Grundlagen der Abrechnung im mit DATEV Lohn und Gehalt Arbeitsunterlage
Herausgeber: DATEV eg, 90329 Nürnberg Alle in dieser Unterlage verwendeten personen- und unternehmensbezogenen Bezeichnungen und Anschriften sind speziell für diese Unterlage erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Unternehmen bestehen, sind diese rein zufällig. Die in dieser Unterlage abgebildeten Formulare wurden z.t. digital nachgebildet. Abweichungen vom Original in Größe und Farbgebung sind daher wahrscheinlich. Inhaltliche Änderungen wurden nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, dass die in der Unterlage verwendeten Bildschirmmasken Versionsnummern enthalten können, die gegenüber Ihrer Programmversion abweichen. Die abgebildeten Masken sind für mehrere Programmversionen gültig. Copyright DATEV eg: Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Herstellung von Kopien und der Übersetzung, vorbehalten. Windows ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Microsoft ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Angaben ohne Gewähr 13525-2011/05-01 Bestell-Art.-Nr.: 37553
Vorwort Der Einsatz von DATEV-Programmen erleichtert Ihren Arbeitsalltag. Voraussetzung für ein erfolgreiches Arbeiten sind allerdings solides Grundlagenwissen und gute Kenntnisse im Umgang mit der jeweiligen Software. Die vorliegende Arbeitsunterlage vermittelt Ihnen die theoretischen Grundlagen bzw. den praxisbezogenen Einstieg in das Programm. Sie dient als Unterlage für ein Seminar, kann aber auch als Nachschlagewerk und täglicher Begleiter zum Programmeinsatz unabhängig von einem Seminar bezogen werden. Der Aufbau der Arbeitsunterlage orientiert sich an den Arbeitsabläufen in der Praxis. Piktogramme, zahlreiche Übungen und Musterfälle machen die Arbeitsunterlage übersichtlich und anschaulich. Die Inhalte sind leicht verständlich aufbereitet und können gut auf die tägliche Anwendungspraxis übertragen werden. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg mit unserem Weiterbildungsangebot. Informieren Sie sich doch auch zu unseren weiteren Wissensangeboten: Im Bestell-Manager und im Internet unter www.wissensvermittlung.datev.de sowie unter www.datev.de/wissensvermittlung können Sie sich 24 Stunden täglich zu unseren Seminaren anmelden sowie weitere Lernmaterialien bestellen. Ihre Meinung ist uns wichtig Wir freuen uns über Ihre Anregungen und Verbesserungsvorschläge. Senden Sie diese einfach formlos an folgende Adresse: DATEV eg, B-W14, 90329 Nürnberg 1
Zum Aufbau dieser Unterlage Der rasche Wandel unserer Zeit zwingt uns, immer mehr Wissen in möglichst kurzer Zeit aufzunehmen. Damit dies gelingt, ist es erforderlich, Informationen klar zu strukturieren und aufzubereiten. Die Arbeitsunterlage wurde deshalb nach einem eindeutigen didaktischen Konzept aufgebaut, das durch folgende Bilder optisch unterstützt wird: À Ä Â Zu diesem Kapitel Nach diesem Kapitel können Sie So... È Übung Æ Exkurs Ç Notizen Å Merksatz à Hinweis Á Achtung! Dieser Textteil führt Sie in ein neues Thema ein. Sie erfahren die Lernziele des Kapitels. Der Referent stellt Lerninhalte anhand eines Beispiels vor. Sie können die einzelnen Schritte der Aufgabe nachvollziehen. Sie lösen eine Aufgabe eigenständig. Bei diesem Textteil handelt es sich um weiterführendes Wissen. Hier können Sie eigene Anmerkungen notieren. Dieser Textteil gibt die zentralen Lerninhalte wieder. Hier erfahren Sie nützliches Begleitwissen oder organisatorische Tipps. Diese Warnung soll Ihnen helfen, schwerwiegende Fehler zu vermeiden. 2
Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung... 7 2 Überblick über die Besonderheiten der Lohn- und Gehaltsabrechnung im... 9 2.1 Gesetzliche und tarifvertragliche Grundlagen... 10 2.2 Sozialkassen des Baugewerbes (SOKA-BAU)... 12 2.3 Erfassung des Betriebes bei SOKA-BAU... 12 2.4 Arbeitnehmerbezogenes Meldeverfahren/ Spitzenausgleichsverfahren... 13 2.5 Urlaub im... 13 2.6 Arbeitszeitverteilung im... 14 2.6.1 Tarifliche Arbeitszeitverteilung... 14 2.6.2 Betriebliche Arbeitszeitverteilung (Monatslohn)... 14 2.7 Sofortmeldung... 14 2.8 Vermögenswirksame Leistungen... 18 2.9 Tarifliche Zusatzrente... 19 2.10 13. Monatseinkommen... 19 2.11 Förderung der ganzjährigen Beschäftigung... 19 2.12 Übersicht: Fluss der Mittel im... 21 3 Hilfesysteme... 23 3.1 Überblick... 24 3.2 Hilfethemen... 25 3.3 Direkthilfe... 26 3.4 Elektronisches Wissen Lohn und Personal pro... 27 3.5 Informations-Datenbank... 30 3.6 Infoservice Personalwirtschaft... 33 4 Neuanlage Mandant... 37 4.1 DATEV Arbeitsplatz pro... 38 3
4.2 Kanzleiebene...44 4.2.1 Tarifgebiet...47 4.2.2 Steuerung Lohnarten...48 4.2.3 Steuerung Ausfallschlüssel...49 4.2.4 Sozialkassen...51 4.3 Mandantenebene...52 4.4 Mitarbeiterebene...55 4.5 Datenübernahme mit DATEV Lohn und Gehalt...59 4.5.1 Datenübernahme aus dem Rechenzentrum/ DATEV LODAS...59 4.5.2 Datenübernahme von und zu DATEV Lohn und Gehalt...62 4.5.3 Datenübernahmen aus Fremdsystemen...66 4.5.4 DEÜV-Meldung wegen Systemwechsel...68 5 Sozialkassenbeitrag, Winterbeschäftigungs-Umlage und arbeitnehmerbezogenes Meldeverfahren... 71 5.1 Betriebserfassung...72 5.2 Sozialkassenbeitrag gewerblicher Arbeitnehmer...73 5.3 Winterbeschäftigungs-Umlage...74 5.4 Beitrag für die Zusatzversorgung der Angestellten/Poliere...75 5.5 Arbeitnehmerbezogenes Meldeverfahren...77 5.5.1 Meldeverfahren gewerblicher Arbeitnehmer...80 5.5.2 Meldeverfahren Angestellte und Poliere...83 5.5.3 Meldeverfahren Auszubildende...85 5.5.4 Spitzenausgleichsverfahren...88 6 Urlaub... 91 6.1 Allgemeine Grundlagen...92 6.2 Gewerbliche Arbeitnehmer...93 6.2.1 Ermittlung des Urlaubsanspruchs in Tagen...93 6.2.2 Ermittlung des Urlaubsanspruchs in EUR...95 6.2.3 Übernahme Vorjahresurlaub...97 6.2.4 Verfall der Urlaubsansprüche...98 6.3 Jugendliche gewerbliche Arbeitnehmer...98 6.4 Volljährige gewerbliche Arbeitnehmer im Auslernjahr...99 6.5 Auszubildende...100 6.5.1 Gewerbliche Auszubildende...100 4
6.5.2 Technische und kaufmännische Auszubildende... 102 6.6 Kaufmännische Angestellte/Poliere... 103 7 Vermögenswirksame Leistungen... 107 7.1 Allgemeine Grundlagen... 108 7.2 Gewerbliche Arbeitnehmer... 108 7.3 Angestellte, Poliere, gewerbliche und kaufmännische Auszubildende... 108 7.4 Verfahren... 109 8 13. Monatseinkommen... 111 8.1 Allgemeine Grundlagen... 112 8.2 Gewerbliche Arbeitnehmer... 112 8.3 Kaufmännische Angestellte und Poliere... 119 8.4 Auszubildende... 123 8.5 Übersicht... 127 9 Saison-Kurzarbeitergeld und ergänzende Leistungen, Feiertagsregelung... 129 9.1 Mehraufwands-Wintergeld (MWG)... 130 9.2 Saison-KUG und Abbau von Arbeitszeitguthaben... 132 9.2.1 Voraussetzungen... 132 9.2.2 Vermeidbarkeit von Saison-KUG... 134 9.2.3 Zuschuss-Wintergeld (ZWG)... 137 9.2.4 Berechnung des Saison-KUG... 138 9.2.5 Krankheit und witterungsbedingter/wirtschaftlicher Arbeitsausfall... 149 9.3 Feiertagsregelung für den Zeitraum 24.12. bis 26.12., 31.12. und 01.01.... 152 10 Stichwortverzeichnis... 155 5
1 Einleitung 1 Einleitung 7
1 Einleitung À Zu dieser Arbeitsunterlage In dieser Arbeitsunterlage stellen wir Ihnen die Besonderheiten der Lohn- und Gehaltsabrechnung im kurz und übersichtlich dar. Die Unterlage versetzt Sie in die Lage, die gesetzlichen und tarifvertraglichen Grundlagen zu verstehen und nachzuvollziehen. Kenntnisse der Lohn- und Gehaltsabrechnung mit DATEV Lohn und Gehalt classic/comfort sind Voraussetzung zum Studium dieser Arbeitsunterlage. Aufbau der Arbeitsunterlage Zunächst wird Ihnen ein Überblick über und die Besonderheiten der Lohn- und Gehaltsabrechnung im (Sozialkassenverfahren, Urlaub usw.) und vorhandene Hilfesysteme gegeben. In den nachfolgenden Kapiteln erhalten Sie dann weiterführende Erklärungen zu den einzelnen Themen. Schwerpunktthemen: Das Vermitteln der gesetzlichen und tarifvertraglichen Bestimmungen im. Die Einrichtung eines Mandanten im mit DATEV Lohn und Gehalt classic/comfort. Die Programmlösung zu ausgewählten Themen mit Hinweisen auf weiterführende Informationen z. B. im Elektronischen Wissen Lohn und Personal. 8
2 Überblick über die Besonderheiten der Lohn- und Gehaltsabrechnung im 2 Überblick über die Besonderheiten der Lohnund Gehaltsabrechnung im 2.1 Gesetzliche und tarifvertragliche Grundlagen 2.2 Sozialkassen des Baugewerbes (SOKA-BAU) 2.3 Erfassung des Betriebes bei SOKA-BAU 2.4 Arbeitnehmerbezogenes Meldeverfahren/ Spitzenausgleichsverfahren 2.5 Urlaub im 2.6 Arbeitszeitverteilung im 2.7 Sofortmeldung 2.8 Vermögenswirksame Leistungen 2.9 Tarifliche Zusatzrente 2.10 13. Monatseinkommen 2.11 Förderung der ganzjährigen Beschäftigung 2.12 Übersicht: Fluss der Mittel im 9
2 Überblick über die Besonderheiten der Lohn- und Gehaltsabrechnung im À Zu diesem Kapitel Der Lohn- und Gehaltsabrechnung im liegen umfangreiche gesetzliche und tarifliche Bestimmungen zu Grunde. In diesem Kapitel stellen wir Ihnen die wichtigsten Begriffe vor. 2.1 Gesetzliche und tarifvertragliche Grundlagen Zum Einstieg in die komplexe Materie der Baulohnabrechnung muss zunächst festgestellt werden, von welchen speziellen Rechtsgebieten (neben den steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen) die Gestaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung im beeinflusst wird. Zu diesen maßgebenden Rechtsgebieten gehören das SGB III und das Tarifrecht der Bauwirtschaft. SGB AFG III Gesetzgeber SGB III Bundesagentur für Arbeit Agenturen für Arbeit 10
2 Überblick über die Besonderheiten der Lohn- und Gehaltsabrechnung im Tarifrecht Entgelttarifverträge Rahmentarifverträge Sozialkassentarifverträge Verfahrenstarifverträge Arbeitgeber Zentralverband des Deutschen Baugewerbes/ Hauptverband der deutschen Bauindustrie Arbeitnehmer IG Bauen-Agrar-Umwelt SOKA-BAU Sozialkassen der Bauwirtschaft Allgemeinverbindlichkeit von Tarifverträgen und sonstige tarifvertragliche Leistungen Der Bundesminister für Arbeit und Sozialordnung hat die einschlägigen Tarifverträge nach dem im Tarifvertragsgesetz (TVG) vorgesehenen Verfahren für allgemeinverbindlich erklärt. Die Tarifverträge gelten dann also ähnlich wie ein Gesetz und unabhängig von der Mitgliedschaft in einem Verband der Arbeitgeber oder Arbeitnehmer. Ã Hinweis: Eine Übersicht über die Tarifverträge im Baugewerbe mit Hinweisen auf Allgemeinverbindlichkeit und Volltexte einzelner ausgewählter Tarifverträge finden Sie in der Fachbuchreihe íbau Tarifverträge + Arbeitsrecht. Diese können Sie unter der Art.-Nr. 10391 íaboanlage Bau Tarifverträge und Arbeitsrecht bestellen. Im íelektronischen Wissen Lohn und Personal sind die allgemeinverbindlichen Tarifverträge enthalten (der Volltext steht nur im Rechenzentrum zur Verfügung Volltexte sind zusätzlich kostenpflichtig). 11
2 Überblick über die Besonderheiten der Lohn- und Gehaltsabrechnung im 2.2 Sozialkassen des Baugewerbes (SOKA-BAU) Die Sozialkassentarifverträge regeln die Ansprüche der Arbeitnehmer auf Leistungen und die Ansprüche der Arbeitgeber auf Erstattungen durch die Sozialkassen des Baugewerbes. Die Sozialkassentarifverträge sind allgemeinverbindlich. Zu den Sozialkassen des Baugewerbes zählen: die Zusatzversorgungskasse des Baugewerbes (ZVK), die Urlaubs- und Lohnausgleichskasse der Bauwirtschaft (ULAK), die Urlaubskasse Bayern (UKB) und die Sozialkasse des Berliner Baugewerbes (SKB). SOKA-BAU ist der gemeinsame Name für die Urlaubs- und Lohnausgleichskasse der Bauwirtschaft (ULAK) und die Zusatzversorgungskasse des Baugewerbes (ZVK). Die Sozialkassenbeiträge werden ausschließlich von den Arbeitgebern erbracht, die zur Teilnahme am Sozialkassenverfahren der Bauwirtschaft verpflichtet sind. Winterbeschäftigungs-Umlage Die Winterbeschäftigungs-Umlage dient der Finanzierung der Mittel für die Förderung der ganzjährigen Beschäftigung durch die Bundesagentur für Arbeit (MWG, ZWG, Erstattung der AG-Beiträge zur Sozialversicherung). SOKA-BAU ist auch die zentrale Einzugsstelle für die Winterbeschäftigungs-Umlage, die dann an die Bundesagentur für Arbeit weitergeleitet wird. 2.3 Erfassung des Betriebes bei SOKA-BAU Zur Aufgabe der SOKA-BAU gehört die Prüfung, ob es sich bei einem Unternehmen um einen Baubetrieb handelt, der am Sozialkassenverfahren teilnehmen muss. Zuständig hierfür ist die Abteilung Betriebserfassung. Bewertungskriterien Ob der Betrieb unter den betrieblichen Geltungsbereich des Verfahrenstarifvertrags (VTV) fällt, richtet sich danach, ob arbeitszeitlich gesehen zu mehr als der Hälfte der betrieblichen Gesamtarbeitszeit Tätigkeiten im Sinne des VTV ausgeübt werden. Umsatzzahlen sind hierbei nicht entscheidend. Dieses wird anhand eines Fragebogens von SOKA-BAU beurteilt. Ã Hinweis: Formulare/Informationen zu diesem Thema können Sie bei SOKA- BAU anfordern oder finden Sie im Internet unter www.soka-bau.de. 12
2 Überblick über die Besonderheiten der Lohn- und Gehaltsabrechnung im 2.4 Arbeitnehmerbezogenes Meldeverfahren/ Spitzenausgleichsverfahren Im Rahmen des arbeitnehmerbezogenen Meldeverfahrens richtet SOKA-BAU für jeden gewerblichen Arbeitnehmer ein persönliches Urlaubskonto ein. Der Arbeitgeber übermittelt an SOKA-BAU monatlich die Brutto-Lohnsumme, die lohnzahlungspflichtigen Stunden, die Beschäftigungstage und gewährten Urlaubstage sowie die dafür gezahlte Urlaubsvergütung. Zur Reduzierung der Zahlungsvorgänge an SOKA- BAU ist eine monatliche Verrechnung von Beitragsforderungen der SOKA-BAU mit etwaigen Erstattungsleistungen des gleichen Monats auf Antrag möglich (monatliche Saldierung). Das Spitzenausgleichsverfahren ist ein freiwilliges zusätzliches Abrechnungsverfahren. Für die Teilnahme am Spitzenausgleichsverfahren benötigen Sie eine Zulassung von SOKA-BAU. Die Sozialkassenbeiträge und die Winterbeschäftigungs-Umlage sind bei Teilnahme am Spitzenausgleich nicht mehr monatlich an SOKA-BAU zu zahlen. Nach 4 Monaten, unter besonderen Voraussetzungen auch nach 6 Monaten werden die Erstattungsansprüche und Beitragsverpflichtungen miteinander verrechnet (Saldierung). 2.5 Urlaub im Der gewerbliche Arbeitnehmer im hat Anspruch auf eine Urlaubsvergütung (Urlaubsentgelt und zusätzliches Urlaubsgeld), die sowohl von der Höhe der Ansprüche als auch von der Abwicklung der Auszahlung durch einen allgemeinverbindlichen Tarifvertrag geregelt ist. Im Baugewerbe würde der gewerbliche Arbeitnehmer angesichts der häufig anzutreffenden kurzen Beschäftigungszeiten vielfach nur einen Urlaubsanspruch von wenigen Tagen oder auch gar keinen Anspruch auf Urlaub erwerben. Diesen Folgen begegnet die tarifliche Regelung über den Urlaub in 8 des Bundesrahmentarifvertrages für das Baugewerbe. Ermittlung der Urlaubstage Die dem Arbeitnehmer zustehenden Urlaubstage werden aus den Beschäftigungstagen ermittelt. Ermittlung des Urlaubsanspruchs in EUR Die Urlaubsvergütung errechnet sich mit einem Prozentsatz aus dem beitragspflichtigen Brutto-Lohn. 13
2 Überblick über die Besonderheiten der Lohn- und Gehaltsabrechnung im 2.6 Arbeitszeitverteilung im Der Bundesrahmentarifvertrag für das Baugewerbe (BRTV) sieht 2 Möglichkeiten der Arbeitszeitverteilung vor. 2.6.1 Tarifliche Arbeitszeitverteilung Winterarbeitszeit MO DI MI DO FR Januar März und Dezember 8,0 8,0 8,0 8,0 6,0 = 38,00 Std. Sommerarbeitszeit MO DI MI DO FR April November 8,5 8,5 8,5 8,5 7,0 = 41,00 Std. 2.6.2 Betriebliche Arbeitszeitverteilung (Monatslohn) Bei betrieblicher Arbeitszeitverteilung wird ein Monatslohn in Höhe von 178 Stunden in den Monaten April bis November und 164 Stunden in den Monaten Dezember bis März bezahlt. Hier muss ein Arbeitszeitkonto (Ausgleichskonto) geführt werden. Ã Hinweis: Der BRTV sieht die Führung von Ausgleichskonten im Rahmen der betrieblichen Arbeitszeitverteilung vor. Die betriebsübliche Praxis ist allerdings, dass Betriebe die tarifliche Arbeitszeitverteilung und im Bedarfsfall die Verwaltung von Stunden in einem individuellen Arbeitszeitkonto nutzen. 2.7 Sofortmeldung Ziel der Sofortmeldung ist, die Schwarzarbeit in bestimmten Wirtschaftszweigen zu bekämpfen. Die Arbeitgeber im Baugewerbe haben daher die Pflicht, neu eingetretene Mitarbeiter vor Beginn der Beschäftigung elektronisch an die Datenstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund zu melden. Liegt bei einer Kontrolle für einen Beschäftigten eine Sofortmeldung nicht vor, ist dies ein Verdachtsmoment auf Schwarzarbeit. Auch die Mitführungspflicht für Ausweispapiere gilt für alle Arbeitnehmer. 14
2 Überblick über die Besonderheiten der Lohn- und Gehaltsabrechnung im Die mit Lohn und Gehalt erstellte Sofortmeldung wird über das Rechenzentrum direkt an die Datenstelle der Rentenversicherung (Meldegrund 20) weitergeleitet. Die Übermittlung an Werktagen erfolgt mehrmals täglich. Die genauen Übermittlungszeiten finden Sie im íunten aufgeführten Dokument in der Informations- Datenbank. Beachten Sie: Eine Anmeldung der Mitarbeiter per DEÜV-Meldung an die Krankenkassen ist zusätzlich erforderlich (Meldegrund 10). DATEV-Lösung  So kennzeichnen Sie den Mandanten als sofortmeldungspflichtig 1. Wählen Sie Mandantendaten Sozialversicherung Allgemeine Daten. 2. Aktivieren Sie in der Gruppe DEÜV das Kontrollkästchen Unternehmen ist zur Abgabe von Sofortmeldungen nach 28a Abs. 4 SGB IV verpflichtet. 15
2 Überblick über die Besonderheiten der Lohn- und Gehaltsabrechnung im  So erzeugen Sie für neu angelegte Mitarbeiter eine Sofortmeldung 1. Öffnen Sie die Mitarbeiterübersicht und klicken Sie auf. Da beim Mandanten hinterlegt ist, dass Sofortmeldungen erstellt werden müssen, wird im Dialogfenster Mitarbeiter neu das Kontrollkästchen Sofortmeldung nach 28a Abs. 4 SGB IV auslösen angezeigt und automatisch aktiviert. 2. Erfassen Sie die Angaben im Dialogfenster Mitarbeiter neu und bestätigen Sie mit. Das Dialogfenster DEÜV-Sofortmeldung wird geöffnet. 16