bei der erstmaligen Buchführung sind zuallererst die Kostenarten zu überlegen. Es können sich dabei folgende Probleme ergeben: Es gibt zu viele Kostenarten und man verliert dadurch den Überblick z.b.: Elektromaterial, Werkzeug, Farbe, Material, Reparaturen Büromaschinen, Reparaturen Veranstaltungsraum (könnte unter der Kostenart Instandhaltung/Reparaturen zusammengefasst werden) Die Kostenarten werden zu umfassend gebildet z.b.: unter Sonstige Ausgaben fallen: Abgaben, Versicherung, Werkverträge,etc., dann wird am Ende des Jahres ein relativ großer Posten vorhanden sein, bei dem nicht klar ersichtlich ist, wofür das Geld verwendet wurde. Die Kostenarten sollten jedenfalls den Budgetposten entsprechen, um die Istwerte mit den geplanten Werten leichter vergleichen zu können. Diese Kostenarten werden beim Jahresabschluss aufgelistet, der auch an die Fördergeber weitergeleitet werden muss. Bei einer EDV-Buchhaltung ergibt sich durch den Buchungssatz die automatische Aufteilung in die verschiedenen Kostenarten. Doch auch bei der EDVmäßigen Verbuchung müssen die Konten (= Kostenarten) angelegt werden und dies so übersichtlich und eindeutig wie möglich. Dazu muss nicht die Buchhaltungssprache verwendet werden, sondern es sollten ein logisches System und einfache Begriffe für die jeweiligen Bedürfnisse verwendet werden. Diese Kostenarten am Formular für das Förderansuchen zu orientieren, erspart viel Aufwand. Für Projekte sind sowohl für die Ausgaben als auch für die Einnahmen eigene Kostenstellen anzulegen, da Projekte, sofern sie gefördert wurden, separat abgerechnet werden müssen. Werden die Projektkosten und -erträge von vornherein gesondert verbucht, erspart dies viel Mühe, die einzelnen Rechnungen zusammenzustellen. Kontenrahmen Der Kontenrahmen ist eigentlich nichts anderes als Kostenstellen, die mit einer Kontonummer versehen werden. Es gibt einen österr. Einheitskontenrahmen, der in der doppelten Buchhaltung, jedoch nicht in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung verwendet werden muss. Wird die Einnahmen und Ausgaben-Rechnung am Computer gemacht, so sind Kontonummern für die Verbuchung notwendig. Anbei ein Vorschlag für einen Kontenrahmen. MUSTERKONTENRAHMEN Anhang Buchhaltung Seite 9/28
Kontenklassen 0-9 Die Erstellung erfolgte nach den Gliederungsvorschriften des Rechnungslegungsgesetzes (RLG) 1990. Die durch das EU-GesRÄG 1996 erforderlichen Änderungen wurden kursiv gedruckt. Der Kontenrahmen basiert auf dem Gesamtkostenverfahren und wurde hinsichtlich der Erfordernisse der Organisationen der Entwicklungszusammenarbeit angepasst. Anhang Buchhaltung Seite 10/28
KONTENKLASSE 0 Anlagevermögen 001 Aufwendungen für das Ingangsetzen, Erweitern und Umstellen eines Betriebes Immaterielle Vermögensgegenstände 010 Konzessionen 011 Patentrechte und Lizenzrechte 012 Datenverarbeitungsprogramme 013 Marken, Warenzeichen und Musterschutzrechte, sonstige Urheberrechte 014 Pacht- u. Mietrechte 015 Geschäfts(Firmen-)wert 018 Geleistete Anzahlungen auf Immaterielle Vermögensgegenstände Sachanlagen Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte und Bauten, einschl. Bauten auf fremdem Grund 020 Bebaute Grundstücke (Grundwert) 021 Betriebs- und Geschäftsgebäude auf eigenem Grund 023 Betriebs- und Geschäftsgebäude auf fremdem Grund 024 Wohn- und Sozialgebäude auf fremdem Grund 025 Bauliche Investitionen in Betriebs- und Geschäftsgebäuden Unbebaute Grundstücke 030 Unbebaute Grundstücke Technische Anlagen und Maschinen 040 Maschinen und maschinelle Anlagen Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung 051 Allgemeine Werkzeuge und Handwerkzeuge Anhang Buchhaltung Seite 11/28
057 Nachrichten- und Kontrollanlagen 058 Sonstige Betriebsausstattung 059 Veranstaltungsausstattung (Licht-, Bühnentechnik) 060 Büroeinrichtung 061 Einrichtung von Verkaufsräumen 062 Büromaschinen, EDV-Anlagen 063 Pkw 064 Lkw 065 Andere Beförderungsmittel Geleistete Anzahlungen und Anlagen in Bau 070 Geleistete Anzahlungen (auf Sachanlagen) 071 Anlagen in Bau Finanzanlagen 080 Anteile an verbundenen Unternehmen 081 Beteiligung an Gemeinschaftsunternehmen 082 Beteiligung an angeschlossenen (assoziierten) Unternehmen 083 Sonstige Beteiligungen 084 Ausleihungen an verbundene Unternehmen 085 Ausleihungen an Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht 086 Sonstige Ausleihungen 087 Anteile an Kapitalgesellschaften ohne Beteiligungscharakter 088 Anteile an Personengesellschaften ohne Beteiligungscharakter 090 Genossenschaftsanteile ohne Beteiligungscharakter 091 Anteile an Investmentfonds 092 Festverzinsliche Wertpapiere des Anlagevermögens 093 Geleistete Anzahlungen KONTENKLASSE 1 Vorräte 110-119 Rohstoffe, Hilfsstoffe, Waren 170-179 Noch nicht abrechenbare Leistungen Anhang Buchhaltung Seite 12/28
180 Geleistete Anzahlungen (auf Vorräte) 190-199 Wertberichtigungen (zu Vorräten) KONTENKLASSE 2 Sonstiges Umlaufvermögen und Rechnungsabgrenzungsposten Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände 200-207 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen Inland 210-217 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen Ausland 218 Wertberichtigungen zu Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 220-225 Forderungen gegenüber verbundenen Unternehmen, Forderungen gegen Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht 226 Forderungen gegenüber Subventionsgebern (Bund, Land, Gemeinde) 230-247 Sonstige Forderungen und Vermögensgegenstände 249 Einzelwertberichtigungen zu sonstigen Forderungen und Vermögensgegenständen 250-259 Forderungen aus der Abgabenverrechnung Wertpapiere und Anteile 260-269 Wertpapiere, Anteile, etc. Kassenbestände, Schecks, Guthaben bei Banken 270-272 Kassenbestände in Inlandswährung 273 Postwertzeichen 274 Stempelmarken 275-277 Kassenbestände in Fremdwährung 278 Schecks in Inlandswährung 279 Schecks in Fremdwährung 280-288 Guthaben bei Banken Rechnungsabgrenzungsposten 290 Rechnungsabgrenzungsposten 295 Disagio, Geldbeschaffungskosten 296 Unterschiedsbetrag zur gebotenen Pensionsrückstellung Anhang Buchhaltung Seite 13/28
KONTENKLASSE 3 Rückstellungen, Verbindlichkeiten und Rechnungsabgrenzungsposten Rückstellungen 300 Rückstellungen für Abfertigungen 301 Rückstellungen für Pensionen 302-305 Steuerrückstellungen 306-319 Sonstige Rückstellungen Anleihen, Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten, erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen 320 Anleihen 321-328 Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten 329 Erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, Verbindlichkeiten aus der Annahme gezogener und der Ausstellung eigener Wechsel 330-335 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 336-339 Verbindlichkeiten aus der Annahme gezogener Wechsel und der Ausstellung eigener Wechsel Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen, Verbindlichkeiten gegenüber Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht, Darlehen v. Gesellschaftern 340-347 Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen, Verbindlichkeiten gegenüber Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht 348 Darlehen von Gesellschaftern Verbindlichkeiten aus der Abgabenverrechnung 350-359 Verbindlichkeiten aus der Abgabenverrechnung Verschiedene Verbindlichkeiten Anhang Buchhaltung Seite 14/28
360-369 Verbindlichkeiten Dienstnehmer, Krankenkasse, Stadtkasse, 370-389 sonstige Verbindlichkeiten Rechnungsabgrenzungsposten 390 Rechnungsabgrenzungsposten KONTENKLASSE 4 Betriebliche Erträge Betriebliche Erträge 400-439 Umsatzerlöse Veranstaltungserlöse Erlöse aus der Weitergabe v. Rechten und Verwertungen Verkaufserlöse, Inserate Subventionen Spenden und Mitgliedsbeiträge 440-449 Erlösberichtigungen 450-457 Veränderungen des Bestandes an fertigen und unfertigen Erzeugnissen sowie an noch nicht abrechenbaren Leistungen 458-459 andere aktivierte Eigenleistungen Sonstige betriebliche Erträge 460-462 Erlöse aus dem Abgang von Anlagen 464-465 Erträge aus der Zuschreibung zum Anlagevermögen 470-479 Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen 480-499 Übrige betriebliche Erträge KONTENKLASSE 5 Materialaufwand und Aufwendungen für bezogene Leistungen Anhang Buchhaltung Seite 15/28
510-520 Verbrauch von Waren, Rohstoffen etc. /Beschaffung im Inland 510-520 Verbrauch von Waren, Rohstoffen etc. / Beschaffung im Ausland 550-587 Bezogene Leistungen (Im Zusammenhang mit den Umsatzerlösen, z.b.: Fixverträge und variable Verträge Leihpersonal Honorare Künstler/ Vortragende/ etc. Reisespesen Künstler/ Vortragende/ etc. Beschr. Einkommenst. auf Hotel, Diäten Gastspiele Koproduktionskosten Rechte und Tantiemen Kostenbeiträge Produktionskosten Film/ Bühne/Ausstellung etc. Technikkosten Herstellung Kataloge, Programme, Plakate Mieten Veranstaltungs- und Proberäume) 588 Skontoerträge auf Materialaufwand und sonstige bezogene Leistungen KONTENKLASSE 6 Personalaufwand 600-619 Löhne 620-639 Gehälter 640-644 Abfertigungsaufwand 645-649 Pensionsaufwand 650-655 Gesetzlicher Sozialaufwand 660-665 Von den Löhnen und Gehältern abhängige Abgaben und Pflichtbeiträge 670-679 Sonstige Sozialaufwendungen 680-699 Personalaufwand Ausland KONTENKLASSE 7 Abschreibungen und sonstige betriebliche Aufwendungen Anhang Buchhaltung Seite 16/28
Abschreibungen 700 Abschreibungen auf aktivierte Aufwendungen für das Ingangsetzen und Erweitern eines Betriebes 701-707 Abschreibung auf das Anlagevermögen (ausgenommen Finanzanlagen) 708 Abschreibungen auf Gegenstände des Umlaufvermögens, soweit diese die im Unternehmen üblichen Abschreibungen überschreiten Sonstige betriebliche Aufwendungen Sonstige Steuern und Abgaben 710-719 Sonstige Steuern und Abgaben Übrige betriebliche Aufwendungen Instandhaltung und Reinigung durch Dritte, Beleuchtung, Kfz-Kosten 720-729 Instandhaltung und Reinigung durch Dritte, Beleuchtung, Kfz-Kosten Transport-, Reise- und Fahrtaufwand, Nachrichtenaufwand 730-732 Transporte durch Dritte 733-735 Reise- und Fahrtspesen 736-737 Diäten 738-739 Nachrichtenaufwand Mietaufwand, Leasing- und Lizenzgebühren 740-743 Miet- und Pachtaufwand 744-747 Leasinggebühren 748-749 Lizenzgebühren Kosten für beigestelltes Personal, Provisionen an Dritte, Aufsichtsratvergütungen 750-753 Kosten für beigestelltes Personal Anhang Buchhaltung Seite 17/28
754-757 Provisionen an Dritte 758-759 Aufsichtsratvergütungen Büroaufwand, Werbe- und Repräsentationsaufwand 760 Büromaterial 761 Druckkosten (Büro) 762 Aufwand für Fachliteratur 765 Öffentlichkeitsarbeit 766-768 Werbe- und Repräsentationsaufwand 769 Spesen und Trinkgelder Versicherungen, sonstige Aufwendungen 770-774 Versicherungen 775-776 Rechts- und Steuerberatung, Prüfungsaufwand 777 Aus- und Fortbildung 778 Mitgliedsbeiträge 779 Spesen des Geldverkehrs 780-781 Betriebsbedingte Schadensfälle 782 Buchwert abgegangener Anlagen 783 Verluste aus dem Abgang von Anlagen 784-787 Sonstige betriebliche Aufwendungen Skontoerträge auf sonstige betriebliche Aufwendungen KONTENKLASSE 8 Finanzerträge und Finanzaufwendungen/ a.o. Erträge und a.o. Aufwendungen/ Steuern vom Einkommen, Rücklagenbewegung Finanzerträge und Finanzaufwendungen 800-804 Erträge aus Beteiligungen 805 Erträge aus anderen Wertpapieren und Ausleihungen des Anlageverm. 806-814 Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge 815 Erlöse aus dem Abgang von und der Zuschreibung zu Finanzanlagen 817 Buchwert abgegangener Beteiligungen und Wertpapieren des Umlaufverm. Anhang Buchhaltung Seite 18/28
818-825 Aufwendungen aus Finanzanlagen und aus Wertpapieren des Umlaufv. 828-834 Zinsen und ähnliche Aufwendungen 83 5 Nicht ausgenutzte Lieferantenskonti a. o. Erträge und a. o. Aufwendungen 840-844 Außerordentliche Erträge 845-849 Außerordentliche Aufwendungen Steuern vom Einkommen 850-859 Körperschaftsteuer Rücklagenbewegung, 860-869 Auflösung unversteuerter Rücklagen 870-874 Auflösung von Kapitalrücklagen 875-879 Auflösung von Gewinnrücklagen 880-889 Zuweisung zu unversteuerten Rücklagen 890-895 Zuweisung zu Gewinnrücklagen 899 Gewinnabfuhr bzw. Verlustüberrechnung aus Ergebnisabführungsverträgen KONTENKLASSE 9 Eigenkapital, unversteuerte Rücklagen, Einlagen stiller Gesellschafter, Abschluss- und Evidenzkonten 900-918 Gezeichnetes bzw. gewidmetes Kapital 919 Nicht eingeforderte ausstehende Einlagen 920-929 Kapitalrücklagen 930-938 Gewinnrücklagen 939 Bilanzgewinn(-verlust) 940-949 Privat- und Verrechnungskonten von Einzelunternehmen und Personengesellschaften 950-969 Bewertungsreserven und sonstige unversteuerte Rücklagen 970 Einlagen stiller Gesellschafter 980 Eröffnungsbilanz Anhang Buchhaltung Seite 19/28
985 Schlussbilanz 989 Gewinn- und Verlustrechnung 990-999 Evidenzkonten Die Konten müssen natürlich auf die eigenen Bedürfnisse abgestimmt werden, d.h. Konten, die einen nicht betreffen (z.b. Filmmieten) können weglassen werden, oder es sind zusätzliche Konten einzuführen, die im Kontenplan nicht aufscheinen. Zur leichteren Handhabung sind ähnliche Kostenstellen z.b. alle Kosten, die rund um das Personal anfallen, mit beieinanderliegenden Kontonummern zu bezeichnen. Monatsabschluss Durch Addieren der einzelnen Bewegungen der Kostenstellen (bzw. Konten) kann die wirtschaftliche Lage kontinuierlich überprüft werden. Ein Vergleich mit dem Budget, sowie mit Vorjahreswerten ist dadurch laufend möglich. Dadurch ist besser ersichtlich, welche Bereiche die Kostenverursacher sind und in welchen Bereichen eingespart werden könnte. Das Verbuchen, Addieren (bzw. bei EDV- Buchhaltung bloße Ausdrucken) der Konten, sowie die Analyse sollten zumindest monatlich erfolgen. Weiters wird empfohlen, den Monatsabschluss vom Obmann/von der Obfrau kontrollieren lassen, zumindest den/die KassierIn und den Obmann/die Obfrau kontinuierlich über die budgetäre Situation zu informieren, und wenn möglich monatliche Belegkontrollen durchzuführen. Jahresabschluss Der Jahresabschluss ermittelt die Ausgaben und Einnahmen des Jahres, aufgeteilt in verschiedene Kostenstellen, und den tatsächlichen Geldbestand des Vereines nach Abschluss eines Jahres. Dazu werden die Kostenstellen der Ausgabenseite und die Kostenstellen der Einnahmenseite aufgelistet und addiert bzw. subtrahiert. Zu den Unterschieden zwischen Einnahmen - Ausgaben - Rechnung und Bilanz, sowie zu den Anforderungen, die durch die Bilanzrichtlinien gestellt werden vergleiche die entsprechenden Abschnitte. Verantwortung, Kontrolle, und Folgen mangelhafter Buchhaltung Die ordnungsgemäße Buchführung wird von verschiedenen Stellen gefordert, und entsprechend kontrolliert. Die Kontrolle ist Bestandteil der Förderung aus Mitteln der Entwicklungszusammenarbeit. Aber auch die Finanzbehörden, Sozialversicherungsträger und Gemeinden überzeugen sich immer wieder davon, ob die Bemessungsgrundlagen für die Beiträge und Abgaben richtig ermittelt wurden. Bei nicht ordnungsgemäßer Buchführung kann die Bemessungsgrundlage geschätzt werden, die Abgaben werden nachgefordert. Dies kann zu erheblichen Nachzahlungen führen, die die wirtschaftliche Existenz des Schuldners gefährden. Da NRO meist in der Form von Vereinen organisiert sind, erstreckt sich die Haftung für Rückstände und Schulden nicht nur auf die NRO selbst, sondern auch auf die Geschäftsführung, insbesondere Obmann/Obfrau und KassierIn, die grundsätzlich mit ihrem gesamten Privatvermögen haften. Dies sollte immer bedacht werden, wenn die Mühen einer ordentlichen Buchführung kurzfristig als zu groß erscheinen mögen. Einführung Personalverrechnung Die wichtigste Grundregel zur Personalverrechnung, und den damit verbundenen Pflichten: Anhang Buchhaltung Seite 20/28