Informatik-Zusammenarbeit Luzern Arbeitsauftrag Programm Informatik Zusammenarbeit Luzern Programmauftrag 24. Oktober 2013 Seite 1/8
Inhaltsübersicht Inhaltsübersicht... 2 1. Zweck des Dokuments... 2 2. Ziele... 2 3. Ausgangslage... 3 4. Umsetzungsbericht Informatik-Zusammenarbeit Luzern... 3 5. Rahmenbedingungen und Grundlagen... 3 6. Organisationsform... 5 7. Ergebnisse... 7 8. Risiken... 8 9. Genehmigung... 8 10. Anhang... 8 1. Zweck des Dokuments Der Programmauftrag schafft für die Informatik-Zusammenarbeit Luzern eine definierte Ausgangslage, welche ermöglicht, die im Umsetzungsplan vom 24. September 2013 festgehaltenen Initiativen konsequent zu bearbeiten. Die für die Beurteilung notwendigen Angaben werden in der Folge zusammenfassend dargestellt. 2. Ziele Die Informatik ist einer der wichtigsten Querschnitt-Prozesse und unterstützt somit alle Bereiche der Verwaltungsleistungen aktiv. Das Programm Informatik-Zusammenarbeit Luzern hat den Auftrag, die nachfolgenden Zielsetzungen zu erreichen und somit die Wirtschaftlichkeit der Verwaltungsleistungen zu verbessern. 1. Business IT Partnerschaft aufbauen 2. Infrastruktur standardisieren 3. Betriebsmittel (Personal und Finanzen) koordinieren 4. Zugang zu Daten und Informationen optimieren 5. Automatisierung der Geschäftsprozesse fördern Unterstützt wird die Erreichung der Programmziele mit der Vision und Mission aus dem Umsetzungsplan vom 27.9.2013: Vision Der Kanton Luzern und die Luzerner Gemeinden, vertreten durch den Verband Luzerner Gemeinden (VLG), verpflichten sich zu einer verbindlichen Abstimmung der Informatik und unterstützen damit die E-Government-Strategie Luzern. Mission Die definierten Zielsetzungen, strategischen Handlungsfelder und ihre Initiativen unterstützen den Kanton Luzern und die Gemeinden bei deren gemeinsamen Aufgabenerfüllung. Die Zielsetzungen und strategischen Handlungsfelder sind für den Kanton Luzern und alle Luzerner Gemeinden verbindlich. Der Kanton Luzern und die Luzerner Gemeinden koordinieren Projekte und definieren Standards, Schnittstellen sowie Richtlinien. Programmauftrag 24. Oktober 2013 Seite 2/8
3. Ausgangslage Der Kanton Luzern und die Luzerner Gemeinden haben in der Informatik bedeutende Herausforderungen zu bewältigen. Dies insbesondere auch aufgrund der zunehmenden Bedeutung von E-Government. Die E-Government-Strategie Luzern wurde 2010 durch den Regierungsrat und den Verband Luzerner Gemeinden genehmigt. Ziel ist, die Verwaltungsdienstleistungen auch auf elektronischem Weg bürgernah und effizient zu erbringen und die Zusammenarbeit zwischen den Verwaltungen zu optimieren. Daraus resultiert die Pflicht zur Standardisierung und Harmonisierung der Prozesse und Systeme bei Kanton und Gemeinden. Nur so können die Synergien der Informatikinfrastruktur und -applikationen gemeinsam genutzt werden. Der Regierungsrat des Kantons Luzern, der Vorstand des Verbands Luzerner Gemeinden (VLG), der Verein IGGI sowie die Stadt Luzern haben per 7. September 2011 die Absichtserklärung zur Zusammenarbeit des Kantons und der Gemeinden unterzeichnet. Ziel ist, die Zusammenarbeit und Koordination für eine effiziente Aufgabenerfüllung zu fördern. Die Absichtserklärungs-Partner wollen die Informatikstrategien des Kantons Luzern, der Stadt Luzern, des VLG und der IGGI aufeinander abstimmen. Konkret werden die Zielsetzungen und die strategischen Handlungsfelder angeglichen und deren Umsetzung soll koordiniert erfolgen. Auf der Basis der Absichtserklärung zur Zusammenarbeit des Kantons und der Gemeinden sowie der Rahmenvereinbarung für die Umsetzung der E-Government-Strategie Luzern soll die Zusammenarbeit in der Informatik von Kanton Luzern und Luzerner Gemeinden verstärkt werden. Der Kanton Luzern und der VLG bilden nun eine gemeinsame Organisation (vorliegender Programmauftrag), welche die Umsetzung der Informatik Zusammenarbeit Luzern, den Ausbau und Betrieb von Informatik-Infrastrukturen und gemeinsame Projekte koordiniert sowie Standards, Schnittstellen, Richtlinien usw. definiert. 4. Umsetzungsbericht Informatik-Zusammenarbeit Luzern Der Umsetzungsbericht Informatik-Zusammenarbeit als integraler Bestandteil dieses Programmauftrags, fasst die Ergebnisse der Partner der Absichtserklärung zur Zusammenarbeit von Kanton Luzern und der Luzerner Gemeinden in der Informatik zusammen. Alle Ergebnisse wurden im Rahmen von Workshops, welche von August - Dezember 2011 durchgeführt wurden, erarbeitet. Anlässlich der Arbeitssitzung vom 3.7.2012 haben die Projektbeteiligten festgelegt, die Initiativen mit Hilfe des Programms Informatik-Zusammenarbeit Luzern zu konkretisieren. Dieser Programmauftrag dient zur Umsetzung des Umsetzungsberichts und legt nachfolgend die notwendigen Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen fest. 5. Rahmenbedingungen und Grundlagen 5.1 Rechtliche Rahmenbedingungen Die Umsetzung der Initiativen aus dem Umsetzungsbericht tangiert aufgrund der Querschnittsfunktionen viele rechtliche Rahmenbedingungen. Wegen der teilweise noch unbekannten Ausprägung der Initiativen, werden an dieser Stelle nicht alle betroffenen Gesetze und Verordnungen aufgezählt. Es gelten die - kantonalen Gesetze und Verordnungen; - sowie die kommunalen Verordnungen. Programmauftrag 24. Oktober 2013 Seite 3/8
5.2 E-Government-Strategie Luzern Die Zusammenarbeit von Kanton und Gemeinden ist in der Rahmenvereinbarung für die Umsetzung der E-Government-Strategie Luzern geregelt. In der Rahmenvereinbarung sind die Organisation und die Finanzierung der Zusammenarbeit und die Bedingungen für die Durchführung und Finanzierung gemeinsamer Projekte geregelt. Die Rahmenvereinbarung ist per 1. Januar 2011 in Kraft getreten. Das Programm Informatik-Zusammenarbeit basiert auf der E-Government-Strategie Luzern. Unter der Ziffer 5.1.2 Leistungserbringung behördenübergreifend und verwaltungsintern, Ziffer 5.2 Informationsangebot und Ziffer 5.3 Voraussetzungen sind die folgenden Handlungsschwerpunkte aufgeführt, welche in einen direkten Bezug zu diesem Programm gestellt werden können: - Datenaustausch: Innerhalb der Verwaltungseinheiten wird durch Anwendung der ech- Standards der Datenaustausch zwischen den Fachapplikationen optimiert. Unter Nutzung einer kantonsweiten Datenaustauschplattform wird der Datenaustausch in den Geschäftsprozessen zwischen den Gemeinden und kantonalen Dienststellen sowie auch zum Bund verbessert. - Elektronischer Zugriff auf Register: Verwaltungsübergreifende Telefon- und Briefanfragen in Geschäftsprozessen werden durch die elektronische Abfragemöglichkeit von Registern im Rahmen der Zugriffsrechte gemäss Datenschutz ersetzt und damit effizienter abgewickelt. - Informationen: Verbessern des elektronischen Zugangs zu Informationen aus dem Grundbuch, statistischen Informationen sowie Ausbau und Integration des Geoportals (GIS). - Collaboration, Social Media: Moderne interaktive Kommunikations- und Zusammenarbeitsformen werden wo angemessen und nutzbringend auf den Web-Seiten von Gemeinden und Kanton eingesetzt. - Ziel-Informatikinfrastruktur / Standardisierung: Die Ziel-Informatikarchitektur (IT- Architektur) definiert Standards für Informatikkomponenten von Gemeinden und Kanton im Bereich E-Government wie IT-Infrastrukturen und Schnittstellen. Sie stellt damit die Interoperabilität sicher. Der Aufbau soll serviceorientiert erfolgen und typische, in verschiedenen Geschäftsprozessen jeweils wiederkehrende Funktionalitäten (für Formulare, Zahlungen, Dokumentenmanagement, Workflow, Archivierung, Identifikation und Autorisierung, usw.) unterstützen. - Einrichten einer Datenaustauschplattform: Der Datenaustausch zwischen den Verwaltungseinheiten wird optimiert und vereinheitlicht. Dazu wird eine kantonsweite Datenaustauschplattform aufgebaut. Fachapplikationen werden an diese Datenaustauschplattform angeschlossen, so dass wiederholte, aufwendige und fehleranfällige Datenerfassungen entfallen. Dieser Datenaustausch erfolgt im Rahmen der Zugriffsberechtigungen gemäss Datenschutz. - Identifikation, Autorisierung und elektronische Unterschrift: Eine gemeinsame Public Key Infrastructure (PKI) wird angeboten. Die digitale Signatur dient der zuverlässigen Personenidentifikation und ermöglicht die Sicherstellung von Echtheit und Rechtsgültigkeit elektronischer Dokumente im Geschäftsverkehr. 5.3 Weitere Grundlagen und Vorarbeiten Als weitere Grundlagen und Vorarbeiten gelten u.a.: - Informatik-Zusammenarbeit Luzern: Umsetzungsplan der Absichtserklärungs-Partner für die Abstimmung und Koordination der kommunalen und kantonalen Informatik Luzern vom 24.9.2013 - Konzept für den Aufbau der Leistung Informatik-Treuhand des Verbands der Luzerner Gemeinden Programmauftrag 24. Oktober 2013 Seite 4/8
- ech-standards - Informatik-Strategie Kanton Luzern 2012 - Informatik-Strategie Stadt Luzern 6. Organisationsform Die Projektbeteiligten haben mit der nachfolgenden Organisationsform die bestehende Organisation E-Government Luzern als Basis genutzt. Mit der Schaffung des Programms Informatik Zusammenarbeit Luzern erhält die Umsetzung der Initiativen etwas mehr Gewicht als die Projekte von E-Government Luzern. 6.1 Auftraggeber Der Verband Luzerner Gemeinden (VLG), vertreten durch den Vorstand und der Kanton Luzern, vertreten durch den Regierungsrat, wirken als Auftraggeber. Sie setzen ein Steuerungsgremium (Steuerung E-Government Luzern) ein, über welches sie ihre Bedürfnisse einbringen. Als zentrales, operativ tätiges Element für die Umsetzung der E-Government-Strategie wirkt die Fachstelle E-Government Luzern. Die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen dieser Gremien sind im Dokument Organisation E-Government Luzern festgehalten. 6.2 Programm Informatik Zusammenarbeit Luzern Das Programm Informatik Zusammenarbeit Luzern ist der Fachstelle E-Government Luzern unterstellt. Bei Bedarf besteht für die Leitung des Programms Informatik-Zusammenarbeit Luzern die Möglichkeit, in Absprache mit der Fachstelle, an die Steuerung E-Government Luzern zu gelangen. Das Programm Informatik-Zusammenarbeit organisiert sich mittels Arbeitsgruppen und sorgt damit für die Bearbeitung und Umsetzung der strategischen Handlungsfelder und Initiativen. 6.2.1 Programmleitung Die Programmleitung Informatik-Zusammenarbeit Luzern besteht aus zwei Mitgliedern: - einem vom Finanzdepartement bezeichneten Mitglied aus der kantonalen Verwaltung; - einem vom VLG bezeichneten Mitglied als Fachvertreter der Gemeinden. Beide Vertreter sind gleichberechtigt. Die Koordination und Kommunikation erfolgt durch den Vertreter der Gemeinden. Die Programmleitung legt die personelle Besetzung der Arbeitsgruppen fest. Die Programmlei- Programmauftrag 24. Oktober 2013 Seite 5/8
tung ist besorgt, dass die Mitglieder der Arbeitsgruppen genügend personelle Ressourcen für die Erledigung der Aufgaben zur Verfügung stellen können. 6.2.2 Erweiterte Programmleitung Die erweiterte Programmleitung Informatik-Zusammenarbeit Luzern besteht aus den folgenden Mitgliedern: - Leiter PIT der Stadt Luzern - Leiter DIIN - Vertreter der Informatik der Gemeinden Emmen - Leiter der Fachstelle E-Government Luzern Die erweiterte Programmleitung dient als Kompetenz- und Sounding-Board und unterstützt die Vertreter der Programmleitung in deren Aufgaben. 6.2.3 Arbeitsgruppen Die Arbeitsgruppen werden durch die Programmleitung zusammengesetzt und geführt. Es ist darauf zu achten, dass die Anzahl der kommunalen und kantonalen Vertreter ausgewogen ist. 6.3 Aufgaben und Verantwortlichkeiten 6.3.1 Programmleitung Informatik-Zusammenarbeit Luzern Die Programmleitung Informatik-Zusammenarbeit Luzern bewirtschaftet die strategischen Handlungsfelder und setzt die Initiativen aus dem Umsetzungsplan Informatik- Zusammenarbeit Luzern um: - Erarbeiten von Grundlagen (Richtlinien und Hilfsmittel) für die Umsetzung, insbesondere zur Abwicklung der Initiativen und der Sicherstellung der Interoperabilität, von Informationssicherheit und Datenschutz unter Berücksichtigung der rechtlichen Aspekte. - Führen eines Projektportfolios zwecks Transparenz über alle von Gemeinden und Kanton geplanten Informatik-Projekte auf der Basis der Initiativen. - Koordination der durch die Initiativen tangierten Informatik-Projekte von Kanton und Gemeinden. - Erstellen eines Budgets und Finanzplans für das Programm Informatik-Zusammenarbeit Luzern. - Bei kommunalen und kantonalen Initiativen - Prüft die Programmleitung Vorstudien, Projekt- und Betriebsvereinbarungen und führt Vernehmlassungen durch. - Unterstützt deren Erarbeitung im Rahmen ihres Budgets personell und / oder finanziell. - Führt im Rahmen der Projektvereinbarung das Projektcontrolling durch. - Erarbeiten des Controllingberichts zur Umsetzung der Initiativen. - Sichterstellen und durchführen von Kommunikationsmassnahmen. 6.3.2 Erweiterte Programmleitung Informatik-Zusammenarbeit Luzern Die erweiterte Programmleitung dient der Programmleitung als Kompetenz- und Sounding- Board und unterstützt die Vertreter der Programmleitung bei deren Aufgaben. - Prüfen der Grundlagen (Richtlinien und Hilfsmittel) für die Umsetzung - Unterstützen der Tätigkeiten der Programmleitung Programmauftrag 24. Oktober 2013 Seite 6/8
6.3.3 Verwaltungseinheiten Die Umsetzung der Initiativen obliegt grundsätzlich den zuständigen Verwaltungseinheiten. Als Projekteigner nehmen sie folgende Aufgaben wahr: - Bewirtschaften der strategischen Handlungsfelder und umsetzen der Initiativen. - Berücksichtigung der definierten Standards und Richtlinien bei der Umsetzung von Projekten. - Nutzen der von der Programmleitung bereitgestellten Hilfsmittel. - Kommunizieren ihrer Angebote gegenüber den Nutzerinnen auf Grundlage des Kommunikationskonzepts. - Bei kommunalen und kantonalen Initiativen - Durchführen von Vorstudien unter Beizug der Programmleitung Informatik- Zusammenarbeit Luzern. - Erstellen von Projekt- bzw. Betriebsvereinbarungen. - Bei nicht gemeinsamen Initiativen - Melden aller geplanten E-Government und Informatik-Projekte an die Fachstelle E-Government und Informatik Luzern. 6.4 Finanzierung 6.4.1 Zusammenarbeit Informatik Luzern Die Vertragspartner stellen je die personellen Ressourcen der Vertreterinnen und Vertreter der Programmleitung Informatik-Zusammenarbeit Luzern zur Verfügung. Für die Finanzierung der personellen Ressourcen ist die jeweilige Vertragspartei zuständig. Die Programmleitung erstellt in Zusammenarbeit mit der Fachstelle E-Government ein Budget und die Mehrjahresplanung für den Sachaufwand. Dieser Aufwand wird durch die Vertragsparteien je zur Hälfte getragen. 6.4.2 Projekte und Betrieb Die Kostenteilung zwischen dem Kanton Luzern und den Gemeinden wird projektbezogen festgelegt. Diese wird nach Massgabe des Nutzens der Lösung festgelegt. Die Vertragspartner können einen zusätzlichen Beitrag an die Projektkosten übernehmen. 7. Ergebnisse Mit der Bearbeitung der Handlungsschwerpunkte und Initiativen werden die Ziele des Umsetzungsplan vom 24.9.2013 erreicht. Es sind dies: - Zielsetzung 1; Business IT Partnerschaft aufbauen Der Kanton Luzern und die Luzerner Gemeinden haben die Erbringung von IT-Leistungen untereinander koordiniert. Als Prozess-Knowhow-Träger unterstützen sie die Fachbereiche bei der Lösungsfindung. Sie transformieren Prozesse in IT-Services und helfen bei deren Realisierung und Weiterentwicklung. - Zielsetzung 2; Infrastruktur standardisieren Die IT-Infrastrukturen des Kantons Luzern und der Luzerner Gemeinden sind nach ihren gemeinsamen Vorgaben standardisiert. Die IT-Leistungen werden als IT-Services nicht redundant angeboten. - Zielsetzung 3; Betriebsmittel (Personal und Finanzen) koordinieren Der Kanton Luzern und die Luzerner Gemeinden haben die Betriebsmittel (Personal und Finanzen) untereinander koordiniert. Eine Verbesserung der Stellvertreterregelung von Spezialisten ist sichergestellt. Die Attraktivität als Arbeitgeber ist verbessert. Programmauftrag 24. Oktober 2013 Seite 7/8
- Zielsetzung 4; Zugang zu Daten und Informationen optimieren Der Kanton Luzern und die Luzerner Gemeinden haben eine Optimierung des Zugangs sowie die Verbesserung der Nutzung von Daten und Informationen nach den Vorgaben des Datenschutzes erwirkt. Die Datenhoheit ist zu definieren. Der Datenaustausch ist optimiert und vereinheitlicht. - Zielsetzung 5; Automatisierung der Geschäftsprozesse fördern Der Kanton Luzern und die Luzerner Gemeinden haben den Prozessaufwand bei der Erbringung ihrer Verwaltungsleistungen reduziert. Dies wird erreicht durch Automatisierung, Standardisierung und Vermeidung von Medienbrüchen. 8. Risiken Falls das Programm nicht gestartet wird, werden die Zielsetzungen nicht erreicht und die kommunalen und kantonalen Informatikwelten werden sich nicht annähern. Redundante Datenhaltungen bleiben weiterhin bestehen und mögliche Synergien bleiben ungenützt. Der Aufwand für die Erfassung und die Pflege der Daten wird nicht reduziert werden können. Es ist davon auszugehen, dass die bestehenden Doppelspurigkeiten eher noch zunehmen werden. Zudem können wichtige Leitlinien, Ziele und Handlungsschwerpunkte der E-Government- Strategie Luzern nicht eingehalten oder nur unvollständig erreicht werden. Im Falle eines Programmstarts besteht das Risiko, dass sich die Projektbeteiligten aufgrund der Tragweite auf keine Lösungsvarianten einigen können. Zudem können die Ressourcen für die Projektbearbeitung knapp werden. 9. Genehmigung Dieser Programmauftrag wurde an der Sitzung der Steuerung E-Government Luzern vom 3. September 2012 genehmigt und zur weiteren Umsetzung freigegeben. 10. Anhang - Umsetzungsplan der Absichtserklärungs-Partner für die Abstimmung und Koordination der kommunalen und kantonalen Informatik Luzern vom 24.10.2012 Programmauftrag 24. Oktober 2013 Seite 8/8