Lehrgang Records Management Grundlagen / Begriffe e-comtrust International AG Lehrgang RM I I I I I I I II IIII III IIII IIIIII III IIIII IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII Lukas Fässler Rechtsanwalt Zug 2006
Gerichtsentscheid Betreff: [INFOLAW-L] OVG Lüneburg: Beweiswert von Emails OVG Lüneburg vom 17.01.2005, Az. 2 PA 108/05 E-Mail ist nur mit Signatur beweiskräftig Eine ausländische Antragstellerin begehrte die Zulassung zu einer deutschen Hochschule. Dies wurde ihr verweigert, da sie nicht das ausländische Äquivalent zu einer Hochschulreife nachweisen habe können. Gegen diese Abweisung erhob die verhinderte Studentin Beschwerde vor dem Verwaltungsgericht. Das Internationale Büro der Universität habe ihr in einer E-Mail zugesichert, dass sie die Hochschulreife besitze. Wegen dieser Bestätigung müsse sie nunmehr zum Studium zugelassen werden. Das Oberverwaltungsgericht wies die Beschwerde letztlich ab. Die E-Mail könne nicht als Zusicherung der Zulassung zum Hochschulstudium gewertet werden. Wenn das Büro diese E-Mail mit dem notwendigen Rechtsbindungswillen versenden wollte, hätte diese mit der Signatur versehen werden müssen. Ohne diesen Schutz sei die Mail nicht sicher genug, um als Beweis in einem gerichtlichen Verfahren gelten zu können. Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug 2007 2
Geschäftsrelevanz von Informationen geschäftsrelevante Informationen Nicht geschäftsrelevante Informationen Input Inhouse Output Vernichtung DMS Datenspeicherung AIS Archivierung Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug 2007 3
Begriffe Records Management -> ISO 15489 Information Lifecycle Management -> techniklastig, aber umfassend Informationen -> ISO 44300 Digitale & papierbezogene Infos -> medienbezogen Datenspeicherung -> Aufbewahrung von Informationen (z.b.) in Document Management System DMS -> aktiv vorarchivisch Gesetzliche Aufbewahrungsfrist -> nur eine Mindestvorgabe des Gesetzgebers Archiv Information System AIS -> gesetzeskonforme, beweistaugliche Langzeitaufbewahrung mit Teilmenge von UN-Informationen (Historischer Schwerpunkt) Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug 2007 4
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Policy Information Lifecycle Management ist der gesetzeskonforme nach internationalen Standards ausgerichtete ordnungsgemässe (branchenangepasste) beweistaugliche rechtzeitig reproduzierbare angemessene risikobezogene Umgang mit allen geschäftsrelevanten Informationen Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug 2007 6
DMS versus AIS Document Management System (DMS): Speicherung (technische Auslagerung) von produktiv genutzten und verwendeten Daten bleiben während der Dauer der unmittelbaren Benutzung im DMS gespeichert. Dient zum Beschreiben, Ablegen und Suchen in einer bekannten Organisationsstruktur während dem aktiven Lebenszyklus einer Information Verfügt nicht über spezifische Funktionaliäten eines AIS wie Schutzfristenkategorien, Archivbenutzergruppen, Übernahmefunktion nach Kassation, Erschliessung des Inhalts nach archivisch-historischen Gesichtspunkten, Ausleihe und Benutzungsfunktion, Überwachungs- und Rückruffunktionen etc. Hat den Anforderungen an Authentizität, Identität, Beweistauglichkeit, Originalkonformität, Reproduzierbarkeit während der Dauer der aktiven Bewirtschaftung zu dienen. Umfasst alle geschäftsrelevanten Informationen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist Archiv Information System (AIS): Aufbewahrung der abgeschlossenen Unterlagen aus rechtlichen, gesellschaftlichen oder operativen Gründen. Benutzung durch mehrere sich ändernde Benutzergruppen mit Ausleihprotokollierung. Sicherstellung der Schutzfristenkategorien. Erschliessung nach Kassation (95% Aussonderung) für historische, statistische und andere wissenschaftliche Zwecke. Verfügt über Schnittstelle zu DMS zur Uebernahme von Primär- und Metadaten aus diversen Systemen Unterstützung der Bewertungsentscheidung (Erschliessung nach wissenschaftlichen Aspekten) Sicherstellung des nachvollziehbaren Uebergangs von digitalen und analogen Unterlagen aus allen geschäftsrelevanten Systemen einer Organisation ins Archiv. Verantwortlich für die Langzeitarchivierung aller archivwürdigen Unterlagen. Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug 2007 7