das erp - system für einzel - auftrags - und serienfertiger sowie technische dienstleister
Produktspezifikation IBeeS.ERP im Überblick... IBeeS.ERP Systemarchitektur... 4 6 Standardfunktionalitäten Bereich Stammdatenverwaltung... Bereich Vertrieb... Bereich Einkauf... Bereich Lager... Bereich Konstruktion / Arbeitsvorbereitung... Bereich Fertigung... Bereich Rückmeldungen... Bereich Controlling... Bereich Kaufmännischer Bereich... Bereich Personalwesen... Bereich Office... 6 8 10 11 12 13 14 14 15 16 16 Weitere Funktionalitäten... 18 Ergänzungsmodule... 19 IBeeS.PLANNER... Weitere Produkte... 21 Systemvoraussetzungen... 22 Installation... 22 Dienstleistungen der IBeeS GmbH... 23 20
» Reporterstellung mittels Open-Source-Tool es entstehen keine zusätzlichen Kosten» Heterogenes Reporting Zugriff auf jede beliebige Datenquelle möglich Wesentliche MerkMale» Intuitive Benutzerführung kurze Einarbeitungszeit, schnelle Generierung von Informationen Java- Standard- Technologie» Arbeit bereits mit unvollständigen nutzen Stammdaten möglich IBeeS.ERP bietet umfangreiche betriebliche Funktio- IBeeS.ERP unterstützt kleine und mittelständische Unter- nalitäten, mit denen unterschiedliche Struktur- und nehmen sowie Unternehmensgruppen beim Aufbau und Ablaufmodelle in Unternehmen abgebildet werden der Nutzung ihrer modernen Prozessorganisation. können. Zudem ist das System für die Unterstützung variabler betrieblicher Prozesse von der Akquise bis zur IBeeS.ERP ist besonders geeignet für alle Produzenten mit Fakturierung einschließlich Fertigungs-, Beschaffungs- Einmal-, Einzel- und Kleinserienfertigung bzw. serien- und Qualitätsmanagement ausgelegt. Den Leistungsum- mäßiger, auftragsbezogener Stückfertigung. fang einer konkreten Installation kann der zukünftige Das System ist für die einfache und sichere Handhabung Anwender selbst bestimmen. durch betriebliches Fachpersonal ausgelegt. Die Benutzeroberfläche eröffnet den Anwendern einen intuitiven Entsprechend den Kundenanforderungen ist IBeeS.ERP Zugang zur angelegten Funktionalität. IBeeS.ERP baut auf die Mitwirkung der Mitarbeiter im Mit diesem Lösungsansatz verfügt IBeeS.ERP über die Organisationsprozess und gibt dafür Entscheidungs- erforderliche erfolgreichen hilfen. Der betriebliche Ablauf wird von IBeeS.ERP nicht Lösung vielfältiger und komplexer Problemstellungen, reglementiert, sondern maßgeblich unterstützt. Für das zur» Integriertes E-Mail-System» Weltweit einsetzbar durch Unicodefähigkeit» Mehrsprachigkeit und Mehrwährungsfähigkeit» Garantierte Release- Sicherheit, individuelle Erweiterungen sind updatefähig» Unkomplizierte Integration von Drittsystemen» Zentrale und leichte Administration, einfache Definition Effizient gestaltete Prozesse und die damit verbundene erhebliche Zeit- und Kostenersparnis sowie Qualitätssteigerung garantieren die zeitnahe Amortisation der Systeminvestition. Als zentrales Informationsmedium für alle auftragsrelevanten Daten bietet IBeeS.ERP eine hohe Transparenz der Prozesse und eine daraus resultierende optimale Kostenkontrolle. Flexibilität und Individualität des Systems vereinfachen zusätzlich die Umsetzung von Kundenwünschen. von Rechten auf einen nenner GeBracht jedes Projekt enthält eine durchgehende Akte IBeeS.ERP ist eine auf fertigungsunternehmen» Integriertes, vorgangsbezogenes Archiv» Konfigurierbares Nummernsystem zur eindeutigen Identifizierung der Geschäftsobjekte» Chargen- / Seriennummernverwaltung und technische dienstleister zugeschnittene lösung, um die Betriebsorganisation mit relativ geringem investitionsaufwand innovativ zu gestalten, die Marktposition gegenüber den Management sind unkomplizierte betriebswirtschaftliche Protokollierung aller Warenbewegungen unter voll- Mitbewerbern zu verbessern und die kosten Betriebsorganisation von Unternehmen unterschiedlicher Übersichten und Statistiken aus dem Datenbestand ständiger Angabe von Serien- bzw. Chargennummern zu senken. Größe. generierbar. z.b. bei der Optimierung und innovativen Gestaltung der» Auswertungsmöglichkeiten IBeeS.ERP Im Überblick IBeeS.ERP Im Überblick individuell erweiterbar. 4 gen nach individuellen Kriterien» Technische und funktionale Vorteile durch modernste IM ÜBERBLICK Anpassungsfähigkeit» Folgeaktivitäten (Follow Up) mit Bezug zu Objekten» Integriertes Abfragewerkzeug beliebige Auswertun- 5
SYSTEMARCHITEKTUR Auf Basis modernster Java-Standard-Technologie ist IBeeS.ERP ein System der nächsten Generation. Durch die konsequente Einhaltung globaler technologischer Standards wie Java EE ist das System komplett webfähig sowie auf allen gängigen Betriebssystemen und Plattformen lauffähig. Individuelle Kundenwünsche werden mit der modularen, serviceorientierten 3-Schichten-Architektur unkompliziert realisiert. Die Variabilität der einzelnen Komponenten macht das System zudem hochgradig skalierbar. Zur Integration von Drittsoftware steht die komplette Bandbreite der Java EE standardisierten Technologie zur Verfügung, z.b. JCA oder Webservices. Der Ansatz der serviceorientierten Architektur (SOA) wird unterstützt. Die Clients sind austauschbar. Neben den eigenen Clients können zudem auch andere Clients, wie z.b. CAD, als Drittanwendungen angeschlossen werden. Nützlich ist ein mobiler ERP-Client, der den Zugriff auf IBeeS.ERP über ein mobiles Endgerät ermöglicht. leistungsumfang Im Folgenden wird die Funktionalität der relevanten Prozessabläufe modular in Form eines allgemeinen, abstrakten Modellbetriebes dargestellt.» Intuitive Benutzerführung kurze Einarbeitungszeit, schnelle Generierung von Informationen» Geschäftspartnerverwaltung mit beliebigen Adressen und Ansprechpartnern» Ansprechpartnerverwaltung mit Zuordnung zu Geschäftspartnern» Kunden- / lieferantenspezifische Artikelpreise (mit Rabattstaffeln)» Anfrage- und Vertriebskontakte» Übersichten zur Geschäftstätigkeit» Geschäftsbedingungen» Direkttelefonwahl und Identifizierung einzelner Anrufe Zwangsangaben werden nur in geringem Umfang abgefordert. Zu jedem Artikel wird eine elektronische Lagerfachkarte angelegt. Für jedes Kaufteil können beliebig viele Lieferanten mit unterschiedlichen Konditionen und Rabattstaffeln angelegt werden.» Teileverwendungsnachweis» Verfügbarkeitsübersichten» Einkaufshistorie» Verkaufshistorie» Fremdsprachen- Verwaltung» Artikelstamm-Archiv STANDARDFUNKTIONALITÄTEN artikelstamm Für die Erstellung von Angeboten und Aufträgen bzw. serien- / chargennummernverwaltung BEREICH STAMMDATENVERWALTUNG BASIS FÜR ALLE GESCHÄFTSOBJEKTE UND ABLÄUFE Anfragen und Bestellungen ist es zweckmäßig, mit dem Artikelstamm zu arbeiten. Im Artikelstamm, als einem zentralen Element von IBeeS.ERP, können Material, Diese Funktion beinhaltet die Vorgabe, Erzeugung und Verwaltung der entsprechenden Nummern für die jeweiligen Zuordnungsprozesse in der Materialwirtschaft Zukaufteile, Eigen- und Fremdfertigungsteile sowie bzw. Fertigung. Bei der Buchung von Artikeln, die als weitere verschiedene Artikelarten als Stammdaten chargen- oder seriennummernpflichtig eingestuft sind, GeschäftsPartner-/ ansprechpartnerverwaltung abgelegt werden. Die Artikel werden an allen relevanten Stellen des Systems bereitgestellt. setzt IBeeS.ERP die konsequente Nachweisführung automatisch durch. IBeeS.ERP Systemarchitektur Mit dieser Funktion werden umfangreiche Informationen zu den Geschäfts- und Ansprechpartnern verwaltet. Dazu gehören z.b. Angaben für Marketingaktionen von der Akquise bis zur Kundenzufriedenheitsstatistik oder Daten von der Angebots- / Auftragsbearbeitung über die Fakturierung bis zu Betreuungsaufgaben, die das CRM-System unterstützen. CRM unterstützt Sie bei der Lead-Generierung, Planung und Kontrolle von Verkaufsprojekten, Verkaufs- und Einkaufsteams, Forecast, Besuchsmanagement, und der lückenlosen Aufzeichnung der Aktivitäten, vom Erstkontakt bis zum Auftrag und dem After- Sales- Service. CRM ist nahtlos in IBeeS.ERP eingebettet, damit der Vertriebsprozess keine Medienbrüche aufweist.» Transparente Informationen und intuitive Navigation» Übersicht über Ihre gesamten Aktivitäten ermöglicht optimales Controlling» Nahtlose Einbindung gängiger E-Mail-Systeme unterstützt professionelles Inputmanagement Der heutige Kunde ist multioptional. Das bedeutet für Sie, dass Ihre Kunden über mehrere Vertriebskanäle Ware beziehen können und Sie nicht wissen, nach welchem Muster er den Kanal wählt. Umso wichtiger ist es, dass Sie den Kunden erkennen, wie immer er an das Unternehmen herantritt. Das setzt ein starkes Kunden- und Kontaktmanagement voraus. ProJekte In einem Projekt werden unterschiedliche geschäftliche Aktivitäten mit einem oder mehreren Geschäfts- / Ansprechpartnern unter einen Oberbegriff gestellt. Mehrere Projekte können dabei miteinander verknüpft werden und jedem Projekt dabei viele Aktivitäten verschiedenster Herkunft zugeordnet sein. Ziel der Projektarbeit ist es, eine Vielzahl betrieblicher Aktivitäten aus frei definierbarer Sicht zusammenzufassen und strukturieren zu können. EIN SYSTEM DER NÄCHSTEN GENERATION Komfortable Auswahlmasken erleichtern das Auffinden eines konkreten Artikels auch aus großen Datenbeständen. In der Konstruktion entstehen die wichtigsten Daten zur Beschreibung eines Artikels. Dafür sind in IBeeS.ERP umfangreiche Datenfelder, Sachmerkmale, Selektierungskriterien, textliche Anmerkungen und grafische Ansichten vorgesehen. textbausteine Diese Funktion dient der Bearbeitung von standardisierten Texten, die als Vorlage in Vertriebs-, Einkaufs- und Office- Dokumenten sowie als vordefinierte E- Mail- Texte eingebunden werden können. Die Bausteine lassen sich in jedem Dokument nachträglich bearbeiten oder neu aufnehmen. VERWALTUNG IBeeS.ERP Standardfunktionalitäten Bereich Stammdatenverwaltung 6 7
BEREICH VERTRIEB URSPRUNG DES AUFTRAGSDURCHLAUFES Professionelle Akquise ist das halbe Geschäft! Dieser Erkenntnis folgend, bietet dieses Modul die wichtigsten Funktionen zur Unterstützung des Vertriebes. Ergebnis der Arbeit mit dem Vertriebsmodul sind umfangreiche Vertriebsinformationen sowie ein Kundenauftragspool. Zur Sicherung der Terminverfolgbarkeit und Zuständigkeit für die Geschäftsprozesse können allen Vorgängen im Vertriebsmodul Folgeaktivitäten (Follow Up) zugeord-» Zulassung freier Artikel (ohne Daten im Stamm) mit» Erstellung der Auftragsbestätigung für Kunden» Übersichten zur Auftrags- und Kostenverfolgung» automatische Restmengenverwaltung offener der Möglichkeit der späteren Übernahme in den Artikelstamm» Verfolgung des Bearbeitungsstandes» HTML- Formatierung» Follow Up (Workflow mittels Folgeaktivitäten) Lieferposten» Direkte Lieferscheinerstellung bei Lieferbereitschaft» Wahlfreier Wechsel von Firmen-, Liefer- und Telefonwahl sowie die Nutzung und Verwaltung einund ausgehender Faxe und E-Mails gelingt die effektive Kommunikation mit den Geschäftspartnern. Der Bereich Vertrieb umfasst folgende Funktionen: anfragen Die Vertriebsanfrage erfasst weitgehend formalisiert die Kundenanfragen als Voraussetzung für ein zu erarbeitendes Angebot.» Follow Up rahmenverträge aller Verpackungen von Lieferscheinartikeln. Bei maximaler Auslastung der Ressourcen werden mit Hilfe des Systems die Kosten der Verpackung optimiert. In den Artikelstammdaten können Verpackungsvarianten hinterlegt werden. Als Folgefunktion der Verpackungserstellung wird der oder aus vorlaufenden Angeboten generiert werden. lieferscheine Durch die Funktion Versand werden die Auslieferungs-» Generierung terminlich definierter oder freier Abrufaufträge» Überwachung des Erfüllungsstandes der Rahmen- Transport der Artikel abgebildet und beinhaltet die Liefer-» Automatische Restmengenverwaltung» Follow Up Angebote können auf Basis von Artikelstammdaten, aufträge freien Daten und Textbausteinen einfach und schnell Kundenaufträge erstellt werden. Die Angebotskalkulation erfolgt wahl- Rahmenaufträgen weise auf der Basis der im Artikelstamm hinterlegten erzeugt werden. Der Bezug zu Vor- und Folgedoku- Preise oder mittels eines integrierten Kalkulations- menten bleibt stets erhalten. können aus bzw. ohne Angeboten Vorlauf und manuell scheine sowie die Verpackung. formalitäten mit zugehörigen Bedingungen und die Lagerabbuchungen gestützt. Lieferscheine können aus Aufträgen generiert oder ohne Vorlauf frei erstellt werden. reklamationen Die Reklamationserfassung wesentliche verträge Aspekte des und -bearbeitung firmeneigenen management-systems. Mit dieser Funktion erfolgt die» Drucken der Lieferscheine für den Kunden» Direkte Rechnungserstellung bei Bedarf» Lagerbuchung» Restmengenautomatik (offener Liefermengen) zum Dokumentation des Reklamationsprozesses sowie der Auftrag» Follow Up daraus resultierenden Aufgaben. serviceaufträge Die Funktion Serviceaufträge realisiert die Erstellung und Verwaltung von Verträgen mit periodischen Zahlungen von Pauschal- und / oder Zusatzleistungen. Entsprechend schiedliche Serviceauftragstypen (z.b. Wartungsverträge) werden. gebildet werden. SSION ELLE AKQU ISE IST DA S HALB E GESCH ÄFT SERVICE IBeeS.ERP Standardfunktionalitäten Bereich Vertrieb PROFE VERTRIEB sind Qualitäts- dem Charakter der Serviceleistungen können unter- schemas. Angebote können direkt in Aufträge gewandelt IBeeS.ERP Standardfunktionalitäten Bereich Vertrieb Lieferscheinerstellung dar und ermöglicht das Verwalten transport Rahmenverträge / Abrufaufträge können direkt angelegt angebote 8 Die Verpackungsfunktion stellt die Folgefunktion der Rechnungsanschriften net werden, die im persönlichen Kalender des jeweiligen Mitarbeiters eingetragen sind. Durch eine integrierte VerPackunG 9
BEREICH EINKAUF BEREICH LAGER BESCHAFFUNG ALS GRUNDLAGE FÜR DEN PRODUKTIONSPROZESS Im Einkauf werden die Materialbeschaffung sowie der Bezug von Fremdleistungen für den Produktionsprozess auf der Grundlage der Bestellvorschläge abgewickelt. Die Generierung der Bestellung kann manuell, aus Bestellvorschlägen des Systems, durch Meldepunktunterschreitung (Dispositionslisten) oder aus Angeboten der Lieferanten erfolgen. Durch Bestellvorschläge über alle Aufträge hinweg sind terminlich koordinierte Sammelbestellungen möglich. Der Einkauf kann dadurch wesentlich zur Minimierung der Materialbestände beitragen.» Anfrage und Angebotsbearbeitung» Rahmenverträge / Abrufaufträge mit Lieferanten» Lieferterminüberwachung, Lieferantenmahnungen» Restmengenverwaltung bei Teillieferungen» Übersichten zum Realisierungsstand der Bestellungen» Meldebestandsüberwachung MATERIELLE SICHERSTELLUNG DES AUFTRAGSDURCHLAUFES WareneinGanG lagerverwaltung lagerbuchungen Im Wareneingang werden alle eintreffenden Lieferungen Die Lagerverwaltung erlaubt das Anlegen einer belie- Diese Funktion dient der transparenten Dokumenta- oder Teillieferungen bearbeitet, verwaltet und überwacht. bigen Zahl von Lagerorten und Lagerplätzen mit frei tion von Materialbewegungen. Bei der Buchung wird Der Wareneingangsschein kann frei angelegt oder aus verfügbaren oder gesperrten Beständen. Weiterhin ein Überblick über bestehende Lagerbelegungen und der Bestellung generiert werden und dient gleichzeitig als stellt diese Funktion alle lagerspezifischen Artikeldaten deren Auffüllungen gegeben. Lagerbuchungsbeleg. Abweichungen, die bei der Waren- bereit. Es wird angezeigt, wo und in welcher Menge eingangskontrolle festgestellt wurden, können dokumen- Artikel vorrätig sind. Die Lagerhaltung kann determinis- tiert und mittels Wareneingangsbewertung qualifiziert tisch oder chaotisch organisiert sein. werden.» Darstellung verfügbarer Bestände unter Berücksichti-» Generierung von Eingangsrechnungen» Buchung der Artikel auf das Lager» Restmengenverwaltung bei Teillieferungen» Mängel- und Reklamationsbearbeitung Bestell- und Fertigungsbestände» Unterstützung unterschiedlicher Lagermethoden» Chargen- / Seriennummernzuordnung» Inventur und Bestandslisten» Stichtagsbezogene Bewertung von Lagerbeständen» Freie Verlagerungen in Form auftragsunabhängiger Umbuchungen, Entnahmen bzw. Einlagerungen (auch als Sammelbuchung)» Warenein- und ausgangsbuchungen» Buchungen zur Stützung permanenter Inventuren oder Stichtagsinventuren» Auftragsbezogene Buchungen auf der Basis der Auftragsstücklisten WareneinGanGsBeWertunG Die Bewertung der einzelnen Wareneingänge kann nach BestellunGen & BestellVorschläGe gung kommissionsbezogener Reservierungen, Buchungen sind realisiert als: individuellen Vorgaben durchgeführt werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, für Verbrauchsmaterial Meldebestände zu definieren und die Beschaffung mindestbestandsgesteuert zu organisieren. Bestellungen können frei oder mit Nutzung der im inventur System generierten Bestellvorschläge erstellt werden. Die Es werden grundsätzlich die permanente Bestellvorschläge beinhalten Daten über Kaufteile und und Fremdleistungen, die im Einkauf beschafft bzw. bezogen die Stichtagsinventur unterstützt. Bei der Stichtagsinventur werden nach werden müssen. Die Artikel, Mengen und Bereitstellungs- wählbaren termine sind in Form einer Liste dargestellt. Kriterien Zähllisten generiert, 10 NTE EFFIZIE VON RUNG STEUE ÄFTSGESCH EN SS PROZE des Bestandes ist ebenso enthalten wie entsprechende Korrekturbuchungen beim Abschluss einer Inventur. LAGERVERWALTUNG IBeeS.ERP Standardfunktionalitäten Bereich Lager IBeeS.ERP Standardfunktionalitäten Bereich Einkauf die im nachfolgenden Prozess verdichtet und verarbeitet werden können. Die Neubewertung 11
BEREICH KONSTRUKTION ARBEITSVORBEREITUNG IDEENSCHMIEDE UND TECHNOLOGIEFESTLEGUNG DES AUFTRAGSDURCHLAUFES BEREICH FERTIGUNG SCHNITTSTELLE DES AUFTRAGSDURCHLAUFES VON DER ORGANISATION ZUR FERTIGUNG IBeeS.ERP Standardfunktionalitäten Bereich Konstruktion Arbeitsvorbereitung Dieser Bereich stellt das Bindeglied zwischen konstruktiver und technologischer Tätigkeit dar. Grundlage für alle logistischen Prozesse bilden die Artikelstammdaten und die Stücklisten. Die Stücklisten können manuell in IBeeS.ERP angelegt oder bei optionaler Anbindung eines CAD- Systems aus diesem übernommen werden. In der Arbeitsvorbereitung werden auftragsneutrale Arbeitspläne für die Herstellung der Artikel aus dem Arbeitsgangkatalog und durch manuelle Eingaben generiert. Der Bereich Konstruktion / Arbeitsvorbereitung umfasst folgende Funktionen: stücklisten Die Stückliste wird zur Verwaltung aller für die Her stellung eines Erzeugnisses benötigten Einzelteile und Grundmaterialien verwendet. Die Grundform in IBeeS.ERP ist die Baukastenstückliste. Diese kann in eine beliebige Anzahl von Ebenen gegliedert werden. Der vollständige Aufbau eines Erzeugnisses wird alternativ durch die Struk tur - oder Mengenstückliste wiedergegeben.» Sperrung und Freigabe von Stücklisten» Stücklisten- Archiv» Grafische Darstellung der Stücklistenstruktur» Definition von Alternativpositionen (Verwendung gleichartiger Artikel) STÜCKLISTEN funktionen» Stücklisten» Arbeitspläne» Arbeitsgänge» Alternativarbeitsgänge» Maschinen / Maschinengruppen arbeitspläne In einem Arbeitsplan werden alle technischen Daten festgeschrieben, die zur Herstellung eines Produktes, einer Baugruppe oder eines Teils benötigt werden. Arbeitspläne können aktuell erstellt oder aus vorgefertigten Arbeitsplänen generiert werden. arbeitsgänge Im Arbeitsgangkatalog werden vordefinierte Arbeitsgänge hinterlegt. Unter Verwendung dieser Methodik wird die Erstellung von Arbeitsplänen effizienter gestaltet. alternativarbeitsgänge Als Alternativen können Arbeitsgänge für verschiedene Maschinen / Arbeitsplätze mit entsprechend abweichenden Fertigungs - und Rüstzeiten geplant werden. Die endgültige Auswahl erfolgt in der Fertigung. Maschinen / MaschinenGruPPen Die Hinterlegung von Kapazitäts- und Kostendaten bildet die Grundlage für die Arbeitsplanung und Kalkulation. Auf Grundlage der Konstruktionsstückliste werden zum Fertigungsauftrag gehörige Auftragsstücklisten generiert. Diese fungieren als Buchungsbeleg für das verwendete Material sowie für die produzierten Baugruppen / Erzeugnisse und unterstützen damit die Rückverfolgbarkeit der Artikel in Fertigungsprozessen für das Qualitätsmanagement. ZUKUNFTS- SICHERE TECHNOLOGIE Dieser Bereich dient der Erstellung der Fertigungsunterlagen, der Rückmeldeorganisation sowie der Kontrolle des Auf tragsfortschrittes aus der Sicht des Fertigungsleiters. Rückmeldungen können manuell direkt in IBeeS.ERP oder mittels externer Betriebsdatenerfassung (BDE) erfolgen. Im Fertigungsmodul werden die Kundenaufträge in ein zelne Fertigungsaufträge unter Mengen-, Termin- und Kapazitätsaspekten gewandelt. Die weitere Bearbeitung wird organisiert mit dem Ziel, Optimierungspotenziale für die Fertigung und den Einkauf zu erschließen. lageraufträge Lageraufträge dienen der Produktion auf Vorrat bzw. der Lagerergänzung. Dadurch wird die Bereitstellung der Teile und Erzeugnisse ermöglicht, die für die weitere Fertigung benötigt werden. Mit Hilfe von Lageraufträgen können neben Einzelteilen aber auch fertige Erzeugnisse und Baugruppen produziert werden. BedarfsanalYse (Brutto- /netto- rechnung) In der Brutto- / Netto- Bedarfsrechnung werden die Kommissionen mengenmäßig in einzelne Werkstattaufträge zerlegt und der Primärbedarf ermittelt. Durch Bestandsabgleich wird nachfolgend der Nettobedarf an zu fertigenden Baugruppen oder Zulieferteilen für die Kommissionen bestimmt. Durch Übernahme in den Auftragspool werden generiert:» Bestellvorschläge» Fertigungsaufträge» Reservierung des Bedarfes» Verfügbarkeitsprüfung» Losgrößenfertigung fertigungsaufträge Die Funktion der Fertigungsaufträge ist das Zentrum der Aufträge innerhalb des Herstellungsprozesses. Fertigungsaufträge sind das Bindeglied zwischen Fertigungstechnologie und auftragsbezogenen Material buchungen. Von hier aus werden sowohl die Fertigungs freigaben für Aufträge gesetzt als auch die Fertigungs papiere erstellt. Durch die Darstellung des Bearbeitungsstatus eines Fertigungsauftrages kann der Auftrags fortschritt auf einen Blick abgefragt werden. auftragsarbeitspläne Aus den allgemeinen Arbeitsplänen werden in der Auftragsleitstelle für die einzelnen Kommissionen Auftragsarbeitspläne generiert. Parallel dazu werden automatisch Auftragsstücklisten (Sammelentnahmescheine für das Material) erstellt. Die Bindung der allgemeinen Arbeitspläne und Stücklisten an die Kunden - oder Lageraufträge sichert in der Folge die Transparenz der Fertigungsprozesse und kann somit als Basis für eine wiederholte Fertigung dienen. Feinplanung sowie grafische Darstellung sind durch das integrierte Zusatzmodul IBeeS.PLANNER möglich. auftragsstücklisten IBeeS.ERP Standardfunktionalitäten Bereich Fertigung 12 13
BEREICH RÜCKMELDUNGEN DARSTELLUNG DES AUFTRAGSFORTSCHRITTES KAUFMÄNNISCHER BEREICH ADMINISTRATION DES AUFTRAGSDURCHLAUFES Die Rückmeldeorganisation kann auf der Basis der gefertigten Stückzahl und / oder der verbrauchten Zeit, kommissions- Dieser Bereich realisiert die Fakturierung und die offene Posten verwaltung. Die Überwachung der Liquidität ist also funktionen bezogen oder mit Bezug zum Fertigungs auftrag erfolgen. Primärbeleg ist der Auftragsarbeitsplan. Die Art der Rückmeldung wird wesentlich davon bestimmt, ob und wie die auch dann gewährleistet, wenn die Finanzbuch haltung extern abgewickelt wird. In diesem Falle wird sie über optionale Schnittstellen bedient.» Eingangs- & Ausgangsrechnung» Zahlungsverkehr mitlaufende Kalkulation realisiert werden soll. Die Erfassung der Rückmeldungen erfolgt manuell oder über die Integration eines BDE -Systems.» Visualisierung des Auftragsfortschrittes» Grafische Ergebnisdarstellung entsprechend Rückmeldestand der Fertigungsaufträge» Automatisierung von Materialbewegungen möglich JEDERZEIT VERFÜGBARE INFORMATIONEN Der Kaufmännische Bereich umfasst folgende Funktionen: eingangs- und ausgangsrechnungen Die Rechnungsbearbeitung erfolgt getrennt nach Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Beide Rechnungsarten können auf der Grundlage von Lieferscheinen oder Aufträgen erstellt werden. Möglich sind die Erstellung von Rechnungen ohne vorlaufende Dokumente und ergänzende Korrekturen. Übersichten zur Zahlungs-» Spesen» Kasse zahlungsverkehr Unternehmen ohne eigene Finanzbuchhaltung können den Zahlungsverkehr einschließlich der Überwachung eingehender Zahlungen komplett abwickeln. Dazu stehen zur Verfügung: überwachung sind vorbereitet. Die Kontierung der IBeeS.ERP Standardfunktionalitäten Bereich Rückmeldungen & Controlling BEREICH CONTROLLING KOSTENKONTROLLZENTRUM DES AUFTRAGSDURCHLAUFES Gegenstand des Controllings ist die Kostenentwicklung im Wertschöpfungsprozess. Der Schwerpunkt liegt auf der vorausschauenden Kostenabschätzung und der Gewährleistung einer effektiven Auftragsabwicklung. Die Stundensätze für Maschinen und Arbeitsplätze sind Grundlage für die Ermittlung der Fertigungskosten für die Vor -, mitlaufende und Nachkalkulation. Das Controlling umfasst folgende Funktionen: Vorkalkulation Die Vorkalkulation kann für einen Artikel, einen Auftrag, eine Kommission oder ein Angebot durchgeführt werden. Die automatische Ermittlung der Herstellungskosten und Stückpreise basiert auf Daten aus Arbeitsplänen, Stück listen und dem Artikelstamm. nachkalkulation Auf dem gleichen Prinzip wie die Vorkalkulation beruht auch die Nachkalkulation. Beachtung finden die reale Fertigungszeit, das verbrauchte Material und die erbrachten Fremdleistungen für die einzelnen Fertigungsaufträge oder Kommissionen. Teilmeldungen entsprechend Arbeitsfortschritt ermöglichen die mitlaufende Kalkulation. Bei Bedarf können Vor - und Nachkalkulation im direkten Vergleich dargestellt werden. lieferanten- / kundenbewertung Diese Funktion ermöglicht die Bewertung nach definierbaren Kriterien, wie zum Beispiel Termintreue, Preis, Produkt qualität und Lieferzeit. funktionen» Vorkalkulation» Nachkalkulation» Lieferantenbewertung» Kundenbewertung Rechnungen kann in IBeeS.ERP erfolgen. Zur Übergabe an eine externe Finanzbuchhaltung werden Rechnungsjournale angelegt und ständig fortgeschrieben.» Teilrechnungen, Gutschriften» Anzahlungsrechnungen» Abschlags- / Schlussrechnungen» Sammelrechnungen» Mahnungen» Follow Up MODERNE UNTERNEHMENS- FÜHRUNG» Liquiditätsvorschau» Zahlungslisten» Überweisungen im Datenträgeraustauschformat» Registrierung der Zahlungseingänge spesen Diese Funktion dient der Erfassung und Verwaltung der Spesenabrechnungen. Die Kosten können Kundenprojekten und / oder - aufträgen direkt zugeordnet und in die Nachkalkulation einbezogen werden. kasse Mit der Funktion wird das Führen eines Kassenbuches unterstützt. ZAHLUNGSVERKEHR IIBeeS.ERP Standardfunktionalitäten Kaufmännischer Bereich 14 15
OFFICE BEREICH PERSONALWESEN INTEGRIERTES PERSONALMANAGEMENT Im Personalwesen werden die Personaldaten aller Mitarbeiter (Stammdaten, Kontaktdaten, Personalstundensätze, Urlaubstage u. a.) verwaltet. Dieser Bereich umfasst folgende Funktionen: Personal / rollen Rollen sind thematisch / organisatorisch zusammengefasste Gruppen von Mitarbeitern, wobei ein Mitarbeiter verschiedenen Rollen zugeordnet sein kann. Den Rollen können im integrierten Workflow Aufgaben und Termine BetrieBskalender An dieser Stelle kann der eigene Betriebskalender mit Festlegung der länderspezifischen Feiertage und der betriebsinternen Brückentage hinterlegt werden. abwesenheitsübersicht Diese Funktion visualisiert und verwaltet die An- und Abwesenheiten, wie zum Beispiel Urlaubs- und Krankheitstage. zugewiesen werden. Gleichermaßen lässt sich eine Rolle als Qualifikation für die Arbeitsplanung verwenden. urlaubsanträge» Follow Up» Word- / Excel- Vorlagen sind möglich» Verwaltung zugehöriger Anlagen IBeeS.ERP enthält ein integriertes Genehmigungsverfahren zur Urlaubsbeantragung. (Textdokumente, Grafiken u. a.) BEREICH OFFICE KOMMUNIKATIONS- & DOKUMENTATIONSINSTRUMENTE Kommunikation mit Geschäftspartnern oder zur Dokumentation verschiedener Vorgänge genutzt werden können. 16 Berichte Korrespondenzen dienen der schriftlichen Kommunika- Berichte dienen zur Dokumentation aller betriebs- tion mit Geschäfts- / Ansprechpartnern z.b. Briefe, internen Folge- Faxe oder E-Mails. Korrespondenzen können direkt ent- aktivitäten verknüpft werden, die von festge- sprechende Word- oder Excel-Vorlagen angehängt, mit legten individuellen Daten gefüllt und ohne Kenntnis von Pfad- Aktivitäten. Mitarbeitern Sie zu können mit bestimmten Terminen auszuführen sind. So bleibt die Vorgangsverfolgung und Dateinamen verwaltet werden. Sie können mit Zu allen Vorgängen und Dokumenten des Systems und -kontrolle einfach und übersichtlich. Ein Berichts- Verteiler versehen und mit zu überwachenden Folgeakti- können Folgeaktivitäten hinterlegt werden, z.b. Auf- verteiler legt außerdem fest, an wen und in welcher Form vitäten verbunden sein. gaben und Termine. Außerdem ist die Verteilung der (Druck- / Kalender- / E- Mail- Verteiler) Informationen wei- Dokumente über interne und externe E-Mailsysteme tergeleitet werden sollen. sowie in Papierform (Druck von Kopien) möglich. Auf Grund von bestimmten, definierbaren Ereignissen können Follow Ups automatisch erzeugt werden. PERSONALMANAGEMENT werden im Postausgangsbuch gespeichert. cockpit ZUFRIE DENE MITAR BEITER UND H ÖCHST E QUALI TÄT» Sachbezogenes Suchen» Direkte Verbindung zu Word und Excel» Follow Up IBeeS.ERP. Diese Funktion ermöglicht es jedem Nutzer, sich indivduell rollenbasierend auf frei gestaltbaren Registern vielfältigste Informationen aus IBeeS.ERP zentral aufzubereiten und als Kennzahlen oder in tabellarischer als auch grafischer Form darzustellen. Damit stellt IBeeS.ERP ein Werkzeug zur Verfügung, welches jederzeit einen kompletten, aber gleichzeitig auch individuellen und aktuellen Überblick über die für den jeweiligen Nutzer wichtigen und interessanten Kennzahlen und Prozesse im Unternehmen bietet. Somit ist das Cockpit sowohl ein frei konfigurierbares Dashboard, ein Analysewerkzeug und ein Frühwarnsystem als auch gleichzeitig eine einfache Worklist zur direkten Abarbeitung. organizer Jeder Mitarbeiter verwaltet in seinem Kalender die ihm PosteinGanG Eingehende Faxe bzw. E-Mails werden mit einer Zuordnung zu den jeweiligen Objekten, wie z.b. Projekten, Geschäfts- und Ansprechpartnern in IBeeS.ERP übernommen. So kann jeglicher Schriftverkehr über IBeeS.ERP abgewickelt und verwaltet werden. Die bei E-Mails üblichen Anlagen werden ebenfalls zugeordnet und gespeichert. durch die Follow Up-Funktion vorgegebenen Termine und Aufgaben und gelangt darüber direkt in die Arbeitsebene. Zusätzlich können eigene Kalendereintragungen vorgenommen sowie die Kalendereinträge anderer Mitarbeiter eingesehen werden. Über das interne Nachrichtenmodul können Informationen auch ohne Verwendung externer Systeme ausgetauscht werden. Die Aufgaben und Termine des Organizers lassen sich bei Bedarf optional auch synchronisieren. mit externen Groupware-Systemen IBeeS.ERP Standardfunktionalitäten Bereich Office IBeeS.ERP Standardfunktionalitäten Bereich Personalwesen & Office follow up Alle gesendeten bzw. gedruckten IBeeS.ERP Dokumente Das Cockpit ist das zentrale Steuerinstrument im korrespondenzen Der Office- Bereich umfasst alle Dokumente, die zur PostausGanG 17