Hausarbeiten schreiben mit Word 2007 ISBN 978-3-938178-89-8 HM-WW07HA Autorin: Sabine Spieß Inhaltliches Lektorat: Ortrun Grill 1. Ausgabe vom 14. Januar 2008 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Internet: www.herdt.com Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Links bzw. Verweise auf Internetseiten anderer Anbieter. Auf Inhalt und Gestaltung dieser Angebote hat der HERDT-Verlag keinerlei Einfluss. Hierfür sind alleine die jeweiligen Anbieter verantwortlich.
Inhaltsverzeichnis 1 Basiswissen 5 1.2 Word starten...........................................7 1.3 Hilfe erhalten..........................................8 1.4 Dokument speichern...................................10 1.5 Dokument konvertieren.................................11 1.6 Dokument schließen und Word beenden....................12 2 Tipps zum Arbeiten mit Word 13 2.1 Wichtige Grundeinstellungen vornehmen...................14 2.2 Tipps zum Speichern....................................17 2.3 Automatische Korrekturen bei der Texteingabe................21 2.4 Praktische Tipps für die weitere Arbeit......................23 3 Dokument einrichten 25 3.1 Aufbau einer Hausarbeit.................................26 3.2 Die Formvorschriften einer Hausarbeit......................26 3.3 Dokumentvorlage erstellen...............................28 3.4 Das Seitenlayout festlegen...............................30 3.5 Kopf- und Fußzeile erstellen..............................32 3.6 Ein Deckblatt einfügen und gestalten.......................34 3.7 Formatvorlagen verwenden...............................36 3.8 Formatvorlage für den Standardtext anpassen.................37 3.9 Formatvorlagen für die Überschriften anpassen...............39 3.10Formatvorlage für Untertitel anpassen......................42 3.11Formatvorlage für Fußnoten anpassen......................43 4 Den Hauptteil erstellen 45 4.1 Die Gliederung eingeben................................46 4.2 Den (Fließ-)Text eingeben................................49 2
Inhaltsverzeichnis 4.3 Fußnoten erstellen.....................................49 4.4 Zitate einfügen........................................51 4.5 Querverweise erstellen..................................53 4.6 Tipps zum Arbeiten mit großen Texten......................54 5 Tipps zum Gestalten des Textes 57 5.1 Aufzählungen und Nummerierungen.......................58 5.2 Tabellen einfügen und gestalten...........................59 5.3 Grafiken einfügen und positionieren.......................63 5.4 Mathematische Formeln erstellen.........................65 5.5 Excel-Diagramme einfügen...............................67 6 Dokument prüfen 69 6.1 Rechtschreibung und Grammatik prüfen....................70 6.2 Ersatzwörter vorschlagen lassen...........................74 6.3 Silbentrennung durchführen.............................74 6.4 Seitenlayout kontrollieren...............................76 7 Verzeichnisse und Ausdruck anfertigen 79 7.1 Inhaltsverzeichnis......................................80 7.2 Abbildungsverzeichnis..................................83 7.3 Literaturverzeichnis.....................................84 7.4 Stichwortverzeichnis....................................85 7.5 Dokument drucken.....................................87 7.6 PDF-Datei erstellen.....................................89 Stichwortverzeichnis 98 3
3 Dokument einrichten
3 Dokument einrichten 3.1 Aufbau einer Hausarbeit Eine Hausarbeit kann die nachfolgenden Bestandteile aufweisen. Welche Bestandteile genau enthalten sein müssen und wie diese gestaltet sein müssen sowie in welcher Reihenfolge sie stehen sollten, darüber gibt es unterschiedliche Vorschriften. Titelblatt/Deckblatt Inhaltsverzeichnis Vorwort Einleitung Hauptteil Enthält u. a. den Titel der Hausarbeit, den Namen des Autors, des Dozenten und des Fachbereichs Wird nach Fertigstellung des Hauptteils erstellt. Hierzu nutzen Sie die Funktion von Word zum automatischen Erzeugen eines Inhaltsverzeichnisses. Optional Optional Enthält den eigentlichen Text der Hausarbeit Anhang Literaturverzeichnis Index (Stichwortverzeichnis) Eidesstattliche Erklärung Optional, kann z. B. ein Abbildungsverzeichnis sein Hier werden alle Quellen aufgeführt, die zum Erstellen der Hausarbeit herangezogen wurden. Im Hauptteil werden die Indexeinträge festgelegt; zum Erstellen nutzen Sie die Funktion von Word zum automatischen Erzeugen eines Indexverzeichnisses. Der Wortlaut wird meist vorgegeben. Die Erklärung ist handschriftlich zu unterzeichnen. 3.2 Die Formvorschriften einer Hausarbeit Da es keine einheitliche Vorschrift zum Verfassen von Hausarbeiten oder wissenschaftlichen Arbeiten gibt, sollten Sie sich vor dem Verfassen der Hausarbeit in Ihrem Fachbereich erkundigen, welche Vorschriften einzuhalten sind. Dies ist besonders wichtig, denn bevor Sie mit dem eigentlichen Schreiben beginnen, setzen Sie diese Vorschriften in einer Dokumentvorlage um, sodass Sie sich beim Schreiben der Arbeit damit nicht mehr im Detail befassen müssen. Auch ist es effektiver und zeitsparender, diese Arbeiten zu Beginn zu erledigen, anstatt erst den Text einzugeben und dann die grundlegenden Formatierungen vorzunehmen. In diesem Buch lernen Sie, wie Sie eine Hausarbeit mit Word erstellen können. Die Einstellungen der Schriftart, Schriftgröße, Seitenränder etc. müssen Sie so anpassen, dass diese die für Ihren Fachbereich gültigen Vorschriften erfüllen. 26
Dokument einrichten 3 Die Einstellungen der Beispielhausarbeit im Überblick Seitenlayout Papierformat: A4 Orientierung: Hochformat Seitenränder: Oben und Unten: 2,5 cm Links: 3,5 cm; Rechts: 2,5 cm Formatierungen des Textes Schriftart Standardtext Überschrift 1 Überschrift 2 Untertitel Times New Roman, 12 Punkt, schwarz Arial, 14 Punkt, schwarz, fett Arial, 13 Punkt, schwarz, fett Arial, 12 Punkt, schwarz, fett Zeilenabst. 1,5 1,5 1,5 1,5 Ausrichtung Blocksatz Linksbündig Linksbündig Linksbündig Abstand vor 0 Punkt 24 Punkt 10 Punkt 0 Punkt Abstand nach 10 Punkt 6 Punkt 3 Punkt 6 Punkt Einzug -- 1,5 cm 1,5 cm -- Kopfzeile: Fußzeile: Fußnotentext: Titel der Hausarbeit zentriert, Times New Roman, 12 Punkt Seitenzahlen zentriert, Times New Roman, 12 Punkt Times New Roman, 10 Punkt, hängender Einzug 0,5 cm Dokumentstruktur der Beispielhausarbeit Deckblatt Inhaltsverzeichnis Abbildungsverzeichnis Inhalt Literaturverzeichnis Stichwortverzeichnis Die Beispielhausarbeit dieses Buches, Grundlagen der PC-Technik, stellt keinen Anspruch auf inhaltliche Richtigkeit und Vollständigkeit. Sie zeigt in erster Linie beispielhaft die mögliche Formatierung und Layoutgestaltung einer Hausarbeit. 27
3 Dokument einrichten 3.3 Dokumentvorlage erstellen Was sind Dokumentvorlagen? Dokumentvorlagen sind Basisdokumente, auf deren Grundlage sich neue Dokumente erstellen lassen. Dokumentvorlagen können beispielsweise Einstellungen zum Seitenlayout, zu den Seitenrändern, Schriftarten, Formatvorlagen und Schnellbausteinen oder feste Texte enthalten. Der Vorteil besteht darin, dass alle Einstellungen und Elemente einmalig in einem Dokument festgelegt bzw. eingegeben werden, dieses Dokument als Dokumentvorlage gespeichert wird und anschließend beliebig oft verwendet werden kann. Alle in der Doku mentvorlage gespeicherten Einstellungen stehen automatisch in jedem Dokument zur Verfügung, das mit der Dokumentvorlage erstellt wird. Dies ist insbesondere dann praktisch, wenn Sie in einem Fachbereich mit gleichen oder ähnlichen Formvorschriften mehrere Hausarbeiten erstellen müssen, da Sie diese Grundeinstellungen (Seitenränder, Schriftart und -größe) dann nur einmal eingeben müssen. Neue Dokumentvorlage erzeugen Klicken Sie auf die Office-Schaltfläche und anschließend auf Neu. Wählen Sie im linken Bereich unter Vorlagen die Kategorie Meine Vorlagen aus. Klicken Sie dann auf Leeres Dokument, und schalten Sie Vorlage ein. 28 Nachdem Sie mit OK bestätigt haben, wird eine leere Dokumentvorlage geöffnet. Sie erkennen die Vorlage am Namen Vorlage1 in der Titelleiste. In dieser noch leeren Vorlage legen Sie anschließend alle Basiseinstellungen fest.
Dokument einrichten 3 Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf, um die Vorlage zu speichern. Geben Sie einen Namen ein, und bestätigen Sie mit Speichern. Die Vorlage wird automatisch im Ordner Templates als Word-Vorlage gespeichert und erhält die Dateiendung *.dotx. Klicken Sie beim Erstellen bzw. Bearbeiten der Vorlage zwischendurch immer wieder auf, um die vorgenommen Änderungen und Einstellungen der Vorlage zu sichern. Haben Sie die Vorlage geschlossen, können Sie sie über die Office-Schaltfläche wieder zur Bearbeitung laden. Schriftarten einstellen In Word 2007 ist die Schriftart Calibri voreingestellt. Da in der Hausarbeit standardmäßig die Schrift Times New Roman und für die Überschriften die Schriftart Arial verwendet wird, ändern Sie zunächst diese Einstellung. Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Formatvorlagen auf Formatvorlagen ändern, zeigen Sie auf Schriftarten, und wählen Sie Larissa Klassisch aus. Dadurch wird die Schriftart Times New Roman zur Standardschrift, und Überschriften erhalten die Schriftart Arial. 29
3 Dokument einrichten 3.4 Das Seitenlayout festlegen Größe, Orientierung und Seitenränder einstellen Die zu erstellende Hausarbeit wird im verwendeten Beispiel im Papierformat A4 und im Hochformat erstellt. Für die Seitenränder kann es andere Vorschriften geben, sodass Sie gegebenenfalls andere Werte eingeben müssen. Klicken Sie das Register Seitenlayout an. Klicken Sie in der Gruppe Seite einrichten auf Größe und wählen Sie das Papierformat A4 aus, falls es nicht bereits markiert sein sollte. Klicken Sie dann auf Orientierung, und wählen Sie das Hochformat aus. Klicken Sie nun auf Seitenränder und anschließend auf Benutzerdefinierte Seitenränder. 30
Dokument einrichten 3 Geben Sie im nächsten Fenster die Werte ein, die für die Seitenränder vorgeschrieben sind. Stellen Sie sicher, dass bei Mehrere Seiten der Eintrag Standard ausgewählt ist und bei Übernehmen für der Eintrag Gesamtes Dokument. Bestätigen Sie alle Einstellungen mit Klick auf OK. Im verwendeten Beispiel wird die Hausarbeit einseitig ausgedruckt, somit gelten für gerade und ungerade Seiten die gleichen Seitenränder-Einstellungen. Soll die Hausarbeit doppelseitig (im Buchformat) gedruckt werden, können Sie für die Seitenränder die Option Gespiegelt wählen und dann über Benutzerdefinierte Seitenränder diese Werte anpassen. 31
3 Dokument einrichten 3.5 Kopf- und Fußzeile erstellen Kopfzeile gestalten Bei einer Hausarbeit ist eine Kopfzeile oft nicht zwingend vorgeschrieben. Im Beispiel wird in der Kopfzeile der Titel der Hausarbeit eingetragen. In der Fußzeile werden die Seitenzahlen zentriert eingefügt. Klicken Sie auf das Register Einfügen und dann in der Gruppe Kopf- und Fußzeile auf Kopfzeile. Word stellt in der angezeigten Liste eine ganze Reihe an vorgefertigten Kopfzeilen bereit, die in der Regel jedoch für eine Hausarbeit mit zu vielen gestalterischen Mitteln versehen sein dürften (Farben, grafische Elemente). Wählen Sie daher die Kopfzeile Leer aus, da eine schlichte Kopfzeile erstellt werden soll. Word blendet den Bereich für die Kopfzeile ein. Zusätzlich wird ein Register Entwurf zum Gestalten der Kopf- und Fußzeile eingeblendet. Geben Sie z. B. den Titel der Hausarbeit in den Platzhalter ein. Jetzt können Sie den Titel der Hausarbeit in der Kopfzeile formatieren: Markieren Sie den gesamten Text, und klicken Sie das Register Start an. Klicken Sie in der Gruppe Absatz auf, um den Text zu zentrieren. Ändern Sie in der Gruppe Schriftart die Schriftgröße z. B. auf 12 Punkt. 32
Dokument einrichten 3 Zur optischen Trennung zwischen Kopfzeile und Text können Sie noch eine Trennlinie einfügen. Setzen Sie den Cursor ans Textende in der Kopfzeile (der Text darf nicht mehr markiert sein), und klicken Sie in der Gruppe Absatz den Pfeil des Symbols an. Wählen Sie die Horizontale Linie aus. In der Kopfzeile sind standardmäßig ein zentrierter und ein rechtsbündiger Tabulator enthalten. Da zuvor die Einstellungen für die Seitenränder geändert wurden, stimmen die Positionen dieser Tabulatoren nicht, da sie für die Standardeinstellungen gelten. Über in der Gruppe Position (Register Entwurf) können Sie den Text in der Kopfzeile jedoch schnell richtig linksbündig, zentriert oder rechtsbündig positionieren (Cursor hierzu an den Textanfang setzen). Seitenzahlen in der Fußzeile einfügen Zum Einfügen der Seitenzahlen hält Word eine Vielzahl von vordefinierten Optionen bereit. Sie müssen nur noch entscheiden, wo die Seitenzahlen erscheinen sollen, das Positionieren erledigt Word für Sie. Klicken Sie Seitenzahl in der Gruppe Kopf- und Fußzeile an (Register Entwurf). Zeigen Sie auf Seitenende, und wählen Sie in der Liste die zentrierte Einfache Zahl 2 aus. 33
3 Dokument einrichten Beenden Sie die Bearbeitung der Kopf- und Fußzeile, indem Sie diese durch Klick auf Kopf- und Fußzeile schließen (Register Entwurf) schließen. Sie können auch doppelt in den Textbereich klicken. Die Kopf- und Fußzeilen gelten für das gesamte Dokument und erscheinen auf jeder Seite. Wenn Sie das Dokument in Abschnitte unterteilen, kann für jeden Abschnitt eine eigene Kopf- und Fußzeile erstellt werden. Möchten Sie unterschiedliche Kopf-/Fußzeilen für gerade und ungerade Seiten gestalten, aktivieren Sie im Register Entwurf, Gruppe Optionen das Kontrollfeld. Behalten Sie den voreingestellten Abstand vom Seitenrand für die Kopf- und für die Fußzeile bei (Register Entwurf). 3.6 Ein Deckblatt einfügen und gestalten Ein vorgefertigtes Deckblatt verwenden Word stellt einige vorgefertigte Deckblätter bereit. Sie können ein beliebiges Deckblatt wählen und nach Ihren Vorstellungen gestalten. Klicken Sie im Register Einfügen auf Deckblatt. Wählen Sie z. B. das Deckblatt Traditionell aus. Word fügt eine neue erste Seite ein. Da das Deckblatt keine Kopfund Fußzeile enthält, ist diese Option automatisch eingestellt (Kontrollfeld im Register Entwurf der Kopf- und Fußzeile ist aktiviert). 34
Dokument einrichten 3 Das Deckblatt gestalten Klicken Sie zunächst das Feld Firma mit der rechten Maustaste an, und wählen Sie Inhaltssteuerelement entfernen, da Sie dieses Feld nicht benötigen. Klicken Sie das Feld Titel an, und geben Sie den Titel der Hausarbeit ein. Klicken Sie das Feld Untertitel an, und geben Sie den Text ein. Der Name des Autors ist bei diesem Deckblatt bereits vorhanden. Word übernimmt hier - zu den Namen, der als Benutzername eingetragen wurde (Office-Schaltfläche, Word- Optionen, Kategorie Häufig verwendet). Klicken Sie auf den Pfeil des Feldes Datum, falls Sie ein Datum auswählen möchten. Sie können dies aber auch erst auswählen, wenn die Hausarbeit fertig erstellt ist, da das so gewählte Datum nicht aktualisiert wird. Klicken Sie am unteren Seitenende das Feld Exposee mit der rechten Maustaste an, und wählen Sie Inhaltssteuerelement entfernen, da Sie dieses Feld nicht benötigen. Möchten Sie die Schriftgröße eines Feldes ändern, klicken Sie dieses an und stellen Sie im Register Start eine andere Schriftgröße ein. Word platziert die Felder mithilfe einer Tabelle. Um die Felder auf der Seite anders zu verteilen, klicken Sie ein Feld mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Einfügen, Zeilen oberhalb einfügen oder Zeilen unterhalb einfügen aus. Um weiteren Text einzugeben, können Sie ebenfalls eine neue Zeile einfügen und dort den gewünschten Text eingeben. 35