DEBITOREN- UND KREDITORENNUMMER UNTER ORGAMAX FÜHREN Inhalt 1 Einleitung... 1 2 Debitoren- und Kreditorennummer im Kunden bzw. Lieferanten hinterlegen... 2 3 Debitoren- und Kreditorennummer automatisch füllen... 3 4 Import von Debitoren- und Kreditorennummern... 5 1 Einleitung Grade für den FiBu-Export an Ihren Steuerberater ist es wichtig, dass die Kreditoren- und Debitorennummern unter orgamax korrekt geführt werden. Dies kann Ihrem Steuerberater später viel Arbeit ersparen. Diese Nummern können selbstständig pro Kunde und Lieferant vergeben oder automatisch mit der Kundenbeziehungsweise Lieferantennummer gleichgesetzt werden. Zusätzlich kann unter orgamax ein Standardkonto für Debitoren- und Kreditoren vergeben werden, wenn diese Nummer nicht geführt wird. DATEV sieht einen Standard-Nummernkreis für Debitoren von 10.000 bis 69.999 vor, für Kreditoren von 70.000 bis 99.999. Daher sollte nach Möglichkeit dieser Nummernkreis gewählt werden. Sinnvoll ist es, ebenfalls auch die Kundennummer im Bereich von 10.000 bis 69.999 zu führen und die Lieferantennummer im Kreis von 70.000 bis 99.999, da es bei einer vierstelligen Nummer zu Konflikten mit den ebenfalls vierstelligen Sachkonten kommen kann. Beim Einrichten eines neuen Mandanten unter orgamax ist daher standardmäßig der Nummernkreis ab 10000 für die Kunden und der Nummernkreis ab 70000 für die Lieferanten voreingestellt. 1
2 Debitoren- und Kreditorennummer im Kunden bzw. Lieferanten hinterlegen Dies macht Sinn, sofern sich die Debitorennummer von der Kundennummer und die Kreditorennummer von der Lieferantennummer unterscheidet. Öffnen Sie den entsprechenden Kunden oder Lieferanten in Ihren Stammdaten und klicken darin auf den Reiter Konditionen. Hier können Sie die Nummer direkt eintragen: An gleicher Stelle finden Sie die Funktion auch im Lieferanten. Beim Schließen erscheint eine Meldung, ob die Buchungssätze neu erstellt werden sollen. Dies können Sie nun direkt mit Ja oder auch später bestätigen, wenn Sie diese Änderung mehrmals vornehmen müssen. 2
3 Debitoren- und Kreditorennummer automatisch füllen Ist die Debitorennummer in Ihrem Unternehmen gleich der Kundennummer und die Kreditorennummer gleich der Lieferantennummer, können Sie mit nur wenigen Klicks für alle bestehenden Kunden und Lieferanten die Kunden- beziehungsweise Lieferantenummer als Debitoren- und Kreditorennummer übernehmen. Klicken Sie dazu unter Stammdaten -> Meine Firma -> Nummernkreise -> Kunden und Lieferanten. Setzen Sie hier die Häkchen Kundennummer ist gleich Debitorennummer und Lieferantennummer ist gleich Kreditorennummer, um diese Nummern für alle Kunden und Lieferanten zu übernehmen: Nach Klick auf OK erscheint ein Hinweis, den Sie bestätigen müssen. Als letztes werden Sie gefragt, ob die Buchungssätze neu erstellt werden sollen. Bestätigen Sie auch diese Meldung. Diese Einstellung greift übrigens in der Zukunft automatisch. Bei alle neuen Kunden oder Lieferanten, die Sie nach dieser Einstellung anlegen, wird die Debitoren- bzw. Kreditorennummer automatisch immer gefüllt sein. 3
Im Kunden und Lieferanten können Sie die Nummer im Reiter Konditionen prüfen: 4
4 Import von Debitoren- und Kreditorennummern Falls Sie die Nummern massenweise ändern möchten, ist dies auch über einen Import möglich. Was Sie dafür benötigen, ist lediglich eine Exceldatei mit den beiden Spalten: Kundennummer & Debitorennummer oder auch Lieferantennummer & Kreditorennummer Erstellen Sie zuerst eine Datensicherung ( orgamax -> Daten sichern ). Öffnen Sie dann den Datenimport- Assistenten im Menüpunkt orgamax ->Daten-Import und weisen Sie darin nur diese beiden Felder aus Ihrer Exceldatei zu. So werden alle Kunden beziehungsweise Lieferanten um die neue Debitoren- oder Kreditorennummer aktualisiert. Eine Ausführliche Anleitung zum Daten-Import von Kunden und Lieferanten finden Sie hier: https://www.deltra.com/service/faq/fragen-zur-anwendung/import-von-kunden/ Hinweis: Die Kunden- und Lieferantennummer kann über den Import nicht aktualisiert werden. Standardkonten für Kunden und Lieferanten festlegen 5
5 Festlegen des Standardkontos Für die Finanzbuchhaltung kann auch jeweils ein festes Standardkonto für Debitoren und Kreditoren angesprochen werden, sofern im Kunden oder Lieferanten keine Nummer hinterlegt ist. Begeben Sie sich dazu unter den Menüpunkt Stammdaten -> Finanzbuchhaltung -> Standard-Fibu-Konten. Hier kann ein Standardkonto für die Debitoren festgelegt werden: 6
Und unter Konten für Eingangsrechnungen das Standard-Kreditorenkonto: 7