Die ist ein richtiges Feuerwerk der Neuerungen. Da ist für jeden etwas dabei! Im Fokus standen Verbesserungen bei der Suche und für das Arbeiten mit Belegpositionen. Das neue Outlook Add-In für das DocuWare DMS hilft Ihnen bei der schnellen, rechtssicheren Archivierung von emails und Anhängen direkt aus Ihrem Postfach. Wir wünschen Ihnen viel Freude mit der neuen Version. Guido Grotz, Vorstand, Step Ahead AG 1. Erweiterte Suchmöglichkeiten Neue Such-Funktion mit den eingebetteten Tabellen (Master-/Details) Ab sofort suchen Sie mit den eingebetteten Tabellen, z.b. nach Kunden mit bestimmten Kontakten, Merkmalen oder Aufträgen mit einem bestimmten Artikel. So erhalten Sie schnell Ihre Informationen, ohne die Detailansicht zu öffnen. Die Einschränkungen werden nicht direkt in eine Ansicht übernommen. Suche nach Kunden mit bestimmten Merkmalen STRG+Y sucht auch nach im Menü ausgeblendeten Oberflächen Die in der Ordner-Navigation ausgeblendeten Oberflächen wurden nicht in der STRG+Y Suche angezeigt. Das ist nun über Alle Oberflächen anzeigen möglich. Die Oberflächen müssen nicht extra eingehängt werden, um danach zu suchen. Suche mit Status in Checkbox-Felder In Checkbox-Feldern (sog. Multi-Type-, also Mehrfachauswahl-Feldern) wählen Sie bei der Suche nun neben angehakt und inaktiv auch nicht angehakt aus. Dabei gilt: Alle Oberflächen suchen mit STRG+Y Checkbox gesetzt = sucht nach allen, bei denen die Checkbox angehakt ist Checkbox nicht gesetzt = sucht nach allen, bei denen die Checkbox leer ist Checkbox inaktiv (ausgegraute Box) = keine Berücksichtigung bei der Suche Suche nach Auftrags-Status mit Hilfe der Checkbox-Felder Seite 1 von 5
2. Komfortable Positionserfassung in Belegen In Belegen mit Positionen (Einkauf, Verkauf, Vertrag, Retoure) finden Sie diese zusätzlich zum Detailmenü auf einem separaten Reiter Positionen. Mit rechtem Maus-Klick auf eine Position haben Sie alle Bearbeitungsmöglichkeiten (wie Kopieren, Einfügen, Sortieren, etc.) und direkten Zugriff auf Details und Aktionen. Die Positionserfassung gibt es in Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Rücknahme, Gutschrift, Retoure, Bestellung, Wareneingang, Eingangsrechnung, Anfrage (Lieferant), Rahmenauftrag, Rahmenbestellung und Vertrag. Wichtige Hinweise: Um die Positionserfassung zu nutzen, erweitern Administratoren das Layout für bereits angepasste Oberflächen im StepsAppletModeler. In STEPS.IT wird die cop Produktsuche wie gehabt in der Positionsmaske (unter Details > Positionen) durchgeführt. Bearbeiten von Positionen direkt im Angebot 3. Sammelrechnung für Verträge Abzurechnende Positionen aus mehreren Verträgen fassen Sie auf einer Sammelrechnung zusammen. Dabei wählen Sie aus, nach welchen Kriterien Sie die Sammelrechnung erstellen, z.b. Debitor und Vertragstyp. Da die Zusammenfassung genau bei der Rechnungsstellung erfolgt, sind keine Voreinstellungen beim Kunden / Vertrag / Vertragstyp nötig. So profitieren Sie von den neuen Vertrags-Sammelrechnungen: Sie reduzieren die Anzahl Ihrer Belege und Buchungen Sie sparen Porto und Versandaufwand Sie gewinnen mehr Übersicht durch weniger archivierte Rechnungen Und das beste: den Effizienzgewinn haben auch die Empfänger Ihrer Rechnungen, denn auch dort reduziert sich der Aufwand für die Erfassung. Lösungsumfang: Gruppierung in der Oberfläche Vertrag Rechnung Suchfelder für Debitor und Kundengruppe des Debitoren Auswahl der Kriterien für die Gruppierung Anzeige der Bearbeiter der Verträge Editiermöglichkeit der Vor- und Nachtexte Erstellung des Belegs Sammelrechnung Stornomöglichkeit Sammelrechnung aus mehreren Vertragsrechnungen an einen Debitor Wichtige Hinweise: Setzen Sie beim Debitor das Flag Sammelrechnung. Sie erhalten eine Meldung, sollte dies nicht der Fall sein. Alle zusammengefassten Verträge einer Rechnung müssen bzgl. der Gruppierungskriterien, z.b. Debitor, Währung, Zahlart, identisch sein. Sonst kann keine Zusammenfassung erfolgen. Seite 2 von 5
4. Outlook Add-In für Steps DocuWare Integration** Mit der Steps Docuware Integration haben Sie ein leistungsstarkes DMS in Steps Business Solution. Alle erzeugten Belege werden automatisch und rechtssicher abgelegt. Über die Verschlagwortung und Zuordnung zu Geschäftsvorfällen (z.b. Einkauf, Auftrag, Vertrag) sowie die Volltextsuche auch in den Ergebnis listen sind Informationen schnell findbar. Den Datenschutz gewährleisten die individuellen, im DMS definierten Zugriffsberechtigungen. Das Outlook Add-In verknüpft auf einzigartige Weise ERP und DMS, denn es spart Ihnen Arbeitsschritte und bietet mehr Komfort bei der Archivierung. Schnelle Archivierung mit dem Outlook Add-In Eingehende emails und deren Anhänge archivieren Sie nun auch direkt aus Outlook heraus ohne Zwischenablage. Die Indexierung wird durch Voreinstellungen in der Konfiguration weitgehend automatisiert. Als Anwender erhalten Sie für die Verschlagwortung entsprechende Vorschläge, z.b. Kunde anhand der Absenderadresse. Somit erfolgt die rechtssichere Archivierung richtig schnell. Lösungsumfang Direkte Verknüpfung der Steps DocuWare Integration mit Outlook Rechtskonforme Ablage mit wenigen Schritten direkt in Outlook Indexierung z.b. nach Kunde, Dokumentart, Belegnummer, Eingangsdatum, Projekt, Artikelnummer, uvm. Einzel-Ablage der email mit oder ohne Anhang bzw. reine Ablage der ausgewählten Anhänge Mit dem Outlook Add-In ist es für Anwender noch einfacher, emails und Anhänge rechtssicher abzulegen. Und das ganz bequem direkt dort, wo die emails ankommen, nämlich im Outlook-Postfach. Michael Nohl, abanet AG, DocuWare Partner 5. Exchange Synchronisation jetzt auch mit Office 365 Aufgaben, Termine & Abwesenheiten mobil nutzen Die Exchange Synchronisation kennen Sie schon als Basis für den Abgleich von Daten aus Steps Business Solution mit dem Exchange Benutzerpostfach. Damit werden z.b. Aufgaben, Termine & Abwesenheiten in Outlook-Kalender übertragen. Ideal für Außendienstmitarbeiter, die unterwegs ihre Dispositionen einsehen und abarbeiten möchten. Administratoren der Exchange Synchronisation wählen bei der Konfiguration aus, ob die Verbindung zu Office 365 oder zu einem Exchange Server verwendet werden soll. Ein neuer Mechanismus hilft bei der Auswahl des Server Systems, um Konfigurationen zu ermöglichen oder zu unterbinden. Damit werden Fehleingaben und -konfigurationen vermieden und eine reibungslose Funktion der Synchronisation unterstützt. Seite 3 von 5
6. Neuerungen im Steps Mitarbeiterportal Das Mitarbeiterportal ist u.a. der Arbeitsplatz für mobile Mitarbeiter. Dort erstellen und bearbeiten sie Ihre Aufgaben, erfassen Zeiten und Spesen, lassen Vor-Ort-Einsätze vom Kunden quittieren und beantragen Urlaube. Zur gibt es einige Neuerungen. Responsive Design Zukünftig ist es egal, welches Gerät in welcher Größe genutzt wird: Unser Mitarbeiterportal passt sich dem Display des Smartphones oder Tablets an. Und zwar so clever, dass Sie direkt die Felder zur Zeitenerfassung und Aufgabenerledigung vor Augen haben. Anmelden merken Durch das neue Responsive Design passt sich das Mitarbeiterportal blitzschnell auf die Größe Ihres Geräte- Displays an. Dr. Lars Lippert, Leiter Produktentwicklung, Step Ahead AG Mit Anmelden merken beim Login müssen Sie sich beim nächsten Anmelden nicht mehr einloggen. Sie kommen also noch schneller ins Portal. Neue Startseite Die Startseite ist noch übersichtlicher. Erfasste und freie Zeiten in der Wochenplanung sehen Sie auf einen Blick dank der farbigen Balken. Natürlich ist auch eine rückwirkende Zeiterfassung möglich. Abhängige Suche Über das neue Lupensymbol suchen Sie ohne Texteingabe und erhalten eine umfassende Ergebnisliste. Sobald Sie Suchbegriffe eingeben, erscheint über den Suchfilter automatisch eine Vorschlagsliste. Neu ist auch die abhängige Suche, die Ihre Eingaben berücksichtigt. Wenn Sie z.b. den Kunden eingeben und mit dem Lupensymbol im Feld Vertrag suchen, erscheinen automatisch sämtliche, diesen Kunden betreffende Verträge. Aufgabenübersicht Die neue Startseite Seite 4 von 5
7. Umstellung der Bankdaten-Ermittlung auf IBAN Bei Eingabe der IBAN in relevanten Oberflächen werden nun die restlichen Bankdaten, wie Name, BIC, SWIFT, automatisch ergänzt und auch validiert (F9 oder Berechnungsschaltfläche). Voraussetzung ist, dass die Bankdaten entsprechend gepflegt sind. Damit tragen wir der Umstellung von Kontonummer und BLZ auf IBAN und BIC zum 1.1.2016 Rechnung. Ihre Vorteile: Validierung der IBAN bei Eingabe Validierung fast aller europäischen IBAN nach Länge, Struktur und Prüfziffer, sofern die Norm der Zusammensetzung der IBAN bekannt ist Bank Land, BLZ und Kontonummer werden bei valider IBAN übernommen Hinweis, falls die Bank im Bankenstamm nicht korrekt gepflegt ist, um diese Daten zu korrigieren Hinweis, falls IBAN nicht der Norm entspricht, um falsche Eingaben zu vermeiden 8. Erweiterte Anzeige in der Belegnavigation Die Belegnavigation ist Ihre Belegübersicht und das ideale Werkzeug, wenn Kunden Sie um eine erneute Zusendung von Rechnungen, Lieferscheinen oder anderen Belegen bitten. Eingehängt ist sie im Informationsbereich auf der rechten Seite in Steps Business Solution. Damit bieten Sie Ihren Kunden schnellen Service und haben selber wenig Aufwand. Ihre Vorteile: Zeitersparnis: Kein langes Suchen nach Belegen oder versendeten emails, denn diese stehen sofort zur Verfügung Kostenersparnis: Keine Portokosten durch den elektronischen Versand der Belege Hohe Sicherheit: Durch die automatische Ablage gehen Sie sicher, dass Ihre emails angekommen und korrekt abgelegt sind Schnelleres Arbeiten: email-vorlagen sorgen für schnelles und effektives Arbeiten Ergänzend zum bisherigen Lösungsumfang sind nun weitere Objekte zum gewählten Hauptobjekt sichtbar (u.a.): Angebot: Auftrag, Opportunität, Vertrag Auftrag: Angebot, Rechnung, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen Lieferschein: Auftrag, Rechnung, Retoure Rechnung: Auftrag, Vertrag, Retoure, Lieferschein Retoure: Retourenbestätigung, Gutschrift, Rücknahme, Lieferschein, Rechnung Bestellung: Auftrag Vertrag: Auftrag, Rechnung Mehr angezeigte Objekte in der Belegnavigation Seite 5 von 5