Versand von Newslettern aus Sage CRM mit MailChimp Autor: Robert Cwicinski letzte Änderung: 06.05.2015
Inhaltsverzeichnis 1 Ausgangssituation... 3 2 Zielsetzung... 3 3 MailChimp Konto... 4 3.1 Account erstellen... 4 4 Sage CRM Zielgruppe und Kampagne anlegen... 5 4.1 Definition der Zielgruppe... 5 4.1.1 Gruppe erstellen... 5 4.1.2 Definition des Gruppeninhalts... 5 4.1.3 Festlegung der Suchkriterien... 6 4.1.4 Speichern der neuen Gruppe... 6 4.2 Anlage einer neuen Kampagne inkl. Schritt und Aktivität... 6 4.2.1 Anlage der Kampagne... 6 4.2.2 Anlage eines neuen Kampagnenschritts... 7 4.2.3 Anlage der Kampagnenaktivität... 7 4.2.4 Datei für Versand erstellen... 7 4.2.5 Erzeugung Kommunikationseintrag... 9 5 Import in MailChimp... 10 5.1 Erstellen einer neuen Liste... 10 5.1.1 Erstellung eines zusätzlichen Feldes Anrede... 10 5.2 Import der Empfänger... 11 5.2.1 Verknüpfung der Felder... 12 5.3 Anschauen der Empfänger in MailChimp... 12 6 Anlage einer Mailvorlage... 14 7 Erstellung MailChimp Kampagne und Versand... 15 7.1 Auswertung des Versands... 15 06.05.2015 Versand von Newslettern aus Sage CRM mit MailChimp Seite 2 von 15
1 Ausgangssituation Die Zielgruppen innerhalb von Sage CRM sollen einen Newsletter erhalten. Im Prinzip kann Sage CRM direkt E-Mails verschicken. Das ist allerdings nicht empfehlenswert, wenn häufiger Newsletter verschickt werden sollen, da hier der interne Firmen-Mailserver verwendet wird. Das könnte dazu führen, dass der MailServer auf einer BlackList landet. Speziell für den Newsletter Versand gibt es Dienstleister, die einen reibungslosen Ablauf gewährleisten. 2 Zielsetzung In der Version 7.2 von Sage CRM gab es als möglichen Dienstleister SwiftPage, um Newsletter zu versenden. Der Versand hier ist verhältnismäßig teuer und die Handhabung eher unkomfortabel. Mit der Version 7.3 existiert eine weitere Möglichkeit Newsletter direkt aus Sage CRM zu versenden. Der Dienstleister heißt MailChimp und hat sich im Laufe der Zeit zu einem der Marktführer entwickelt. Dieses Dokument beschreibt die Vorgehensweise MailChimp mit der Version 7.2 nutzen zu können. Nach einem erfolgten Upgrade auf Version 7.3 kann die Lösung direkt aus Sage CRM genutzt werden. Bis dahin wird die folgende Vorgehensweise als Übergangslösung empfohlen. 06.05.2015 Versand von Newslettern aus Sage CRM mit MailChimp Seite 3 von 15
3 MailChimp Konto 3.1 Account erstellen Unter der folgenden Adresse muss ein neuer Account erstellt werden sofern nicht bereits geschehen. https://login.mailchimp.com/signup? MailChimp ist für Empfängergruppen bis 2000 und bis zu einem Versand von 20.000 Newslettern pro Monat kostenlos. Ein erster Einstieg inklusive Einrichtung des Accounts: https://www.youtube.com/watch?v=p_i5dzuzeok 06.05.2015 Versand von Newslettern aus Sage CRM mit MailChimp Seite 4 von 15
4 Sage CRM Zielgruppe und Kampagne anlegen 4.1 Definition der Zielgruppe 4.1.1 Gruppe erstellen Mein CRM -> Gruppen -> Neue Gruppe anlegen Als Entität sollte Person ausgewählt werden, da hier Personen angeschrieben werden sollen. 4.1.2 Definition des Gruppeninhalts Als Inhalt der Gruppe sollten die folgenden Felder gewählt werden: Person Vorname Person Nachname Person Email geschäftlich Person - Briefanrede Die Suchkriterien dienen als Auswahl der Datenbasis (Newsletter-Empfänger). Im folgenden Beispiel nehmen wir als Beispiel den Firmennamen. 06.05.2015 Versand von Newslettern aus Sage CRM mit MailChimp Seite 5 von 15
4.1.3 Festlegung der Suchkriterien Im nächsten Schritt fragt das System die zuvor eingestellten Suchkriterien ab. 4.1.4 Speichern der neuen Gruppe Im letzten Schritt muss nur noch gespeichert werden. Zur Kontrolle sehen wir den Gruppeninhalt. 4.2 Anlage einer neuen Kampagne inkl. Schritt und Aktivität Sage CRM Kampagnen können mehrstufig aufgebaut werden. Daher besteht eine Kampagne immer aus 3 Komponenten: Kampagne Kampagnenschritt Kampagnenaktivität 4.2.1 Anlage der Kampagne Marketing -> Kampagnenliste -> Neue Kampagne 06.05.2015 Versand von Newslettern aus Sage CRM mit MailChimp Seite 6 von 15
4.2.2 Anlage eines neuen Kampagnenschritts 4.2.3 Anlage der Kampagnenaktivität Der Typ der Kampagnenaktivität wird auf externer Serienbrief gesetzt. Als Gruppe wählen wir hier unsere Newsletter-Empfänger-Gruppe aus. 4.2.4 Datei für Versand erstellen Nach dem speichern der Kampagnenaktivität, können wir auf der rechten Seite die Datei für den externen Versand erstellen lassen. 06.05.2015 Versand von Newslettern aus Sage CRM mit MailChimp Seite 7 von 15
Speichern: Die zur Verfügung gestellte Datei lokal abspeichern: 06.05.2015 Versand von Newslettern aus Sage CRM mit MailChimp Seite 8 von 15
4.2.5 Erzeugung Kommunikationseintrag Als Aktion wählen wir Ausgehende E-Mail als Status erledigt. Es kann zusätzlich noch der Zeitpunkt und ein zuständiger CRM-Nutzer ausgewählt werden. Auf der Registerkarte Kommunikation an unserer Beispielfirma affinis sehen wir nun die beiden generierten Kommunikationseinträge: 06.05.2015 Versand von Newslettern aus Sage CRM mit MailChimp Seite 9 von 15
5 Import in MailChimp 5.1 Erstellen einer neuen Liste In MailChimp erstellen wir eine neue Liste. Als Namen und zur späteren Wiedererkennung wählen wir den gleichen Namen wie die CRM-Gruppe. Als from wählen wir die E-Mail-Adresse des Newsletter-Versenders und einen passenden Namen. 5.1.1 Erstellung eines zusätzlichen Feldes Anrede Wir müssen für unser Feld Anrede noch ein neues Benutzerdefiniertes Feld Anrede innerhalb der Liste erstellen. Lists -> Settings -> List fields and MERGE Tags -> Add a field Als Feldtyp wählen wir text aus. Alle Felder die in der Liste vorhanden sind können später im Newsletter als Platzhalter verwendet werden. 06.05.2015 Versand von Newslettern aus Sage CRM mit MailChimp Seite 10 von 15
5.2 Import der Empfänger Nach dem Speichern der neuen Liste müssen wir die zuvor erstellten Empfänger (CSV-Datei) in die Liste importieren. Als Import-Quelle wählen wir Import from a CSV or TXT File : Zuvor erstellte Datei auswählen, als Import Option Subscriber wählen und mittels Upload die Datei hochladen. 06.05.2015 Versand von Newslettern aus Sage CRM mit MailChimp Seite 11 von 15
5.2.1 Verknüpfung der Felder Im nächsten Schritt müssen die Felder aus der zuvor erstellten Datei mit der Liste verknüpft werden. Grau hinterlegte Felder wurden bereits automatisch verknüpft. Am Ende sollte es dann wie folgt aussehen: Abschließen des Imports mittels Complete Import 5.3 Anschauen der Empfänger in MailChimp Lists -> Liste Newsletterversand No. 1 2015 auswählen. Wir sehen die importierten Datensätze: 06.05.2015 Versand von Newslettern aus Sage CRM mit MailChimp Seite 12 von 15
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6 Anlage einer Mailvorlage Um ein einheitliches Design beim Versand der Newsletter zu gewährleisten sollte als Basis zuerst immer ein Template erstellt werden. Dieses Template kann dann von Kampagne zu Kampagne wiederverwendet werden. Templates -> Create Template Man erhält als Auswahl die folgenden Möglichkeiten: Basic (Erstellung eines neuen Templates) Themes (fertige Designs) Code Your Own (hier können bestehende HTML-Vorlagen hochgeladen werden) 06.05.2015 Versand von Newslettern aus Sage CRM mit MailChimp Seite 14 von 15
7 Erstellung MailChimp Kampagne und Versand Für den Versand eines Newsletters muss in MailChimp eine Kampagne erstellt werden. Hier werden Informationen wie Betreff, die Ziele (Listen) und das Design ausgewählt. Vorhandene Felder wie die neu erstellte Anrede können hier in die zuvor erstellten Vorlagen (Templates) eingefügt werden. 7.1 Auswertung des Versands MailChimp bietet im Standard diverse Auswertungsmöglichkeiten pro Kampagne. So können auf einen Blick Öffnungsraten, Klickraten und nicht zustellbare E-Mails eingesehen werden. 06.05.2015 Versand von Newslettern aus Sage CRM mit MailChimp Seite 15 von 15