TK Lexikon Steuern Auslagenersatz Auslagenersatz HI520417 Zusammenfassung LI1097107 Begriff Unter Auslagen versteht man die Gelder, die zur Erbringung einer Leistung oder Erfüllung eines Auftrags verwendet werden müssen, für die der Leistungserbringer häufig in Vorlage tritt. Es handelt sich also um Gelder, die der Arbeitnehmer nach der Aufwendung erhält. Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung Arbeitsrecht: Die Pflicht zum Auslagen- oder Aufwendungsersatz folgt aus 670 ff. BGB. Lohnsteuer: Die Steuerfreiheit von Auslagenersatz ergibt sich aus 3 Nr. 50 EStG. Sozialversicherung: 14 Abs. 1 SGB IV definiert das zur Beitragspflicht in der Sozialversicherung heranzuziehende Arbeitsentgelt aus einer Beschäftigung. 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV legt fest, unter welchen Bedingungen bestimmte Entgeltbestandteile kein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt darstellen. Kurzübersicht Entgelt LSt SV Ersatz von Ausgaben, die der Arbeitnehmer für seinen Arbeitgeber geleistet hat frei frei Durchlaufende Gelder, die der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erhält, um sie für ihn auszugeben frei frei Übernahme von Strafen und Geldbußen des Arbeitnehmers pflichtig pflichtig
Arbeitsrecht 1 Allgemeines HI726597 HI660674 Der Arbeitgeber ist, vorbehaltlich einer anderen Vereinbarung, gem. 670, 675 BGB verpflichtet, dem Arbeitnehmer als Aufwendungs- oder Auslagenersatz diejenigen Aufwendungen zu ersetzen, die der Arbeitnehmer bei Ausführung der ihm übertragenen Arbeiten gemacht hat und den Umständen nach für erforderlich halten durfte (z. B. Reisespesen, Auslagen zur Beschaffung von Werkzeugen; dagegen nicht persönliche Aufwendungen des Arbeitnehmers wie Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb). Dabei ist es gleichgültig, ob die Aufwendungen im Interesse des Arbeitgebers objektiv notwendig waren; es genügt, dass der Arbeitnehmer sie ohne Verletzung seiner Sorgfaltspflicht für erforderlich halten durfte. 2 Schäden am Arbeitnehmer-Eigentum HI660675 Nach 670 BGB hat der Arbeitnehmer auch einen Anspruch auf Erstattung der Sach- und Vermögensschäden, die ihm bei der Arbeit ohne Verschulden des Arbeitgebers entstanden sind. Voraussetzung hierfür ist, dass der Schaden nicht dem Lebensbereich des Arbeitnehmers, sondern dem Betätigungsbereich des Arbeitgebers zuzurechnen ist und der Arbeitnehmer ihn nicht selbst tragen muss, weil er dafür eine besondere Vergütung erhält. [ 1 ] Zum Betätigungsbereich des Arbeitgebers gehören grundsätzlich alle Risiken, die im Zusammenhang mit der vom Arbeitgeber veranlassten Arbeit entstanden sind und die der Arbeitgeber hätte tragen müssen, wenn er die Arbeit selbst vorgenommen hätte oder dem Arbeitnehmer eigene Geräte zur Durchführung der Arbeit überlassen hätte. Deshalb muss der Arbeitgeber die am Kraftwagen des Arbeitnehmers (Nutzfahrzeugen u. a.) ohne Verschulden des Arbeitgebers entstandenen Unfallschäden ersetzen, wenn das Fahrzeug mit Billigung des Arbeitgebers bei der Arbeitsleistung eingesetzt worden ist und der Arbeitgeber ohne Einsatz des Arbeitnehmerfahrzeugs ein eigenes Fahrzeug hätte einsetzen und damit dessen Unfallgefahr tragen müssen. [ 2 ] Das BAG hat die Kostentragungspflicht auch in einem Fall bejaht, in dem der Arbeitnehmer zur Rufbereitschaft eingeteilt war und aufgrund eines Notrufs mit seinem eigenen Fahrzeug zur Arbeit gefahren ist, um rechtzeitig am Arbeitsort zu erscheinen. [ 3 ] Bei einem Mitverschulden des Arbeitnehmers ist 254 BGB entsprechend anzuwenden und die Grundsätze über den innerbetrieblichen Schadensausgleich zu beachten. Das bedeutet: Bei geringer Schuld (leichteste Fahrlässigkeit) muss der Arbeitgeber grundsätzlich vollen Ersatz leisten; bei normaler Fahrlässigkeit des Arbeitnehmers ist der Schaden anteilig unter Berücksichtigung der Gesamtumstände des Einzelfalls nach Billigkeitsgrundsätzen und Zumutbarkeitsgesichtspunkten zu verteilen; bei grob fahrlässiger oder vorsätzliche (Mit)verursachung entfällt der Ersatzanspruch des Arbeitnehmers in der Regel ganz. [ 5 ] Im Einzelfall ist allerdings auch bei grober Fahrlässigkeit eine Schadensteilung nicht
ausgeschlossen. [ 6 ] Trifft den Arbeitgeber ein Verschulden, haftet er u. a. wegen Verletzung der Fürsorgepflicht. 3 Ersatz von Bußgeldern und Strafverfolgungsmaßnahmen HI660676 Verursacht ein Berufskraftfahrer bei einer betrieblichen Tätigkeit unverschuldet einen schweren Verkehrsunfall und wird deswegen gegen ihn zunächst ein staatsanwaltliches Ermittlungsverfahren (hier wegen fahrlässiger Tötung) eingeleitet, hat ihm der Arbeitgeber entsprechend 670 BGB die erforderlichen Kosten der Verteidigung zu ersetzen; dies sind grundsätzlich nur die gesetzlichen Rechtsanwaltsgebühren, nicht vereinbarte höhere Gebühren; etwas anderes gilt ausnahmsweise dann, wenn Rechtsanwälte zur Übernahme der Verteidigung zu den Rahmengebühren des RVG nicht bereit waren. [ 7 ] Arbeitsrechtlich ist ein Berufskraftfahrer ohne besondere Vereinbarung und Vergütung nicht zum Abschluss einer Rechtsschutzversicherung verpflichtet. Dagegen braucht der Arbeitgeber grundsätzlich nicht die Rechtsfolgen einer bei einer betrieblichen Fahrt begangenen verschuldeten Verkehrs-Straftat (z. B. Strafe, Bewährungsauflage, Anwalts- und andere Kosten) oder Verkehrsordnungswidrigkeit (Geschwindigkeitsüberschreitung, Rotlichtverstoß) zu ersetzen. Etwas anderes kann bei Strafverfolgungsmaßnahmen im Ausland gelten, wenn die ausländischen Maßnahmen nach deutschem Rechtsverständnis unzumutbar sind und der Arbeitnehmer für das Risiko keine besondere Vergütung erhält. [ 8 ] Ein Arbeitgeber, der durch entsprechende Anordnungen an Berufskraftfahrer bewusst in Kauf nimmt, dass es zum Verstoß gegen Vorschriften über Lenkzeiten kommt, handelt sittenwidrig und ist nach 826 BGB gegenüber dem Arbeitnehmer zum Schadensersatz verpflichtet. Zum ersetzenden Schaden gehört allerdings nur in Ausnahmefällen die Erstattung von Geldbußen, die gegen den Arbeitnehmer verhängt werden. [ 9 ] Diese Bußgelder muss der Arbeitnehmer in der Regel selbst tragen. 4 Auswärtige Beschäftigung HI660677 Aufwendungen des Arbeitnehmers für eine auswärtige Beschäftigung werden im Allgemeinen nicht mit dem Lohn abgegolten, soweit sich aus besonderen Vereinbarungen oder der Verkehrssitte nichts anderes ergibt. Häufig sind in Tarifverträgen (z. B. Bau gewerbe, Montagearbeiten in Eisen-, Metall- und Elektroindustrie) Verpflichtungen des Arbeitgebers zur Zahlung von Wegegeldern, Übernachtungsgeldern und Trennungsentschädigungen geregelt. Handlungsreisende erhalten häufig feste Spesensätze.
5 Rechtsnatur des Auslagenersatzes? HI660678 Der Anspruch auf Auslagenersatz ist kein Lohnanspruch. Bei Pauschalabgeltungen, die offen oder versteckt über den Auslagenersatz hinausgehen und eine Vergütung enthalten, muss für die rechtliche Beurteilung nötigenfalls zwischen Vergütung und Auslagenersatz getrennt werden. Der Anspruch auf Auslagenersatz unterliegt insbesondere nicht den Lohnpfändungs- und Lohnaufrechnungsbeschränkungen. Auch verjährt der Anspruch auf Auslagenersatz wie Arbeitslohn in 3 Jahren. Der Arbeitnehmer hat, vorbehaltlich anderer Vereinbarung oder Verkehrssitte, einen Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber einen dem Auslagenersatz entsprechenden Betrag vorschießt. [ 12 ] Lohnsteuer 1 Steuerfreier Auslagenersatz HI726598 HI2330384 Lohnsteuerlich setzt ein Auslagenersatz voraus, dass der Arbeitnehmer Ausgaben für Rechnung des Arbeitgebers tätigt und diese von ihm ersetzt werden. Dabei ist es gleichgültig, ob die Ausgaben im Namen des Arbeitgebers oder im eigenen Namen verauslagt werden maßgebend ist das Innenverhältnis. Sie müssen folglich vom Arbeitgeber veranlasst oder gebilligt worden sein. Zudem darf kein oder nur ein sehr geringes eigenes Interesse des Arbeitnehmers an den Ausgaben bestehen; sie dürfen ihn nicht bereichern. Der Aufwendungsersatz nach 670 BGB ist hingegen nicht ohne Weiteres steuerfrei. Steuerfreier Auslagenersatz liegt vor, wenn die Ausgaben im ganz überwiegenden Interesse des Arbeitgebers erfolgen, der Arbeitsausführung dienen und nicht zu einer Bereicherung des Arbeitnehmers führen. Bei Beschaffung von Hilfs- und Betriebsstoffen (z. B. Büromaterial, Porto, Benzin, Diesel, Öl für den Firmenwagen) liegt immer Auslagenersatz vor. In diesem Fall (aber eben nur in diesem) spielen die Eigentumsverhältnisse beim Erwerb keine Rolle, weil beim Arbeitnehmer keine Bereicherung eintreten kann. [ 13 ] Wichtig Steuerfreiheit nur bei Einzelabrechnung Voraussetzung ist, dass über die Auslagen einzeln abgerechnet wird. Eine Abrechnung
nach Eigenbelegen ist zulässig. Werbungskostenersatz ist steuerpflichtig Steuerfrei ist nur der Auslagenersatz. Handelt es sich um Werbungskostenersatz, liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Dies gilt unabhängig davon, ob der Mitarbeiter die Aufwendungen später in seiner Steuererklärung geltend machen kann. Praxis-Tipp Vorsteuerabzug nur mit ordnungsgemäßer Rechnung Eine auf den Arbeitgeber ausgestellte Rechnung ist für die Lohnsteuerfreiheit nicht zwingend erforderlich. Allerdings benötigt der Arbeitgeber für den Vorsteuerabzug aus Rechnungen mit einem Gesamtwert von mehr als 150 EUR eine ordnungsgemäße Rechnung mit Namen und Anschrift des Leistungsempfängers. 2 Pauschaler Auslagenersatz HI2330387 Pauschalvergütungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer, z. B. arbeitsvertraglich für Aufwendungen anlässlich von beruflichen Auswärtstätigkeiten, sind grundsätzlich steuerpflichtig. Pauschaler Auslagenersatz ist aber ausnahmsweise steuerfrei, wenn er regelmäßig wiederkehrt, keine Bereicherung des Arbeitnehmers darstellt und der Arbeitnehmer die entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten im Einzelnen nachweist. Aufgrund dieses Nachweises bleibt der pauschale Auslagenersatz so lange steuerfrei, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern. [ 14 ] Die Rechtsprechung lässt Pauschalabgeltungen darüber hinaus zu, wenn die Aufwendungen erfahrungsgemäß regelmäßig in etwa gleicher Höhe wiederkehren und der Auslagenersatz - im Großen und Ganzen - den tatsächlichen Aufwendungen entspricht. [ 15 ] Pauschaler Auslagenersatz beruflicher Telefonkosten Ist der berufliche Anteil nicht genau ermittelbar, können die Aufwendungen des Arbeitnehmers für Telekommunikationsleistungen i. H. v. 20 % der jeweiligen Monatsabrechnung, maximal 20 EUR
pro Monat, pauschal steuerfrei ersetzt werden. Voraussetzung ist, dass aufgrund der Tätigkeit erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Aufwendungen anfallen. Wichtig Vereinfachter Nachweis von Reisenebenkosten zulässig Aufwendungen von Lkw-Fahrern, insbesondere für die Nutzung sanitärer Einrichtungen, können pauschal mit dem Durchschnittsbetrag ersetzt werden, wenn die tatsächlich entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten durch entsprechende Aufzeichnungen glaubhaft gemacht werden. [ 16 ] 3 Auslagenersatz in Einzelfällen 3.1 Beispiele für steuerfreien Auslagenersatz HI2330388 HI7343389 Steuerfreier Auslagenersatz liegt z. B. vor, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die einzeln abgerechneten Kosten ersetzt für Kundengeschenke, die im Auftrag des Arbeitgebers erworben worden sind, geschäftliche Telefongespräche, die der Arbeitnehmer für den Arbeitgeber außerhalb des Betriebs geführt hat, die Bewirtung von Geschäftsfreunden des Arbeitgebers, die Garage, die der Arbeitnehmer für seinen Dienstwagen gemietet hat. [ 17 ] Fortbildungsmaßnahmen Auch Maßnahmen zur Fortbildung, die auf eigene Rechnung des Mitarbeiters erbracht werden, können bei Übernahme oder Erstattung durch den Arbeitgeber steuerfrei bleiben. [ 18 ] Schadensersatz Arbeitgebererstattungen von Sach- und Vermögensschäden an Arbeitnehmer-Eigentum sind kein steuerlicher Auslagenersatz, sondern steuerfreier Schadensersatz. 3.2 Beispiele für steuerpflichtigen Auslagenersatz HI7343390 Kontoführungsgebühren Kein steuerfreier Auslagenersatz, sondern steuerpflichtiger Werbungskostenersatz ist der Ersatz von Kontoführungsgebühren für die Führung eines Lohn- und Gehaltskontos bei einem Kreditinstitut.
Übernahme von Bußgeldern Bei der Erstattung von Strafen und Geldbußen handelt es sich ebenfalls nicht um steuerfreien Auslagenersatz, sondern um steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn. [ 19 ] Dies gilt unabhängig von der Höhe des Bußgelds und würde z. B. auch für eine Strafe für zu schnelles Fahren gelten. Ein rechtswidriges Tun ist keine Grundlage einer betriebsfunktionalen Zielsetzung und kann deshalb nicht im eigenbetrieblichen Interesse sein. Dies gilt unabhängig davon, ob der Arbeitgeber ein solches rechtswidriges Verhalten angewiesen hat und/oder anweisen darf. [ 20 ] Sozialversicherung 1 Beitragsrechtliche Bewertung HI726599 HI3669888 Nicht als beitragspflichtiges Arbeitsentgelt gelten der Ersatz von Ausgaben, die der Arbeitnehmer für seinen Arbeitgeber geleistet hat, oder durchlaufende Gelder, die der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erhält, um sie für ihn auszugeben. [ 21 ] Achtung Aufwandsentschädigung als Pauschale Wird dem Beschäftigten als Aufwandspauschale ein Betrag ausbezahlt, der die tatsächlich entstandenen Aufwendungen übersteigt, so ist diese Differenz dem beitragspflichtigen Arbeitsentgelt zuzurechnen. Ausnahme: Ein pauschaler Auslagenersatz, der regelmäßig wiederkehrt und bei denen der Arbeitnehmer die entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten im Einzelnen nachweist, bleibt beitragsfrei zur Sozialversicherung. Beitragspflicht von Buß- und Verwarnungsgeldern Ersetzt der Arbeitgeber seinem Beschäftigten die Auslagen, die diesem dadurch entstehen, dass er z. B. als Kraftfahrer im Speditionsgewerbe wegen Überschreitung der Lenkzeiten und der Nichteinhaltung von Ruhezeiten mit einem Bußgeld belegt worden ist, so handelt es sich hierbei durchaus um Arbeitslohn, der steuerpflichtig [ 22 ] und auch beitragspflichtig zur Sozialversicherung ist. Vergleichbares gilt auch für anderweitige "Verwarnungsgelder", die der Arbeitgeber für seinen Beschäftigten übernimmt. Insoweit ist an dieser Stelle die steuerrechtlichen Bewertung maßgeblich.
[ 1 ] BAG, Urteil v. 11.8.1988, 8 AZR 721/85 und BAG, Urteil v. 20.4.1989, 8 AZR 632/87. [ 2 ] BAG, Urteil v. 8.5.1980, 3 AZR 82/79; BAG, Urteil v. 17.7.1997, 8 AZR 480/95; BAG, Urteil v. 23.11.2006, 8 AZR 701/05. [ 3 ] BAG, Urteil v. 22.6.2011, 8 AZR 102/10. [ 4 ] [ 5 ] BAG, Urteil v. 20.4.1989, 8 AZR 632/87, vgl. auch Beschluss des Großen Senats des BAG v. 27.9.1994, GS 1/89 (A). [ 6 ] BAG, Urteil v. 18.1.2007, 8 AZR 250/06. [ 7 ] BAG, Urteil v. 16.3.1995, 8 AZR 260/94. [ 8 ] BAG, Urteil v. 11.8.1988, 8 AZR 721/85. [ 9 ] BAG, Urteil v. 25.1.2001, 8 AZR 465/00. [ 10 ] [ 11 ] [ 12 ] 669, 675 BGB. [ 13 ] BFH, Urteil v. 21.8.1995, VI R 30/95, BStBl 1995 II S. 906. [ 14 ] R 3.50 Abs. 2 LStR. [ 15 ] BFH, Urteil v. 2.10.2003, VI R 4/02, BStBl 2004 II S. 129. [ 16 ] BMF, Schreiben v. 4.12.2012, IV C 5 - S 2353/12/10009, BStBl 2012 I S.1249. [ 17 ] BFH, Urteil v. 7.6.2002, IV R 145/99, BStBl 2002 II S. 829. [ 18 ] R 19.7 LStR. [ 19 ] BFH, Urteil v. 22.7.2008, VI R 47/06, BStBl 2009 II S. 151. [ 20 ] BFH, Urteil v. 14.11.2013, VI R 36/12, BStBl 2014 II S. 278. [ 21 ] 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV. [ 22 ] BFH, Urteil v. 14.11.2013, VI R 36/12.