Veränderungen im Organisationsprozess als Voraussetzung für die Ausschöpfung von Effizienzpotenzialen der IT

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1 Public Sector Veränderungen im Organisationsprozess als Voraussetzung für die Ausschöpfung von Effizienzpotenzialen der IT Astrid Göbel, Partner 22. April 2008 ADVISORY

2 Unsere einzige Sicherheit ist unsere Fähigkeit, Wandel zu gestalten. John Lilly 2

3 KPMG Kurzprofil Eines der weltweit führenden Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsunternehmen KPMG Europe LLP Größte und leistungsstärkste Wirtschaftsprüfungsund Beratungsgesellschaft in Europa Zusammenschluss europäischer KPMG-Konzerngesellschaften, derzeit KPMG Deutschland, KPMG UK und KPMG Schweiz* rund Mitarbeiter an 57 Standorten KPMG in Deutschland über Mitarbeiter an mehr als 20 Standorten Gesamtumsatz: 1,2 Mrd. Audit: 47 % Tax: 22 % Advisory: 31 % *Die Zustimmung der Schweizer Regulierungsbehörde wird für Frühjahr 2008 erwartet. 3

4 KPMG Ihr Partner für den öffentlichen Sektor Branchenspezialisierung für wesentliche Sektoren unserer Wirtschaft Unsere Mitarbeiter sind Spezialisten auf ihrem jeweiligen Fachgebiet Audit (Wirtschaftsprüfung), Tax (Steuerberatung) oder Advisory (betriebswirtschaftliche Beratung) und besitzen das notwendige Fachwissen über den öffentlichen Sektor Government Health Care Non-Profit-Organisationen 4

5 Unser Engagement Institut für den öffentlichen Sektor e.v. Aufbereitung aktueller Themen und Entwicklungen aus den Bereichen Public Management und Public Corporate Governance Forum zum Meinungsaustausch und zur Diskussion Roundtables Herausgeber der Zeitschrift PublicGovernance Hochschulkooperation Stiftungsprofessur "Public and Financial Management" im Rahmen des neuen Studiengangs "Executive Master of Public Management" der Hertie School of Governance und der Universität Potsdam 5

6 Regierungsprogramm Zukunftsorientierte Verwaltung durch Innovationen Handlungsfelder Personal (u. a. E-Learning) Steuerung Organisation (u. a. D115-Einheitliche Behördenrufnummer, IT-gestützes Haushaltsaufstellungsverfahren, E-Vorgangsbearbeitung/Dokumentenmanagement) E-Government 2.0 Handlungsfelder Portfolio (u. a. Ausbau des eservice der Deutschen Rentenversicherung, Elektronische Sortenakte eakte) Prozessketten (u. a. Bürokratiekostenreduzierung durch optimierte IT-basierte Informationsbereitstellung) Identifikation (u. a. Elektronischer Personalausweis) Kommunikation (u. a. Bürgerportale, Deutschland-Online Infrastruktur) IT / E-Government als Bestandteil zahlreicher Modernisierungsvorhaben 6

7 IT-Projektrisiken Eine kürzlich von KPMG durchgeführte Umfrage bestätigt erneut: In vielen Unternehmen schlägt mindestens ein IT-Projekt pro Jahr fehl Die Kosten für fehlgeschlagene IT-Projekte liegen zwischen 0,5 Mio. US$ und 5 Mio. US$ Nahezu 60 Prozent der Unternehmen haben entweder keinen Prozess oder nur einen informellen Prozess, um die realisierten Effizienzpotenziale der IT-Projekte zu messen Eine deutliche Mehrheit der IT-Projekte liefert weniger als 75% der geplanten Effizienzpotenziale 7

8 Die europäische Herausforderung Zielsetzung: E-Government als wichtiger Standortfaktor Heute: Deutschland in Europa unter den Top 10 bei E- Government Ziel bis 2010: unter den Top 3 (Hannoversche Erklärung) Voraussetzungen: Gemeinsame Organisation der IT von Bund, Ländern und Kommunen Integration der Verwaltungsprozesse 8

9 IT-Einsatz erfordert organisatorische Veränderungen Bisher primär Fokussierung auf technische Anforderungen Notwendige Prozess- und Strukturveränderungen wurden bisher unterschätzt Prozesse sollten aufgabenkritisch, d.h. ziel- und serviceorientiert neu.. gestalte[t] * werden Erst das Zusammenwirken von Organisation und IT schöpft das Potenzial aus Change Management erforderlich Begleitung durch Fortbildungsmaßnahmen Schaffung von Akzeptanz bei den Beschäftigten *BMI; Regierungsprogramm Zukunftsorientierte Verwaltung durch Innovationen. 9

10 Prozessveränderungen am Beispiel Einheitlicher Ansprechpartner EU-Dienstleistungsrichtlinie (DLR) Umsetzung bis Ende 2009 Art. 6 DLR: Einrichtung Einheitlicher Ansprechpartner Ist-Zustand Soll-Zustand Behörde1 Dienstleister Einheitlicher Ansprechpartner Behörde 2 Behörde 3 Behörde 4 Behörde 5 Abwicklung von Verfahren und Formalitäten in Zusammenhang mit der Aufnahme und Ausübung von Dienstleistungstätigkeiten. Informationsaufgaben aber keine Zuständigkeit in der Sache! Behörde 6 Quelle: Ministerialdirigent Prof. Dr. Utz Schliesky, Leiter der Abteilung Verwaltungsmodernisierung, Finanzministerium des Landes Schleswig-Holstein 10

11 Mit Prozessverbesserungen Chancen und Risiken von IT-Projekten erfolgreich ausbalancieren TECHNOLOGIEN Skalierbarkeit Machbarkeit Kosten Datenintegrität PROZESSE Effizienz Schnelligkeit Zeitvorgaben einhalten Ressourcenallokation Chancen PROJEKTRISIKEN Effektivität Nachhaltige Zieleinhaltung Qualität der Informationen Transparenz Risiken MITARBEITER Verantwortung Wissen und Fähigkeiten Change Management 11

12 Prozessverbesserungen in den IT-Projektablauf einbinden 12

13 Zielerreichung durch Change Management Plan Analyse Design Implementierung Projekt- Controlling Strategie für Veränderung zielorientiert geplant und durchgeführt Widerstand gegen Veränderungen auf ein Minimum gebracht Mitarbeiterführung darauf abgestimmt Mitarbeiter einbezogen Organisationsstrukturen and Fähigkeiten sind mit den Veränderungszielen abgestimmt Laufende MA-Entwicklung und Verbesserung der Vorgehensweisen führen zum maximalen Erfolg 13

14 Ständiger Kreislauf zum Erfolg 14

15 Unser Programmbeitrag 11:30 13:00 Uhr: Forum III PPP Best Practice: Konkrete Projekte Konkrete Erfahrungen Moderation: Dr. Jörg Christen, Finanzministerium Rheinland-Pfalz u. a.: Dr. Steffen Wagner, KPMG 16:00 17:30 Uhr: Forum VIII Shared Service Center II Effizienz- und Qualitätspotenziale optimal nutzen Moderation: Dr. Ferdinand Schuster, Institut für den öffentlichen Sektor e.v. Andreas Reimann, KPMG Johannes Brinkkötter, BASF Services Europe GmbH Dr. Reinhard Timmer, BMI 17:45 Uhr: Verleihung des Innovationspreises PPP 2008 Keynote Wirtschaft 15

16 Der beste Weg, die Zukunft vorauszusagen, ist, sie zu gestalten. Willy Brandt 16

17 Kontakt: KPMG Deutsche Treuhand-Gesellschaft Aktiengesellschaft Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Astrid Göbel T astridgoebel@kpmg.com Die enthaltenen Informationen sind allgemeiner Natur und nicht auf die spezielle Situation einer Einzelperson oder einer juristischen Person ausgerichtet. Obwohl wir uns bemühen, zuverlässige und aktuelle Informationen zu liefern, können wir nicht garantieren, dass diese Informationen so zutreffend sind wie zum Zeitpunkt ihres Eingangs oder dass sie auch in Zukunft so zutreffend sein werden. Niemand sollte auf Grund dieser Informationen handeln ohne geeigneten fachlichen Rat und ohne gründliche Analyse der betreffenden Situation. 17