Business Process Management mit Doxis4 Doxis4 Task & Process Management Executive Summary Mit dem Doxis4 Business Process Management (BPM) lassen sich kombinierbar mit nur einer Software situative Aufgaben sowie standardisierte und automatisierte Geschäftsprozesse umsetzen. Das neue Doxis4 BPM vollendet die Vision, alle Informationsobjekte und Services im Kontext von ECM & BPM auf einer homogenen und zugleich serviceorientierten Plattform (SOA) mit einem gemeinsamen Metadaten-Kernel zu verwalten. Doxis4 BPM teilt sich in drei auf einander aufbauende Services auf: den Doxis4 Workbasket Service, den Doxis4 Task Management Service für Aufgaben und situative Vorgänge (Design by Doing / ad-hoc-workflow) und den Doxis4 Process Management Service für Modellgetriebene Prozesse (Doing by Design / production workflow).
Zusammenfassung Doxis4 vereint auf einer hybriden Technologieplattform BPM (Business Process Management) und ECM (Enterprise Content Management): Dokumente, Vorgänge und Akten bilden die Brücke zwischen den prozesszentrierten und inhaltszentrierten Ansätzen. Gleichermaßen bietet Doxis4 die Möglichkeit, strukturierte und Ad-hoc-Prozesse abzubilden auch in Kombination. Unternehmenspraxis. Das normative BPM, auch Production Workflow genannt, adressiert Prozesse, bei denen der Ablauf vorab definiert werden kann, während das adaptive BPM, auch Adaptive Case Management, Ad-hoc-Workflow oder Smart Process Applications (nach Forrester) genannt, jegliche Tätigkeiten von Wissensarbeitern unterstützt, die einen Fall bearbeiten. BPM wird traditionell als normative Steuerung von Prozessen verstanden abgeleitet von den arbeitsteiligen Produktionsprozessen in der Industrie. Auf die Büroarbeit übertragen, lenkt normatives BPM so genannte Production Worker bei der Ausführung stark reglementierter Arbeitsschritte. Der moderne Wissensarbeiter (Knowledge Worker) hingegen ist mit variierenden Aufgaben konfrontiert, die sich nicht in ein starres Prozesskorsett zwängen lassen. Daher führt die generelle Automation von Büroarbeit - im Gegensatz zur industriellen Produktion - nicht zwangsläufig zu mehr Effizienz. Hybride Prozesse erleichtern dem Knowledge Worker die tägliche Arbeit. Doxis4 verbindet den Design by Doing - Ansatz mit Doing by Design und ermöglicht es so z.b. auch, Ad-hoc-Workflows millionenfach ablaufen zu lassen. Der Einstieg ins BPM und seine Umsetzung wird mit Doxis4 erheblich vereinfacht und beschleunigt: Vom einfachen Start mit Postkörben (Routing) über den Einsatz des Doxis4 Task Management Service (Ad-hoc-Prozesse) hin zum Ausbau mit dem Doxis4 Process Management Service (Abbildung komplexer Prozessmodelle) bietet Doxis4 einen Bottom-Up - Ansatz Vom Start weg produktiv oder einfach Instant-on. Da Doxis4 eine Plattform für alle Services ist - nicht nur ECM oder nur BPM, profitieren beide Welten von gemeinsamen Metadaten und einheitlichen Services. Prozesse werden mit Akten verbunden, Dokumente mit Prozessen und natürlich auch beliebig umgekehrt. Selbstverständlich können Prozesse auch ohne Dokumente oder Akten ablaufen. Flexibel agieren, ohne die Kontrolle zu verlieren: Doxis4 gibt jederzeit umfassend Auskunft über die Prozessschritte, den Verbleib von Dokumenten und Informationen. Doing by Design vs. Design by Doing Zur besseren Differenzierung unterscheidet das Business Process Management zwischen normativem ( Doing by Design ) und adaptivem BPM ( Design by Doing ). Beide Teildisziplinen des BPM finden sich gleichermaßen in der Abb. 1: "Wasserfall-Modell" für strukturierte Prozesse Strukturierte Prozesse Doing by Design bezeichnet das klassische Top-Down- Prozessmanagement für strukturierte Prozesse, dessen Einführung einem Wasserfall-Modell folgt. Das Grundprinzip lautet: Das Prozessmodell definiert die Ausführung. Jede Ausnahme und Alternative muss im Modell definiert sein oder sie ist nicht oder nur schwer möglich! Dieses Konzept ist anwendbar für immer gleich ablaufende Prozesse wie z.b. für die Bestellabwicklung im Online- Handel oder für die Handy-Freischaltung. Meist zu aufwendig ist die Prozessmodellierung z.b. für Bewerbungsvorgänge und viele weitere typisch administrative Sachbearbeitungsprozesse. Gänzlich ungeeignet ist Doing by Design z.b. für die Durchführung von Projekten und für eine situative Vorgangsbearbeitung, für die sich im Vorfeld keine verbindlichen Prozesse definieren lassen. Ad-hoc-Prozesse Zwar sind Aufgaben wie die Bearbeitung eines Versicherungsfalles oder einer Kundenanfrage nicht starr reglementierbar. Aber kein Sachbearbeiter oder Kundenbetreuer erfindet für jeden Fall das Rad quasi neu. Er wird sich im Gegenteil fragen, ob er bereits einen ähnlichen Fall bearbeitet hat, an dem er sich orientieren und auf den er zurückgreifen kann. Oder er fragt einen Kollegen: Ich hab da ein ähnliches Projekt wie Du, kannst Du mir mal Deinen Projektplan geben, den würde ich gerne adaptieren. Diese Copy & Paste-Methode nimmt ähnliche Fälle als Ausgangspunkt, um sie zu verallgemeinern und letztendlich als Best Practice abzuleiten. Dieses der Praxis abgeschaute Designprinzip wird auch Design by Doing genannt. Seite 2
Während in der Theorie von adaptivem und normativem BPM gesprochen wird, nennt SER die beiden Teildisziplinen der Doxis4 iecm-suite (integriertes Enterprise Content Management) praxisnah Doxis4 Task & Process Management und vereint beide Disziplinen - Doing by Design und Design by Doing - in einer Architektur. Integriertes ECM und BPM Doxis4 verfolgt den Ansatz des Integrated ECM & BPM und grenzt sich dadurch von Middleware- und integrationszentrierten BPM-Systemen ab. Im Gegensatz zu den Middleware-zentrierten BPM-Systemen wird bei Doxis4 keine zusätzliche SOA benötigt, um BPM in die Anwendungslandschaft zu integrieren oder BPM- und ECM-Systeme aufwendig zu verheiraten. Nahtlose Integration Die Doxis4 Workbasket, Task und Process Management Services reihen sich nahtlos in die bestehenden Doxis4 iecm-services ein und bieten folgende Vorteile: Keine getrennte Installation Einheitliche Metadatenverwaltung Einheitliche Systemvoraussetzungen Einheitliche volle Clustering-Fähigkeit (als active/active Farm unabhängiger Knoten) Einheitliche und volle Mandantenfähigkeit und Unicode- Fähigkeit Einheitliche Nutzung des Transport Service auch für Prozessmodelle und Vorgangstypen Einheitliche Nutzung des Doxis4 Agent Service für alle serverseitigen automatischen Aktivitäten Einheitliche Nutzung des Doxis4 Notification Service zur Benachrichtigung Einheitliche Nutzung des Doxis4 Orga Service für die Benutzerverwaltung Einheitliche Nutzung des Doxis4 Security Service für die Berechtigung Einheitliche Systemüberwachung Vordefinierte Filter für schnellen Zugriff auf die Aufgaben Postkorb- Abos On-the-fly -Suche, Filterung und farbliche Hervorhebung in der Trefferliste Doxis4 Task Management Service Ad-hoc-Aufgaben und Vorgänge situativ verwalten Vorgänge auch ohne Prozessmodell Ad-hoc-Planung von Aufgaben Verfeinerung von Aufgaben in Unteraufgaben Wiedervorlagen Flexible Suche nach Aufgaben / Aufgabenlisten in Postkörben und Vorgängen Vorgänge als Dokumentmappen / Hauptdokumentmimik Festlegung und Protokollierung von Entscheidungen Doxis4 Process Management Service Definition und Ausführung von Prozessmodellen Zwei Process Engines: Statecharts und Dependency- Graph (Abhängigkeiten zwischen Aufgaben) (wie beim Projektmanagement / Gantt Charts) Unterstützung von automatischen Aktivitäten Kombination von modell-driven und Ad-hoc-Aufgaben durch Verfeinerung Hybrides Arbeiten mit Prozessen Doxis4 vereint Postkörbe mit vordefinierten Prozessen, Adhoc-Vorgängen und Dokumenten zu hybriden Prozessen. Doch was bedeutet das in der Praxis? Zum Design-Zeitpunkt können Zustandsübergangsdiagramme oder Abhängigkeitsdiagramme beliebig miteinander kombiniert werden. Zustandsübergangsdiagramme oder auch State-Charts bilden eine Abfolge von Aufgaben, die immer eindeutig durchlaufen werden kann. Die Übergänge zwischen zwei Aufgaben können dabei mit Entscheidungen (z.b. Budget freigegeben ) oder auch SQL- Doxis4 dient allen Unternehmensbereichen von der Unternehmensentwicklung und Organisation über die Fachabteilungen bis hin zur IT, um dokumentenbasierte Geschäftsprozesse ad hoc und standardisiert - selbstständig zu modellieren, zu verwalten, zu optimieren und auszuführen. Wichtiges Merkmal ist eine gemeinsame Metadaten-Plattform für alle Dokumente, Akten, Vorgänge und Aufgaben. Doxis4 Workbasket Service Persönliche Postkörbe Gruppenpostkörbe Zugriff auf (freigegebene) fremde Postkörbe / Vertreterregelung Verteilung von Dokumenten, Aufgaben und Vorgängen Abb. 2: Designprinzip "Design by Doing" Seite 3
Anweisungen gegen Attribute des Vorganges (z.b. WHERE- BETRAG> 50000 ) versehen werden. Aufgaben lassen sich an beliebigen Stellen in Unteraufgaben zerlegen. Wird z.b. eine Unteraufgabe mit einem Abhängigkeitsdiagramm abgebildet, lassen sich Aufgaben wie in einem Gantt-Chart in sequentieller und paralleler Abfolge beschreiben. Eine abhängige Aufgabe kann erst dann starten, wenn die vorherige Aufgabe beendet wurde. Darüber hinaus kann auch eine Menge von Aufgaben als Prozessmodell ohne Pfeile definiert werden. Wenn die Modellierung von Unteraufgaben sehr viele Sonderfälle umfasst, die nur selten zur Anwendung kommen, bietet Doxis4 BPM mit seinem hybriden Ansatz neue und vor allem einfache Möglichkeiten der Modellierung. Zum einen können Sonderfälle über optionale Aufgaben die nicht in jedem Prozess abgearbeitet werden müssen abgedeckt werden. Zum anderen kann das Prozessmodell als Vorlage dienen. Nicht jeder Sonderfall muss definiert werden. Durch die adaptiven Fähigkeiten der Doxis4-Software, lassen sich by-the-way Sonderfälle ad hoc einfügen und umsetzen. Freiheiten bei der Auswahl der Empfänger und das zum Design-Zeitpunkt der Dialog für die Empfänger- Definitionen bietet viele Möglichkeiten. Mit ihm wird festgelegt, wer eine Aufgabe durchführen soll oder darf. Die einfachste Form der Empfänger-Zuordnung erfolgt in der Prozessdefinition durch Auswahl von persönlichen oder Organisations-Postkörben. Ist aber mehr Flexibilität gefordert, soll beispielsweise der Initiator eines Vorganges eine spätere Aufgabe erhalten, oder soll ein Mitarbeiter über eine Abfrage gegen die Organisation, z.b. der Mitarbeiter im Einkauf für den Bereich IT, ermittelt werden, dann kommen Empfänger-Definitionen zum Einsatz. Selbstverständlich bietet Doxis4 BPM aber auch die klassische Herangehensweise mit durchdesignten Prozessmodellen: Hier kann der hybride Ansatz als Option gesehen werden. Mehrwerte gegenüber BPMN2 Entscheidungen wirken sich direkt auf die Benutzerführung in den Doxis4-Clients aus. Alle möglichen Entscheidungen an einer Aufgabe werden direkt in Schaltflächen im Menüband umgesetzt, inkl. eines grafischen Icons und ohne Programmierung. Entscheidungsdefinitionen können zusammen mit den Anwendern modelliert werden mit einem entsprechenden Namen und dem Icon für die Endbenutzer-Clients. Entscheidungen schließen Aufgaben ab und bestimmen ggf. den Fluss zwischen einzelnen Aufgaben. Beides wird für den Benutzer gleichermaßen dargestellt, mit dem Icon und dem definierten Namen der Entscheidung. Der Nutzer muss sich nicht mit für ihn nichtssagenden Folgeaufgaben (z.b. OK ) herumschlagen, sondern schließt seine Aufgabe mit einer von ihm definierten Entscheidung ab. Anschließend übernehmen andere Nutzer! Ein weiterer echter Mehrwert gegenüber BPMN2 ist es, ein Prozessmodell als Kopie instanziieren zu können. Zur Laufzeit kann dieses dann noch angepasst werden (für Abhängigkeitsgraphen) dies ist in klassischen BPM-Systemen undenkbar. So kann bereits vorhandenes Prozess-Know-how einfach adaptiert und wiederverwendet werden. Arbeiten mit den Doxis4 BPM Services Postkörbe Um dem Mitarbeiter einen Zugriff auf die jeweiligen Prozessschritte (Aufgaben) zu ermöglichen, werden diese übersichtlich in den Doxis4-Clients in Postkörben dargestellt. Der Postkorb ist dabei mit einem E-Mail-Postfach vergleichbar. Es wird unterschieden zwischen eigenen, fremden und einer Gruppe zugeordneten Postkörben. Der Zugriff auf Gruppenpostkörbe sowie fremde Postkörbe kann entsprechend berechtigt werden. Innerhalb der jeweiligen Postkörbe ist auf einen Blick erkennbar, welche Aufgaben noch zu erledigen sind, auf Wiedervorlage liegen oder auch bereits abgeschlossen sind. Dazu werden die Aufgaben automatisch in den Postkörben dem jeweiligen Status zugeordnet. Ein numerischer Hinweis am jeweiligen Status zeigt direkt, wie viele Aufgaben dort jeweils zugeordnet sind. Umfangreiche Filtermethoden, Sortierungskriterien und Suchfunktionen erleichtern den Umgang mit den Aufgaben. Postkorb-Abonnement Der Benutzer erhält vom Administrator vordefinierte Abonnements zur Auswahl und muss nur noch entscheiden, welche er für seinen Postkorb aktivieren möchte. Übersicht im Postkorb Der Postkorb bietet eine On-the-fly-Suche, die Filterung nach und das Highlighting von Metadaten der Trefferliste, so dass relevante Aufgaben darin sehr schnell gefunden werden. Anzeige eines Vorgangs Eine Vorgangsübersicht, die Vorgangsmaske, Anlagen und Viewer können zusammen anzeigt werden. Zusätzlich steht eine Liste von Kommentaren im Vorgang zur Verfügung. Der Administrator kann die verfügbaren Ansichten vordefinieren und der Benutzer jedes Element ein- oder ausblenden. Seite 4
Anzeige von Aufgaben eines Vorgangs Der Anwender erhält eine Ansicht, die alle Aufgaben eines Vorgangs anzeigt. Er sieht auf einen Blick, welche Aufgaben bereits erledigt, in welche Unteraufgaben sie ggf. zerlegt wurden und welche zukünftigen Aufgaben bereits geplant sind. Diese Ansicht ist zum einen das Herzstück beim Design by Doing, gibt aber auch beim Doing by Design eine schnelle Übersicht der bereits ausgeführten Aufgaben. Ad-hoc-Prozesse Die überwiegenden Prozesse der Sachbearbeitung sind unstrukturiert ( Design by Doing ) oder nur in Teilen strukturierbar. Hier spricht man auch von Aufgaben- oder Fall- Management (Case Management). Beim Case Management erhalten die Mitarbeiter mehr Verantwortung und einen größeren Handlungsspielraum, was sich positiv auf die Motivation auswirkt. Der Verlauf und das Ergebnis dieser Prozesse sind nicht vorhersehbar. Es obliegt der Erfahrung des verantwortlichen Mitarbeiters zu entscheiden, welche die nächsten Schritte sind und welche Mitarbeiter an der Bearbeitung des Falls beteiligt sind. Um dem Anwender die Erstellung von diesen durchaus auch umfangreichen Prozessen zu ermöglichen, stellt der Doxis4 Task Management Service in den Doxis4-Clients eine einfach zu bedienende Prozessmodellierung zur Verfügung. Die Erstellung eines Prozesses kann sowohl sequentielle als auch parallele Aufgaben umfassen. Hier sind vor allem die Entscheidungen zu nennen, die im Prozessmodell vordefiniert werden können und mit denen der Benutzer eine Aufgabe im Client abschließen kann. Ein wichtiger Beitrag, die Komplexität workflowgestützter Anwendungen zu reduzieren, ist der Ansatz, in einem Vorgang Bottom-up einfach mal schnell festzulegen, wer welche Aufgabe bis wann und ggf. in welcher Reihenfolge erledigen soll. Über Customizing kann ermöglicht werden, dass der Anwender modellierte Prozesse als Vorlage speichern kann. Diese können dann zu einem späteren Zeitpunkt entweder erneut ausgeführt oder wiederum als Ausgangspunkt für einen neu zu erstellenden Prozess herangezogen werden. Jede Aufgabe kann in Unteraufgaben aufgeteilt werden, ohne dabei einem Prozessmodell folgen zu müssen! Einer parallelen Bearbeitung von Aufgaben steht dabei nichts im Wege. Der Initiator der Aufgabe behält jederzeit den Überblick und weiß, in welchem Stadium sich der Prozess befindet. Diese totale Freiheit ist aber lediglich eine Option Adhoc-Prozesse können auch mit klassischen Prozessmodellen kombiniert werden. Damit ist eine flexible und passgenaue Abbildung aller Prozesse eines Unternehmens möglich. Alle erstellten Ad-hoc-Prozesse werden dem Anwender ebenfalls grafisch dargestellt. Dabei ist immer erkennbar, in welchem Prozessschritt sich die Aufgabe gerade befindet. Ist der Anwender dazu berechtigt, kann er auch innerhalb eines laufenden Prozesses einen Prozessschritt in weitere Unteraufgaben aufteilen, ohne dass der Prozess komplett neu erstellt werden muss. Fallback-Mechanismen verhindern, Abb. 3: Postkörbe, Aufgabenliste und grafische Darstellung eines Prozessmodells im Doxis4 wincube-client Seite 5
dass eine Aufgabe, z.b. durch die Angabe eines falschen Postkorbes, ins Stocken gerät. Die Auswahl eines Empfängers (Postkorbes) ist denkbar einfach: Wie in einem E-Mail Programm werden alle für den Workflow berechtigten Doxis4-System-Benutzer dem Anwender als Empfänger vorgeschlagen. Hierfür steht eine Auswahlhilfe zur Verfügung, so dass der Anwender lediglich einen Teil des Empfängernamens eingeben muss, um entsprechende Vorschläge zu erhalten. Standardisierte Prozesse Nicht selten werden standardisierte Prozesse nicht sofort als solche erkannt. Erst durch die Handlungspraxis wird sichtbar, dass es sich hierbei um immer gleiche Abläufe handelt. Diese zuvor ad hoc geplanten und ausgeführten Abläufe lassen sich mit dem Doxis4 Process Management Service in Standardprozesse überführen. Doxis4 Task & Process Management vereint beide Konzepte, ermöglicht eine verständliche Modellierung und bietet ein einheitliches Konzept zur Kombination von Runtime und Buildtime. Vordefinierte Prozessmodelle werden grafisch im Designund Administrationsclient der Doxis4 Suite, dem Doxis4 cubedesigner, erstellt. Hier stehen - neben den aus der Modellierung der Ad-hoc-Prozesse bekannten Möglichkeiten - viele weitere Optionen zur Verfügung. Es können automatische Aktivitäten erstellt werden (z.b. Datenaustausch mit weiteren Systemen), die einen Agenten des Doxis4 Agent Service anstoßen. Während des Prozess-Designs können verschiedene Einstellungen vorgenommen werden, die die weitere Ausführung eines Prozessschrittes beeinflussen: Es kann zugelassen oder verhindert werden, ob ein Prozessschritt von einem Anwender durch Ad-hoc-Prozesse verfeinert werden kann. Des Weiteren können maximale Durchlaufzeiten definiert und Prioritäten eingerichtet werden. Der Umgang mit dem Doxis4 cubedesigner ist auch bei der Erstellung eines Prozesses denkbar einfach. Der Anwender kann schnell über Kontextmenüs auf häufig benötigte Funktionen zugreifen und so auch komplexe Prozesse sicher und einfach designen. Flexibel ohne die Kontrolle zu verlieren Mehr Flexibilität und eine fallbasierte Vorgehensweise sind für die Akzeptanz eines Workflow-Systems sehr wichtig und unbestritten. Mehr Flexibilität darf aber nicht bedeuten, dass die Prozesse dadurch nicht mehr nachvollziehbar sind. Doxis4 Task & Process Management unterstützt daher zuverlässig bei der Beantwortung folgender beispielhafter Fragen: Bei wem ist gerade welche Aufgabe in Bearbeitung? Welche Aufgaben eines Vorgangs müssen bis zu welchem Termin erledigt werden? Welche Aufgaben sind überfällig? Abb. 4: Prozessmodellierung im Doxis4 cubedesigner-client Seite 6
Wie viele Vorgänge zu welchem Vorgangstyp sind gerade in Bearbeitung? Die Verwaltung der Vorgänge und Aufgaben erfolgt als Informationsobjekte auf der Doxis4 Content Service Bus (CSB)- Plattform, womit deren vielfältige Mechanismen für Suche, Nachvollziehbarkeit und Benachrichtigung nutzbar sind: 1. Nach Aufgaben und Vorgängen kann über den Doxis4 Search Service flexibel gesucht werden. 2. Trefferlisten lassen sich schnell gruppieren und filtern und Suchen als Favoriten speichern. 3. Such-Abos des (optionalen) Doxis4 Notification Service können flexibel erstellt werden, um beispielsweise aktiv über anstehende Termine von Aufgaben zu informieren. 4. Gelegenheitsbenutzer können sich über spezielle Postkorb-Abos z.b. über neue Aufgaben, über bald fällige Aufgaben oder länger nicht bearbeitete Aufgaben informieren lassen. 6. Der Status aller Aufgaben eines Vorgangs lässt sich aus einer Aufgabenliste im Vorgang direkt ablesen. Die Doxis4 Workbasket, Task und Process Management Services der Doxis4 iecm-suite sind Bausteine der Doxis4- iecm-suite, basierend auf einer serviceorientierten Plattform (SOA) mit einem gemeinsamen Metadaten-Kernel. In diesem Fact Sheets wurden folgende Services beschrieben: Doxis4 Workbasket Service Doxis4 Task Management Service Doxis4 Process Management Service Technische Voraussetzungen Doxis4 Content Service Bus (CSB) ab Version V03.01 Doxis4 wincube oder webcube ab Version V07.00 optional: Doxis4 mobilecube ab Version V03.00 5. Änderungen an Vorgängen werden mit dem (optionalen) Doxis4 Audit Trail Service protokolliert. Abb. 5: Doxis4 Content Service Bus (CSB)-Architektur mit BPM Services Seite 7
Abb. 4: Architekturgrafik der Doxis4 iecm-suite Product Scorecard Doxis4 Workbasket, Task und Process Management Services Doxis4 Workbasket, Task und Process Management Services Vorgang agiert als Vorgangsmappe oder Umlaufmappe, die Verweise auf andere Dokumente, Vorgänge oder Akten umfasst Ad-hoc-Erstellung und Weiterleitung von Dokumenten über o.g. Vorgangsmappen Verwaltung von Vorgängen als eigenständige Informationsobjekte / Geschäftsvorfälle / Cases Hauptdokumentmimik für ein führendes Dokument oder reines Document Routing. Unterstützung von traditionellem und adaptiven BPM by Design Vorgänge können ad hoc zwischen verschiedenen Postkörben versendet werden Geringe Einstiegshürde durch Bottom-up - Vorgehensweise des Design by Doing Ad-hoc-Entscheidungen für Aufgaben definieren und protokollieren Aufgaben situativ planen und flexibel ausführen, ohne die Kontrolle zu verlieren Integriertes ECM & BPM auf der gemeinsamen Doxis4 CSB Plattform anstatt Integration heterogener Systeme Einheitliche Nutzung verschiedener Services der Doxis4 CSB Plattform für alle Informationsobjekte (insb. Dokumente, Vorgänge, Akten) Vorgänge mit Metadaten verwalten, suchen und berechtigen Kommentarfunktion im Vorgang Versand Zur Kenntnis Doxis4 Workbasket Service Wiedervorlagefunktion Aktive Benachrichtigung über neue Postkorb- Einträge per E-Mail (mit Doxis4 Notification Service) Unterstützung von persönlichen Postkörben und Gruppenpostkörben Seite 8
Freigabe von persönlichen Postkörben für andere Benutzer (Stellvertreterregelung) Vordefinierte Schnellansichten (Filter) für Aufgaben: offen noch zu erledigen kürzlich erledigt zur Kenntnis auf Wiedervorlage auf Erledigung wartend Filterung nach Vorgangstypen mit der Möglichkeit, spezielle Trefferlisten (z.b. für Rechnungsprüfung) einzusetzen Statusübersicht aller Aufgaben eines Vorgangs Doxis4 Process Management Service Definition und Ausführung von Prozessmodellen Zwei Process Engines: Statecharts / Flowcharts (Zustandsübergangsdiagramm) und Gantt Charts / DependencyGraph (Abhängigkeiten zwischen Aufgaben) Kombination und Wechsel der Process Engines ( modell-driven und Ad-hoc-Aufgaben ) auf jeder Verfeinerungsstufe Unterstützung von automatischen Aktivitäten Administrative Erstellung mehrerer Postkorb-Abos alleine oder in Kombination nutzbar. Aktivierung dieser Abonnements auch durch den Benutzer! z.b. alle 15 Minuten über neue Aufgaben informieren z.b. einmal täglich über überfällige Aufgaben informieren z.b. einmal täglich über Aufgaben mit Wiedervorlage in drei Tagen informieren Ermitteln von Abonnement-Empfängern aus Vorgangsattributen (z.b. E-Mail an den jeweiligen Vorgangsverantwortlichen für alle Vorgänge, für die gilt, dass ) Vordefinition möglicher Entscheidungen Definition von bedingten Verzweigungen Festlegung von Regeln im Prozessmodell, z.b. wer soll welche Aufgabe erledigen Weitere Highlights Weitere Services der Doxis4 iecm-suite können nahtlos von den Doxis4 BPM Service genutzt werden (z.b. Doxis4 Agent Service, Doxis4 Notification Service) Einheitliche Metadatenplattform On-the-fly-Suche im Postkorb Nachverfolgung von Aufgaben mit Wiedervorlage, Terminsetzung und Prioritätenvergabe Möglichkeit, Aufgaben in einen ungelesen Zustand zu versetzen Doxis4 Task Management Service Termine, Prioritäten und Bearbeiter von Aufgaben festlegen Vorgänge auch ohne Prozessmodell Verfeinerung von Aufgaben in Unteraufgaben (beliebig tief!) Möglichkeit, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben festzulegen: leicht und verständlich sequentiell, parallel oder mit beliebigen Abhängigkeiten (wie in einem Gantt-Chart) Flexible Suche nach Aufgaben / Aufgabenlisten in Postkörben und Vorgängen Festlegung und Protokollierung von Entscheidungen Einheitliche und zentrale User- sowie Rechteverwaltung Intuitives Design von normativen Prozessen im Doxis4 cubedesigner Administrative Festlegung, ob Prozesse vom Anwender verfeinert werden können Ad-hoc-Workflows sowohl im Doxis4 Windowsbasierten (wincube) als auch webbasierten (webcube) Client erstellen Mobile Workflow-Teilnahme mit dem optionalen Doxis4 mobilecube-client Kundenspezifische Mehrfach-Deskriptoren / Attribute für Vorgänge / Prozessinstanzen Kundenspezifische Einfach-Deskriptoren / Attribute für Aufgaben / Workitems Unterstützung verschiedener Vorgangs- Repositories (horizontale Partitionierung in verschiedene Töpfe ) Suche über mehrere Repositories Seite 9
Gemeinsame Suche nach Dokumenten, Vorgängen und Akten Gemeinsame Darstellung der vorgenannten Suchergebnisse in einer Trefferliste Schnellsuche (QuickSearch) inkl. Hotkey (Suche über Tastaturkürzel aus anderen Anwendungen) für Vorgänge/Aufgaben Suche nach beendeten Aufgaben Aufgabenliste zu einem Vorgang (einschl. geplanter und beendeter Aufgaben) Verschiedene Bedingungen, wann Oberaufgaben in Abhängigkeit der Unteraufgaben beendet werden können, wann Unteraufgaben ausgelassen werden oder optional sind Deklarative Beschreibung der Ausführenden ( Benutzer, für die gilt, dass ) Festlegung von Verantwortlichen und Mitwirkenden (für Unteraufgaben) Anpassbarkeit, welche Elemente in der Übersichtsdarstellung sichtbar sind Anzeige des Ausführungszustands im Prozessmodell Logisches Löschen ( in Papierkorb verschieben ) und Wiederherstellen von Vorgängen Suche nach logisch gelöschten Vorgängen (einschl. wer & wann hat logisch gelöscht) Getrennte Berechtigung für logisches und physikalisches Löschen von Vorgängen Nutzung des Doxis4 Transport Service für die Doxis4 BPM Services von: Rechten (Script-)Agenten Prozessmodellen Vorgangstypen und Deskriptoren Eingabemasken Hinweis zum Dokument Das vorliegende Fact Sheet bezieht sich auf die Produktversion V01.00 der Doxis4 Workbasket, Task und Process Management Services. Herausgeber SERgroup Holding Europe GmbH Joseph-Schumpeter-Allee 19 D-53227 Bonn Tel: +49 228 90896-0 www.ser.de info@ser.de Internet: Deutschland: www.ser.de info@ser.de Österreich: www.ser.at office@ser.at Schweiz: www.ser.ch info@ser.ch Technische Änderungen, Irrtümer und Druckfehler vorbehalten. Alle Warenzeichen sind eingetragene Warenzeichen ihrer Eigentümer. Aussagen über gesetzliche, rechtliche und steuerliche Vorschriften gelten als nicht verbindlich. Alle Angaben im Prospekt sind als annähernd zu betrachten. Änderungen in Konstruktion und Lieferumfang bleiben vorbehalten. (V01.00, D) SERgroup Holding Europe GmbH Seite 10