Kongress Effizienter Staat Forum Shared Service Centers II Effizienz- und Qualitätspotenziale optimal nutzen BASF European Shared Services Center Berlin, 22.04.2008 Johannes Brinkkötter, BASF Services Europe GmbH
BASF Auf einen Blick BASF The Chemical Company Das weltweit führende Chemieunternehmen Bietet intelligente Systemlösungen und hochwertige Produkte für fast alle Branchen Umsatz 2007: 57.951 Millionen Ergebnis der Betriebstätigkeit (EBIT) 2007: 7.316 Millionen Mitarbeiter (zum Jahresende 2007): 95.175 Umwandlung der BASF Aktiengesellschaft in eine Europäische Gesellschaft (Societas Europaea, SE) im Januar 2008 BASF European Shared Services, J. Brinkkötter 2
Strategische Zielsetzung für Services in der BASF Gruppe Effizienz &Kosten Plattform für Prozessstandardisierung und flächendeckenden Einsatz moderner Technologie; Realisierung von Skaleneffekten Qualität & Compliance Gesellschaftsübergreifende Organisation sichert Qualität nach konsistenten Vorgaben, Fachkenntnisse werden gebündelt und vertieft Integration & Wachstum Durch standardisierte Prozesse und Vorgehensweisen können neue Einheiten und Aufgaben effizient in die BASF Gruppe integriert werden Fokus auf Kern- kompetenzen Entlastung der lokalen Gesellschaften durch Übernahme von Abwicklungsaufgaben, Aktualisierung und Optimierung von unterstützenden Dienstleistungen durch die Service Center BASF European Shared Services, J. Brinkkötter 3
Effiziente Erbringung von Services in Europa Medizinischer Dienst Responsible Care Financial Services Facility Management Recht, Steuern, Vers. Treasury Servicefunktion Office Service Catering Public Relations Information Management Debitorenbuchhaltung Kreditmanagement Produktsicherheit Betriebsabrechnung Lokale HR-Betreuung Personalservices Lokal National/ Transnational Europaweit European Shared Service Center Berlin BASF European Shared Services, J. Brinkkötter 4
BASF European Shared Service Center (ESSC) Auf einen Blick ESSC erbringt Services aus den Bereichen Finanz- und Rechnungswesen sowie Personal Services für die europäische BASF Gruppe (25 Länder, ~120 Gesellschaften, ~25.000 Mitarbeiter) Berlin Mitarbeiter: i 511 (Stand April 2008) Go-Live Pilot Finanzen: January 2006 Go-Live Pilot Personal: May 2006 Voraussichtlicher Projektabschluss: 2009 BASF European Shared Services, J. Brinkkötter 5
Schrittweiser Aufbau eines globalen Shared Service Netzwerks Systeme Individuelle ERP-Systeme Reduzierung der ERP-Systeme Konsolidierung auf regionale Syst. Prozesse Maßgeschneiderte Prozesse Definition der Prozesse Standardisierung Globales Shared Services Netzwerk Regionale Shared Service Initiativen Konsolidierung in der Region Konsolidierung im Business Center Standortservices Standorte Regionale Service Center Business Center Organisation Stand-alone Organisation Organisation BASF European Shared Services, J. Brinkkötter 6
BASF Shared Service Center Standorte Florham Park Rockaway ay Berlin Ludwigshafen Freeport Kuala Lumpur Sao Paulo Regionale Shared Service Center Service Center an einem Verbundstandort BASF European Shared Services, J. Brinkkötter 7
Standortentscheidung für ein ESSC in Berlin Arbeitsmarktpotenzial (z. B. Qualifikation, Fremdsprachen) Infrastruktur Wirtschaftliches Umfeld, Attraktivität Kosten Gesamtnutzen für BASF-Gruppe Unter Abwägung aller Kriterien ist die Entscheidung für Berlin-Friedrichshain gefallen. BASF European Shared Services, J. Brinkkötter 8
ESSC leistet bereits in der Aufbauphase einen Wertbeitrag für BASF Quick Wins Ausblick Effizienz & Kosten Qualität & Compliance Integration & Wachstum Aufwandsbasierte Weiterverrechnung Fokus auf Kernkom- petenzen Gesteigerte Kostentransparenz Harmonisierung von Prozessen Einführung ng einheitlicher Technologieplattformen Gesteigerte Prozesstransparenz Einheitliche Anwendung von Richtlinien Zentraler Partner in Veränderungsprojekten aller Art Best Practises global als Standards d etablieren Weiterentwicklung der Technologie Mitarbeiterentwicklung End to End -Prozessoptimierung unter Einbeziehung anderer Einheiten BASF European Shared Services, J. Brinkkötter 9
Beispiel HR-Services: ESSC als Ansprechpartner für alle Personalthemen In Zukunft ist das ESSC der zentrale Ansprechpartner in HR- Themen für die Mitarbeiter der europäischen BASF-Gruppe. Das ESSC stellt europaweit einheitliche Kontaktkanäle zur Verfügung (eine Mail-Adresse, eine Telefonnummer, eine Faxnummer). Das Contact Center ist von 07:30 bis 18:00 Uhr erreichbar. Etwa 85% der Anrufe werden innerhalb von 20 Sekunden beantwortet. 95% der Anfragen werden innerhalb von 24 Stunden bearbeitet. BASF European Shared Services, J. Brinkkötter 10
Ausgangssituation und Zielbild Services auf Gesellschaftsebene European Shared Service Center Dezentralisierte, heterogene Prozesse Europaweit standardisierte Prozesse Unterschiedliche Kompetenzen in den verschiedenen Gesellschaften Gesellschaftsspezifische Infrastruktur bzw. Technologie Einheitliche Aufgabenteilung, Nutzung von Synergien Prozessspezialisten im Service Center Best Practices für die ganze Gruppe genutzt Viele heterogene Teams Ein Team an verschiedenen Standorten BASF European Shared Services, J. Brinkkötter 11
Change Management als wichtiger Ef Erfolgsfaktor f Herausforderungen bei der Einführung von Shared Services Mitarbeiter in lokalen Finanz- und Personalabteilungen bzw. Arbeitnehmervertretungen stehen Servicebündelung besonders kritisch gegenüber Tiefgreifende Veränderung der Aufgaben und Strukturen der lokalen Finanz- und HR-Abteilungen Kulturschock für Mitarbeiter durch neue Organisation, neue Technologien, veränderte Prozessabläufe und höhere Selbstverantwortung t t Frühzeitige und umfassende Einbindung aller Stakeholder erforderlich! Lokales Management empfindet Servicebündelung als Quasi-Outsourcing i BASF European Shared Services, J. Brinkkötter 12
Lessons Learnt Kiti Kritische Erfolgsfaktoren Ef f Integration in die BASF-Gruppenstrategie Klares Erwartungsmanagement ( no walk in the park ) Sichtbare Top-Management Unterstützung Erfahrene Mitarbeiter für die Projektorganisation Gutes Arbeitsverhältnis zwischen Center und lokalen Gesellschaften BASF European Shared Services, J. Brinkkötter 13