Telefon: 0 233-84018 Telefax: 0 233-84090 Seite Referat 1 von 8für Bildung und Sport Abteilung Personal und Organisation, Sachgebiet GL 10 Personalmangel im Schulreferat Antrag Nr. 08-14 / A 04013 der FW vom 04.02.2013 Sitzungsvorlage Nr. 08-14 / V 12299 5 Anlagen: - Anlage 1: Antrag Nr. 4013 vom 04.02.2013 - Anlage 2: Matrix Beschäftigtengruppen im Kernbereich des RBS - Anlage 3: Unbesetzte Stellen aufgrund Fluktuation (vgl. Vortrag Pt. 5.1.1) - Anlage 4: Unbesetzte Stellen aufgrund Neuschaffungen (vgl. Vortrag Pt. 5.1.2) - Anlage 5: Organigramm des RBS Beschluss des Ausschusses für Bildung und Sport des Stadtrates vom 03.07.2013 (SB) Öffentliche Sitzung I. Vortrag des Referenten 1. Vorbemerkung: Frau Stadträtin Ursula Sabathil und Herr Stadtrat Johann Altmann (Freie Wähler) haben am 04.02.2013 den nachstehenden Antrag Nr. 08-14 / A 04013 (Anlage 1) gestellt: Personalmangel im Schulreferat Das RBS stellt dem Stadtrat in einer Sitzung des Ausschusses für Bildung und Sport dar, wie viel Personal in welchen Fachabteilungen für welche Aufgaben fehlt, damit der Referatsbetrieb adäquat aufrecht erhalten werden kann. Begründung: Immer öfter werden Anträge an das Schulreferat nicht mehr in einem Schulausschuss behandelt, sondern die Antragsteller werden schriftlich über einen Brief oder in der Rathausumschau abgespeist. Aus dem Referat ist zu hören, dass man insgesamt mit der Arbeit nicht mehr zu Rande komme, weil die Aufgaben stetig steigen, das Personal aber tendenziell weniger wird.
Seite 2 von 8 Es ist Aufgabe des Referenten, dem Stadtrat mitzuteilen, wenn Dinge aus dem Ruder laufen; es ist für den Stadtrat dringend notwendig, über Missstände frühzeitig in Kenntnis gesetzt zu werden, damit in der Folge gegebenenfalls Abhilfe geschaffen werden kann. Für die Bearbeitung des Antrages wurde von den Antragstellern Fristverlängerung gewährt, für die wir uns bedanken. 2. Aufgaben des Referates für Bildung und Sport Das Referat für Bildung und Sport hat in den letzten Jahren insgesamt einen Wandel der Aufgabenstellungen und der Ausrichtung von einem Schul- und Kultusreferat zu einem Referat für Bildung und Sport (RBS) vollzogen. Es sind ein neues Geschäftsfeld und wesentliche neue und sich verändernde Aufgabenfelder entstanden, wie das Kommunale Bildungsmanagement und die Münchner Serviceagentur für Ganztagsbildung. Darüber hinaus sind zu nennen die Umsetzung des stadtweiten Immobilienmanagements-Projekts mfm mit zum Teil neuen Aufgaben für den Bereich Bildung und Kindertageseinrichtungen, die Beteiligung des RBS an MitKonkret und der konsequente Ausbau städtischer Ganztagsschulen für bildungsbenachteiligte Schülerinnen und Schüler. Zudem erfolgte zum 01.01.2011 die Einrichtung des größten kommunalen optimierten Regiebetriebes für Kindertageseinrichtungen in Deutschland mit über 385 Einrichtungen, rund 28.000 betreuten Kindern sowie über 5.370 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Hierbei ist zu sehen, dass sich die Aufgabenstellungen, Prozesse und Strukturen sowie die Belegschaft des RBS in den letzten Jahren deutlich verändert haben. Die Anzahl der Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter ist auf über 13.000 angewachsen. Obwohl in der Vergangenheit laufend einzelne Untersuchungen der Organisationsstruktur stattgefunden haben, erfolgte seit 1997 keine übergreifende Beurteilung der aktuellen Aufgaben, Prozesse und Strukturen im RBS. Der Stadtrat stimmte daher mit Beschluss vom 04./25.07.2012 zu, eine externe gutachterliche Gesamtbetrachtung zur Optimierung der Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit in Auftrag zu geben. Der Auftrag hierzu wurde an die Fa. Kienbaum Management Consultants GmbH vergeben. Aufgaben und Leistungen des RBS wachsen insbesondere aufgrund neuer gesetzlicher bzw. politischer Vorgaben laufend. Allein im vergangenen Jahr erfolgten Stellenzuschaltungen aufgrund Beschlüsse des Stadtrates für wachsende Aufgabenfelder im Umfang von über 47 VZÄ z.b. für die Abteilung Zentrales Immobilienmanagement und für die Abteilung Kita. Ein weiterer Personalanstieg ist absehbar.
Seite 3 von 8 Im Referat für Bildung und Sport sind zum Stand 31.12.2012 insgesamt 12.950 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit der Erstellung der 28 Produkte und weiterer zentraler Dienstleistungen beschäftigt. Die Produkte verteilen sich auf die nachfolgenden Produktgruppen: - Produktgruppe 1: Bildung, Erziehung, Betreuung Schwerpunkt Elementarbereich - Produktgruppe 2: Bildung, Erziehung, Betreuung im Primarbereich - Produktgruppe 3: Bildung, Erziehung, Betreuung im Sekundarbereich allg. Bildung - Produktgruppe 4: Bildung, Erziehung, Betreuung an beruflichen Schulen im Sekundarbereich und tertiären Bereich - Produktgruppe 5: Zentrale Produkte - Produktgruppe 6: Förderung des Sports Zur Erstellung der angesprochenen Produkte sind im Haushalt des RBS - Stand Schlussabgleich - für das Jahr 2013 insgesamt 1.601.461 T - Aufwandsbudget - eingestellt. Davon sind 567.222 T für die Personalauszahlungen veranschlagt. 3. Personal im Kernbereich des RBS zum Stand 31.12.2012 Für die zentralen Dienstleistungen zur Erstellung der Produkte im Referat und in den Einrichtungen sind im Kernbereich des RBS 1191 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter incl. Teilzeit bzw. in Vollzeitäquivalenten 1094,10 Beschäftigte zum Stand 31.12.2012 eingesetzt. Der sogenannte Kernbereich des Referates für Bildung und Sport umfasst - die Referatsleitung einschließlich des Büros des Referenten, Kommunales Bildungsmanagement (Strategie, Monitoring, Übergangsmanagement, Lokales Bildungsmanagement im Stadtteil), Münchner Serviceagentur für Ganztagsbildung, Zentrale Öffentlichkeitsarbeit, Datenschutzbeauftragte, - die Stabsstelle des Referenten Planung, Koordination, Controlling -RBS-PKC - die Zentrale Verwaltung/Geschäftsleitung RBS-ZV/GL, einschl. zugeordnete Abteilungen Personal- und Organisation, GL 1 Finanzen, GL 2 Allgemeine Verwaltung, GL 3 Gast- und Vertragsschulwesen, Kostenfreiheit des Schulweges, GV Amt für Ausbildungsförderung, Bußgeldstelle, AfA - die Rechtsabteilung RBS-RA
Seite 4 von 8 - das Pädagogische Institut - RBS-PI - das Zentrum für Informationstechnologie im Bildungsbereich - RBS-ZIB - die Abteilung Zentrales Immobilienmanagement - RBS-ZIM - die schulischen Fachabteilungen > Berufliche Schulen - RBS-F1 > Gymnasien und Schulen besonderer Art - RBS-F2 > Realschulen - RBS-F3 > Grund-, Mittel- und Förderschulen sowie Tagesheime - RBS-F4 - das Sportamt - RBS-SpA - Kita RBS-Kita siehe Organigramm des RBS Anlage 5 4. Darstellung der Organisationsbereiche, der Anzahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und der unbesetzten Stellen in Vollzeitäquivalenten (VZÄ). In der Anlage 2, die der Vorlage beigelegt wurde, sind die Beschäftigten nach den vorstehend angeführten Organisationsbereichen und den Qualifizierungsebenen 1-4 zum Stichtag 31.12.2012 zugeordnet. Die weiteren Ausführungen beziehen sich auf den Stichtag 31.12.2012, da zu diesem Zeitpunkt die Gesamtanzahl der Beschäftigten des RBS erhoben wurde. Ein anderer Betrachtungszeitpunkt würde neben der erfolgten aufwändigen Ermittlung für den Kernbereich darüber hinaus weitere umfangreiche Erhebungsarbeiten auslösen. Die nachstehende Datenbasis bietet aus Sicht des RBS einen ausreichend aktuellen Überblick über die Situation des Referates, da diese stets eine Stichtagsbetrachtung sein muss. Hiernach errechnen sich zum 31.12.2012 rd. 115,77 nicht besetzte Stellen in VZÄ im Kernbereich des RBS, was einen Anteil von 9,57 % entspricht. Bezüglich weiterer Erläuterungen insbesondere zu den nicht besetzten Stellen wird auf die Ausführungen zu Pt. 5.1 verwiesen. 5. Personalsituation und Verfahren zur Schaffung und/bzw. Besetzung von Stellen 5.1 Personalsituation Die offenen Stellen können 2 Gruppen zugeordnet werden 5.1.1 unbesetzte Stellen aufgrund Fluktuation (91,07 VZÄ) 5.1.2 unbesetzte Stellen aufgrund Neuschaffungen (24,70 VZÄ) Hierzu ist Folgendes festzustellen: zu Pt. 5.1.1 unbesetzte Stellen aufgrund Fluktuation Die Fluktuationsrate beträgt im - Gemeindehaushalt der Lhst. München zum Stichtag 31.07.2012: 6,90 %. - RBS im Kernbereich zum Stichtag 31.12.2012: 7,53 % (= 91,07 Stellen) Hierbei ist zu sehen, dass für 34,25 VZÄ das Stellenbemessungs-,
Seite 5 von 8 Stellenbewertungs- und Ausschreibungs- einschließlich Besetzungsverfahren beim Personal- und Organisationsreferat eingeleitet bzw. durchgeführt wird. Für 56,82 VZÄ läuft zum Stichtag 31.12.2012 das Verfahren noch im RBS. Zur Entwicklung bei den vorstehend genannten Positionen seit dem 31.12.2012 bei den verschiedenen Abteilungen wird auf die Anlage 3 verwiesen zu Pt. 5.1.2 unbesetzte Stellen aufgrund Neuschaffungen Zur Entwicklung bei den 24,70 VZÄ seit dem 31.12.2012 bei den verschiedenen Abteilungen wird auf die Anlage 4 verwiesen 5.2.Verfahren zur Schaffung und/bzw. Besetzung von Stellen Grundsätzlich ist zu sehen, dass nach Beschluss des Stadtrates zunächst noch die Einrichtung einer Stelle noch erfolgen muss. Der weitere Verfahrensablauf gliedert sich anschließend jeweils in ein Stellenbemessungs-, Stellenbewertungsund Ausschreibungsverfahren. Bis zur Besetzung der Stelle, an die sich eine umfangreiche Einarbeitung der Dienstkräfte anschließt, sind die nachstehend kurz beschriebenen Verfahren zu durchlaufen: 5.2.1 Stellenbemessungsverfahren Das Personal- und Organisationsreferat hat für die Referate einen stadtweit anzuwendenden Leitfaden zur Stellenbemessung erstellt. In diesem sind das Verfahren und die Methoden der Stellenbemessung dargestellt. Zur stellenplanmäßigen Umsetzung ist nach den vom Stadtrat beschlossenen Regelungen zum Vollzug des Haushalts 2013 - wie in den Vorjahren - für eine Finanzierung ein Vollversammlungsbeschluss nach Vorberatung im Fachausschuss erforderlich, soweit eine Finanzierung aus zentralen Mitteln erfolgen soll. Das Personal- und Organisationsreferat nimmt im Rahmen seiner Steuerungsfunktion gutachtlich dazu Stellung, inwieweit der durch das jeweilige Referat geltend gemachte Stellenbedarf anerkannt werden kann. Soweit es sich um eilbedürftige Angelegenheiten handelt, stimmt der Fachausschuss dem Bedarf und der Dringlichkeit des Bedarfes zu, ohne, dass das vom Stadtrat beschlossene Verfahren zum Finanzmoratorium abgewartet werden muss. 5.2.2 Stellenbewertungsverfahren Bevor vom Stadtrat beschlossene neue Stellen eingerichtet werden können, ist Antrag Nr. 08-14 / A 04013 FW vom 04.02.2013 ihre Einwertung festzustellen. Das Personal- und Organisationsreferat hat hier für die Referate ebenfalls einen Leitfaden zur Stellenbewertung erstellt, in dem das Verfahren und die von den Referaten zu übermittelnden Informationen dargestellt sind. Grundlage für die Stellenbewertung ist eine Arbeitsplatzbeschreibung.
Seite 6 von 8 5.2.3 Ausschreibungsverfahren auf der Basis der vom Stadtrat beschlossenen Richtlinien Nach Freigabe der Stelle durch das POR kann das Ausschreibungsverfahren starten. Die Besetzung der offenen Positionen erfolgt nach den vom Stadtrat beschlossenen Ausschreibungsrichtlinien (VPA/VV vom 06./05.2009), wobei das Ausschreibungsverfahren in den Grundsätzen und Ausführungsbestimmungen näher geregelt ist. 5.2.4 Einarbeitung Nach Besetzung der Stelle mit der neuen Dienstkraft erfolgt die Einarbeitung der/des neuen Kollegin/Kollegen und zudem werden Qualifizierungsmaßnahmen individuell vereinbart. 6. Fazit Die vorstehend unter Punkt 5 beschriebenen nacheinander abzuwickelnden Verfahren spiegeln im kurzen Überblick, welche Prozesse bei der Stadtverwaltung München zu durchlaufen sind, bis für eine zusätzliche Aufgabe oder bei einer erforderlichen Wiederbesetzung einer Stelle die benötigte Dienstkraft zur Verfügung steht. Die Zeit ab Freiwerden einer Stelle bis zu ihrer Wiederbesetzung und Einarbeitung der neuen Dienstkraft ist vom vorhandenen Personal aufzufangen bzw. es müssen Prioritäten gesetzt und Aufgaben zurückgestellt werden und damit unerledigt bleiben. Insbesondere gilt dies dann, wenn für neue oder gewachsene Aufgaben Stellen durch Stadtratsbeschluss zugeschaltet werden, die Wirkung aber erst nach Besetzung der Stelle und notwendiger Einarbeitungszeit spürbar wird. Anhörungsrechte eines Bezirksausschusses sind nicht gegeben. Der Korreferentin, Frau Stadträtin Volk wurde ein Abdruck der Beschlussvorlage zugeleitet.
Seite 7 von 8 II. Antrag des Referenten 1. Der Ausschuss für Bildung und Sport des Stadtrates nimmt die vorausgegangene Darstellung zur Personalsituation im Kernbereich des Referates für Bildung und Sport zur Kenntnis. 2. Der Antrag Nr. 08-14 / A 04013 der FW vom 04.02.2013 ist hiermit geschäftsordnungsgemäß erledigt. 3. Dieser Beschluss unterliegt nicht der Beschlussvollzugskontrolle III. Beschluss nach Antrag. Der Stadtrat der Landeshauptstadt München Die Vorsitzende Der Referent Christine Strobl Rainer Schweppe 2. Bürgermeisterin Stadtschulrat IV. Abdruck von I. mit III. über den Stenografischen Sitzungsdienst an das Direktorium Dokumentationsstelle (2x) an die Stadtkämmerei an das Revisionsamt z. K.
Seite 8 von 8 V. Wiedervorlage im Referat für Bildung und Sport GL 10 1. Die Übereinstimmung vorstehenden Abdrucks mit der beglaubigten Zweitschrift wird bestätigt. An das RBS R, Herrn Stadtschulrat Schweppe An das RBS VR, Herrn Scheifele An das RBS ZV/GL, Herrn Jagusch An das RBS GL 1, Herrn Meindl An das RBS GL 10, Herrn Schubert An das RBS GL 13, Herrn Kakeldey z. K. Am Schubert