Digitalisierung im Mittelstand, Essen, 18.06.2015 Dirk Hupperich, EASY SOFTWARE AG E-Rechnung, Scannen und Archivieren
Ausgangssituation - Jährlich 30.000.000.000 Rechnungen in Europa - 95 % in Papierform - ca. 400.000 Tonnen Papier - ca. 12.000.000 Bäume - Bearbeitungsdauer Papierrechnung 17 Minuten - Bearbeitungsdauer digitale Rechnung 5 Minuten - 90 % aller Rechnungen sind einwandfrei
Klassische Rechnungsbearbeitung - Rechnungseingang - Rechnungen treffen an unterschiedlichen Stellen ein. - Rechnungen treffen in unterschiedlichen Formaten ein.
Klassische Rechnungsbearbeitung - Prüfungsprozess - hoher Zeitaufwand - fehlende Prozesstransparenz - lange Liegezeiten - auch Prüfungsaufwand für korrekte Rechnungen - Skontoverlust
Klassische Rechnungsbearbeitung Verbuchung und Ablage - manuelle Übernahme von Daten aus der Rechnung in die Finanzbuchhaltung - Vorbereitung des Zahlungslaufs mit Papierdokumenten - manuelle Ablage der Rechnungen und Zuordnung der dazugehörigen Dokumente für den Zeitraum der Aufbewahrungsfristen
Die 3 Schritte zur automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung
Übersicht über den Gesamtprozess
1. Rechnungseingang ( Papier und E Mail ) Frühe Archivierung sofort mit dem Scannen bzw. dem E Mail Eingang Auslesen der Daten aus den Belegen Datenerkennung bis auf Positionsebene Abgleich der erkannten Werte mit den Daten aus dem Bestellwesen Kontrolle gesetzlicher Vorschriften z.b. gemäß 14 UStG
1. Rechnungseingang ( Papier und E Mail )
1. Rechnungseingang ( Papier und E Mail )
1. Rechnungseingang ( Papier und E Mail )
1. Rechnungseingang ( Papier und E Mail )
2. Der Prüfungs- und Freigabeprozess Automatische Zuordnung und Aufgabenverteilung Regelbasierte Steuerung Prozess-Monitoring Vertreterregelung und Eskalationsmechanismen Kontinuierliche Archivierung aller Aktivitäten
2. Der Prüfungs- und Freigabeprozess
2. Der Prüfungs- und Freigabeprozess
3. Übergabe an eine Finanzbuchhaltungssoftware Automatische Erstellung von Buchungssätzen Recherche/Anzeige aus der Finanzbuchhaltungssoftware Anzeige der archivierten Rechnungsdokumente und der Aktivitäten Kontinuierliche Archivierung aller Aktivitäten
3. Übergabe an eine Finanzbuchhaltungssoftware
Nutzen der digitalen Rechnungsbearbeitung - geringerer Zeitaufwand je Rechnung - Reduzierung der zu prüfenden Rechnungen - vollständige Prozesstransparenz - hohe Informationsverfügbarkeit - langfristige Rechtssicherheit - Einsparung von Platz sowie Verbrauchsmaterial - Erhöhung der Mitarbeitermotivation
R.O.I Berechnung
EASY INVOICE - Zusammenfassung Scan Verarbeitung Posteingang Papierrechnung Post öffnen / Vorbereiten / Scannen Dokumente Archivierung E-Mail Verarbeitung E-Mail Eingang elektronische Rechnung E-Mail Archivierung BUKRS Zuordnung über Scanmaske oder Anschrift Barcode ist Identifikationshilfsmittel BUKRS Zuordnung über Mail-Postfach oder Anschrift Fortlaufender Zähler ist Identifikationshilfsmittel Datenerkennung und Attribuierung Import und Automatische Analyse der Rechnung UStG Prüfung und Validierung der gelesenen Daten Abgleich mit Bestell- bzw. Waren Eingangsdaten Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung Übergabe an Finanzbuchhaltung und Archivierung Archivierung gescanntes Objekt als PDF Archivierung Original Objekt evtl. mit Mail als Anhang Weiterverarbeitung in der Finanzbuchhaltung
Dirk Hupperich Telefon : 0208 45016211 Mail : Dirk.Hupperich@easy.de