Die Beauftragten für Innovation und Technologietransfer in Sachsen (BIT) werden durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) und das Sächsische Staatsministerium für Wirtschaft und Arbeit (SMWA) gefördert. 1

Notwendigkeit der Warenwirtschaft Erweiterung der Einzelhandelssortimente führt zur großen Artikelvielfalt Schnelle Veränderungen des Konsumverhalten führen zu immer kürzeren Intervallen bei der Änderung des Sortimentes und seiner Struktur Wettbewerb wird durch ständig zu nehmende Konzentration im Handel verschärft, flexible Preispolitik ist gefragt (Preiszugeständnisse) 2

Warenwirtschaft Warenwirtschaft hat im Einzelhandel die Aufgabe, den physischen Warenfluss von der Warenannahme bis zur Kasse und den Datenfluss, der diese Bewegung begleitet zu planen, zu steuern und zu kontrollieren. 3

Warenwirtschaftssystem Ein Warenwirtschaftssystem ist das Steuerungs- und Informationssystems des Handelsunternehmens. Es umfasst sämtliche Tätigkeiten, die mit der Beschaffung Lagerung Absatz der Handelsware verbunden sind. 4

Sie bedienen sich daher der Handels- und Dienstleistungsunternehmen, wie Großhandel, Einzelhandel und Handelsvertreter. Produzenten Lieferanten Produzenten sind nicht immer in der Lage ihre Produkte direkt an den Konsumenten zu liefern. Konsumenten Verbraucher Kunden 5

Hauptanliegen der Warenwirtschaft ist es, die Waren, die wichtigste Investition im Handelsunternehmen, zur rechten Zeit, zum richtigen Preis in der richtigen Menge am richtigen Ort zu haben. 6

Was passiert, wenn diese Kriterien nicht erfüllt werden? dem Unternehmen entstehen zusätzliche Kosten der Gewinn wird geschmälert Ist die Ware z. B. zu früh oder in zu großen Menge im Lager vorhanden fallen Lagerkosten an dringend benötigtes Kapital wird gebunden 7

Welche Folgen hat das für den Kunden und das Unternehmen? kaufwillige Kunden können nicht mit der gewünschten Ware versorgt werden Umsatzeinbußen sind zu verzeichnen 8

Warenwirtschaftsströme Es verlaufen zwischen dem Einkauf und Verkauf drei Warenwirtschaftsströme: Informationsstrom Wer hat welche Ware wer benötigt diese? Warenstrom Die Ware muss beschafft und geliefert werden. Geldstrom Die Ware muss von Sender und Empfänger bezahlt werden. 9

Informationsstrom bewegt die Informationen zur Ware im Handelsunternehmen. d. h. der Lieferschein muss geprüft, die Rechnung kontrolliert, der Bestand an Ware wird aktualisiert, der Verkaufspreis muss kalkuliert, die Umsätze beim Verkauf erfasst und die Nachbestellung aufgrund der Nachfrage festgelegt werden. 10

Warenstrom bewegt die Waren körperlich (physisch) durch das Handelsunternehmen. d.h. die Ware muss beim Lieferanten bestellt, vom Lieferanten geliefert, vom Empfänger geprüft, ausgezeichnet und anschließend im Verkaufsraum verteilt werden, bevor sie der Kunde kaufen kann. 11

Geldstrom Jedem Warenstrom steht ein Geldstrom gegenüber, denn beschaffte Ware muss bezahlt werden. Für die verkaufte Ware wird ein Verkaufspreis gefordert. Bei Zahlungen ist folgendes zu beachten: Wann soll bezahlt werden? sofort/später Barkauf / Zielkauf Barverkauf / Zielverkauf Wie soll bezahlt werden? Bargeld / Buchgeld (Überweisungen Schecks Karten) Welche Abzüge sind zulässig? Rabatte, Skonti Welche technischen Voraussetzungen müssen für die Bezahlung geschaffen werden? Kassen, Terminals, sonstige Hard- und Software 12

Herkömmliche Warenwirtschaftssysteme Die herkömmlichen Warenwirtschaftssysteme arbeiten mit Karteikarten, Listen und Rechnungen deren Inhalt ständig erweitert wird. Es stehen die Daten nicht allen Mitarbeitern zu jeder Zeit zur Verfügung. Belege werden kopiert und an die entsprechenden Abteilungen weitergereicht. Falsches Ablesen durch unleserliche Handschrift erschweren die Arbeit und führen zu Fehlern. 13

EDV gestützte Warenwirtschaftssysteme bei EDV gestützten Warenwirtschaftssystemen werden die Daten einmalig erfasst. durch Vernetzung der entsprechenden Abteilungen stehen die Daten zu jeder Zeit jedem Mitarbeiter zur Verfügung und können somit ständig aktualisiert werden. Eine bessere Kontrolle über Wareneingang, ausgang und bestand ist gegeben. Eine schnellere Informationsaufbereitung und verarbeitung ist gewährleistet. Lager Einkauf Verkauf 14

Bewegungs- und Stammdaten In einem Warenwirtschaftssystem werden zwei Arten von Daten erfasst - die Bewegungsdaten und die Stammdaten. Bewegungsdaten sind Daten, die bei der Beschaffung und dem Absatz von Waren entstehen (Warenbestände; Wareneingang; Warenausgang; Menge; Preise) Stammdaten sind Lieferantenstammdaten (Kreditor) wie z. B. Name, Adresse und Bankverbindung. Dazu gehört auch die Einrichtung von Kassen und Mitarbeitern für die Eingabe von Barverkäufen. Artikelstammdaten wie z. B. Artikel-Nr., Bezeichnung Kundenstammdaten wie z. B. Name, Anschrift, Kundenrabatt und Zahlungsbedingungen (Debitor). 15

Welche Bedeutung haben Artikelstammdaten in einem WWS? Die Artikel-Nummer ist die wichtigste Voraussetzung in einem EDVgestützten WWS. Dadurch kann zu jeder Zeit der Verkauf artikelgenau erfasst werden. I n f o r m a t i o n s f l u s s EDV gestützte Kasse Artikel scannen des EAN-Codes Der EAN-Code enthält die Artikel-Nr. Lagerbestand 16

Aufbau des EAN Codes Länder- internationale location individuelle Artikelnummer Prüfkenn- number des Herstellers ziffer zeichen 4 0 1 2 3 4 5 0 0 3 1 5 4 Die EAN kennzeichnet jeden einzelnen Artikel im Sortiment eines Handelsunternehmens. Sie führt zur Erleichterung der Identifikation der Ware auf Preislisten, Belegen, im Regal und selbst auf den Artikeln sowohl beim Hersteller als auch im Groß- und Einzelhandel. 17

Kassenarten offene Ladenkasse Mechanische Registrierkasse Kassette Preis wird eingetippt und in einem Rechenwerk gesichert Elektromechanische Kassen Weiterentwicklung der mechanischen Registrierkasse, automatisches Öffnen der Kasse, besitzen Funktionstasten Elektronische Registrierkassen erleichtern den Geldverkehr durch Rückgeldrechner 18

Datenkassen Datenkassen ersetzen immer mehr die elektromechanischen und elektronischen Kassen. Sie erfassen die notwendigen Warenwirtschaftsdaten vor Ort und leiten sie zur Auswertung an einen angeschlossenen Computer weiter. Sie können im Offline-Betrieb und im Online-Betrieb genutzt werden. Auswertung der Daten 19

Stand alone Terminals arbeiten als freistehende Datenkassen unabhängig von einem Warenwirtschaftssystem im Offline Betrieb. Sie besitzen einen eigenen Rechner, der komplizierte Verkaufsabläufe programmgesteuert durchführen kann. Einige Modelle sind frei programmierbar. Auf angeschlossenen Datenträgern wie Magnetbandkassetten oder Disketten können die eingegebenen und gespeicherten Daten gesichert werden, um sie anschließend per Rechner auszuwerten. Sie verlieren zu nehmend an Bedeutung, da Datenkassen im Verbund mit einem Rechner über eine höhere Speicherkapazität verfügen. Einige Kassenmodelle können als Masterkassen (Hauptkassen) und Slavekassen (Nebenkassen) eingesetzt werden. Die Daten werden gesammelt und für einen integrierten Kassenabschluss genutzt werden. 20

Datenkassen im Verbundsystem Diese Kassen stehen in direkter Verbindung mit einem Rechner und arbeiten im Online-Betrieb. Sie verfügen über eine eingeschränkte Datenverarbeitungslogik, da sie über den Leitrechner gesteuert werden. Eine größere Speicherkapazität ist im Hintergrund vorhanden. Informationen zum Warenbestand, Wareneingang und ausgang können schnell abgerufen und Bestellungen ausgelöst werden. Die Daten werden ständig aktualisiert und sind von jedem autorisierten Mitarbeiter abrufbar. Entscheidungen können schnell getroffen, Lagerkapazitäten können optimal genutzt, die Kosten minimiert und der Umsatz gesteigert werden. 21

Bestandteile der Kasse Die Kassen besitzen eine Tastatur zur Eingabe der Daten während des Kassiervorganges. Die Bedienungsanzeige ist für das Kassenpersonal eine Kontrolle der eingegebenen Daten. Eingabefehler können sofort korrigiert werden, da die Daten erst zwischengespeichert werden bevor durch die Folgeeingabe die endgültige Verarbeitung erfolgt. Die Führungsanzeige, wird zusammen mit der Bedienungsanzeige installiert und gibt dem Kassenpersonal Hilfestellung bei den Kassiervorgängen. Bedienungshinweise, Fehlerursachen und Korrekturmöglichkeiten werden hierüber mitgeteilt. Die Kundenanzeige informiert den Kunden über den registrierten preis und die zu zahlende Summe. Das Druckwerk hat die Aufgabe die Bons, Quittungen und Tagesbericht auszudrucken. In der Zentraleinheit werden die Daten verarbeitet und in der Kassenschublade befindet sich das Wechselgeld. 22

Daten über den Warenfluss fallen an verschiedenen Stellen im Unternehmen an: im Verkaufsbereich (POS Point of sale) bei der Warenannahme (POR Point of receipt) im Lager 23

Eingabegeräte am point of sale Kasse Tastatur Lesestift Lesepistole Handscanner stationärer Scanner OCR-Handleser Waagen (Lebensmittelhandel)

Eingabegeräte am point of receipt Lesepistolen Mobile Datenerfassung (MDE) Erfassung von Daten abseits vom PC-Arbeitsplatz RFID Tastatur Geräte wie beim POS

Zusammenhänge im WWS Steuerung der Warenverteilung Einkauf Steuerung der Warenwirtschaft Verkauf Zentraler Wareneingang Filialwareneingang Wareneingangsprüfung Warenwirtschaft Warentransport Warenverteilung Aufsicht Rechnungsregulierung Etiketten erstellen Auszeichnen 26

Warenwirtschaft Bereich der Ware im Handelsunternehmen umfasst die Aufgaben Beschaffung der Ware Lagerung der Ware Absatz der Ware W a r e n w i r t s c h a f t s s y s t e m e steuern und kontrollieren den Warenfluss im Handelsunternehmen stellen warenbezogene Informationen als Grundlage für Entscheidungen zur Verfügung helfen den Zielkonflikt der Warenwirtschaft (hoher Lieferservice einerseits, niedrigere Bestände andererseits) zu lösen. Herkömmliche (manuelle) Warenwirtschaftssysteme Instrumente: Karteikarten (Belege) nur warengruppengenaue Informationen EDV - gestützte Warenwirtschaftssysteme Instrumente: EDV-Anlagen Informationen sind leichter zugänglich und schneller verfügbar Vereinfachung der Arbeitsabläufe 27