Controlling in deutschen Krankenhäusern

Controlling in deutschen Krankenhäusern Studienergebnisse zum aktuellen Stand des Controllings in Krankenhäusern 35. Deutscher Krankenhaustag Prof. Dr. Nils Crasselt Dr. Christian Heitmann Düsseldorf, 16. November 2012

1 Studiendesign und Repräsentativität 2 Vergleich mit den Vorjahresergebnissen 3 Ergebnisse der neuen Untersuchungsbereiche 35. Deutscher Krankenhaustag Crasselt/Heitmann 121116- Controlling in deutschen Krankenhäusern - 2

Befragungsstudie im jährlichen Rhythmus, Ansprache aller Akutkrankenhäuser und Psychiatrien in Deutschland, detaillierte Fragen auf Prozessebene Studiendesign 2011 und 2012 2011 / Erstmalige Durchführung / 96 Teilnehmer mit guter Repräsentativität / Fachpresse-Veröffentlichungen: Studiendesign 2012 Diskussion möglicher Themengebiete auf dem Deutschen Krankenhaus-Controller-Tag Online-Befragung mit 62 Fragen Zeitraum: 15.08.2012-30.09.2012 2012 / Erneute Durchführung zur Ableitung von Entwicklungstendenzen / Erweiterung um neue Themenbereiche kma 11/2012 Präsentation DKT Adressaten 2012 Kaufmännische Geschäftsführung bzw. Bereichsleitung Controlling aller Akutkrankenhäuser und Psychiatrien in Deutschland Versand von 3.082 Anschreiben Anzahl verwertbare Antworten: 107 Themengebiete 2012 Themen aus 2011 1 Berichtswesen 2 Planung 3 Erlös- und Kostensteuerung 4 Ergebnissteuerung Neue Themen 5 Liquiditätsplanung 6 Risikomanagement 7 Ziel-/Anreizsysteme 8 Verbundsteuerung 35. Deutscher Krankenhaustag Crasselt/Heitmann 121116- Controlling in deutschen Krankenhäusern - 3

Teilnehmerstruktur spiegelt deutsche Krankenhauslandschaft weitgehend gut wider; öffentliche, große und InEK-Häuser überrepräsentiert Teilnehmerstruktur und Marktstruktur im Vergleich Trägerschaft Größenordnung 48% 42% 31% 33% 35% 37% 19% 23% 32% 44%% 45% 72% 33%% 36% 20% 23%% 20% 7% Öffentliche Einrichtung Freigemeinnützige Einrichtung Private Einrichtung bis 299 Betten 300 bis 599 Betten 600 und mehr Betten Zulassung InEK-Kalkulationshaus 88% 80% 83% 66% 77% 84% 3% 7% 8% 12% 5% 1% 1% 10% 2% 34% 23% 16% Hochschul-/ Universitätsklinik Plankrankenhaus Einrichtung mit Versorg.- vertrag Einrichtung ohne Versorg.- vertrag ja nein Quelle (Marktstruktur): Statistisches Bundesamt, Gesundheit Grunddaten der Krankenhäuser 2010, Fachserie 12, Reihe 6.1.1, Wiesbaden 2011 2011 2012 Markt 35. Deutscher Krankenhaustag Crasselt/Heitmann 121116- Controlling in deutschen Krankenhäusern - 4

1 Studiendesign und Repräsentativität 2 Vergleich mit den Vorjahresergebnissen 3 Ergebnisse der neuen Untersuchungsbereiche 35. Deutscher Krankenhaustag Crasselt/Heitmann 121116- Controlling in deutschen Krankenhäusern - 5

Vorjahresergebnisse durch aktuelle Ergebnisse weitgehend bestätigt; nur wenige Fortschritte bei identifizierten Schwachstellen Kernergebnisse aus 2011 Berichterstattung: Umfang und Häufigkeit gut an die Informationsbedürfnisse der Empfänger angepasst; Deckungsbeitragsrechnungen als Schwachstelle 2012 Entwicklungen zusätzliche Schwachstelle: Risikoberichte Berichterstattung: Umfassender Einsatz von Excel/Access und KIS, moderne DWH-Lösungen vornehmlich bei großen Häusern und InEK-Häusern Planung: Umfassende operative Planungen; strategische Planungen insbesondere in kleinen Häusern oft (~ 40 %) nur für kurze Zeiträume Erlös-, Kosten- und Ergebnissteuerung: großer Vorsprung der InEK-Häuser, in anderen Häuser oft nur an gesetzlichen Mindestanforderungen orientiert andere Häuser holen auf Erlös-, Kosten- und Ergebnissteuerung: Zuordnung von Gemeinerlösen und Gemeinkosten als wesentliche Schwachstelle Organisation des Controllings: sehr häufig Trennung zw. kaufmännischem und medizinischem Controlling; im Branchenvergleich geringe personelle Ausstattung Trennung etwas seltener 35. Deutscher Krankenhaustag Crasselt/Heitmann 121116- Controlling in deutschen Krankenhäusern - 6

Klinikleiter Vorstand Aufsichtsrat Standard-Reporting gut auf die Bedürfnisse der Adressaten zugeschnitten Risiko-Reporting und DB-Rechnungen zeigen deutliches Entwicklungspotenzial Berichtswesen Anteil Antworten gar nicht Interpretation 51% 66% 59% / Umfang und Berichtshäufigkeit der Standard- Berichte (GuV, Kostenberichte etc.) sind weitgehend gut auf Informationsbedürfnisse der Adressaten abgestimmt 54% 50% 49% / Deckungsbeitragsrechnungen sind wie schon im Vorjahr trotz hoher Relevanz (hoher Fixkostenanteil) nur selten Berichtsinhalt 42% 40% 40% Kfm. Risikobericht Med. Risikobericht Deckungsbeitragsrechung / Rund die Hälfte der Vorstände und Aufsichtsräte erhält keine Berichte zu ökonomischen oder medizinischen Risiken / Für das Berichtswesen kann auch im zweiten Jahr der Durchführung jenseits der Standard- Berichte noch deutliches Entwicklungspotenzial konstatiert werden 35. Deutscher Krankenhaustag Crasselt/Heitmann 121116- Controlling in deutschen Krankenhäusern - 7

Häufigkeit der Berichterstattung stark von der Krankenhausgröße beeinflusst, deutliche Unterschiede zwischen einzelnen Berichtstypen Reporting an den Vorstand Berichtshäufigkeit nach Größe Deckungsbeitragsrechnung kaufmännischer Risikobericht 4 3 Gewinn- und Verlustrechnung 2 1 bis 299 Betten 300 bis 599 Betten medizinischer Risikobericht Kostenbericht 600 und mehr Betten Angabe des Medians 1 = monatlich 2 = viertel-/halbjährlich 3 = jährlich 4 = gar nicht Detailbericht Medizincontrolling Bericht zu med. Leistungskennz. 35. Deutscher Krankenhaustag Crasselt/Heitmann 121116- Controlling in deutschen Krankenhäusern - 8

/ InEK-Kalkulation / Bettenanzahl Standardsoftware beherrscht das Berichtswesen Data-Warehouse-Systeme werden stärker genutzt, insbesondere in großen Häusern IT-Unterstützung Berichtswesen EDV-Einsatz im Berichtswesen / Excel/ Access Lösungen werden in fast allen Krankenhäusern verwendet / DWH-Systeme häufiger eingesetzt / Trendaussage jedoch (noch nicht) statistisch signifikant, weiteres Erhebungsjahr abzuwarten Einsatz Data-Warehouse- Systeme nach / Bettenanzahl: Steigende Nutzung von DWH- Systemen, insbesondere in großen Häusern / InEK: Nicht-Teilnehmer holen auf 2011 2012 59% 71% 95% 91% 67% 72% 2011 2012 24% 31% bis 299 39% 42% 300-599 über 600 38% 43% 55% 52% 29% 40% Excel KIS DWH ja nein 35. Deutscher Krankenhaustag Crasselt/Heitmann 121116- Controlling in deutschen Krankenhäusern - 9

Langfristige Planung überwiegend im Jahresrhythmus implementiert, große Häuser planen im Durchschnitt über längere Zeiträume Planung Planungsrhythmus / Jährliche Durchführung einer langfristigen Planung 66% 69% Längere Planungshorizonte in größeren Häusern 52% 66% 67% 2011 2012 40% / Langfristige Planung nur bei Änderung von Rahmenbedingungen 20% 2011 16% 2012 8% 21% 13% 10% bis 299 300-599 über 600 24% unter 3 Jahre 3-5 Jahre über 5 Jahre Leichte Tendenz zu einer noch regelmäßigeren Planung mit längeren Planungshorizonten, deutliche Unterschiede beim Planungshorizont in Abhängigkeit von der Größe 35. Deutscher Krankenhaustag Crasselt/Heitmann 121116- Controlling in deutschen Krankenhäusern - 10

InEK-Häuser bei der Erlös-, Kosten- und Ergebnissteuerung weiterhin führend, andere Häuser holen im Jahresvergleich auf Erlös-, Kosten- und Ergebnissteuerung InEK-Häuser Kostenartenrechnung über 8 KHBV hinaus Kostenstellenrechnung über 8 KHBV hinaus Interpretation 61% Fallbezogene Kostenträgerrechnung 85% 32% 14% 56% 84% 44% Gemeinkostenverteilung auf Fachabteilungen 88% 62% 84% 71% 33% 2011 67% Ergebnisbetrachtung pro Fachabteilung 85% 49% 2012 70% 64% 92% 48% Gemeinerlösverteilung auf Fachabteilungen 49% 38% 38% 41% 74% / InEK-Häuser systembedingt bei der EKE- Steuerung mit klarem Vorsprung / Aufholen der Nicht-InEK- Häuser insbesondere bei Kostenträgerrechnung und Erlösverteilung auf Fachabteilungen / InEK-Häuser verfügen auf der primären Steuerungsebene Fachabteilung häufig über eine bessere Informationsqualität 35. Deutscher Krankenhaustag Crasselt/Heitmann 121116- Controlling in deutschen Krankenhäusern - 11

Im Jahresvergleich bestätigt: keine flächendeckende Gemeinkostenverrechnung und Gemeinerlösverteilung in deutschen Krankenhäusern Erlös-, Kosten- und Ergebnissteuerung Gemeinkostenverrechnung Interpretation 67% 68% 68% 65% 2011 2012 / Auch 2012 verzichtet über ein Viertel der Häuser auf eine Gemeinkostenverrechnung / Ergebnisrechnungen pro Fachabteilung deshalb oft nur mit eingeschränktem Aussagegehalt Verwaltungsbereiche Nicht med. Bereiche 13% 11% Sonstige 29% 26% Keine Zuordnung von Gemeinerlösen Interpretation 58% 59% 42% 41% 2011 2012 / Gemeinerlöse werden nur bei weniger als der Hälfte der Häuser auf mehrere beteiligte Abteilungen verteilt. Pauschale Zuordnung Differenzierte Zuordnung / Zu hoher Aufwand als häufigster Verzichtsgrund genannt 35. Deutscher Krankenhaustag Crasselt/Heitmann 121116- Controlling in deutschen Krankenhäusern - 12

Geringe Anzahl Vollzeitkräfte im Controlling deutscher Krankenhäuser Medizinisches und kaufmännisches Controlling weitgehend getrennt Organisation des Controllings Controllerquote pro 1000 Beschäftigte 2011 Interpretation 15% 21% 39% 39% 19% 21% 27% 20% 2012 / Ähnliche Ergebnisse im Jahresvergleich / Geringe Ausstattung an Vollzeitkräften für Controllingaktivitäten im Vergleich zu anderen Branchen bis 2 Controller 2-4 Controller 4-6 Controller über 6 Controller Trennung zwischen med. und kfm. Controlling 84% 76% 85% 67% 91% 81% 72% 84% Interpretation / Trotz Abnahme ist getrenntes Controlling weiterhin als Marktstandard anzusehen 2011 2012 Öffentlich Freigemeinnützig Privat / Gegenläufige Entwicklung bei öffentlichen/freigemeinnützigen Häusern und privaten Häusern 35. Deutscher Krankenhaustag Crasselt/Heitmann 121116- Controlling in deutschen Krankenhäusern - 13

1 Studiendesign und Repräsentativität 2 Vergleich mit den Vorjahresergebnissen 3 Ergebnisse der neuen Untersuchungsbereiche 35. Deutscher Krankenhaustag Crasselt/Heitmann 121116- Controlling in deutschen Krankenhäusern - 14

Über 35% der Krankenhäuser verzichten gänzlich auf eine Liquiditätsplanung große Häuser und Konzern-/Verbundmitglieder mit leichten Vorteilen Liquiditäts-Planung Operative und strategische Liquiditätsplaung 63% Operative Liquiditäts-Planung nach Größe und Trägerschaft 66% 67% / Nutzung strategische Liquiditäts-Planung 37% / Signifikant geringere Nutzung in kleinen Häusern 42% ja nein bis 299 300-599 über 600 / Nutzung operative Liquiditäts-Planung 55% ja 45% nein / Trägerschaft nur mit geringem Einfluss (Anteil ja Antworten) 62% 56% 49% Öffentlich Privat FGM Insgesamt stärkere Verknüpfung zu anderen Planungsthemen in Konzern-/Verbundhäusern 35. Deutscher Krankenhaustag Crasselt/Heitmann 121116- Controlling in deutschen Krankenhäusern - 15

Standardisierter und regelmäßiger Prozess für ökonomische Risiken bei weniger als der Hälfte der Häuser etabliert Risiko-Controlling Aktiv gesteuerte ökonomische Risiken Ökonomische Risiken in standardisiertem Prozess 70% 61% 57% 58% 39% 16% 53% 1% 47% Finanzielle Personelle Bau & Instandh. Organisatorische Strategische Keine Sonstige Aktiv gesteuerte medizinische Risiken (Mehrfachnennung möglich) nein ja 70% 66% 59% 51% 39% Öffentlich 42% Freigem. 59% Privat 64% Belegung Hygiene Behandlung Pflege Arznei 9% Keine 1% Sonstige 35. Deutscher Krankenhaustag Crasselt/Heitmann 121116- Controlling in deutschen Krankenhäusern - 16

Größe und Trägerschaft haben deutlichen Einfluss auf die Etablierung eines ganzheitlichen und regelmäßigen Prozesses für ökonomische Risiken Steuerung ökonomischer Risiken Anteil Antworten kein Risikoprozess bis 299 Betten 300 bis 599 Betten 600 und mehr Betten Freigemeinnützige Einrichtungen 79 % 43 % 25 % Ø 59 % Öffentliche Einrichtungen 53 % 50 % 21 % Ø 42 % Private Einrichtungen 79 % 50 % 33 % Ø 64 % Ø 71 % Ø 47 % Ø 24 % 35. Deutscher Krankenhaustag Crasselt/Heitmann 121116- Controlling in deutschen Krankenhäusern - 17

Zielsysteme auf Basis von Kennzahlen werden flächendeckend genutzt Ergebnisse zeigen breit gefächertes Spektrum Zielsystem Finanzwirtschaftliche Kennzahlen 93% 7% von ja 100% 63% 42% 16% ja nein Jahresergebnis Umsatzrendite EK-Rendite Sonstige Medizinische Kennzahlen 100% ja 0% nein von ja 94% Verweildauer 88% Behandlungsfälle 89% CMI 79% Case-Mix 16% Sonstige Qualitätsorientierte Kennzahlen 62% 38% von ja 68% 68% 61% 18% ja nein Wiederaufnahmequote Einweiserzufriedenheit Mortalität Sonstige Mitarbeiterorientierte Kennzahlen 61% 39% von ja 90% 82% 63% 12% ja nein Krankheitsrate Fluktuation Altersstr. Sonstige 35. Deutscher Krankenhaustag Crasselt/Heitmann 121116- Controlling in deutschen Krankenhäusern - 18

/ FGM / Öffentlich / Privat Verknüpfung von Ziel- und Anreizsystem weit verbreitet Träger legen unterschiedlichen Fokus bei Zielgrößen Verknüpfung mit Anreizsystem Anreizsysteme auf Gesamthausebene Differenziert nach Trägerschaft / Erreichte Ist-Kennzahlenwerte werden häufig als Basis für ein Anreizsystem genutzt 63% / Auch Zielgrößen zeigen breites Spektrum / Incentivierung primär auf Gesamthaus-, Klinikbzw. Fachabteilungsebene; kaum auf Stationsebene ZV 21% IB 42% VG 4% NL 17% Keine 58% 58% 47% 40% 27% 7% 18% 27% ZV IB VG NL Keine 9% 19% 54% 43% Variable Vergütung (Anteil ja Antworten) Ziel- Interne Vereinbarung Budgets Nebenleistung. Keine Verwendung 19% 16% 22% ZV IB VG NL Keine 35. Deutscher Krankenhaustag Crasselt/Heitmann 121116- Controlling in deutschen Krankenhäusern - 19

Verbund-Steuerung: Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung durch Aufgabenzentralisierung noch nicht in vollem Umfang genutzt Verbund-Steuerung Aufgabenverteilung Steuerungsphilosophie eher zentral 38,7% 32,3% 25,8% 38,7% 50,0% 53,3% 51,9% 40,7% 23,3% 55,6% zentral eher dezentral 61,3% 67,7% 74,2% 61,3% 50,0% 46,6% 48,1% 59,3% 76,6% 44,4% 58% 42% Berichtswesen Planung EKE- Steuerung Investitions- Steuerung Finanzierung Liqui- Planung Risiko-Man Ziel-Anreiz Medizin- Contr. Methoden dezentral ja 65,4% 65,4% 55,8% 48,1% 51,9% 51,9% 38,5% 23,1% 17,3% nein 34,6% 34,6% 51,9% 44,2% 48,1% 48,1% 61,5% 76,9% 82,7% Berichtswesen Planung EKE- Steuerung Investitions- Steuerung Finanzierung Liqui- Planung Risiko-Man Ziel-Anreiz Einheitlicher Datenbestand 35. Deutscher Krankenhaustag Crasselt/Heitmann 121116- Controlling in deutschen Krankenhäusern - 20 Gar nicht

Controlling in deutschen Krankenhäusern in Teilen bereits weit entwickelt, gleichzeitig noch deutliches Entwicklungspotenzial Fazit 1 Das Controlling in deutschen Krankenhäusern hat sich seit der DRG-Einführung bereits sehr weit entwickelt 2 Große Häuser haben ihren Startvorteil genutzt und sind heute im Hinblick auf die Nutzung und die Ausgestaltung der Controlling-Instrumente führend 3 Für die klassischen, aus dem Rechnungswesen hervorgegangenen Controlling- Disziplinen kann insgesamt ein guter Entwicklungsstand konstatiert werden 4 Die Schließung der aufgezeigten Lücken in einzelnen Bereichen ist dennoch betriebswirtschaftlich höchst sinnvoll, insbesondere im Bereich der EKE-Steuerung 5 Systeme mit stärkerem Steuerungs-Charakter zeigen noch deutliches Entwicklungspotenzial bzw. befinden sich aktuell noch im Aufbau 6 Weiterentwicklungen sind insbesondere im Bereich Risiko-Controlling sowie in der nachhaltigen Ausnutzung der Möglichkeiten zentraler Steuerung zu erwarten 35. Deutscher Krankenhaustag Crasselt/Heitmann 121116- Controlling in deutschen Krankenhäusern - 21

Ihre Ansprechpartner Prof. Dr. Nils Crasselt Lehrstuhlinhaber E-Mail: crasselt@wiwi.uni-wuppertal.de Phone: +49 202 / 439-2602 Fax: +49 202 / 439-2448 Lehrstuhl für Controlling Bergische Universität Wuppertal Schumpeter School of Business and Economics www.controlling.uni-wuppertal.de Dr. Christian Heitmann Partner E-Mail: cheitmann@zeb.de Phone: +49 251 97128-369 Fax: +49 251 97128-102 zeb/rolfes.schierenbeck.associates Office Münster Hammer Straße 165 48153 Münster www.zeb-healthcare.de