Europa-Union Sommer-Akademie 2013 29.06.2013 Rathaus Gießen Protokoll des Workshops: Vereins-und Finanzmanagement Moderation: Birgit Kößling, Geschäftsführerin der Europa-Union Deutschland Birgit Kößling führt in den Workshop ein und verweist auf die Herausforderungen, die aus der SEPA-Einführung im Februar 2014 und der neuen EUD-Finanz- und Beitragsordnung für alle Gliederungsverbände erwachsen. Jenseits der ideellen Arbeit und des europolitischen Engagements sei eine ordnungsgemäße und transparente Buch- und Kassenführung sowie die Beachtung steuerrechtlicher Grundsätze unabdingbar, um die Handlungsfähigkeit und Gemeinnützigkeit der EUD auf allen Verbandsebenen zu sichern. Ehrenamt schütze nicht vor Management, diese Erkenntnis habe sich so zeigen die Erfahrungen noch nicht bei allen Vereinsvorständen durchgesetzt. Finanzverwaltungen prüften aber heute zunehmend Vereine und legten ebenso wie öffentliche Zuwendungsgeber dabei strenge Maßstäbe an. Das Problembewusstsein hierfür müsse auch in der Europa-Union geschärft werden. TOP 1: Die SEPA-Einführung Der Lastschrifteinzug ab 1.2.2014 Vortrag Marc Prömper, Deutsche Bank (siehe angehängte Präsentation) 1. Einführung ohne Hintertür Marc Prömper weist zu Beginn darauf hin, dass ab 01. Februar 2014 alle Vereine auf das SEPA- Lastschriftverfahren umgestellt haben müssen, weil das herkömmliche Verfahren nicht mehr funktionieren wird. Für private Verbraucher gibt es eine Schonfrist bis 2016, nicht aber für Vereine und Firmen. Zudem ist der Lastschrifteinzug ab dem 1. Februar 2014 ausnahmslos nur noch elektronisch möglich (Online-Banking wird Pflicht! Belege und Datenträger können nicht mehr bei den Banken eingereicht werden.) 2. Die Gründe für die SEPA-Einführung Trotz des Binnenmarktes und der gemeinsamen Währung war der Zahlungsverkehr in Europa bisher inkompatibel und bei Auslandsüberweisungen fielen hohe Kosten an. SEPA (Single Euro Payments Area einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum ) dient dazu, den Zahlungsverkehr innerhalb der EU einheitlich zu regeln. Grundlage ist eine EU-Verordnung. Das SEPA System gilt nur für Überweisungen und Lastschriften in Euro. Das Verfahren wird EU-weit zum 1.2.2014 eingeführt. Es gilt auch für Vereine, die keinen Zahlungsverkehr mit dem Ausland tätigen.
3. Die Vorteile von SEPA Auslandszahlungen (Überweisungen und Lastschriften) in Euro werden künftig zu Inlandskonditionen durchgeführt und damit viel günstiger. Das SEPA-System beschleunigt die Abwicklung von Lastschriften und Überweisungen, die nur noch einen Geschäftstag benötigen. 4. Was ändert sich? I) Wer zukünftig per Lastschrift Mitgliedsbeiträge einziehen möchte, benötigt ab 1. Februar 2014 eine Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID). Jeder eingetragene und nicht-eingetragene Verein benötigt eine eigene Gläubiger-ID. Diese ist bei der Deutschen Bundesbank zu beantragen. Die Antragstellung ist ausschließlich über die Internetseite der Deutschen Bundesbank möglich. In dem Antrag auf Zuteilung einer Gläubiger-ID wird nach der Vereinsregisternummer gefragt, alle Vereine, die nicht eingetragen sind, lassen dieses Feld frei und müssen sich an die Bundesbank wenden. II) Kontonummer und Bankleitzahl haben ausgedient. Stattdessen gibt es IBAN und BIC. Die IBAN (International Bank Account Number) kann bis zu 34 Stellen haben. Der BIC (Business Identifier Code) hat bis zu 11 Stellen. Die Kreditwirtschaft hat online einen Converter zugänglich gemacht, der Kontonummern und Bankleitzahlen in IBAN und BIC umwandelt. Allerdings ist dieser für Vereine und Firmen kostenpflichtig. Hinweis: Das gemeinsame Mitgliederverwaltungssystem der Europa-Union leistet diese Konvertierungsfunktion, d.h. Landes- und Kreisverbände, die mit dem System arbeiten, können die Kontodaten ihrer Mitglieder automatisch umwandeln lassen. III) Der Verwendungszweck wird vereinheitlicht und auf 140 Zeichen begrenzt. IV) Neues einheitliches Datenformat: XML Die neuen europäischen Zahlungsverkehrsnachrichten für Überweisungen und Lastschriften beruhen auf dem XML-Format nach ISO 20022. D.h., die Vereinsverwaltungssoftware, die bisher DTAUS-Dateien erzeugt hat, muss künftig XML-Dateien erzeugen. Die passende Banking-Software muss dann diese XML- Dateien zur Bank übertragen können. Frage: Ist es möglich, die SEPA-Daten für die Buchhaltung zu verwenden? Hier gibt es keine generelle Antwort. Es kommt auf die Bank an. Das Datenformat CAMT ist für die Weiterverarbeitung nötig. V) Das SEPA Basis -Lastschriftverfahren Für den Lastschrifteinzug im SEPA-Verfahren muss das Mitglied dem Verein ein so genanntes Mandat erteilen. Die Einzugsermächtigung heißt deshalb ab Februar 2014 Lastschriftmandat, dieses muss schriftlich vorliegen und im Original beim Verein aufbewahrt werden. VORSICHT:
Die bisher vorliegenden Einzugsermächtigungen reichen als gültiges Lastschriftmandat nicht aus. Was ist dafür zu tun? Bestandsmitglieder müssen über die SEPA-Umstellung rechtzeitig vorab (vor dem ersten SEPA- Lastschrifteinzug) informiert werden. Das muss mitgeteilt werden: Generelle Information zur SEPA Umstellung, Datum des Beitragseinzugs (Beispiel: Wir ziehen den Mitgliedsbeitrag jährlich zum 2. März ein), Kontodaten des Mitglied mit IBAN und BIC, Gläubiger-Identifikationsnummer des einziehenden Vereins, Mandatsreferenznummer (s.u.). Durch die schriftliche Benachrichtigung entsteht ein gültiges Mandat. Liegt eine alte Einzugsermächtigung schriftlich und vollständig vor (prüfen, ob z.b. bei späterem Bankwechsel die Änderung der Konto-Daten schriftlich mitgeteilt wurde), bedarf es keiner Antwort des Mitglieds auf das Informationsschreiben. VORSICHT: Es ist noch ungeklärt, ob ein Schreiben per Mail ausreicht oder das Schreiben per Post oder Fax verschickt werden muss. VORSICHT: Ist ein Lastschriftmandat ungültig, kann das Geld 13 Monate lang zurückgefordert werden. Ungenutzte Mandate (Mitgliedsbeitrag wird nicht eingezogen) laufen nach 36 Monaten ab. Eine weitere Neuerung ist, dass die erste Lastschrift mit dem SEPA-Verfahren im online Formular als Erstlastschrift gekennzeichnet sein muss, alle weiteren sind als Folgelastschrift zu markieren. Sollte bei einem Mitglied nach der Kündigung noch der Mitgliedsbeitrag eingezogen werden, muss das als finale Lastschrift gekennzeichnet werden. Frage: Was passiert, wenn der Mitgliedsbeitrag schon vor der Kündigung eingezogen wurde und als Folgelastschrift gekennzeichnet wurde? Das ist kein Problem. Frage: Was passiert wenn ein Mitglied den Kreis-oder Landesverband wechselt? Benötigt der Verein dann ein neues Lastschriftmandat? Ja, das neue Mandat muss vom neuem KV oder LV eingeholt werden, da der neue Verein eine andere Gläubiger-ID hat. VORSICHT: Das Mandat muss auch erneuert werden, wenn sich beim Mitglied oder dem Verein die Kontonummer ändert. Jedem Mitglied muss der Verein eine so genannte Mandatsreferenznummer zugeordnen. Das kann z.b. die Mitgliedsnummer sein. Die Mandatsreferenznummer stellt die Verbindung des Vereins zum Mitglied/Gläubiger, dem Mandat und der Zahlungsschuld her. SEPA-Lastschrift für Neumitglieder Die Mitgliedsanträge müssen um folgende Informationen ergänzt werden: Die Gläubiger-ID des Vereins, die Mandatsreferenznummer (die Mandatsreferenznummer muss auf dem Antrag vermerkt sein, das Feld bleibt leer, weil dem Neumitglied durch den Verein erst nach Aufnahme eine Mandatsreferenznummer zugewiesen werden kann. Die Mandatsreferenznummer wird dem Mitglied vorzugsweise im Begrüßungsschreiben mit dem Hinweis, dass die Mandatsreferenznummer für alle Korrespondenzen benutzt wird, mitgeteilt. Den Mitgliedern
muss mindestens 14 Tage vor dem ersten Bankeinzug die Kontobelastung schriftlich angekündigt werden. FAZIT: Zentral gedruckte Flyer bzw. Aufnahmeanträge durch den Landes- oder Bundesverband können künftig nur noch die Felder für die personenbezogenen Daten enthalten, aber nicht den Vordruck für das Lastschriftmandat. Hierzu bedarf es eigener Formulare (Einleger) der aufnehmenden LV/LV mit den individuellen Gläubiger-IDs. Achtung: VI) Peter Laffin vom Kreisverband Bonn-Rhein Sieg stellt fest, dass sich durch die Einführung des neuen SEPA-Systems die Bedeutung des gemeinsamen Mitgliederverwaltungssystems erhöht. Hier bedarf es einer schnellen Abstimmung zwischen allen Ebenen der Europa-Union Deutschland. Im optimalen Fall wird jedem Mitglied eine Mitgliednummer zentral zugeordnet, die auch als Mandatsreferenznummer genutzt wird. Dadurch wird das Verfahren bei Wechsel in einen anderen Kreis- oder Landesverband vereinfacht und die Einholung eines neuen Lastschriftmandats erleichtert. Voraussetzung dafür ist, dass sich alle Kreis-und Landesverbände am gemeinsamen Mitgliederverwaltungssystem beteiligen. TOP 2: Ordnungsgemäße Buchführung im Verein Wissenswertes zu Steuern im Verein Vortrag Ute C. Bollmeyer, UB Controlling & Consulting GbR 1. Zu Beginn fasst Ute Bollmeyer die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung zusammen. Niemals eine Buchung ohne Beleg, Klarheit und Übersichtlichkeit, Nachvollziehbarkeit für Dritte, Vollständigkeit der Belege, Technischer Ausschluss von nachträglichen Veränderungen durch Nummerierung der Barbelege. Diese Grundsätze sind bindend und zwingend. Vereine, die eingetragen und gemeinnützig sind, sind von Körperschafts- und Umsatzsteuer befreit, allerdings gelten gewisse Grenzwerte, welche bei Überschreitung die Steuerbefreiung aufheben (s. weiter hinten). Für gemeinnützige Vereine gilt: Die tatsächliche Geschäftsführung muss auf die satzungsgemäßen Zwecke ausgerichtet sein. Dies muss durch die Buchhaltung nachgewiesen werden können. Praxistipps Kontoinhaber muss der Verein sein, niemals der Vorsitzende oder Schatzmeister. Bei der Bank werden die Vollmachten für die Vorstandsmitglieder hinterlegt, die Zugriff auf das Vereinskonto haben dürfen. Bei Vorstandswechsel müssen auch die Vollmachten geändert werden.
Einnahmen und Ausgaben müssen getrennt erfasst und verbucht werden (nicht direkt gegenrechnen). Keine pauschalen Kosten in Rechnung stellen: Weiterbelastungen bzw. Erstattung von Auslagen von Vorstands/Mitgliedern müssen immer eine transparente und nachvollziehbare Grundlage haben. 2. Die Gewinnermittlung Es gibt zwei Arten der Gewinnermittlung bei Vereinen: Betriebsvermögensvergleich/Bilanz und die Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR), die in der Regel von kleinen Vereinen genutzt wird Bei gemeinnützigen Vereinen muss durch die Gewinnermittlung nachgewiesen werden können, dass sämtliche Ausgaben des Vereins für satzungsgemäße Zwecke verwendet wurden. 3. Die Rechtsform von Vereinen Es gibt zwei Rechtsformen von Vereinen: 1) Rechtsfähige Vereine (sind eingetragene Vereine - e. V.) 2) Nicht rechtsfähige Vereine (sind nicht eingetragene Vereine) Für nicht rechtsfähige Vereine ergeben sich folgende Nachteile: Der Vorstand haftet persönlich für die Geschäfte des Vereins. Die Einrichtung von Konten auf den Verein ist juristisch nicht einwandfrei darstellbar. Rechtlich finden für nicht rechtsfähige Vereine grundsätzlich die Vorgaben für eine GbR Anwendung. Gemeinnützigkeit kann nicht erworben werden. WICHTIG: Auch nicht-rechtsfähige Vereine müssen Rechenschaft ablegen, organschaftliche Struktur etc. haben, um steuerliche Nachteile und die Einstufung als GbR zu vermeiden. Rechtsfähige eingetragene Vereine sind nicht automatisch gemeinnützig. Die Gemeinnützigkeit muss beim zuständigen Finanzamt beantragt werden. An die Gemeinnützigkeit sind bestimmte Voraussetzungen geknüpft. VORSICHT: Ein gemeinnütziger Verein muss sein eingenommenes Geld wieder ausgeben. Nur in Ausnahmefällen dürfen Rücklagen gebildet werden. Hierzu bedarf es eines Beschlusses des Vorstands, aus dem der Zweck für die Rücklage hervorgeht. Praxistipp: Das Verhältnis zwischen den Einnahmen aus Mitgliedsbeiträgen und Rücklagen muss sich im Rahmen halten, eine Rücklage von 1000 Euro bei Einnahmen von 4000 Euro p.a. wäre bereits problematisch. 4. Der gemeinnützige Verein Vergütung und Erstattungen an Ehrenamtliche und Vorstände Generell gilt: Nur in wenigen Fällen sind Pauschalen zulässig, diese halten einer Prüfung des Finanzamtes nicht stand.
Übungsleiterfreibetrag ab 2013: 2400,- jährlich im Nebenerwerb. (Übungsleiter müssen bestimmte Merkmale erfüllen). Für andere ehrenamtlich Tätige gilt eine steuerfreie Aufwandspauschale von 720 Euro jährlich. VORSICHT bei ehrenamtlich tätigen Vorstandsmitgliedern: Es dürfen keine Aufwandsentschädigungen für Tätigkeiten gezahlt werden, die zu den Aufgaben des Vorstandes gehören. Auslagen dürfen erstattet werden. Mitglieder des Vorstands dürfen jedoch eine Aufwandsentschädigung für Tätigkeiten erhalten, die nicht zu den Vorstandaufgaben gehören. Zahlung von Vergütungen bzw. pauschalen Aufwandsentschädigungen an ehrenamtliche Vorstandsmitglieder sind nur möglich, wenn die Satzung dies regelt bzw. vorsieht. 5. Die vier steuerlichen Zonen eines gemeinnützigen Vereins Ideeller Bereich: Mitgliedsbeiträge, Spenden, Fördermittel, öffentliche Zuschüsse keine Steuern Vermögensverwaltung: Vermietung von Grundstücken, Einnahmen aus Kaptalvermögen ggf. USt 7% Zweckbetrieb: Veranstaltungen, die eng an den Satzungszweck gebunden sind, zum Beispiel Podiumsdiskussionen, Infoveranstaltungen zu Europäischen Themen. Hier muss auf Umsatzsteuerpflicht geprüft werden (ggf. USt 7%). Die Grenze der Steuerfreiheit beträgt 17 500 Euro p.a. Steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb: Dienstleistungen, Warenverkauf, z.b. Verkauf von Getränken oder Kuchen. In solchen Fällen tritt der Verein in Konkurrenz zu Firmen auf, zum Beispiel Bäckereien. Praxistipp: Vereinsmitglieder führen Verkaufsstände auf eigene Rechnung auf Veranstaltungen des Vereins und spenden den Erlös später dem Verein. 6. Umsatzbesteuerung Für Vereine und Kleinunternehmer beträgt die Grenze der Umsatzsteuerbefreiung 17 500 Euro. VORSICHT: Die Umsatzsteuergrenze wird schnell bei Studien- und Begegnungsreisen erreicht. Praxistipp: Bei Studienreisen ist folgendes zu beachten: Der Inhalt der Reise muss dem Satzungszweck entsprechen, dies muss aus dem Reiseprogramm hervorgehen. Freizeitaktivitäten müssen vom offiziellen Programm getrennt werden. Der Teilnehmerkreis sollte möglichst homogen sein (bei einer politischen Studienreise für Erwachsene zum Beispiel keine Kinder). Im optimalen Fall besteht eine Teilnahmepflicht für das Programm. Übernachtung, Verpflegung und Stadtführung gehören zu Studienreisen und können abgerechnet werden. Wenn diese Bedingungen erfüllt sind, fällt die Studienreise unter den Bereich des Zweckbetriebs. Bleiben die Einnahmen (alle Einnahmen aus dem Bereich des Zweckbetriebs) unter 17 500 im Jahr, sind Studienreisen zudem umsatzsteuerfrei! Wenn dieser Betrag überschritten wird, muss im folgenden Jahr Umsatzsteuer abgeführt werden. 7. Spenden und Sponsoring
Eine Spende muss freiwillig geleistet werden. Es darf keine Gegenleistung geben. VORSICHT: Es dürfen keine Spendenbescheinigungen für Spenden ausgestellt werden, die aufgrund von Bewährungsauflagen getätigt wurden. Spenden müssen dem ideellen Bereich zugeführt werden. Beispiel: Wird das Bier für ein Vereinsfest gespendet, fällt dies nicht in den ideellen Bereich (ist wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb). Gleiches gilt für Sachspenden für eine Tombola. WICHTIG: Spendenbescheinigungen dürfen nur als gemeinnützig anerkannte Vereine mit Freistellungsbescheid ausstellen! Es gelten Formvorschriften. Die Kopie einer Spendenbescheinigung muss 10 Jahre aufbewahrt werden. Es muss ersichtlich werden, wer gespendet hat. Der Vorstand sollte beschließen, wer Spendenbescheinigungen ausstellen darf. Zu den Geldspenden gehören auch die Mitgliedsbeiträge. Verzichtet ein Mitglied auf Erstattung einer Auslage handelt es sich um eine sog. Aufwandsspende. Hierzu müssen die Ausgaben belegt werden. Der Erstattungsanspruch muss aufgrund der vereinsinternen Beschlusslage bestehen und nachweisbar sein (z.b. durch Regelungen der Reisekostenordnung oder Satzung). WICHTIG: Nur der Verein, der die Geldspende, den Mitgliedsbeitrag oder die Ausgaben bei Verzicht auf Aufwandserstattung verbucht hat, darf eine Spendenbescheinigung ausstellen. Beispiel: Ein Landesverband darf keine Zuwendungsbescheinigung für eine Spende ausstellen, die einer seiner nicht rechtsfähigen Kreisverbände vereinnahmt hat, wenn der Geldbetrag nicht auf dem Konto des Landesverbandes eingegangen ist. Beim Sponsoring erbringt der Verein in der Regel eine Gegenleistung. Fällt nicht in den ideellen Bereich: Druck des Logos von Sponsoren auf Einladungen/Flyern ohne besondere Hervorhebung oder Nennung auf Website (ohne Verlinkung!) ist Vermögensverwaltung und ab 2013 umsatzsteuerfrei; Aber: Infostände von Sponsoren bei Veranstaltungen des Vereins oder Druck von Werbeanzeigen in Vereinspublikationen ist Leistungsaustausch und umsatzsteuerpflichtig! Auch das ist Sponsoring und problematisch: Eine Firma lädt den Verein in ihre Räume ein und stellt das Buffet. Anschließend bespricht die Referentin in aller Kürze die Themen Lohn und Honorar in Vereinen an. In der Bundesgeschäftsstelle ist ein Handout zum Vortrag erhältlich.
TOP 3: Gemeinsame Mitgliederverwaltung Vortrag Marco Schwarz, EUD Bundesgeschäftsstelle Marco Schwarz gibt eine kurze Einführung in das gemeinsame Mitgliederverwaltungssystem, an der sich derzeit elf EUD-Landesverbände beteiligen. Die Daten von mehr als 9.000 Mitgliedern der Europa-Union werden dort bereits gepflegt. Bis Ende des Jahres werden weitere Landesverbände ihre Mitgliederdatenbestände in die Datenbank einfügen. Das gemeinsame Mitgliederverwaltungssystem ist internetbasiert und erreichbar unter www.mitgliedssystem.eu. Zur Nutzung reicht ein Computer mit Internetzugang aus, es muss keine zusätzliche Software installiert werden. Der Mitgliederdatenbestand der Landesverbände kann mittels Excel-Vorlage in das gemeinsame System importiert werden. Weitere Informationen zur gemeinsamen Mitgliederverwaltung finden sich in der Anlage.